Timeregistrering – Uniconta

Timeregistrering bruges til registrering af poster på en medarbejder. I Medarbejderkartoteket f.eks. under Projekt/Vedligeholdelse/Medarbejdere skal den enkelte medarbejder kobles sammen med et uniconta-login i feltet Login-id, for ellers ved systemet ikke hvilken medarbejders timekladde det er der skal vises, når menupunktet Projekt/Kladder/Timeregistrering vælges. Timeregistreringen åbner med andre ord den aktuelle uniconta-brugers timekladde for den aktuelle uge. Ved hjælp af knapperne Tilbage og Fremad på båndet kan du hoppe til tidligere uger og efterfølgende uger.

Der kan i timeregistreringskladden registreres tid per dag per projekt/sag I timekladden kan der kun vælges og tidsregistreres på de projekter, der ikke er blokeret og som har faserne 'Oprettet', 'Godkendt' eller 'Igangværende'. I den øverste del af skærmbilledet registreres timerne. Alt+enter i Timekladden laver ny linje i tekst feltet. I den nederste del summeres timerne. Normtiden per dag vises og forskellen tælles op. Normtiden vises kun, hvis medarbejderen er blevet tilknyttet en normtidskalender under Projekt/Vedligeholdelse/Time/Opsætning af kalender. Normtiden SKAL udfyldes, dvs. der skal registreres det antal timer pr. dag, der står som normtid, før tidsregistreringskladden kan godkendes og bogføres. Hvis du ikke har nok fakturerbar tid til at udfylde normtiden kan du enten:

Oprette en eller flere linjer med 'ikke fakturerbar', 'Intern', 'Flex tid' osv.
Oprette en kalender med '0' timer som normaltid.

OBS! Husk at interne/ikke fakturerbare lønarter skal være sat op uden hak i 'fakturerbar' på lønarten og den interne projektgruppe skal ikke være fakturerbar.

Registrering på arbejdsområde og opgave

Såfremt arbejdsområde og/eller opgaver er sat op, så er det muligt at registrere på disse i timekladden. Arbejdsområder kan blokeres, give advarsel eller være åben. Læs mere her. Klarmeld Timeregistrering Status = Advarsel Ved Kontroller får man følgende besked – når status er sat til Advarsel

Ved Klarmeld får man nedenstående dialog med Ok/Annuller. Trykkes der Ok vil kladden blive Klarmeldt.

Godkend Timeregistrering Status = Advarsel Der er kommet en ny kolonne i Godkend Timeregistrering. Kolonnen ’Bekræft advarsel’. Hvis Timekladden har en advarsel, så skal man bekræfte denne inden kladden endeligt kan godkendes.

Er der lønart på opgaven og opgave vælges, så hentes lønart med over på linien. Benyttes Restbudgetter, så slås disse op via opgaven. Læs mere her.

Rapporter i Timekladden

Under Rapporter kan relevante opslag for den enkelte medarbejder vises eller tilgås.

Kontrol af timekladden

Når kladdelinjerne i timeregistreringskladden er udfyldt, bør kladden kontrolleres vha. knappen Kontroller på båndet. Når timeregistreringskladden kontrolleres, tjekkes nedenstående: Projekt

Skal være udfyldt på linjen
Projekt må ikke være blokeret

Lønart

Skal være udfyldt på linjen
Der skal være angivet en Projektart på Lønarten
Hvis der vælges en lønart, hvorpå feltet Interntype er udfyldt, så tjekkes at projektet på linjen i timeregistreringskladden er lig med projektet udfyldt i feltet Intern projekt på lønarten.

Fakturerbar

Det er Projektgruppen, der bestemmer om et Projekt er fakturerbart eller ej
Projektarten bestemmer om Projektarten, varen og/eller lønarten faktureres eller ej.
Såfremt en fakturerbar art skal sættes som ikke fakturerbar, så skal feltet fakturerbar hentes via layout og markeringen fjernes

Kørsel

Adresse fra og til skal være udfyldt
Formål skal være udfyldt. Tekst fra kladdelinje indsættes som Formål.
Der skal være angivet en sats på lønarten til kørsel
Det er kun lønarter med Interntype=Kørsel som må registreres i Kørselssektionen
Hvis Projekt er angivet på Lønarten må der kun registreres på dette

Beskrivelse af knapper

Knap	Beskrivelse
Tilføj post	Tilføjer en tidsregistreringslinje eller en kørselsregistreringslinje afhængig af om du står i timeregistreringskladden eller i kørselsregistreringsbilledet nederst (vises kun hvis du har valgt Vis kørsel på båndet)
Kopier post	Kopierer den post du har placeret markøren på.
Slet post	Sletter den post du har placeret markøren på.
Gem	Gem de indtastede oplysninger
Opdater	Opdater informationerne i kladden.
Layout	Læs mere om mulighederne for at ændre/gemme layouts her.
Vis kørsel/Skjul kørsel	Knappen Vis kørsel er kun fremhævet, hvis du har en lønart, hvor feltet Interntype er udfyldt med Kørsel. Vælg denne knap, hvis du ønsker at få vist et kørselsregistreringsbillede nederst i skærmbilledet i forbindelse med timeregistreringskladden. For at lukke kørselsregistreringsbilledet igen, vælges knappen Skjul kørsel. Denne knap vælges, når du ønsker at få dannet kørselsregisteringer samtidig med din timeregistrering. Læs mere om registrering af kørsel i timeregistreringskladden, i det særskilte afsnit om kørsel i denne artikel.
Tilføj kørsel	Denne knap er kun fremhævet, hvis man først har valgt knappen Vis kørsel
I dag	Vælg denne knap, hvis du ønsker at hoppe til ugekladden med den aktuelle dato
Tilbage	Vælg denne knap for at hoppe til tidligere ugers ugekladder
Fremad	Vælg denne knap for at hoppe til efterfølgende ugers ugekladder
Kontroller	Vælg denne knap for at kontrollere linjerne du har indtastet i timeregistreringskladden. Læs mere om hvad der kontrolleres i det særskilte afsnit Kontrol af timekladden i denne artikel. I feltet Systemoplysninger på den enkelte linje i timeregistreringsbilledet samt kørselsregistreringsbilledet kan du se eventuelle fejlbeskeder, hvis kladden ikke er OK. Hvis du har registreret overtid, så kan systemet automatisk danne overtidslinjer i kladden. Læs mere om overtid, i det særskilte afsnit om overtid i denne artikel.
Rapporter	Her er det muligt at få vist personlige rapporter. Dvs rapporter der kun viser poster der er registreret på medarbejderen. Rapporterne der hentes er: Km-Regnskab. Medarbejderens km i en valgt periode. Ferie og Flex. Medarbejderens ferie og flex saldo. periode. Produktion. Viser medarbejderes produktion på fakturerbare og ikke fakturerbare timer i en valgt periode Opfølgning. Læs mere her. (Kun hvis CRM er slået til Læs mere her) Opgaver. Læs mere her. (Kun hvis opgaver er slået til Læs mere her) Planlægning. Version-91 Viser i Pivottabel format de timer der er planlagt på medarbejderen. Kræver at planlægning er slået til under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til/fra. Kalender planlægning. Viser i Kalender format de timer der er planlagt på medarbejderen. Kræver at planlægning er slået til under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til/fra.
Klarmeld	Klarmeld kladden når du er færdig med at registrere ugens timer. Timeregistreringskladden kan kun klarmeldes, hvis ikke der er fejl i kladden. Se fejlbeskederne i feltet Systemoplysninger på den enkelte linje i kladden. Hvis ikke du kan få lov at vælge klarmeld i timeregistreringskladden, så tjek medarbejderkartoteket for den aktuelle medarbejder. På medarbejderen skal datoen for dagen før første tidsregistrering være angivet i feltet Klarmeldt dato. Dette felt opdateres så automatisk hver gang en ugekladde klarmeldes. Hvis du har registreret overtid, så kan systemet automatisk danne overtidslinjer i kladden. Læs mere om overtid, i det særskilte afsnit om overtid i denne artikel.
Åbn igen	Denne knap er kun fremhævet, hvis timeregistreringskladden har været klarmeldt, og ønskes åbnet igen, for at kunne lave ændringer og klarmelde på ny.
Godkend	Denne knap er kun fremhævet, hvis timeregistreringskladden er klarmeldt og hvis medarbejderen har rettighed til at godkende egne timeregistreringskladder. Hvis ikke medarbejderen må godkende egne timer, så skal godkenderen i stedet godkende timeregistreringskladden under Projekt/Kladder/Godkend timeregistrering. Hvis ikke timeregistreringskladden kan godkendes, så tjek medarbejderkartoteket for den aktuelle medarbejder. På medarbejderen skal datoen for dagen før første godkendelse være angivet i feltet Godkendt dato. Dette felt opdateres så automatisk hver gang en ugekladde godkendes.
Arbejdstid	Her kan der indtastes arbejdstid, der relaterer sig til den nye lov om tidsregistrering, der gælder fra 01-07-2024. Læs mere her. Trykkes på knappen kan arbejdstid registreres her. Tryk på Tilføj. Vælg registreringstype og indtast resten af oplysningerne. Efter registrering vises linjerne her.
Restbudget	Her vises budgettet på Project/Arbejdsområde/Opgaver. I feltet antal vises det forventede antal timer, der mangler på Projektet/arbejdsområdet. Tilføj linje indsætter automatisk følgende værdier fra Timekladden. Projektnummer Dato (Startdato fra kladde) Medarbejder Arbejdsområde Opgave I feltet antal indtastes det antal timer, der mangler i af opgaven er færdig. Er opgaven færdig tastes 0 eller linjen kan slettes. Er opgaven ikke færdig i perioden kan datoen flyttes til en efterfølgende periode. Skal posten flyttes til en anden medarbejder, så kan det gøres herfra. Som standard vises kun poster for den medarbejder Timekladden gælder. Fjernes markeringen fra "Current employee", så vises alle budget poster på sagen for alle medarbejdere i den periode, der standard vises.. Som standard vises kun budgetposter for forrige og næste måned. Sættes markeringen i "All transactions", så vises alle budget poster på sagen for alle medarbejdere i alle perioder. Der kan nu i Planlægning ses forventet belægning for den kommende periode. Læs mere her.
Effektivitetsprocent	Feltets værdi udregnes som: (Fakturerbare timer / (Fakturerbare timer + ej fakturerbare timer)) NB! Projektposteringer med lønarter som har feltet Intern type udfyldt bliver ikke medregnet.
Fakturerbare timer	Feltets værdi udregnes som: Fakturerbare timer på alle projekter
Ferie/Feriefri	Disse oplysningsfelter på båndet vises kun, hvis du har lønarter oprettet hvor feltet Intern type er udfyldt med Ferie og Feriefri. Ud for ordene Ferie og Feriefri vises antal Ferie og feriefri-timer. Læs mere om ferie i denne artikel.
Overtid/Flextid	Disse oplysningsfelter på båndet vises kun, hvis du har en lønarter oprettet hvor feltet Intern type er udfyldt med Overtid og Flextid. Ud for ordene Overtid og Flextid vises antal overtids- og Flextimer.
Kørsel	Dette oplysningsfelt på båndet vises kun, hvis du har lønarter oprettet hvor feltet Intern type er udfyldt med Kørsel. Ud for ordet Kørsel vises det samlede antal kørte kilometer.
Alle felter	Når denne knap vælges vises værdierne i alle felter på den aktuelle linjer, uanset om felterne er synlige i skærmbilledet eller ej.

Kørsel

Opsætning

Hvis du ønsker at kunne registrere kørsel i timekladderne, skal du først oprette en lønart (og evt. også en projektart) til kørsel, eksempelvis som vist nedenfor. Satsen på lønarten er kostprisen på kørsel pr. enhed (i dette eksempel pr. km.). Salgsprisen er den forventede salgspris pr. enhed. Bemærk! Hvis kørsel altid skal registreres på et internt projekt, så skal feltet Internt projekt på lønarten også udfyldes med nummeret på det interne projekt.

Indtastning af kørsel

Se evt. denne video der viser, hvordan der registreres kørsel: https://www.uniconta.com/da/video/projekt/koerselsregistrering/ I timekladden vælges knappen Vis kørsel for at få vist et billede nederst i timeregistreringskladden med kørselslinjer. For at fjerne dette billede igen, vælges Skjul kørsel. For at registrere kørsel, indtastes først en linje i timeregistreringskladden med det projekt og den tid du har brugt ifm. arbejdet. Hvis du f.eks. har været på kundebesøg, så vælg kundens projekt og angiv det antal timer du brugte på kundebesøget. Vælg så knappen Vis kørsel, for også at registrere kørslen ifm. besøget. Vælg nu knappen Tilføj kørsel for at tilføje en kørselsregistrering. Der vises et skærmbillede som det der vises nedenfor. Systemet forslår automatisk at du er kørt fra firmaadressen til kundens adresse, men i felterne Fra og Til, kan du vælge mellem Firma, Debitor, Privat (medarbejderens adresse fra medarbejderkartoteket) eller Andet. Vælges Andet, så indtastes der manuelt en adresse i adresse-feltet. Der kan nu også registreres på firmaadresser. Læs mere her. Udfyld altid feltet Formål med formålet med kørslen samt feltet Registreringsnummer med bilens registreringsnummer, idet disse felter SKAL udfyldes. Feltet Formål udfyldes automatisk med teksten fra timeregistreringslinjen, dvs. hvis du f.eks. indtaster 2 timer på et projekt med teksten "Møde vedr. X med Y" i ugekladden, og herefter tilføjer kørsel til linjen, så vil formåls-teksten på kørslen være udfyldt med samme tekst. Teksten kan dog sagtens ændres, hvis du ønsker forskellige tekster på timerne og på kørslen. TIP! Feltet Registreringsnummer udfyldes automatisk i forbindelse med registrering af kørsel, hvis feltet af samme navn er udfyldt på medarbejderen i Medarbejder-kartoteket. Har du kørt både frem og tilbage, så marker feltet Returnering, så vil systemet automatisk registre både ud- og hjemkørslen. Systemet foreslår om muligt hvor mange km. der er mellem de to adresser i felterne under de enkelte dage, dvs. de dage du har registreret at være på kundesøg ifm. timeregistreringen. Dvs. har du besøgt kunden både mandag og torsdag, og har registreret det på samme linje i timeregistreringskladden, så foreslås antal km i både mandag og torsdag. Hvis du kun har besøgt kunden om mandagen og blot udført de øvrige timer på sagen fra kontoret, så sletter du blot det foreslåede antal kilometer ud for de dage, hvor du ikke har kørt. I billedet nedenunder kunne du f.eks. slette de 104,7 under Onsdag og Torsdag, hvis du kun har besøgt kunden mandag og tirsdag. Når kørselsbilledet er udfyldt vælges knappen OK, og systemet opretter så automatisk kørselslinjer i kørselsbilledet nederst i timeregistreringskladden. Kørsel kan registreres både på interne og eksterne projekter, hvis feltet Intern projekt ikke er udfyldt på lønarten til kørsel. Læs mere herom her. Den nedre del af Timekladden som er kørselslinjer er også blevet ændret.

Der kan ikke længere kopieres linjer
Der kan ikke længere manuelt tilføjes linjer
Der kan ikke redigeres i kolonnen Registreringsnummer eller Fra/Til adresse

Det er fordi adresserne og registreringsnummer nu er flyttet til den ny tabel.

Overtid

Se opsætningen af lønarter til overtid her.

Simulering. Som vist under opsætningen i lønarter beregnes overtiden med to forskellige satser. Læs mere her.

OBS: Er der mere end én overtidslinje og man sletter den ene, så kan automatikken ikke altid gøre det korrekt når man trykker Kontroller. Det samme gælder, hvis man retter i overtidslinjen. Automatikken forsøger at udligne de overskydende timer efter den logik der er beskrevet ovenover. Det anbefales derfor at slette alle overtidslinjer, hvis der er korrigeret.

Samlet oversigt over medarbejderens timer

Ønsker man at se en samlede oversigt over medarbejderens samlede timer under "Timeregistrering", skal man huske at opsætte typerne under "Lønarter".

Ferie og feriefri

På båndet i timeregistreringskladden kan medarbejderne følge med i deres ferie- og feriefri-saldi opgjort i timer, hvis der er oprettet lønarter hertil, og disse lønarter er udfyldt med Interntype = Ferie og Feriefri. Tilskrivning af ferie og feriefri En medarbejder optjener normalt 2,08 feriedag pr. måned, hvilket betyder at medarbejderens feriesaldo skal opskrives med 15,4 timer pr. måned. Denne opskrivning af medarbejderens feriesaldi sker ved at bogføre en projektpostering med ferie-lønarten på medarbejderen i en projektkladde. Husk at antallet af timer der tilskrives skal angives med negativt fortegn, fordi ferie opspares i minus og forbruges i plus. Det kan anbefales at oprette en projektkladde under Projekt/Kladder/Kladde til dette formål, og i opsætningen af kladden at angive, at linjerne ikke skal slettes ved bogføring, således at kladden blot kan bogføres hver måned med en ny dato. Når der starter nye medarbejdere skal disse blot have tilføjet en linje i denne projektkladde, og når en medarbejder ophører, slettes dennes linje i projektkladden til ferietilskrivningen. En tilsvarende projektkladde kan laves vedr. feriefri-timerne som tilskrives på samme måde, blot med lønarten til feriefri. Forbrug af ferie/feriefri Medarbejderen kan forbruge af sin ferie, ved i timekladden at indtaste en linje med det interne projektnummer samt lønarten til ferie/feriefri og så indtaste det antal timer der forbruges af ferie- eller feriefri-saldoen. Medarbejderen indtaster antallet med positivt fortegn, idet den opsparede saldo er bogført med negativt fortegn. Ferie- og feriefri saldi ved årsskifte Ferie- og feriefri-saldiene der vises på båndet i timekladderne er kun en sum af ferie- og feriefritimer fra d. 1/1 xx til dags dato. Dvs. at ferie- og feriefrisaldiene manuelt skal flyttes fra gammelt kalenderår til nyt kalenderår ifm. årsskiftet. Dette gøres ved at at indtaste en linje pr. medarbejder i en projektkladde f.eks. d. 31/12 2022 med ferie-lønarten og med medarbejderens feriesaldo i plus hvis medarbejderen havde ferie til gode ultimo 2022, og ligeledes indtaste en tilsvarende linje med datoen 1/1 2023 og med den feriesaldo der skal overføres til næste kalenderår. Den sidste linje indtastes med negativt antal, hvis medarbejderen har ferie til gode. Herefter bogføres projektkladden. Det er ikke nødvendigvis hele feriesaldoen der skal overføres til det nye kalenderår, idet ferieloven siger, at der kun må overføres maks. 5 feriedage af den ferie, der er optjent i perioden 1/9 21 - 31/8 22, og som skulle have været brugt inden 31/12 2022. Derfor er det ikke nødvendigvis samme antal +/- der indtastes på de to linjer i projektkladden pr. medarbejder. TIP! Medarbejdernes ferie-/feriefri-saldi kan findes ved under Projekt/Rapporter/Posteringer at afgrænse på perioden 1/1 22 - 31/12 22 samt lønarterne til ferie og feriefri. Gruppér herefter posteringerne pr. medarbejder og pr. lønart og du har en liste med medarbejdernes ferie- og feriefri-saldi pr. 31/12 22.

Fejlmeddelelser

Ikke alle kalenderdage er defineret. Her mangler en kalender opsætning for den periode, der regístreres i i. Læs om kalenderopsætning her.