Relevante links Import af e-conomic bilag
Det er tilladt at opbevare bilag i elektronisk format i stedet for papirbilag i store tykke ringbind på reolen. I dag udveksles bilag ofte i elektronisk form. Men skulle du modtage et papirbilag kan det scannes eller fotograferes og gemmes i elektronisk form. Uniconta kan opbevare virksomhedens elektroniske bilag, og bilagene vedhæftes og vises på posteringer. Det betyder, at bilaget altid er lige ved hånden, hvis du skal bruge det.
Hvad er bilag i elektronisk format
- Fotos af bilag Fotos af bilag, bon’er, kvitteringer og fakturaer, som du har taget med din smartphone. Fotos sender du som mail fra din smartphone direkte til Uniconta. Eksempelvis har du udlæg for firmaet, når du rejser, så kan du fotografere alle små bon’er eller kvitteringer og sende dem direkte til Uniconta.
- PDF-filer Fakturaer, hvis du modtager fakturaer og opkrævninger pr. mail fra leverandører, kan du enten videresende dem til Uniconta eller bede leverandøren sende dem direkte til Uniconta.
- Scannede bilag Fakturaer og opkrævninger, du modtager pr. brev, kan scannes og uploades og gemmes i Uniconta. Alternativt sendes direkte til Uniconta via mail.
- Bankkontoudtog Bankkontoudtog, du har eksporteret fra din bank, kan videresendes til Uniconta, indlæses i bogføringskladden og bogføres. Hvis du benytter ekstern bogholder, der ikke har adgang til din bank, kan du eksportere bankbevægelserne, sende filen til Uniconta, hvorefter din bogholder kan indlæse posterne direkte til bogføringskladden og bogføre – og vedhæfte de indscannede bilag, du også har sendt til Uniconta, til posteringerne.
- Kontoudtog, øvrige Hvad du i øvrigt modtager af kontoudtog (f.eks. fra leverandører) kan videresendes til Uniconta og benyttes til afstemning af leverandørkonti. Hvis der skulle være påløbet gebyrer, der ikke er bogført, anvendes kontoudtoget som vedhæftet elektronisk bilag til gebyrposteringen.
Alle formater kan anvendes
Uniconta kan uploade, vedhæfte og vise bilag i alle gængse formater for elektroniske bilag, du er ikke begrænset af, at det skal være et bestemt fil-format. Der kan bl.a. anvendes formater som/fra:- MS Word
- MS Excel
- CSV, TXT
- JPG, GIF, BMP, PNG
- HTML
- MSG
- EML
Elektroniske bilag i Uniconta
- Mail eller upload bilag til Uniconta, send f.eks. bilag og bankkontoudtog fra din PC eller smartphone (billeder, andre filer etc) til Uniconta, så ligger de klar til bogføring og bankafstemning hos bogholder eller revisor. Du kan også selv logge på Uniconta og uploade bilagene til indbakken.
- Ingen ventetid mens bilag uploades. Upload af bilag sker nemlig i baggrunden, mens du eller din bogholder arbejder videre. Upload bilagene, klik på OK, og fortsæt dit arbejde. Du skal ikke vente på, at bilagene bliver indlæst, før du kan fortsætte, da det sker i baggrunden.
- Et til mange, mange til et, flere posteringer kan dele samme bilag, flere bilag kan dele samme postering.
- Masse-rediger fysiske bilag efter upload, så de er forberedt til bogføring. Når bilagene vedhæftes, følger oplysningerne automatisk med, f.eks. dato, art, konto, beløb, tekst, betalingsdato etc.
- Mange måder at uploade bilag, faktisk kan du altid uploade et elektronisk bilag: hent fra et drev, send via e-mail direkte til Uniconta (bla. ZIP-filer, der udpakkes automatisk), upload under bogføring, upload endda efter bogføring, eller sågar samtidig med bankafstemning.
- E-mail bilag og oplysninger udfyldes automatisk i bilags-indbakken.Mailen scannes for f.eks. fakturanummer, beløb etc.
- Masse-overfør til bogføringskladden. Alle bilag fra indbakken kan masseoverføres til bogføringskladden på én gang i stedet for at hente dem fra bogføringskladden ét for et.
- Direkte parring i bogføringskladden. Hvis du f.eks. har importeret et bankkontoudtog til bogføringskladden og uploadet fysiske bilag til indbakken, kan du parre dem direkte med hinanden.
- Fysiske bilag kan også vedhæftes EFTER bogføring, du behøver ikke vente på bilag, før du bogfører, bilaget kan nemt vedhæftes efter bogføring. (under økonomi/posteringer vælg knappen "fysisk bilag")
- Udskift bilag: Har du vedhæftet et forkert bilag, kan det rettes lynhurtigt, det er let at udskifte et vedhæftet bilag, hvis du ved en fejl har vedhæftet det forkerte.
Hvor findes Fysiske bilag i Uniconta
Økonomi/Fysiske bilag (Indbakke) Under Økonomi /Fysiske bilag (Indbakke) ligger ikke-bogførte bilag i en slags indbakke, hvor du kan se bilagene og angive de mange parametre til brug for bogføring og betaling. Du behøver ikke uploade alle bilag til indbakken, inden de vedhæftes posteringer. Både i Bogføringskladden og Bankafstemning kan du uploade bilag ét for ét, der er gemt i elektronisk format, f.eks. på et drev eller i skyen. Men har du mange elektroniske bilag er det nemmest at benytte indbakken. Fysisk bilag-knappen i båndet Fysisk bilag-knappen i båndet er overalt, hvor et fysisk bilag kan ses, vedhæftes, importeres eller fjernes. Det gælder bl.a. bogføringskladden, bankafstemning, posteringer, her kan de forhåndsvises og udpeges fra en oversigt over indbakken. Vis knappen Vedhæftede bilag kan ses via Vis-knappen i båndet, der findes i alle skærmbilleder og posteringslister, hvor fysiske bilag indgår i en postering. Rapport Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag er en oversigt/rapport over samtlige fysiske bilag, bogførte og ikke-bogførte. Oversigten kan filtreres, søges og sorteres valgfrit. Eksport Bilag kan eksporteres under Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag.Upload bilag til Uniconta uden ventetid
Der er flere måder at uploade fysiske bilag til Uniconta:- Upload til indbakken
- E-mail til indbakken
- Upload via Uniconta Assistant (Telefon App)
- Upload via Uniconta Upload (Telefon App)
- Upload mens du bogfører
- Upload under bankafstemning
- Upload/udskift efter du har bogført