Mandater (Mastercard) – Uniconta

Note: Søg efter ordet ‘Mastercard’ i Unipedia for at finde alle artikler, som omhandler Mastercard Leverandørservice og Betalingsservice.

Der er fire artikler man bør læse, for at kunne komme i gang med disse opkrævningsløsninger.

Mandat-oversigt

Under Debitor/Vedligeholdelse/Mandater kan du administrere alle mandaterne. Der skal oprettes et Mandat for at kunne foretage opkrævninger. Et mandat er en betalingsaftale mellem virksomheden (Kreditor) og kunden (Debitor). Mandatet er et unikt id, som også identificerer kunden i Uniconta. Bemærk! Det der kaldes mandater i Uniconta, er det samme som Betalingsservice kalder for kundenummer.

Oprettelse af mandater

Mandater kan oprettes direkte fra debitoroversigten under Debitor/Debitor. Her fra kan der oprettes et mandat for en enkelt debitor eller et udvalg af debitorer. Udvælg de debitorer der skal have oprettet et mandat, og vælg knappen Opret mandater på båndet. Bemærk! Eksisterende Mastercard-løsninger, som flyttes til Uniconta skal håndteres anderledes. Læs mere om dette længere nede i teksten.

Hvis der i opsætningen af filformatet til betalingsmåden er valgt, at debitorkonto = mandat-id, så vil mandaterne blive oprettet automatisk, når kunderne tilmelder sig, og informationen herom modtages fra Mastercard. Disse informationer modtages løbende fra Mastercard, men importeres først til regnskabet i Uniconta, når knappen Importer vælges under Debitor/Rapporter/Betalingsforslag.

Import af mandater

Ved konvertering af en leverandør- eller betalingservice-løsning fra et andet system til Uniconta, dvs. at der allerede eksisterer betalingsaftaler mellem virksomheden og kunderne, så kan disse betalingsaftaler importeres til Uniconta således:

Betalingsaftalerne importeres via Værktøjer/Data/Indlæs data til mandat-kartoteket, der hedder DebtorPaymentMandataClient. Bemærk! Kontonummer og Mandat-nummer skal ifm. denne import udfyldes med det samme nummer. Herudover importeres Aftalenummer, hvis det kendes, dvs. hvis kunden har er betalingsaftale i forvejen.
Importér det nuværende mandat-id til mandat-kartoteket, hvis mandat-id og debitorkonti ikke tidligere har været de samme, så disse kan blive ændret hos BS, således at mandat-id’er fremadrettet er lig med kundenummereret i Uniconta. Dette gøres ved at vælge knappen Indlæs mandat på båndet på mandat-oversigten. Læs yderligere beskrivelse af fil-format der kan indlæses osv. under beskrivelsen af knappen Indlæs mandat. Når de tidligere mandat-id'er er indlæst, vælges knappen Ændring på båndet på mandat-oversigten. Læs mere herom under beskrivelsen af knappen Ændring.
Bestil en 0603-fil hos Mastercard (gøres ved at ringe til Mastercard eller via deres kundeportal). Når denne fil modtages og importeres via betalingsforslags-oversigten, vil Uniconta sammenholde informationerne i Unicontas mandat-liste med den modtagne fil og registrere eventuelle ændringer.

Mandat eller Alternativ mandat?

Uniconta vil automatisk generere et unikt Mandat ID. Er det nye kunder, vil det automatisk genererede ID være et godt valg, da man hermed er sikret en unikt ID.

Der kan være situationer hvor man selv ønsker at definere et Mandat Id, og det kan gøres ved at angive et Id i feltet Alternativt mandat. Er parameteren ’Benyt debitorkonto som mandat-id’ under ’Filformater for betalingsmåder’ aktiveret, så indsættes debitorkonto i feltet. Feltet Mandat erstattes med værdien i Alternativt mandat.

Note: Der er ikke validering for unikt Id når Alternativt mandat benyttes. Man skal derfor selv sørge for at Id’et er unikt.

Opret betalingsaftaler

Når først der er oprettet et mandat, kan der oprettes en betalingsaftale med Mastercard. Dette kan gøres på forskellig vis. Disse er alle beskrevet nedenfor, men ved betalingsservice vil det typisk være via kundens netbank, og ved leverandørservice vil det typisk være via en webformular

Opret betalingsaftale direkte fra Uniconta
Opret betalingsaftale via kundens bank
Opret betalingsaftale via en webformular
Udsend leverandørservice-tilmelding via e-mail eller på fakturaer
Oplys tilmeldingslink på jeres hjemmeside

Opret betalingsaftale direkte fra Uniconta Betalingsaftaler kan oprettes direkte fra Uniconta. Læs mere herom nedenfor, afhængig af om du benytter betalingsservice eller leverandørservice. Betalingsservice Der kan efter aftale med sin kunde foretages oprettelse af betalingstilladelsen direkte fra Uniconta. Der benyttes en såkaldt leverance 0605. Bemærk! Mastercard skriver følgende: Ved henvendelse fra debitor skal man kunne dokumentere oprettelsen af betalingstilladelsen. Aftalen vil ikke være gyldig, hvis oprettelsen ikke kan dokumenteres. Leverandørservice Der kan efter aftale med sin kunde foretages oprettelse af betalingstilladelsen direkte fra Uniconta. Der benyttes en såkaldt leverance 0510. Bemærk! Mastercard skriver følgende: Ved henvendelse fra debitor skal man kunne dokumentere oprettelsen af betalingstilladelsen. Aftalen vil ikke være gyldig, hvis oprettelsen ikke kan dokumenteres. Opret betalingsaftale via kundens bank Kunden kan få sin bank til at oprette betalingstilladelsen. Uniconta vil automatisk modtage oprettelsen af Mandatet fra Mastercard. Opret betalingsaftale via kundens netbank Kunden tilmelder betalingsaftalen med oplysninger fra indbetalingskort. Uniconta vil automatisk modtage oprettelsen af Mandatet fra Mastercard. Denne tilmeldings-form er kun mulig for Betalingsservice. Opret betalingsaftale via webformular Kunden kan foretage oprettelsen af betalingstilladelsen via et Tilmeldningslink, som oprettes via Mastercard Connect Nordics. Læs vejledninger hos Mastercard.

Ændring af betalingsaftale

Det er altid kundens pengeinstitut, der skal sørge for at ændre kundens betalingstilladelse til Mastercard. Det gælder uanset hvordan betalingstilladelsen dvs. mandatet er blevet oprettet. Afmelde betalingstilladelse Kunden kan til enhver tid meddele sit pengeinstitut eller direkte til Kreditor, at de ønsker at afmelde betalingstilladelsen. Når Mastercard har registreret afmeldingen, vil der ikke længere kunne gennemføres betalinger. Afmelding af en betalingstilladelse har virkning for betalinger med betalingsdag fra og med bankdagen efter, at kundens afmelding er registreret af Mastercard. Hvis afmeldingen er meddelt pengeinstituttet, er det pengeinstituttet der sender afmeldingen til Mastercard. Hvis kunden foretager afmeldingen direkte til Kreditor, skal man som Kreditor sende afmeldingen til Mastercard. Hvis forretningsforholdet til kunden ophører, skal man som Kreditor tilsvarende afmelde kundens betalingstilladelse. Kunden skifter pengeinstitut Hvis kunden skifter pengeinstitut, skal det nye pengeinstitut ændre betalingstilladelsen.

Beskrivelse af felter

Kolonne	Read/Write	Beskrivelse	Note
Konto	R	Debitorkonto som mandatet vedrører
Kontonavn	R	Debitor navn
Mandat	R	Et Mandat identificeres ved et unikt Id	Det er Uniconta, som automatisk genererer Id’et når der trykkes ’Gem’. Ønsker man selv at definere et mandat Id skal man benytte feltet ’Alternativt mandat’
Alternativ mandat	R/W	Alternativ mandat Id. Max 35 karakterer	Manuelt genereret mandat ID. Læs mere længere nede. Er parameteren ’Benyt debitorkonto som mandat-id’ under ’Filformater for betalingsmåder’ aktiveret, så indsættes debitorkonto her. Feltet kan ikke editeres når status er ‘Tilmeldt’
Nuværende Mandat	W	Benyttes til at skifte Mandat-Id for et aktivt mandat hos Mastercard. Når ændringen er gennemført hos Mastercard, vil det fremover være det nye mandat-id fra feltet Mandat der benyttes ifm. den aktuelle debitor, og ikke det mandat-id, du indtastede i dette felt (det gamle mandat-id).
Status	R	Status kan have følgende værdier: <blank> Status ved oprettelse af nyt Mandat Tilmeld Tilmelding af Mandat er sendt til godkendelse hos Mastercard Afmeld Afmelding af Mandat er sendt til godkendelse hos Mastercard Tilmeldt Mandat er godkendt og aktiveret hos Mastercard Afmeldt Mandat er blevet afmeldt og dermed deaktiveret hos Mastercard. Sendt Tilmelding/Afmelding er sendt til behandling hos Mastercard. Fejl Der er registeret en fejl hos Mastercard i forbindelse tilmelding eller afmelding. Ændring Ændring af Mandat-Id er sendt til Mastercard.	Dette felt opdateres automatisk. Note til Betalingsservice Total-løsning: Hvis status = Afmeldt eller Fejl, så sættes status automatisk til <blank> ifm. Kontroller/Eksport af opkrævninger.
Aftalenummer	R	Teknisk aftalenummer, som bruges til kommunikation med Mastercard. Udstedes af Mastercard. Feltet skal udfyldes ved oprettelse af mandater, hvis der findes en eksisterende aftale med debitoren, dvs. hvis mandaterne overføres fra et andet system.	Feltet benyttes kun ifm. Betalingsservice
Tilmeldt	R	Angivelse af tidspunkt for hvornår Mandat er blevet tilmeldt hos Mastercard	Dette felt opdateres automatisk
Afmeldt	R	Angivelse af tidspunkt for hvornår Mandat er blevet afmeldt hos Mastercard	Dette felt opdateres automatisk
Statusoplysninger	R	Log over aktiviteter foretaget på det enkelte mandat	Dette felt opdateres automatisk

Beskrivelse af knapper

Nedenfor er knapperne på mandat-oversigten beskrevet.

Knap	Beskrivelse
Tilmeld	Mandat tilmeldes og status ændres til ’Tilmeld’. Bemærk! Det er kun de markerede Mandater der vil blive tilmeldt, når knappen vælges.Tilmeldingen sendes til Mastercard, som vil behandle tilmeldingen. Der vil herefter blive returneret et svar fra Mastercard og status ændres til ’Tilmeldt’, hvis alt er gået godt. Herefter kan der sendes betalinger. LeverandørService: Det er muligt, at oprette Betalingsaftaler med sine kunder direkte fra Uniconta. Det anbefales, at sætte sig ind i reglerne fra Mastercard inden brug af denne funktionalitet. Her er et uddrag af retningslinjerne fra Mastercard: Regler for oprettelse af betalingsaftaler ved brug af 0510 leverancen. Kreditor skal ved henvendelse fra debitor kunne dokumentere oprettelsen af betalingstilladelsen. Aftalen vil ikke være gyldig, hvis oprettelsen ikke kan dokumenteres. Betalingsservice: Det er også muligt at tilmelde for Betalingsservice.
Afmeld	Mandat afmeldes og status ændres til ’Afmeldt’. Det er kun de markerede Mandater der vil blive afmeldt. Bemærk! Det er herefter ikke længere muligt, at oprette opkrævninger på kunden, som er tilknyttet dette mandat.
Indlæs mandat	Denne funktion skal udelukkende bruges til at omdøbe mandater og kun hvis man har mange mandater der skal omdøbes ellers er det lettere, at gøre det manuelt. Leverandørservice - filformat Fil-formatet - kolonnerne skal være semikolon separeret: Kolonne 1 = Debitor kontonummer (Uniconta) Kolonne 2 = Nuværende Mandat-Id Betalingsservice - filformat Fil-formatet – kolonnerne skal være semikolon separeret: Kolonne 1 = Debitor kontonummer (Uniconta) Kolonne 2 = Nuværende Mandat-Id Kolonne 3 = Aftalenummer hos Mastercard I dette eksempel er Debitor kontonummer og Mandate-Id ens. I nedenstående er filen blevet indlæst og det aktuelle mandat er blevet sendt til Mastercard.
Ændring	Alle mandater som har fået udfyldt kolonnen 'Nuværende Mandat' vil blive sendt til Mastercard, når denne knap vælges. Det skal dog bemærkes, at det kun er mandater med status '-' eller 'Tilmeldt', der kan indsendes. For Betalingsservice sender Mastercard ikke en retur-fil, der bekræfter at ændringen er gennemført. Der kan dog bestilles en såkaldt '603-file Alle aktive'. Denne fil indeholder alle aktive mandater, og ved udveksling af informationer med mastercard vha. Importer-knappen under Debitor/Rapporter/Betalingsforslag vil mandaterne i Uniconta blive opdateret med den aktuelle status. Det anbefales, at bestille denne fil hos Mastercard. Mastercard kan automatisk danne denne fil én gang om måneden på en aftalt dag. Det hurtigste er at ringe til Mastercard, og bede dem om at danne filen, så vil den blive indlæst i Uniconta samme aften.
Aktiver	Mandater kan aktiveres direkte i Uniconta vha. denne knap, hvis mandatet allerede er tilmeldt hos Mastercard. Det vil typisk være ifm. konvertering af en mastercard-løsning fra et andet system til Uniconta, at man vil bruge denne funktion. Vejledning i aktivering af mandater Opret Mandater i Uniconta Læs mere herom under beskrivelsen af mandater Aktiver mandater Her er det vigtigt, at det kun er de mandater, der allerede er tilmeldt hos mastercard der aktiveres.Mandater, som ikke er oprettet med debitorkonto som mandat-id, vil få et autogenereret mandat-id. Det skal ændres, så det matcher det mandat-id kunden er registreret med hos Mastercard. Det vil typisk være debitorkonto, hvis den tidligere løsning var en C5. Det mandat-id, som kunden er registreret med hos Mastercard indtastes i feltet ’Alternativ mandat’. Har man mange kunder kan man med fordel benytte sig af Datamanipulering som findes under værktøjer. Mandatet aktiveres herefter ved at trykke på knappen ’Aktiver’. Betalingsservice: For Betalingsservice er der to måder at aktivere et mandat på:1) Det anbefales, at benytte denne aktivering. Anmod Mastercard om at sende en 603-leverance, som indeholder alle aktive mandater. Her behøver man ikke udfylde feltet ’Identifikation af aftalen’. Uniconta vil herefter aktivere alle mandaterne når filen modtages fra Mastercard. Her skal man huske at trykke Import under Betalingsforslag (Læs mere her)2) Der er også denne mulighed. Udfylder man feltet ’Identifikation af aftalen’, som er et Aftalenummer som er udstedt at Mastercard, så vil man kunne aktivere mandatet direkte fra Uniconta – ved at trykke på knappen ’Aktiver’. Denne løsning vil ikke validere om mandatet er aktivt hos Mastercard. Det kræver en 603-leverance, som er beskrevet i punkt 1. Leverandørservice:For Leverandørservice er der også to måder at aktivere et mandat på:1) Aktiver mandatet direkte fra Uniconta – ved at trykke på knappen ’Aktiver’. Denne løsning vil ikke validere om mandatet er aktivt hos Mastercard. Det kræver en Elektronisk Debitoroversigt, som er beskrevet i punkt 2. 2) Man kan også få Mastercard til at sende en Elektronisk Debitoroversig, som indeholder til-/og afgange af mandater (det koster et gebyr til Mastercard). Uniconta vil herefter aktivere alle mandaterne når filen modtages fra Mastercard. Her skal man huske at trykke Import under Betalingsforslag (Læs mere her)
Vis/Skjul Statusoplysninger	Statusoplysningerne kan læses direkte i kolonnen, men for et bedre overblik kan de vises i bunden af skærmbilledet.