Afsend dokumenter fra Uniconta uden SMTP og MS Graph
Når man afsender faktura, kontoudtog og andre dokumenter fra Uniconta, via e-mails, bør man have opsat en e-mail opsætning. Der bør opsættes en til hver af de typer af dokumenter, man ønsker at afsende.
NB! Får man ikke opsat en e-mail opsætning i Uniconta, vil de afsendte dokumenter, blive afsendt fra vores mail, men firmanavnet som navnet som afsender.
Vi anbefaler at man opsætte en SMTP eller MS Graph løsning, men har man ikke denne mulighed, kan man benytte nedenstående, og dokumenterne vil blive afsendt fra vores server.
Bruger man en gratis e-mail, så som Gmail, TDC, Hotmail, Live, Privat eller andre e-mail, der ikke direkte benytter SMTP, eller kræver en godkendelse fra trediepart, kan man benytte beskrivelse i denne artikel.
Vi yder ikke support på opsætningen af mail, og opsætning af nedenstående kan være betalbar support.
Vi yder ikke support i opsætning af SMTP og Graph samt teknisk support omkring Gmail. Vi har dog et forslag til hvordan, man kan opsætte sin afsendelse af faktura mm. fra Uniconta, og stadig kunne modtage svar retur fra sine kunder og leverandører. Denne opsætning mindsker, at jeres afsendelser ender i spam-mappen, hos kunder og leverandører.
Idenne artiklen gives der eksempler på forskellige e-mail opsætninger, i Uniconta
- Ønsker man kun af afsende faktura dokumenter
- Gælder for firmaer med en til flere brugere.
- Ønsker man af afsende flere forskellige typer dokumenter, f.eks. faktura, kontoudtog, påmindelser mf.
- Gælder for firmaer med en til flere brugere.
- Ønsker man at afsende fra en medarbejder
- Gælder for firmaer med en til flere brugere.
- Gælder for afsendelser med brug af medarbejderens e-mail.
- Er man revisor, og ejer regnskabet, men kundens e-mail skal benyttes
Ved alle opsætninger gælder følgende
Der
skal opsættes en e-mail opsætning under
Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning.
Gå til
Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning.
Vælg Tilføj, og vælg SMTP (se billede med eksempel, nedenfor tabellen)
Udfyld felterne som beskrevet herunder. Felter med * viser at de skal udfyldes.
| Felt |
Beskrivelse |
| Beskrivelse |
|
| Nummer * |
Indtast et nummer. Nummeret er alfanumerisk, så må gerne indeholde bogstaver. |
| Navn |
Indtast et navn, evt. 'Standard'. |
| Sprog |
Vælg 'Standard' i sprog. |
| Standard |
Sæt hak i Standard, hvis denne opsætning, er den eneste, eller skal bruges som standard til at afsende dokumenter. |
| E-mail-opsætning |
|
| Sender e-mail * |
Indtast en Sender e-mail. Vi anbefaler at man indtaster vores e-mail, mail@unicontamail.com. |
| Send e-mail fra medarbejder |
Ønsker man at alle dokumenter skal afsendes fra en medarbejder, kan man sætte hak i Send e-mail fra medarbejder. Ønsker man kun at nogle af dokumenterne afsendes fra en medarbejder, skal man sætte det op, under Debitor/Vedligeholdelse/E-mail opsætning, for de ønskede dokumenttyper. Beskrivelse senere i artiklen. |
| CC til afsender |
CC feltet bør ikke udfyldes, da det vil sende til mail@unicontamail.com, som ikke er en e-mail man har adgang til. Benyttes kun sammen med medarbejder. |
| Navn på afsender |
Indtast navn på afsender. Det kan være eget navn, eller firmaets navn. Er feltet tomt, benyttes navnet på opsætningen. |
| Besvar til |
Besvar til, udfyldes med sin egen e-mail, hvor kunden vil kunne besvare til. |
Bemærk: Har man
kun denne opsætning, vil ejeren af regnskabet altid få en kopi, af de afsendte dokumenter. Ønsker man ikke dette, skal man opsætte en e-mail-opsætning under Debitor/Vedligeholdese/E-mail-opsætning. Se vejledning 1.
Vejledning 1: Opret en afsendelse til faktura
Man skal først oprette en E-mail opsætning under
Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning, som beskrevet ovenfor. Derefter skal man oprette en e-mail opsætning under
Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning.
Afsend fra Uniconta mailserver, med egen e-mail som 'Besvar til'
Her vises et eksempel på en faktura, hvor der benyttes Gmail som egen e-mail.
Gå til
Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning
Vælg 'Tilføj', og udfyld følende felter:
Felter med * viser at de skal udfyldes.
| Felt |
Beskrivelse |
| Beskrivelse |
|
| Navn * |
Navngiv din e-mail opsætning, f.eks. Faktura |
| Email typen |
Vælg den ønskede typen af dokument, som e-mail opsætningen skal gælde for. F.eks. Faktura |
| Sprog |
Vælg evt. et sprog, hvis man ønsker at afsende på andet en firmaets lands sprog. Dette vil muligvis kræve opsætning af flere e-mail opsætninger, et for hvert sprog, men også kræve opsætning af Layoutgrupper. |
| Standard |
Sæt hak i Standard, hvis denne afsendelse er den eneste, eller den afsendelse der skal bruges som standard, for den valgte Email type. |
| CompanySMTP |
|
| E-mail-opsætning * |
Her vælger man den opsætning, som man har oprettet under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning |
| Udbyder |
|
| Udbyder * |
Her vælges Standard. Standard afsender fra Uniconta's mailserver, og mailen der afsendes fra, hedder; mail@unicontamail.com |
| E-mail-opsætning |
|
| Sender e-mail |
Indtast mail@unicontamail.com.
Har man indtastet denne under sin E-mail-opsætning, under Firma, behøver man ikke indtaste den her. Men man må gerne. |
| Send e-mail fra medarbejder |
Se beskrivelse længere nede i artiklen. |
| CC til afsender |
CC feltet bør ikke udfyldes, da det vil sende til mail@unicontamail.com, som ikke er en e-mail man har adgang til. Benyttes kun sammen med medarbejder. |
| Navn på afsender |
Indtast navn på afsender. Det kan være eget navn, eller firmaets navn. Er feltet tomt, bruges Navn på afsender, opsat under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning. Er dette også tomt, benyttes navnet på opsætningen. |
| Besvar til |
Besvar til, udfyldes med sin egen e-mail, hvor kunden vil kunne besvare til. Er feltet tomt, benyttes Besvar til, som er opsat på Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning. |
| BCC |
BCC, kan udfyldes, hvis man selv ønsker en kopi af den afsendte e-mail |
| Emne for e-mail |
Skriv et emne for e-mailen. Udfyldes emnet ikke, udfyldes det med firmanavnet på regnskabet. |
| Besked i e-mail |
Skriv en besked til kunden, der skal modtage fakturaen. |
Vejledning 2: Opret afsendelse af flere dokumenttyper
Man skal først oprette en E-mail opsætning under
Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning, som beskrevet ovenfor. Derefter skal man oprette en e-mail opsætning, per dokumenttype, man ønsker at afsende, under
Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning.
Gå til
Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning.
Vælg 'Tilføj', og udfyld følende felter:
Felter med * viser at de skal udfyldes.
| Felt |
Beskrivelse |
| Beskrivelse |
|
| Navn * |
Navngiv din e-mail opsætning, f.eks. Faktura eller Kontoudtog eller Påmindelse osv. |
| Email typen |
Vælg den ønskede typen af dokument, som e-mail opsætningen skal gælde for. F.eks. Faktura eller Kontoudtog eller Påmindelse osv. |
| Sprog |
Vælg evt. et sprog, hvis man ønsker at afsende på andet en firmaets lands sprog. Dette vil muligvis kræve opsætning af flere e-mail opsætninger, et for hvert sprog, men også kræve opsætning af Layoutgrupper. |
| Standard |
Sæt hak i Standard, hvis denne afsendelse er den eneste, eller den afsendelse der skal bruges som standard, for den valgte Email type. |
| CompanySMTP |
|
| E-mail-opsætning * |
Her vælger man den opsætning, som man har oprettet under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning |
| Udbyder |
|
| Udbyder * |
Her vælges Standard. Standard afsender fra Uniconta's mailserver, og mailen der afsendes fra, hedder; mail@unicontamail.com |
| E-mail-opsætning |
|
| Sender e-mail |
Indtast mail@unicontamail.com.
Har man indtastet denne under sin E-mail-opsætning, under Firma, behøver man ikke indtaste den her. Men man må gerne. |
| Send e-mail fra medarbejder |
Se beskrivelse længere nede i artiklen. |
| CC til afsender |
CC feltet bør ikke udfyldes, da det vil sende til mail@unicontamail.com, som ikke er en e-mail man har adgang til. Benyttes kun sammen med medarbejder. |
| Navn på afsender |
Indtast navn på afsender. Det kan være eget navn, eller firmaets navn. Er feltet tomt, bruges Navn på afsender, opsat under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning. Er dette også tomt, benyttes navnet på opsætningen. |
| Besvar til |
Besvar til, udfyldes med sin egen e-mail, hvor kunden vil kunne besvare til. Er feltet tomt, benyttes Besvar til, som er opsat på Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning. |
| BCC |
BCC, kan udfyldes, hvis man selv ønsker en kopi af den afsendte e-mail |
| Emne for e-mail |
Skriv et emne for e-mailen. Udfyldes emnet ikke, udfyldes det med firmanavnet på regnskabet. |
| Besked i e-mail |
Skriv en besked til kunden, der skal modtage fakturaen. |
Denne øvelse gør man for alle de dokumenttyper, man ønsker at oprette. F.eks. Faktura, Kontoudtog og Påmindelse.
Vejledning 3: Opret en afsendelse fra en medarbejder
Man skal først oprette en E-mail opsætning under
Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning, som beskrevet ovenfor. Derefter skal man oprette en e-mail opsætning, per dokumenttype, man ønsker at afsende, under
Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning.
Gå til
Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning.
Man bør have opsat en e-mail-opsætning, udfra Vejlening 1 eller Vejledning 2. Derefter bør man overveje, og man vil gøre brug af afsendelse fra medarbejderne. Det kan f.eks. være salgsordrer, faktura mm.
Benytter man medarbejdere i firmaet, kan man med fordel opsætte nedenstående.
Vælg 'Tilføj', eller rediger, og udfyld følende felter:
| Felt |
Beskrivelse |
| E-mail-opsætning |
|
| Send e-mail fra medarbejder |
Skal e-mailen besvares til en medarbejder, skal der sættes hak i Send e-mail fra medarbejder (kræver man opretter en medarbejder under Firma/Medarbejdere) |
| CC til afsender |
Ønsker medarbejderen en kopi CC, skal der sættes hak i CC feltet.
CC feltet må kun benyttes med en medarbejder, da CC e-mailen, uden medarbejder, er en unicontamail.com, som man ikke kan tilgå.
|
| Navn på afsender |
Benyttes medarbejder, udfyldes der automatisk med medarbejdernavn. |
| Besvar til |
Besvar til, bør være tom ved hak i Send e-mail fra medarbejder, ellers skal man udfylde feltet med en valid e-mail. |
| BCC |
BCC, kan udfyldes, hvis man selv ønsker en kopi af den afsendte e-mail |
Ønsker man at afsende flere forskellige typer af dokumenter, eller er man revisor, der ejer et regnskab, og dokumenterne, skal sendet fra kunden og besvares til kunden, bør man opsætte nedenstående e-mail opsætninger.
Gå til
Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning.
- Vælg Tilføj i menuen
- Udfyld navn
- Vælg den type afsendelse der skal oprettes, f.eks. Faktura
- Sæt hak i Standard, hvis dette skal være standard afsendelsen af Faktura
- Vælg den Firma-E-mail-Opsætning der er oprettet under Firma, i feltet E-mail-opsænting
- Udfyld Emne og en Besked i e-mailen
- Kontroller e-mail Host, i menuen, og se om mailen afsendes, og modtages, og ser ud som forventet.
- Klik på Gem for at gemme opsætningen.
- Test evt. afsendelsen af en faktura, ved kun af afsende til sig selv.
Her ses opsætningen under Debitor. Hvordan man har valgt CompanySMTP, den opsætning man har oprettet under Firma, og Udbyder som Standard, og ganske få andre felter.
Vejledning 3: Revisor ejer regnskabet
Man skal, som minimum, oprette en E-mail opsætning under
Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning.
Er der faktureringsbruger på regnskabet?
Ønsker faktureringsbrugeren, selv at modtage besvarelser og eventuelle afsendte faktura, skal man udfylde feltet besvar til, men faktureringsbrugerens e-mail.
Derudover, skal følgende felter udfylds:
- Navn, navngiv din e-mail opsætning
- Vælg Email typen (dokument type der skal afsendes)
- Vælg evt. sprog, hvis man ønsker at afsende på andet en firmaets lands sprog.
- Udbyder skal være sat til Standard
- Sender e-mail, indtast f.eks. firmaetsnavn, efterfulgt af @unicontamail.com.
- CC feltet bør ikke udfyldes, da det vil sende til @unicontamail.com, som ikke er en e-mail man har adgang til.
- Navn på afsender, indtast faktureringsbrugerens navn, eller firmaets navn.
- Besvar til, skal være faktureringsbrugerens e-mail
- BCC, kan udfyldes med faktureringsbrugerens e-mai, og de vil modtage en kopi af den afsendte faktura/dokument.
- Emnet for e-mail
- Besked i e-mail
Afsend fra Uniconta med din Revisor e-mail i 'Besvar til', men firmanavnet i afsender-mailen
Her vises et eksempel på en e-mail opsætning af en faktura, hvor man afsender fra en "fiktiv" e-mail adresse, men besvarelsen kommer til sin egen, eller sin kundes e-mail.
- Gå til Debitor/Vedligeholdelse/E-mail opsætning
- Tilføj en ny e-mail opsætning
- Navn, navngiv din e-mail opsætning
- Vælg Email typen (dokument type der skal afsendes)
- Vælg evt. sprog, hvis man ønsker at afsende på andet en firmaets lands sprog.
- Udbyder skal være sat til Standard
- Sender e-mail, indtast f.eks. firmaetsnavn, efterfulgt af [Firmanavn]@unicontamail.com.
- CC feltet bør ikke udfyldes, da det vil sende til @unicontamail.com, som ikke er en e-mail man har adgang til.
- Navn på afsender, indtast eget navn, eller firmaets navn.
- Besvar til, her indtaster man sin e-mail, eller kundens ([navn]@[udbydermailen])
- BCC, kan udfyldes med sin egen e-mail, eller kundens, og man vil modtage en kopi af den afsendte faktura/dokument.
- Skriv et Emnet for e-mail, f.eks. Faktura fra [Firmanavn]
- Skriv en Besked i e-mail
- Gem e-mail opsætningen.
Ønsker du af afsende flere type dokumenter, skal du lave denne øvelse for alle dokumenttyper.