Modtag OIOUBL

Følg
Uniconta kan sættes op til at modtage OIOUBL dokumenter via Nemhandel-netværket. Dokumenterne indlæses direkte i Fysisk bilag (indbakke) med undtagelse af Ordre der oprettes som en salgsordre. Uniconta kan modtage følgende dokumenter:
  • Faktura
  • Kreditnota
  • Rykker
  • Ordre
  • Kvittering
  • Kontoudtog
  • Forsyningsspecifiktaion (UTS)
Modtagelse af OIOUBL er en del af Uniconta standardpakken

Opsætning af modtagelse

Det er nemt at komme i gang, da man selv kan tilmelde sin virksomhed til Nemhandel direkte fra Uniconta. Læs hvordan det gøres her.

Modtagelse af Faktura, Kreditnota og Rykker

Dokumenterne Faktura, Kreditnota og Rykker bliver automatisk indlæst i den fysiske indbakke. Nedenstående er et eksempel på en faktura, som er modtaget via Nemhandel og indlæst i indbakken. Alle relevante felter er udfyldt med de oplysninger der står i OIOUBL dokumentet. Fakturaen kan vises ved at trykke på knappen ’Vis’. Fakturaen vises via et såkaldt stylesheet, som omsætter informationerne i OIOUBL xml-filen til en læsbar standardiseret faktura. Indeholder OIOUBL fakturaen vedhæftede bilag eller eksterne links, så vil de kunne ses ved at trykke på piletasterne i vieweren.

Modtagelse af Ordre

Ordre modtaget via Nemhandel vil automatisk blive oprettet som en debitor salgsordre. Denne type salgsordre vil altid kunne kendes ved at de får tildelt ordregruppen = OIOUBL. Det originale Ordre-dokument (OIOUBL) gemmes på ordrehovedet, som et vedhæftet-dokument. Opret Debitor Ved modtagelse af en OIOUBL ordre undersøges der om debitoren findes i regnskabet. Der søges med følgende prioritering:
  • GLN-nummer
  • CVR-nummer
Findes der ikke en unik debitor, men derimod flere debitorer som opfylder ovenstående kriterier,  så benyttes SupplierAssignedAccountId, hvis den er udfyldt i OIOUBL-filen (ID'et er forklaret længere nede i teksten). Findes debitoren ikke, vil der automatisk blive oprettet en debitor med oplysningerne angivet i ordren. Debitorkontoen angives med CVR-nummer, det kan altid ændres hvis man ønsker det. Der oprettes også en debitorleveringskonto, hvis den er angivet i ordre-dokumentet. SupplierAssignedAccountId: Benyttes typisk, hvis en kunde har flere afdelinger og de alle er oprettet som debitorkonti i Uniconta. Mange kunder vil have et unikt GLN-nummer pr. afdeling og ordren vil derfor blive oprettet under den rigtige kunde. Der er også kunder, som ikke har et GLN-nummer pr. afdeling. Her kan man bruge SupplierAssignedAccountId til at fremsøge den rigtige debitorkonti. Værdien i SupplierAssignedAccountId bruges til at søge efter et Debitorkontonummer.   Priser Prisen på en varer findes efter den logik der benyttes, hvis man taster en linje manuelt på en ordrelinje. Evt. priser angivet i OIOUBL-filen vil ikke blive benyttet. Leveringssted (DeliveryLocation) Uniconta kigger efter et LeveringsId (feltet i OIOUBL Delivery.DeliveryLocation.ID). Det bruges primært af kunder som handler med butikskæder. Id'et vil typisk være et butiksnummer. Det kan også være et GLN-nummer - læs mere herunder. Søger i felterne Kode og Leverings-id Herefter undersøges der om den aktuelle debitor har en Leveringsadresse med dette Id. I eksemplet vil det være Id = B91347. Nedenstående er Leveringsadressen i Uniconta. Der søges efter Id i felterne Kode og Leverings-Id, hvis der er et match, så indsættes leveringsadressen på salgsordren. Søger i feltet GLN-nummer Der søges også i feltet GLN-nummer, hvis SchemeID = GLN. Det undersøges, om den aktuelle debitor har en Leveringsadresse med dette GLN-nummer. I eksemplet vil det være GLN-nummer = 5790000253692. Nedenstående er Leveringsadressen i Uniconta, hvis der er et match, så indsættes leveringsadressen på salgsordren.   Hvis der ikke er angivet et LeveringsId eller det ikke findes i Uniconta, så undersøger der om sektionen Address er udfyldt i filen. Findes der en adresse, så indsættes den i Leveringsadressen på salgsordren. I en OIOUBL adresseklasse kan man ikke angive et navn. Et evt. Leveringsnavn hentes i et af følgende felter i prioriteret rækkefølge:
  • Delivery.DeliveryParty.PartyName.Name
  • Delivery.DeliveryLocation.Address.MarkAttention
  • Delivery.DeliveryLocation.Address.Id
Leveringspart (DeliveryParty) Leveringspart benyttes som Leveringskonto i de situationer hvor BuyerCustomerParty og AccountingCustomerParty er ens eller der ikke er angivet en AccountingCustomerParty. BuyerCustomerParty bliver i denne situation betragtet som Fakturakontoen. /

Afløftning af informationer (Ordre)

Her er en udvalgt liste over data der afløftes fra en ordre og hvordan Uniconta identificerer dem. Leveringsdato Leveringsdato kan være angivet på ordrehovedet eller på linjerne i OIOUBL. Her et et eksempel på ordrehovedet Uniconta læser leveringsdato efter følgende prioritering og indsætter dato på ordrehovedet i Uniconta:
  • RequestedDeliveryPeriod.StartDate
  • LatestDeliveryDate
Her er et eksempel på en ordrelinje. Uniconta læser leveringsdato efter følgende prioritering og indsætter dato på ordrelinjen i Uniconta:
  • RequestedDeliveryPeriod.StartDate
  • ActualDeliveryDate
Deres Reference Version-94 Har kunden skrevet en information i feltet CustomerReference, så indlæses det i feltet Deres Reference på Salgsordre hovedet.

Manuel indlæsning af OIOUBL

OIOUBL dokumenter kan manuelt indlæses i den fysisk indbakke. De kan ’trækkes’ ind som man kan med alle dokumenter. Der er nogle begrænsninger når det gøres på denne måde.  Informationerne i xml-filen bliver ikke automatisk læst. Det sker først når fakturaen overføres til Indkøb. Ved overførsel til en Bogføringskladde bliver informationerne ikke læst.

Opret Kreditor

Ved modtagelse af en OIOUBL faktura undersøges der om kreditoren/leverandøren allerede findes i regnskabet. Der søges efter GLN-nummer og/eller CVR-nummer. Findes kreditoren ikke vil der automatisk blive oprettet en kreditor med oplysningerne angivet i OIOUBL fakturaen. Kreditorkontoen angives med CVR-nummer, det kan altid ændres hvis man ønsker det.  

Opret Indkøbsordre

Der er kommet en ny knap ’Overfør til indkøb’. Knappen er kun synlig, hvis man har aktiveret AutoBanking. Det er kun xml-filer af typen OIOUBL Faktura eller kreditnota der kan generere en Indkøbsordre alle andre typer bliver afvist. Er kolonnen Indkøbsnummer allerede udfyldt med et nummer vil der ikke kunne oprettes en ny indkøbsordre. Varenummer Et OIOUBL dokument af typen Faktura eller Kreditnota kan indeholde tre referencer til et varenummer. Der søges efter varenummer efter nedenstående prioritering. Søgningen stopper når der er et match.
  • Modtagers varenummer (BuyersItemIdentification) Her søger Uniconta direkte i varetabellen.
  • Afsenders varenummer (SellersItemIdentification) (#1) I Uniconta søges der efter varenummer angivet i feltet 'Leverandørens varenummer' i varetabellen.
  • Afsenders varenummer (SellersItemIdentification) (#2) I Uniconta søges der efter varenummer i Varenavnegruppe. Det kræves derfor, at det er oprettet en varenavnegruppe på Leverandøren.
  • Afsenders varenummer (SellersItemIdentification) (#3) Der søges direkte i varetabellen. Der skal være match på leverandøren angivet på varen.
  • EAN-nummer (StandardItemIdentification) (#1) Her søger Uniconta i varetabellen efter det angivet EAN-nummer.
  • EAN-nummer (StandardItemIdentification) (#2) (kommer i version-94) Der søges i tabellen Indkøbskonti efter det angivet EAN-nummer. Note: Søgningen er kun efter EAN-nummer og derfor uafhængig af den leverandør der er angivet i tabellen. Læs evt. mere om Indkøbskonti her
Et OIOUBL dokument af typen Ordre kan indeholde tre referencer til et varenummer. Der søges efter varenummer efter nedenstående prioritering. Søgningen stopper når der er et match.
  • Afsenders varenummer (SellersItemIdentification) Her søger Uniconta direkte i varetabellen.
  • Modtagers varenummer (BuyersItemIdentification) I Uniconta søges der efter varenummer i Varenavnegruppe. Det kræves derfor, at det er oprettet en varenavnegruppe på Køberen.
  • EAN-nummer (StandardItemIdentification) Her søger Uniconta i varetabellen efter det angivet EAN-nummer.
Hvis det ikke er muligt, at finde varenummeret i Uniconta, så efterlades varenummer blankt på ordrelinjen. Feltet Reference udfyldes med Leverandørens varenummer, hvis det findes i dokumenterne Faktura eller Kreditnota. For dokumentet Ordre udfyldes feltet Reference med Købers varenummer hvis det er angivet. Kontaktperson/Leveringskontaktperson Er der angivet en kontaktperson under BuyerCustomerParty, så vil den blive indsat på ordrehovedet. Findes kontaktpersonen ikke i forvejen, så vil den blive oprettet med Navn, e-mail og Mobiltelefon Hvis værdierne I de to nedenstående grønne kasser er ens, så vil Telefon og E-mail blive indsat på ordrehovedet under Leveringsadresse. I denne situation oprettes kontaktpersonen ikke da vi så antager, at det er en Leveringskontaktperson og ikke en kontaktperson hos ordremodtager.

Afløftning af informationer (Faktura)

Her er en liste over de mere specielle data der kan afløftes og hvordan Uniconta eventuelt identificerer dem. Rabatter (Headerniveau) Dokumentets totale rabatbeløb er summen af samtlige instanser af AllowanceCharge på headerniveau hvor ChargeIndicator = false. Totalen indsættes som en linje på indkøbsordren uden et varenummer og hvor antal = -1. Teksten på ordrelinjen = AllowanceChargeReason, hvis denne er blank, så skrives teksten 'Rabat'. Nedenstående er en rabat på kr. 18.79 med teksten 'Onlinerabat' Gebyrer (Headerniveau) Dokumentets totale gebyrbeløb er summen af samtlige instanser af AllowanceCharge på headerniveau hvor ChargeIndicator = true. Totalen indsættes som en linje på indkøbsordren uden et varenummer. Teksten på ordrelinjen = AllowanceChargeReason, hvis denne er blank, så skrives teksten 'Afgift'. Nedenstående er et gebyr på kr. 7.50 med teksten 'Emballagebidrag' Under nummerserie for Kreditor kan der angives et varenummer, der benyttes til gebyrer hvis man ønsker det.   OrderReference Er ID udfyldt i sektionen OrderReference, så søges der i Uniconta i nedenstående prioriteringsrækkefølge. Søgningen stopper når der er et match. Dette er gældende for dokumenterne Faktura og Kreditnota. 1. søgning Ved bestilling af varer hos Solar, Lemvig Müller m.fl. vil man typisk kunne angive informationer vedrørende købet, som bliver angivet i OrderReference/ID. Er der angivet et mellemrum i teksten, som i nedenstående eksempel, så vil Uniconta læse teksten som "<Projektnummer> <Vores Reference>" Først undersøges der om projektnummer 801000-18 eksisterer i regnskabet. Eksisterer projektet så indsættes projektnummer og resten af teksten indsættes i feltet 'Vores ref' på Indkøbsordrehovedet. Hvis projektet ikke findes eller hvis der ikke er angivet et mellemrum, så søges videre i '2. søgning'. 2. søgning Der søges efter Salgsordre, Projekt eller Indkøbsordre i nævnte rækkefølge. Orderreference (købers ordrenummer) indsættes i feltet Reference i den Fysiske indbakke. Salgsordre Findes der en salgsordre med det pågældende ID, så indsættes det på Indkøbsordrehovedet Projekt Findes der et projekt med det pågældende ID, så indsættes det i den fysiske indbakke og på Indkøbsordrehovedet. Projektet skal have en af følgende Faser (Oprettet, Tilbud, Godkendt og Igangværende) Indkøbsordre Findes der en indkøbsordre med det pågældende ID, så indsættes det i den fysiske indbakke, hvis kreditor i OIOUBL-filen er den samme som angivet på indkøbsordren. Indkøbsordren vil blive opdateret med følgende informationer, hvis de ikke allerede er udfyldt på ordren:
  • Fakturabeløb (Uniconta vil lave en kontrol på, om summen af de registrerede indkøbslinjer er lig med det totale fakturabeløb i OIOUBL fakturaen)
  • OIOUBL fakturaen vil blive tilknyttet ordren (fysisk bilag)
  • Leveringsdato
  • Notat
  • Vores reference
  • Deres reference
CustomerReference Har leverandøren skrevet en information i feltet CustomerReference, så indlæses det i notat-feltet i den fysiske indbakke og overføres til feltet Kommentarer på Indkøbsordre hovedet. AdditionalDocumentReference (Vedhæftet dokumenter) Afsender har mulighed for at vedhæfte dokumenter i en OIOUBL, som man kender det fra e-mails. Det kan være interne dokumenter som er indlejret i OIOIUBL-filen eller referencer til eksterne dokumenter. Alle dokumenter vil kunne vises. De Interne dokumenter kan have en af følgende typer
  • PDF
  • JPEG
  • TIFF
  • PNG
  • XLSX
  • CSV
  • XLSX
  • ODS
De Eksterne dokumenter begrænses ikke til ovenstående typer, men vil typisk være et af ovenstående. De eksterne dokumenter åbnes i Uniconta via et eksternt link (URL). Det kunne f.eks. være den originale faktura som leverandøren har lagt på deres egen server.  Der kan bladres imellem dokumenterne ved at trykke på knapperne Forrige/Næste. AdditionalDocumentReference (Projektnummer) Uniconta søger efter Projektnummer i AdditionalDocumentReference. Er der evt. fundet et projektnummer i OrderReference vil det blive overskrevet med dette ID. cbc:ID = Projektnummer cbc:DocumentTypeCode = ZZZ cbc:DocumentType = Project eller Projekt Projektnummer kan pt. kun læses på headerniveau. Projektnummer indsættes indsættes herefter i den fysiske indbakke og på Indkøbsordrehovedet. Fakturabeløb Fakturabeløb inkl. moms indsættes i feltet Fakturabeløb i Indkøbsordrehovedet. Uniconta vil så lave en kontrol på, om summen af de indlæste indkøbslinjer er lig med det totale fakturabeløb i dette felt. Betalingsmåder I OIOUBL fakturaen vil der typisk være angivet hvordan leverandøren ønsker at modtage betalingen. Der bliver først undersøgt om der findes betalingsoplysninger på kreditoren i Unioconta ellers benyttes betalingsoplysningerne fra fakturaen.

Forsyningsspecifikation (UTS)

Forsyningsselskaber såsom telefonselskaber og energiselskaber, sender ofte en specifikation af forsyningsfakturaen som et nyt dokument. Dokumentet hedder UTS – Utility Transfer Statement eller på dansk, forsyningsspecifikation. I ovenstående eksempel er der modtaget et faktura fra Norlys Energi A/S og samtidig er der også modtaget en specifikation af fakturaen.

Kontoudtog (Statement)

Modtag kontoudtog fra dine leverandører direkte i den fysiske indbakke. For at kunne modtage kontoudtog skal det aktiveres i Nemhandelsregisteret. Det kan gøres under Firmaoplysninger. Læs evt. mere her. Kontoudtoget har udelukkende til formål at give en oversigt over de økonomiske fordringer og transaktioner mellem en kunde og leverandør. Kontoudtog kan ikke anvendes som faktura, kreditnotaer eller rykker.