Indkøbstillæg

Følg
Indkøbstillæg benyttes til at fordele omkostninger, som f.eks. fragt og told, til en eller flere varer ud fra vægt, indkøbspris eller lignende. Derved flyttes omkostningen til varelageret, og varens kostpris på varetilgangsposten øges. OBS! Købskonto på varegruppe skal være udfyldt for at indkøbstillæg kan bogføres. Bemærk! Indkøbstillægsfunktionaliteten benyttes kun, hvis man har et ønske om at flytte omkostningen til vareforbrug i stedet for direkte omkostning på en fragt/told konto.

Opsætning

  1. Indkøbstillæg slås til under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til/fra
  2. Indkøbstillægstyper oprettes under Kreditor/Vedligeholdelse/Indkøbstillægstyper. Læs mere herom nedenfor.
  3. Indkøbstillægstyper tilknyttes til indkøbsordrer og/eller på bogførte købsfakturaer. Læs mere herom nedenfor.
  4. Kør evt. kørslen Efterberegn kostpriser. Læs mere herom nedenfor.

Opret indkøbstillægstyper

Opret Indkøbstillægstyper først, ved at gå til Kreditor/Vedligeholdelse/Indkøbstillægstyper.  Klik på F2 eller vælg knappen Tilføj post for at oprette et nyt indkøbstillægstype. Se beskrivelsen af felterne nedenfor. Når indkøbstillægstyperne er oprettet, skal man så tilknytte disse til indkøbsordrer og/eller allerede bogførte indkøbsfakturaer. Læs mere herom nedenfor.

Beskrivelse af felter under indkøbstillægstyper

Feltnavn Beskrivelse
Kode: En kode som kan identificere tillægget.
Navn: Navnet på det oprettede tillæg.
Konto: Vælg hvilken konto beløbet skal bogføres på.
Kontonavn: Udfyldes automatisk udefra den valgte konto.
Procent/Beløb: Vælg om tillægget skal fordeles i procent eller et fast beløb.
Beløb: Beløbet enten i procent eller den valgte valuta.
Valutakode: Er valutaen forskellig fra firmaets valuta, skal der vælges en valutakode her. Vælges ingen valutakode benyttes den firmaets valuta, der er valgt på Firmaoplysningerne.
Poster på kreditor: Skal indkøbstillægget posteres på kreditor, sættes hak her.

Sporing af indkøbstillæg

Det er muligt at se på posteringerne, for et indkøb, om det er indkøbstillæg på indkøbet. I feltet Oprindelse, vil der stå Indkøbstillæg, udfra den post, der er bogfåørt som indkøbstillæg.

Tilføj indkøbstillæg til en vares kostpris

Omkostninger til f.eks. fragt kan være inkluderet på samme faktura som selve varen/varerne, men fragtomkostningen kan også være modtaget på en særskilt faktura, måske endda fra en helt anden leverandør end varerne. Indkøbstillæg kan derfor både angives på en indkøbsordre før købsfakturaen bogføres, men også på en bogført købsfaktura via købsfaktura-arkivet. Hvis der skal tilføjes flere tillæg til varens kostpris, f.eks. både fragt og told, skal det gøres et tillæg ad gangen. Indkøbstillæg på allerede bogført faktura Denne løsning benyttes når f.eks. en fragtregning modtages efter at købsfakturaen med selve varerne er bogført. Fragtregningen bogføres på normalvis, men efterfølgende kan omkostningen til fragten tilknyttes den bogførte købsfaktura hvor varerne blev købt hjem. Denne løsning flytter f.eks. fragtomkostningen fra resultatopgørelsen til varelager-kontoen i status.
  • Bogfør din fragtregning på normal vis, dvs. enten via en bogføringskladde, en indkøbsfaktura eller indkøbsordre.
  • Vælg Kreditor/Rapporter/Fakturaer for at fordele fragtbeløbet til varer købt hjem på en anden købsfaktura end den faktura fragten var på
  • Placér markøren på den købsfaktura som du ønsker at tilknytte tillægget til, dvs. købsfakturaen med varekøbet
  • Vælg knappen Indkøbstillæg på båndet
  • Vælg knappen  Tilføj post på båndet, og tilføj en linje for hvert indkøbstillæg du ønsker at tilknytte til varerne på den bogførte købsfaktura. Det er muligt at fordele indkøbstillægget ud fra varerne på indkøbsfakturaen kostværdier, vægt, rumfang eller kartonstørrelse. Det er også muligt at vælge om tillægget kun skal benyttes på en enkelt vare, i så fald udfyldes feltet Vare. Ønsker du at fordele tillægget til flere varer på købsfakturaen, men ikke alle, så skal du blot tilføje flere indkøbstillægslinjer med forskellige varenumre. Benytter man fordeling "Kostværdi" kan man fordele på "%" eller på "Beløb". Benytter man fordeling "Vægt", "Rumfang" eller "Karton" må man kun benytte "Beløb". Se eksempler herpå nedenfor.
  • Vælg knappen Bogfør omkostninger
  Indkøbstillæg på samme indkøbsordre som varerne Denne løsning benyttes når f.eks. fragten er en del af samme indkøbsfaktura som varerne
  • Vælg Kreditor/Indkøbsordrer og opret en indkøbsordre, hvis ikke den allerede er oprettet
  • Hvis indkøbet allerede er oprettet, så placér markøren på den indkøbsordre som du ønsker at tilknytte tillægget til
  • Vælg knappen Indkøbstillæg på båndet
  • Vælg knappen  Tilføj post på båndet, og tilføj en linje for hvert indkøbstillæg du ønsker at tilknytte til varerne på den bogførte købsfaktura. Se eksempel herpå nedenfor.
  • Luk skærmbilledet med indkøbstillægget
  • Afhængig af opsætningen på indkøbstillægstypen, så skal fragten også indtastes som en linje på selve købsfakturaen. Dette er vigtigt, specielt hvis der skal beregnes moms af indkøbstillægget.
  • Bogfør indkøbsordren på normal vis
Indkøbstillæg vedr. en endnu ikke bogført indkøbsordre Denne løsning benyttes når f.eks. fragtomkostningen er modtaget på en særskilt købsfaktura, men du gerne vil have fragtomkostningen fordelt til de varer, der er på en endnu ikke bogført indkøbsordre.
  • Vælg Kreditor/Indkøbsordrer
  • Placér markøren på den indkøbsordre, som du ønsker at tilknytte tillægget til
  • Vælg knappen Indkøbstillæg på båndet
  • Vælg knappen  Tilføj post på båndet, og tilføj en linje for hvert indkøbstillæg du ønsker at tilknytte til varerne på købsordren. Se eksempel herpå nedenfor.
  • Vælg knappen Gem på båndet, og luk skærmbilledet med indkøbstillægget
  • Bogfør indkøbsordren på normal vis, når du modtager købsfakturaen fra vareleverandøren.

Indkøbstillæg i procent og supplerende ordrer

Hvis din indkøbstillægsopsætning er % i stedet for beløb, så bør du ikke anvende funktionen "supplerende ordrer", hvormed du kan købsfakturerer linjer fra flere indkøbsordrer samtidig. Hvis du gør dette, og du har defineret indkøbstillægget i procent på begge indkøbsordrer, så får du bogført et indkøbstillæg på det dobbelte  beløb af hvad du forventer. Hvis du kun angiver indkøbstillægget på den ene indkøbsordre, så får du beregnet det rigtige beløb i indkøbstillæg, men tillægget påføres kun på varerne på den ene indkøbsordre. Vores anbefaling er derfor, at du ved indkøbstillæg i procent og samtidig brug af supplerende ordrer, at du på indkøbsordrerne ikke angiver indkøbstillægget i procent, men at du bogfører indkøbene ved hjælp af funktionen supplerende ordrer, og først efter bogført af købsfakturaen indtaster og bogfører indkøbstillægget i procent som beskrevet ovenfor under "Indkøbstillæg på allerede bogført faktura".

Eksempel 1 - Fragtbeløb fordelt efter kostværdi

Der indkøbes: 4 stk. Bordben til 33 kr. pr. stk 1 stk. Bordplade til 125 kr. pr. stk Der skal fordeles et indkøbstillæg, f.eks. fragt på 100 kr., som skal fordeles ud fra varernes kostværdi. Dvs. den dyreste vare får tillagt mest fragt. Fragtregningen er modtaget på en separat købsfaktura, og er allerede bogført f.eks. via en bogføringskladde. Opret indkøbstillægstype Opret en indkøbstillægstype som vist nedenfor: Opret indkøbsordre Opret en indkøbsordre og tilføj ordrelinjer, som vist nedenfor. Læs evt. mere her om hvordan du opretter indkøbsordrer og indtaster linjer. Tilknyt indkøbstillæg Fra oversigten med alle indkøbsordrer vælges knappen Indkøbstillæg og du tilføjer indkøbstillægget som vist nedenfor Bogfør indkøbet Bogfør nu købsfakturaen på normal vis. Fakturaen ser således ud:   Bogførte finansposteringer I forbindelse med bogføringen af købsfakturaen blev følgende poster bogført. Bemærk at fragten krediteres på kontoen angivet på indkøbstillægstypen og debiteres på lager tilgangskontoen angivet på varegruppen til varerne, som tillægget tilknyttes. Da fragtomkostningen blev bogført, ville den formentlig være blevet bogført i debet på konto 2811 og i kredit på kreditorsamlekontoen (fragtleverandøren), så med nedenstående post er fragten på fragtkontoen dermed både debiteret og krediteret. Varens kostpris og vareposteringerne På varelageret er kostpris-felterne på de berørte varer opdateret med kostprisen inkl. indkøbstillægget på varekortet, og på vareposten der blev bogført i forbindelse med købet vil kostprisen også være inkl. indkøbstillægget. Felterne Nettobeløb, Totalbeløb og Antalspris på vareposten viser varens pris ekskl. indkøbstillægget, så det er nemt at se, både kostprisen inkl. og ekskl. indkøbstillægget. Ved salg af varen, er det kostprisen inkl. indkøbstillægget, der bliver trukket ud af lageret og bogført som vareforbrug.

Eksempel  2 - Indkøbstillæg med ja til Postér på kreditor

Hvis man i eksempel 1 havde markeret feltet Postér på kreditor, da man oprettede indkøbstillægstypen, men ellers gør det samme som beskrevet i eksempel 1, så ville indkøbstillægget blive krediteret på kreditoren i stedet for på fragtkontoen:

Eksempel 3 - Fragt fordelt efter vægt

Der indkøbes: 10 stk. vare A til 8 kr. pr. stk og hver vare vejer 3 kg. = vægt i alt 30 kg. 5 stk. vare B til 5 kr. pr. stk. og hver vare vejer 2 kg. = vægt i alt 10 kg. Der er fordelt et indkøbstillæg, f.eks. fragt på 50 kr. ud fra vægt. Indkøbstillægget vil blive udregnet således: 50 kr. / 40 kg = 1,25 kr. pr. kg. Kostprisen pr. stk. på vare A bliver således: 8 kr. + (3 kg. * 1,25 i tillæg pr. kg = 3,75 kr. ) = 11,75 kr. Kostprisen pr. stk. på vare B bliver således: 5 kr. + (2 kg. * 1,25 i tillæg pr. kg = 2,5 kr. ) = 7,5 kr.

Eksempel 4 - Fragt på samme købsfaktura som varerne

I dette eksempel køber vi en 'Doll' for DKK 200 plus moms, og betaler DKK 15 i fragt plus moms. (Fragt er oprettet på lageret som en ydelse med en særskilt varegruppe hvor feltet Købskonto er udfyldt med fragtkontoen. Fragten er med moms. Dette tilføje vi på to indkøbslinjer: Der indtastes samtidig et indkøbstillæg. Det er vigtigt at indkøbstillægstypen er oprettet uden en markering i feltet Poster på kreditor.  Når købsfakturaen bogføres dannes følgende finansposteringer: Dvs. at vi har bogført indkøbet af varen og fragt (med moms) og i det samme bogføringsbilag har vi flyttet omkostningen af fragten fra udgifter over på varelageret.

Eksempel 5 - Indkøbstillæg i rabat på samme købsfaktura som varerne

I dette eksempel køber vi 4 par 'Bukser' for DKK 484 plus moms på DKK 121, og betaler 12 % i told. Først markeres den indkøbsordre hvor det ønskes at tilføje Told tillæget og derefter vælges 'Indkøbstillæg': Indkøbstillæget vælges ved at at trykke 'Tilføj post' og vælge det tillæg som ønskes, i dette tilfælde 'Told tøj'. Når købsfakturaen bogføres dannes følgende finansposteringer:

Efterberegning af kostpriser

Hvis omkostningen fordeles ved opdatering af indkøbsordren, så opdateres kostprisen på varen automatisk, hvis man har valgt det i sin opsætning under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer. Hvis man IKKE fordeler omkostningen ved fakturaopdateringen, dvs. man først bogfører indkøbstillægget efter at købsfakturaen med varen er bogført, så opdateres varens kostpris på varekortet ikke. Det er kun varens kostpris på lagerposteringen der opdateres. Når man så opretter en salgsordre, så hentes kostpris uden omkostningstillægget, og ved fakturering af salgsordren bogføres vareforbrug og lagertræk med den kostpris. Derfor er det meget vigtigt, at man kører efterberegning af kostpriser. Efterberegningen henter så kostprisen inkl. omkostningen og vareforbrug/lagertræk opdateres med ny værdi.

Fejl: Ingen linjer til opdatering

Får man fejlen: "Ingen linjer til opdatering" skal man undersøge følgende: Er der opsat købskonti på varegruppen, til kontering af indkøbstillægget? Er der ikke det, skal dette opsættes, da der ellers forsøges at bogføre på kreditorgruppens opsætning, hvilket ikke er lovligt. Er opsat "Moms", eller "Tvungen moms" på den konto man forsøger at bogføre indkøbstillægget på. Da der ikke bogføres moms via indkøbstillægget, må der ikke være opsat "Moms" og "Tvungen moms" skal være sat til Valgfri.

Bemærkninger til indkøbstillægget

  • Ydelser påvirkes ikke ved fordelingen af indkøbstillægget
  • Der kan ikke beregnes moms på tillæg, så skal der beregnes moms af tillægget, f.eks. fragten, så skal fragten både bogføres som en linje på faktura til en leverandør, samt som et indkøbstillæg for at fordele tillægget til en eller flere vares kostpris.
  • Husk at indkøbstillæg ikke er en del af købsfakturering, den benyttes blot til at fordele et beløb til varer på en indkøbsordre/bogført indkøbsfaktura. Hvis der f.eks. ønskes at forøge kostprisen af fragt på varekortet OG bogføre moms på fragt, skal man både: - Indtaste en indkøbslinje til fragt (hvoraf moms bliver beregnet af Uniconta ifølge momskoden valgt på kontoopsætning) og; - Bruge 'indkøbstillæg' funktionen (hvor der tastes beløbet uden moms til fordeling på lageret)
  • Husk at varen 'Fragt' har en 'Varetype', 'Ydelse' og skal have en særlige varegruppe hvor 'Købskonto' er sat til kontoplanens fragt udgiftskonto.
  • Indkøbstillæg i procent bør ikke kombineres med funktionen "Supplerende ordrer". Læs mere herom i særskilt afsnit i denne artikel.