Version 93: Uniconta Scan gør det muligt at aflæse alle relevante data fra bilag helt automatisk, så man slipper for manuelt taste arbejde.

Slå Uniconta Scan til

Først skal Uniconta-Scan være slået til under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner fra/til

Automatisk

Gå til Firma/Vedligeholdelse/Præferencer for at vælge om man ønsker at der skal være ‘Automatisk oprettelse af kreditorer’ og ‘Automatisk scannes’ slået til, dette er som standard slået til. Hvis du har slået automatisk opret kreditorer til, så vil systemet ud fra bilaget søge efter cvr nr. på en kreditor. Hvis ikke den finder en vil den oprette en ny kreditor. Læs mere her Hvis du har slået automatisk scan til under Præferencer, så vil systemet hver gang der kommer et bilag ind, blive scannet. Det er lige meget om du tilføjer på + eller trækker filen ind i Økonomi/Fysisk Bilag (Indbakke) , benytter upload app eller sender til scan mailen (som står under Firmaoplysninger). I forlængelse af dette, vil der også blive oprettet en kreditor med de kreditorinformationer scanneren kan uddrage fra bilaget. Hvis du går til Fysiske bilag (Indbakke) under Økonomi, fungerer det på den måde at når ‘Automatisk scannes’ er slået til så når man trykker gem i indbakken, så vil det/de bilag der er kommet ind blive scannet. For at hente det/de scannede bilags data ind i indbakken, skal man trykke opdater. Dette tager op mod 10 sekunder per bilag.  

Automatiseringspakke

Hvis automatiseringspakken er valgt og man ønsker at fravælge Uniconta Scan i enkelte regnskaber.

• Gå i Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til/fra
• I feltet 'Dokument scanner' vælger du 'Uniconta Scan'
• Tryk på 'Gem'
• Gå i Firma/Vedligeholdelse/Præferencer
• Fjern fluebenet i feltet 'Automatisk scannes'
• Tryk på 'Gem'

Automatiseringspakken kan kun vælges af Univisor-brugere.  

Manuelt

Hvis man derimod ønsker at håndtere at sende bilag til scan manuelt, så skal man under Præferencer fjerne hakket i “Automatisk scannes”. Det samme gælder for automatisk oprettelse af kreditorer. Det fungerer på den måde at der i Fysisk bilag (indbakke) vil være en knap der hedder Uniconta-Scan, med den knap kan du manuelt sende et eller flere bilag til scanneren, og når man så vil have bilaget retur, så skal man trykke på opdater knappen. Hvis ‘Automatisk opret kreditorer’ er slået fra, vil vi KUN tilføje en kreditor til bilaget såfremt den allerede er oprettet i Uniconta. OBS* Manuelt vil også betyde at bilag via upload app og email, IKKE vil blive scannet.

Filtyper

Uniconta Scan aflæser både PDF og JPG/JPEG filer.

Afløftes fra Uniconta Scan

Kreditor CVR/Momsnummer Firmanavn Land Valuta IBAN SWIFT Reg. nr. Kontonummer Adresse e-mail Telefonnummer Vi bruger det afløftede CVR-nummer som opslag i kreditorkartoteket. Eksisterer en kreditor i kreditorkartoteket, tilføjer/ændre vi intet ved denne kreditor. Findes en kreditor ikke, oprettes der automatisk en ny, hvis denne parametre er slået til under Præferencer. Den nye kreditor oprettes med følgende afløftede data, CVR/Momsnummer som Kontonummer, Reg/Konto som Betalings-ID (IBAN som anden prioritet), SWIFT og de resterende ovenstående informationer. Vi laver altid et opslag i CVR-registret og bruger disse informationer. Finder vi intet resultat, bruger vi adresse m.m. informationerne for bilaget. Bilag Faktura/Dokument Nummer Reference Indkøbsnummer Indhold Beløb Betalingsdato Bogførings- og Dokumentdato Valuta FIK type FIK IBAN SWIFT Reg. nr. Kontonummer KID (Norge) Såfremt Scanneren kan finde ovenstående informationer, tilføjer vi det til bilaget. Betalings informationer bliver hentet fra kreditorkartoteket hvis der er en eksisterende kreditor, ellers afløftes det fra Uniconta scanneren. Hvis flere betalings informationer er afløftet, prioriteres FIK først, så reg/konto og ellers IBAN. Uniconta scan kan også læse KID nr. fra Norge (Norsk FIK). Dette vil dog aldrig blive sat på en kreditor, såfremt ‘Automatisk opret kreditor’ er slået til. For at det bliver sat på bilaget, skal denne funktion slås fra under Præferencer. Tekstfeltet bliver ikke overskrevet men bevares – ønskes kreditornavnet vist på linjen kan feltet indsættes med ALT+F – tilføj felt.