Bogføring i kassekladder

Følg
Bogføringskladderne, også kaldet finanskladderne finder du under Økonomi/Bogføring

Opsætning af kladder

I Uniconta kan der oprettes alle de kladder der ønskes, og hver kladde har sin egen opsætning. Se artiklen opsætning af kladder Det kan anbefales at lave specielle kladdeopsætninger til f.eks.: (Følg venligst vores Anbefalinger )
  • Daglig kladde
  • Bank
  • Stående kladder (f.eks. en løn kladde)
  • Debitor
  • Kreditor
Det anbefales at man kun arbejder i én kladde ad gangen.

Kladdelayout

Med kladdelayout menes der rækkefølgen på felterne i kladden samt hvilke felter der vises. Layoutet i kladden kan justeres og gemmes via layout. Se eventuelt Lynguide til Uniconta: Husk at layoutet som udgangspunkt gemmes pr. kladde og pr. bruger og kan benyttes på tværs af regnskaber. Hvis en bruger i to regnskaber laver en kladde med samme navn, og tilpasser layoutet, så bliver layoutet på kladden det samme i de to regnskaber.

Kladdelinjer

Selve indtastningen af ​​bilag og bogføringen heraf sker på kladdelinjerne. Vælg derfor Økonomi/Bogføring og dobbeltklik på den ønskede kladde, for at åbne kladdelinjerne. Alternativt kan du vælge knappen Kladdelinjer på båndet. Det er muligt at indtaste bilag på én kladdelinje udfyldt både konto og modkonto. Herved går bilaget automatisk i 0 og kan bogføres. Et bilag kan også splittes over flere kladdelinjer, så skal saldoen over flere linjer blive nul. Saldoen i kladden kan ses på båndet, og det er også muligt at indsætte feltet Sum  som viser saldoen på den enkelte linje i kladden. OBS  skal alle kladde poster slettes gøres det på økonomi/bogføring stå på den aktuelle kladde og benyt knappen "slet poster i kladde"

Video med tips og tricks

Se en VIDEO  om tips og tricks i kladden: Beregning af moms i kladdefelter: minut 36:00 – 37:00 af videoen. Korrigering af kladdeposteringer ved brug af copy/paste/slet bilag/kopiere fra excel: minut 37:00 – 46:00 af videoen. Kladdefunktioner (omnummerering af bilag, sæt dato osv.): minut 46:00-48:00. Kladdeskabeloner: minut 47:45-56:00. Hurtig-tekster: minut 56:00-1:00:00. Periodiseringer: minut 1:00-28:00) Fordelinger: minut 28:30-36:00 Opsætning og postering i kladder.

Beskrivelse af knapper på kladdeoversigten

Knap Beskrivelse
Tilføj kladde Denne knap benyttes når der ønskes oprettet en ny bogføringskladde. Det er kun nødvendigt at have én kladde, idet alle typer af bilag kan komme ind i samme kladde. Men der kan oprettes flere kladder, hvis der f.eks. er flere bogholdere, der ønsker at indtaste bilag i kladder samtidig, eller hvis man ønsker forskellige bilagsnumre afhængig af kladder osv.
Opsætning af kladde Denne knap vælges, såfremt opsætningen på kladden ønskes ændret. Læs mere om opsætningen af ​​bogføringskladderne her .
Opdater Vælg denne knap, hvis du eller en anden bruger har ændret på opsætningen af ​​​​​​kladder, mens du har haft dette skærmbillede åbent. Når knappen vælges, så opdateres oplysningerne med det, der er gemt på serveren.
Alle felter Her er det muligt at editere alle felter i  Kladden.
Layout Under denne knap kan layoutet i skærmbilledet med kladdeoversigten ændres. Læs mere om layout-funktionerne her .
Kladdelinjer Vælg denne knap, dobbeltklik på kladden eller tast Alt+L for at gå til kladdens linjer.
Bogførte kladder Ved at vælge denne knap, hoppes til arkivet med de bogførte kladder, og du vil få vist de kladder, der tidligere er bogført i den aktuelle kladde.
Match fysisk bilag  Vælg denne knap, hvis du ønsker at matche linjer i kladden med fysiske bilag fra indbakken. Se mere her
Indlæs bankkontoudtog Vælg denne knap, hvis du ønsker at indlæse en bankfil til den valgte bogføringskladde. Læs mere om denne funktion her .
Importer fra fil Vælg denne knap, hvis du ønsker at indlæse data til den valgte kladde, ved hjælp af en foruddefineret filopsætning. Bemærk! Hvis det er en fil med bankbevægelser du ønsker at importere, så anbefales det i stedet at bruge knappen  Indlæs bankkontoudtog .
Læs fra Paperflow Udgået i version-92
Slet posteringer i kladde Vælg denne knap, hvis du ønsker at slette alle posteringer i den valgte kladde.
Flyt kladdelinjer
Hurtig tekster Under fasttekster kan fasttekster til kladden oprettes. Du kan læse mere om fast-tekster under beskrivelsen af ​​feltet med samme navn her .
Standardmodkonti Under standard modkonti kan standardkonteringer oprettes. Tilføj ekstra linjer med knappen Tilføj post, og lav en definition af hvilke konto der skal bogføres på, når du benytter den aktuelle standard modkonto-opsætning. Ønsker du at gemme forskellige standardmodkonti-opsætninger, anbefales det at vælge knappen Standardmodkonti under Økonomi/Bogføring.  Fra dette skærmbillede vil du kunne vælge knappen  Tilføj  (i midten af ​​skærmbilledet), og give din nye faste standard modkonto-opsætning et navn, f.eks. Løn. Herefter vælger du dette navn i feltet  Standardmodkonto  til venstre for knappen Tilføj,  og så tilføjer du linjerne vha. knappen  Tilføj indlæg  på båndet. Herefter vil du så kunne vælge denne gemte standard modkonto-opsætning fra kladdelinjerne i bogføringskladde, ved at vælge knappen  Modkonto  og vælge de gemte opsætninger i feltet  Standardmodkonto . Bemærk! Standard modkonti-opsætninger kan gemmes både med og uden beløb, og det er muligt at tilføje fra gang til gang, at yderligere linjer, slette linjer, lejebeløb mm Disse ændringer vil ikke blive gemt i din standard modkonto-opsætning, men kun være gældende denne ene bande. Er det en ændring der også skal være sådan fremover, så skal ændringen i stedet foretages under knappen  Standardmodkonto  under  Økonomi/Bogføring. 
Logfil for ændrede poster Ved at vælge denne knap, vises en oversigt over ændringerne, der er foretaget på poster fra denne kladde. En samlet liste over alle ændringer findes under  Økonomi/Revisionsaktiviteter/Logfil for ændrede poster. 
Alt felter Her kan samtlige mulige felter og deres indhold ses, for den aktuelle kladde.

Beskrivelse af felter på kladdelinjerne

Nedenfor beskrives udvalgte felter i kladden:
Feltnavn Beskrivelse
Bilag I feltet Bilag kan du se det tildelte bilagsnummer eller manuelt indtaste et bilagsnummer, afhængig af din opsætning af kladden. Kan du ikke se bilagsnummer-kolonnen i din kladde og/eller tildeles bilagsnumrene ikke som du ønsker det, så skal du ændre din opsætning af kladden. Læs mere herom nedenfor. Feltet Bilag vises ikke i min kladde Hvis ikke feltet Bilag vises i din kladde, så skyldes det din opsætning af kladden. Opsætningen af kladden foretages under Økonomi/Bogføring/knappen Opsætning af kladde. Det er feltet Tildeling af bilagsnummer under 'Bogfør kladde' der bestemmer om feltet Bilag vises eller ej. Læs mere om dette felt og de øvrige opsætningsmuligheder i kladden her. Feltet Bilag vises, men du ønsker ikke at det bliver udfyldt automatisk Hvis ikke bilagsnumrene tildeles som du ønsker det, så skal du ændre på din opsætning af kladden. Opsætningen af kladden foretages under Økonomi/Bogføring/knappen Opsætning af kladde. Det er felterne i rammen 'Nummerserie' der bestemmer, hvordan bilagsnumrene tildeles. Læs mere om disse felterne under opsætningen af kladden her. Feltet Bilag vises, men du ønsker at det skal blive udfyldt automatisk Hvis ikke bilagsnumrene tildeles som du ønsker det, så skal du ændre på din opsætning af kladden. Opsætningen af kladden foretages under Økonomi/Bogføring/knappen Opsætning af kladde. Det er felterne i rammen 'Nummerserie' der bestemmer, hvordan bilagsnumrene tildeles. Læs mere om disse felterne under opsætningen af kladden her.
Hurtig-tekst I feltet  Fast-tekst  kan du vælge en tekst på en liste over faste-tekster. Disse faste tekster kan også tildeles et nummer, således at du blot kan indtaste et nummer på en ønsket tekst, og så udfyldte felterne Fast-tekst og Tekst  med teksten knyttet til samme med dette nummer. Posteringerne der bogføres i kladden, gemmes med en tekst, der er en kombination af indholdet i felterne Fast-tekst  og  Tekst.  Det kan derfor være en fordel at indtaste nummeret på fast-teksten i feltet  Tekst  i stedet for, så teksten kun benyttes én gang. I så fald kan du blot fjerne feltet Fast-tekst fra din kladde. Til hurtig-teksterne kan der også knyttes konteringsopsætning, så felterne  Kontotype, Konto, Modkontotype og Modkonto  udfyldes automatisk, når du indtaster nummeret på din hurtig-tekst og/eller vælger din hurtig-tekst. Fast-teksterne oprettes og vedligeholdes under  Økonomi/Bogføring og knappen Fast-tekster   I stedet for at indtaste i fast-tekst, vælges den ønskede tekst og dermed en eventuel konterings-regel i kladdefeltet "Fast-Tekst". Brug " Fast-tekster " for navngivning af standardopsætninger for Fast-tekster. Se denne video minut 56:00-1:00:00 VIDEO 
Modkonto Har man på debitor angivet en salgskonto eller på kreditor en udgiftskonto, så benyttes disse i kassekladden som forslag til modkonto. Denne modkonto indsættes ikke før man angiver fortegnet på beløbet. Man ønsker nemlig ikke at benytte dette forslag, hvis der er tale om en betaling. Læs mere om debitor her og om kreditor her .
Fordeling, Periodisering fra og Periodisering til Disse felter i kladden benyttes, hvis der skal bogføres periodiseringer og fordelinger. Læs mere herom nedenfor.
Dimensioner Man kan hente oprettede dimensionsfelter i en kladde ved brug at ALT+F eller Layout knappen, hvis der er oprettet dimensioner under  Økonomi/Vedligeholdelse/Dimensioner . Husk at dimensioner skal sættes til "Aktiv" på kontoen i kontoplanen hvis man ønsker at bruge en dimension ved bogføring på en konto. Læs mere her . Det er muligt at fordele omkostninger over flere dimensioner med en fordelingskabelon . Læs mere om opsætning af fordelinger her .
Udligninger I feltet Udligninger vil der stå hvilket faktura der bliver udlignet ved brug af F8. Hvis man f.eks. udligner 2 fakturaer, vil der stå [fakturanr1];[Fakturanr2]. Det er også muligt at indtaste fakturanr. manuelt, dog kun et fakturanr. på linje, hvorefter den aktuelle faktura bliver udlignet på debitoren.
Faktura Indtastes et fakturanummer i dette felt ved bogføring af en indbetaling fra en debitor, så vil systemet automatisk indsætte debitorkonto og beløb på linjen, hvis der er tale om et fakturanummer der findes under åbne debitorposter. Ved bogføring udlignes den åbne debitorpost. Hvis du vælger kontotype = Kreditor og indlæser et fakturanummer ved bogføring af en betaling til en kreditor, så udfyldes kreditorkontoen og beløbet automatisk i kladden, hvis nummeret findes under åbne kreditorposter. Ved bogføring udlignes den åbne kreditorpost.
Antal I Uniconta er det muligt at bogføre med antal. Læs mere  her . Hvis der kommer antal i bogføringskladderne, så gemmes disse til finansposteringerne, og også til projekt, såfremt der også angives projekt på linjen i bogføringskladden. Bemærk! Antal gemmes kun på posteringerne, hvis man under Firma/Firmaoplysninger har markeret feltet  Benyt 'antal' i finansposterne .
Reference I bogføringskladderne kan der komme ind et reference-nummer. Dette nummer vil blive gemt på de bogførte finansposteringer.
Venter Man kan nøjes med at bogføre en del af posteringerne i en kladde, ved at markere de linjer, der ikke skal bogføres i feltet Venter. Har man ikke feltet Venter  vist i oversigten, kan man læse her , hvordan man indsætter feltet.
Godkendt En anden måde at forhindre bogføring af en linje er ved at slå ”linjer skal godkendes” til på kladdeopsætningen , og så på hver linje sætte hak i ”godkendt” på dem som skal bogføres
 

Beskrivelse af knapper på kladdelinjerne

Nedenfor beskrives udvalgte knapper på båndet:
Knap Beskrivelse
Fortryd sletning Det er muligt at fortryde sletningen af ​​en linje i kladden vha. denne knap. Bemærk! Funktionen virker kun indtil der vælges Gem på båndet eller at kladden gemmes på anden vis.
Skabeloner Se denne VIDEO  minut 47:45-56:00.
Kontroller kladde Ved at vælge knappen Kontroller kladde , kontrollerer Uniconta kladden for fejl. Det kunne være at der er valgt en dato i en lukket periode, at der er valgt en konto, der er spærret, at kladden ikke stemmer mm
Bogfør kladde Knappen bogfører kladden. Det er muligt at sætte hak ved simuler og få bogføringen simuleret.
Fysisk bilag Undermenuen består af følgende punkter: Vis - viser vedhæftet fysisk bilag. Vedhæft - giver mulighed for at vedhæfte et fysisk bilag. Importer fil - Åbner vinduer, hvor man kan importere en fil, som bliver vedhæftet. Fjern - fjerner det vedhæftede fysisk bilag fra posten. Det fysiske bilag bliver liggende i indbakken. Send bilagsanmodning - Version-93mulighed for at sende en bilagsanmodning til en medarbejder, således at medarbejderen nemt kan indsende fysisk bilag tilbage. Trække og slippe - åbner vindue til at man kan trække et bilag ind. Afstem linjer - åbner funktionen til at forbinde poster med fysiske bilag. Se mere her 
Funktioner Se en beskrivelse af punkter under knappen  Funktioner  her .
Modkonti Det er muligt at fordele en posteringslinje i flere poster. Det gøres via Modkonti i kladden. I stedet for at indtaste i modkonto vælges knappen modkonto og en konteringsregel kan tilføjes. Brug " Standardmodkonti " for navngivning af standardopsætninger for modkonto. Vælg den ønskede modkontering ved at trykke på dropdown boksen i feltet Standardmodkonto. Læs mere om indtastning af " Standardmodkonti her "

Bogføring på debitor/kreditor

Indbetalinger

Du kan se en beskrivelse af, hvordan der kommer ind, udlignes og bogføres indbetalinger på debitorer her.

Udbetalinger

Udbetalinger til udbydere kan bogføres ved at udfylde feltet  Kontotype  med Kreditor og feltet  Konto  med leverandøren der betales. I feltet  Modkonto vælger den konto som beløbet betales fra, f.eks. en bankkonto. Smag evt. F8 for at udpege hvilke åbne kreditorfakturaer der betales. I så fald udfyldes felterne  Beløb  og  Faktura eller Udligning  automatisk ,  og de åbne kreditorposter udlignes ved bogføring. Alternativt indtastes der manuelt et beløb f.eks. i feltet Debet .

Bogføring af køb og salg

Hvis du ønsker at bogføre køb og salg på debitorer og kreditorer, så anbefales det at udfylde feltet Konto med den købs- eller salgskonto som købet/salget skal bogføres på. I feltet Modkontotype vælger du Debitor ved salg eller Kreditor ved køb, og så kan du i feltet Modkonto vælge den debitor/kreditor du ønsker at bogføre på. I feltet Faktura kan du indtaste fakturanummeret. Husk at momsopsætningen bestemmer om der i kladden skal tastes beløb som brutto (inkl. moms) eller som Netto (ekskl. moms). Læs mere her. Det anbefales, at feltet Brug momskoden fra debitor/kreditor i kladden er markeret under kladdeopsætningen, således at det er momskoden fra debitor-/kreditorkontoen der automatisk bruges i kladden, og ikke den fra finanskontoen. Læs mere om kladdeopsætning her.

Bogfør i fremmed valuta

I bogføringskladden kan du vælge at tilføje felterne:
  • Debet (valuta)
  • Kredit (valuta)
  • Beløb valuta
  • Valuta
Du skal vælge valuta i feltet Valuta , og indlæse valutabeløbet i feltet Beløb valuta  eller  Debet (valuta)  eller  Kredit (valuta). Systemet omregner så automatisk valutabeløbet til regnskabsvalutaen og udfylder felterne  Debet, Kredit  og/eller  Beløb.  Eksempel Eks.: Vælg "EUR" og tast 100 i "Beløb valuta", og du vil få 100 i "Debet (valuta)" feltet dvs. EUR og ca. 743,65 i "Debet" feltet - dvs. DKK

Simulering

Det er muligt at simulere bogføring inden bogføring, ved at vælge knappen Bogfør kladde og markere feltet Simulering. Bemærk! Posteringer på kursdifference-kontoen vises ikke ved simulering.

Vedhæft et bilag

Man kan på kladdelinjerne vedhæfte et "fysisk bilag" fra indbakken, importere en fil eller 'Trække og slip' en fil ved brug af knappen Fysisk bilag . Der kan kun vedhæftes et bilag per bogføringslinje. Ønsker man at tilføje flere filer skal de sammenlægges til en fil i forvejen. Det kan man under Økonomi/Fysiske bilag (indbakken) ved brug af knappen Sammenlæg til pdf'er eller Opret kuvert . Læs mere om disse funktioner her og her. Hvis du har en hel kladde med posteringer, som du ønsker at få vedhæftet bilag på, så anbefales det at bruge knappen  Macth fysisk bilag  under Økonomi/Bogføring.

Stående kladder

Stående kladder benyttes, såfremt de samme posteringer skal laves måned efter måned. Det anbefales, at bogføringsdato sættes til [Dags Dato] eller [Valgt Dato]. En stående kladde har en kladdeopsætning , hvor der ikke er sat hak i 'slet linjer efter bogføring'.

Find ubalance i kladden

Hvis der er ubalance i en kladde, kan den ikke bogføres, og når du kontrollerer kladden vil der blive vist en fejlbesked om at der er ubalance. For at finde ubalancen kan du indsætte feltet Sum i kladden vha. knappen Layout/Rediger . Feltet viser balancen i kladden pr. kladdelinje. Feltet indsættes automatisk, hvis der køres en simuleret bogføring og summen ikke er 0. Eksempel:

Bogførte kladder og ændring af bogføring

Når en kladde bogføres, dannes der automatisk en post i oversigten Bogførte kladder under  Økonomi/Rapporter/Bogførte kladder . I oversigten med de bogførte kladder kan du se, hvornår de er bogført, og af hvem mm Ved at vælge knappen Bogførte posteringer  kan du se de posteringer du har bogført i den aktuelle kladde. Hvis du har bogført noget forkert, kan du under  bogførte posteringer  vælge knappen  Postering på bilag  og herfra vælge knappen  Rediger postering  og rette på den bogførte post. Læs mere om disse redigeringsmuligheder her . Se denne VIDEO minut 37:00 – 46:00   vedr. korrektion af bogførte poster mm Hvis disse redigeringsmuligheder benyttes kan de ses på kladde-niveau ved at vælge  Logfil for ændrede poster  under  Økonomi/Rapporter/Bogførte kladder , men loggen kan også ses på tværs af alle kladder under Økonomi/Revisionsaktiviteter/Logfil for ændrede poster .

Periodisering/fordeling

Det er muligt at lave periodisering i kladden. Under registrering vælges den type Periodisering, der ønskes. Det gøres under feltet [Fordeling]. Hvis ikke der under opsætning af [Periodisering] er sat periodiseringsperioder, kan [Periodiseringsdato (Fra)] og [Periodiseringsdato (Til)] sættes Uniconta vil så automatisk beregne periodiseringsposterne. Resultatet kan ses under [Bogføring]. Sæt hak i simulering. Herved vises de poster, Uniconta vil generere. Se denne VIDEO   Periodiseringer: minut 1:00-28:00 og fordelinger: minut 28:30-36:00

Fejlmeddelelser i kladden

Det kan være en god idé, at kontrollere kladden inden bogføring vha. knappen Kontroller kladde . Hvis kladden ikke er i orden, så får man vist en fejlbesked ved forsøg på bogføring eller ved kontrol af kladden. Summen skal være 0 Denne fejlbesked vises, hvis ikke der er balance i kladden. Indsæt evt. feltet  Sum  der viser balancen i kladden pr. linje.

Knappen funktioner

Funktion Beskrivelse
Opret fil til betaling Ønsker brugeren at oprette en fil til betalinger (kræver bl.a. at betalings Id er udfyldt), så kan dette gøres det under funktioner i kladden. (Tastet betalings ID i kladden, "overrules" standard ID på kreditor.) Betalingsfiler kan også dannes under Kreditor/Rapporter/Betalingsforslag Læs mere om opsætning af kreditor betalinger her .
Vend fortegn Vend fortegn på kladdens poster. 
Re-nummerering af bilag Ønsker man at re-nummerere bilag i kladden, så gøres dette her. Du kan læse mere om, hvornår og hvortil re-nummerings-funktionen kan anvendes under beskrivelsen af ​​feltet Bilag i kladden ovenfor. (link til afsnittet er her ). Læs mere om oprettelse af bilagsnummerserier her, og om opsætning vedrørende bilagsnumre i kladderne her .
Sæt tekst Teksten kan ændres på alle viste bilag. OBS! Denne ændrer alle tekster.
Sæt dato Dato kan ændres på alle viste bilag. OBS! Denne ændrer alle data. Der kan smages en eksakt dato eller der kan lægges et antal dage til datoen i kladden.
Sæt nulstil beløb Bruges en stående kladde, så kan 'Sæt nulstil beløb' med fordel bruges, hvor der er nye beløb.
Fjern vedhæftede filer Vedhæftede bilag der er tilknyttet posterne på linjen fjernes fra kladden. De fysiske bilag vil stadig være at finde i Fysiske bilag (Indbakke)
Valutakurs Ændr valutakurs for kladdens posteringer - her kan du vælge valutakode og kurs
Se evt. denne VIDEO  minut 46:00-48:00.

Sortering i kladdelinjer

Linjer i kassekladden kan sorteres, men sorteringen beholdes ikke under bogføring, og hvis der tilføjes nye linjer, så vil de blive tilføjet/indsat i linje-nummer-rækkefølge, hvilket ikke nødvendigvis er den rækkefølge, du så har valgt at se linjerne i. Indsæt evt. feltet  Linjenummer  så du kan ændre sortering til at være efter linjenummer, indsætte ekstra bilag, og så ændre sortering igen til noget andet.