Fysiske bilag (Indbakke)
Fysiske bilag (Indbakke) er det sted i Uniconta, hvor Fysiske bilag kan placeres inden de hæftes på et bilag.
Indbakken er der, hvor du færdigbehandler bilagene før upload til bogføringskladden. For eksempel ved at tilføje oplysninger til bilaget eller køre dem gennem godkendelsesproceduren før upload til bogføringskladden.
Fysiske bilag kan overføres til indbakken på flere måder, og disse måder er beskrevet her i denne artikel.
Du kan læse mere om selve indbakken i denne artikel: https://www.uniconta.com/da/unipedia/fysiske-bilag-som-elektroniske-bilag/
Bilagsvinduet åbnes nu, udfyld evt. ønskede felter og vælg Gem, så gemmes bilaget i indbakken.
Det er også muligt at overføre bilaget direkte til bogføringskladden. Ønsker man dette, skal man vælge Gem & overfør til kladde.
Vælger man overfør til kladde, får man en beskedboks op, hvor man skal vælge, hvilken kladde man vil bogføre bilaget fra, dato, og om beløbet skal i debet eller kredit.
Klik på OK, når de ønskede valg er udfyldt.
Bilaget fra ovenstående eksempel er nu mailet til indbakken.
Uniconta sorterer e-mails der kommer ind. Er der en pdf fil med i mailen, vil alle andre filer end pdf filerne blive slettet, så de ikke kommer i indbakken. Er der ingen pdf filer i mailen kommer alle filer ind på flere linjer i indbakken.
Bemærk! HTML fakturaer kan sendes og modtages i indbakken, hvis der i subject/emne i mailen skrives eller tilføjes ordet "usecontent"
Man kan med fordel udfylde "www" feltet under firmaoplysninger med firmaets hjemmeside. Dette kan afhjælpe problemet med, at deenkelte gange ikke lander i den fysiske indbakke.
Træk og slip via ikon på topbaren
På topbaren er der et ikon, hvortil du kan trække og slippe fysiske bilag. Træk din faktura eller dokument henover ikonet og slip.
Bilagsvinduet åbnes nu, udfyld evt. ønskede felter og vælg Gem, så gemmes bilaget i indbakken.
Det er også muligt at overføre bilaget direkte til bogføringskladden. Ønsker man dette, skal man vælge Gem & overfør til kladde.
Vælger man overfør til kladde, får man en beskedboks op, hvor man skal vælge, hvilken kladde man vil bogføre bilaget fra, dato, og om beløbet skal i debet eller kredit.
Klik på OK, når de ønskede valg er udfyldt.
E-mail til indbakken
E-mail til indbakken bruges typisk, hvis foto af bilag mailes fra mobil til Uniconta, eller hvis du bogfører for andre, og din klient/kunde mailer elektroniske bilag og bankkontoudtog til dig som vedhæftede filer. Der kan vedhæftes mange bilag på samme e-mail. Når du modtager opkrævninger via e-mail, kan du også videresende mailen til Uniconta's indbakke. Det er en nyttig arbejdsgang til straks at få bilaget uploadet til i indbakken, så de er klar til bogføring. Hvis der kun er ét bilag i mailen, kan du tilføje fakturanummer og beløb i mail-teksten, så overføres det automatisk til felterne i indbakken. For at sende e-mails til indbakken, skal du benytte den e-mail-adresse Uniconta har tildelt firmaet. E-mail-adressen til dit regnskab finder du under Firma/ firmakartoteket. E-mail adressen skal angives i To/Til eller cc. Når du mailer elektroniske bilag til dit regnskab, kan du i mailteksten tilføje værdier om bilaget ”Faktura”, ”Dato”, ”Beløb” og ”Kreditor”. Skrives som f.eks. "Faktura <fakturanummer>", "Beløb <beløb>", så udfyldes felterne med de tastede værdier. Oplysninger skal skrive således:- I Subject må der ikke være tekst og tal i ét ord
- Ordet betaling kan vi ikke læse
- Der må ikke være andet end mellemrum mellem ord - f.eks. Faktura - og beløb
- Hver oplysning skrives normalt på hver sin linje.
Bilaget fra ovenstående eksempel er nu mailet til indbakken.
Uniconta sorterer e-mails der kommer ind. Er der en pdf fil med i mailen, vil alle andre filer end pdf filerne blive slettet, så de ikke kommer i indbakken. Er der ingen pdf filer i mailen kommer alle filer ind på flere linjer i indbakken.
Bemærk! HTML fakturaer kan sendes og modtages i indbakken, hvis der i subject/emne i mailen skrives eller tilføjes ordet "usecontent"
Man kan med fordel udfylde "www" feltet under firmaoplysninger med firmaets hjemmeside. Dette kan afhjælpe problemet med, at deenkelte gange ikke lander i den fysiske indbakke.
Træk og slip direkte fra Outlook til indbakken
Man kan også tage en e-mail direkte fra Outlook og trække den over i indbakken. Hvis man åbner mailen, kan man trække en vedhæftet fil over i indbakken. Indbakken skifter farve, når musen med det vedhæftede bilag føres hen over indbakken og så giver man bare slip og bilaget overføres til indbakken. Bemærk at mail teksten ikke flyttes med over i indbakken, når der benyttes træk/slip direkte til indbakken.Upload til indbakken
Upload til indbakken bruges typisk til masse-upload af mange bilag på én gang, hvis du har bilagene liggende på din pc eller på en server, du har adgang til. Du kan udpege og upload’e mange bilag ad gangen og ZIP-filer m. bilag. ZIP-filer pakkes automatisk ud, hvis ZIP-filen mailes til indbakken. Det kan f.eks. være, du er bogholder eller revisor og har modtaget en periodes bilag, scannet i elektronisk format, fra din klient og nu skal i gang med moms- eller årsafslutning. Alt kan scannes af klienten og uploades. For eksempel også kontoudtog til brug for afstemning.- Vælg Økonomi/Fysiske bilag (Indbakke) og knappen Tilføj
- Klik på Gennemse, for at udpege filen eller filerne, hvis flere ønskes uploaded til indbakken samtidigt:
- Udpeg filerne til upload. Klik på Åbn.
- Via checkmærket ”Opdel pdf i flere pdf’er” er det muligt at opdele filen op i flere pdf'er. (Knappen var tidligere 'Split pdf i flere pdf'er). Når man scanner en stak bilag i, så vil disse typisk blive scannet ind, som en pdf fil. Slår man denne funktion til, vil hver side i pdf dokumentet blive indlæst ind som en selvstændig pdf. Man har også mulighed for at opdele PDF filen efter, at filen er blevet indlæst i "Fysiske bilag (Indbakke)", det gør man ved at markere filen og klikke på knappen "Opdel pdf i flere pdf'er".
- Vælges "Gem kun stien til filen" uploades filen ikke til Uniconta. Kun referencen gemmes. Filen kan evt. være placeret på et drev alle i virksomheden har adgang til. Andre kan lægges privat og kan dermed ikke læses af andre.
- Udfyld evt. kommentar og Gem. Bemærk, at alle bilag/linjer får samme beskrivelse, hvilket nok ikke er hensigtsmæssigt, hvis der er bilag fra forskellige kreditorer, dokumentdatoer og forskellige beløb. Men - bagefter kan du nemt tilføje disse oplysninger i bilagsoversigten, oplysningerne overføres automatisk til bogføringskladden.
- Herefter kan du arbejde videre i Uniconta, mens bilagene uploades i baggrunden, uden at det sinker dit arbejde. Kort efter er bilagene i Fysiske bilag (Indbakke), hvor du hurtigt og nemt kan tilføje oplysninger og tilknytte dem i bogføringskladden.
- Et fysisk bilag kan slettes fra indbakken på knappen "slet". Det kan dog i enkelte tilfælde, hvor et bilag har været brugt og posteringen efterfølgende er slettet igen, ikke være muligt. Der vælges knappen "fjern fra indbakken".
Upload mens du bogfører eller afstemmer bank
Du kan uploade og vedhæfte elektronisk bilag direkte til en linje i bogføringskladden eller bankafstemning fra din pc eller en server, du har adgang til. Når du uploader direkte til en linje i bogføringskladden, så overføres bilaget til indbakken og vedhæftes bilaget i kladden i samme arbejdsgang. Der køres udenom godkendelsesproceduren. Det kan kun betale sig at uploade på denne måde, hvis det er enkelte bilag, du mangler i indbakken. Hvis du har flere elektroniske bilag, der skal vedhæftes flere linjer i kladden, er det nemmere at anvende indbakken, der giver bedre overblik over bilagsindholdet og hvilke bilag, der er vedhæftet, og hvilke der ikke er vedhæftet endnu. Alternativt kan du også vælge at bruge knappen Forbind fysiske bilag med kladdelinjer i oversigten med Bogføringskladderne, for her kan du forbinde de fysiske bilag med linjerne i kladden. Læs mere om denne mulighed senere i denne artikel.Upload via bogføringskladden
Hvis bilaget ikke er uploadet til indbakken, kan du uploade direkte fra en mappe på din computer eller et drev, du har adgang til. Efter bogføring ajourføres listen over vedhæftede bogførte fysiske bilag automatisk.- Åbn bogføringskladden og opret en ny linje.
- Klik på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden og vælg Importer fil:
- Klik på Gennemse for at udpege filen til upload:
- Når filen er valgt: Udfyld eventuelle supplerende oplysninger til brug på bogføringslinjen og klik på Gem. Nu vedhæftes bilaget/bilagene til den aktuelle linje og der sættes automatisk et flueben i feltet Fysisk bilag på linjen. Når linjen bogføres, ajourføres Fysiske bilag-oversigten automatisk med den uploadede fil.
- Når kladden bogføres, så forsvinder det fysiske bilag fra indbakken, og kan nu findes ved, at du finder den bogførte postering, og trykker ”vis fysisk bilag”. Antager vi, at det er et køb, så vil bilaget kunne findes på kontoen for omkostninger, indgående moms, kassen hvis der er betalt kontant eller på kreditor kontoen, hvis der er købt hos en leverandør.