Opret budget ud fra opgaver

Følg

Opret budget ud fra opgaver

Når først du har oprettet opgaver på et projekt, eventuelt ved at kopiere opgaverne fra et andet kunde-projekt eller et skabelonprojekt, så kan du efterfølgende oprette budgettet ud fra disse opgaver. Dette gøres via knappen Budget og punktet Opret budget (opgaver). Husk at afgrænse på projektet i oversigten.

Eksempel - budgettering vha. projektopgaver

Hvis projektopgaverne benyttes til budgettering, så kan disse budgetter benyttes til serviceplanlægning, kalenderopfølgning, løbende fakturering samt økonomisk opfølgning og opfølgning på planlægning. Faktureringen anbefales oprettet som salgsordrer, som acontofakturaer (dvs. arten på ordrehovedet skal være en aconto-art), for så kan serviceaftalen faktureres igen og igen, vha. massefaktureringsfunktionerne.
  1. Serviceaftale-opgaver skal tilknyttes en budgetgruppe. Opret derfor en budgetgruppe under Projekt/Vedligeholdelse/Budgetgruppe. Budgetgruppen bør være den samme for alle budgetter der laves på alle projekter i et år i virksomheden. F.eks. kan budgetgruppen for året 2023 hedde 2023 og for året 2024 kan den hedde 2024.
  2. Der oprettes opgavegrupper under Projekt/Vedligeholdelse/Opgavegrupper svarende til de mulige serviceaftaler, der findes i virksomheden. Det kan f.eks. være serviceaftale per. måned, kvartal og år.
  3. Da det er meningen, at opgaverne skal benyttes hvert år, og planlægges hvert år så længe aftalen løber, så skal der oprettes arbejdsområder, der kan ”rulles”. Opret arbejdsområderne under Projekt/Vedligeholdelse/Arbejdsområde. Arbejdsområderne til service kan f.eks. hedde S22 og S23, hvis der skal rulles per år.
  4. Opret et budget på projektet enten via Projekt/Projekt og knappen Budget eller Projekt/Rapporter/Budget og knappen Tilføj budget. Tilknyt budgettet til budgetgruppen.
  5. Der oprettes så et antal opgaver under Projekt/Projekt og knappen Opgaver/Listesiden svarende til det, der skal udføres. F.eks. Måned = 12 opgaver, År = 1 opgave osv.
TIP! Definér eventuelt også opgavegrupperne på debitoren i debitorkartoteket, så opgaverne automatisk kan oprettes på projektet fremover. Dette gøres under Debitor/Debitor og knappen Opgavegrupper. Dette kan være relevant, hvis der er tale om serviceaftaler, så opgaverne kan oprettes automatisk fremover.