Under Firma/Medarbejdere eller Projekt/Vedligeholdelse/Medarbejdere kan der oprettes medarbejdere.
Medarbejderne der oprettes her, kan vælges fra mange tabeller i Uniconta og dermed gives mulighed for statistiske udtræk.
Beskrivelse af felter
Nedenfor er nogen af felterne beskrevet| Feltnavn | Beskrivelse |
| Beskrivelse | |
| Nummer | Her indtastes medarbejderens nummer / initialer |
| Navn | Her indtastes medarbejderens navn |
| Stilling | Her vælges medarbejderens stillings betegnelse |
| Gruppe | Her vælges eventuelt den medarbejdergruppe, som medarbejderen indgår i. Læs mere her. |
| Adresse | |
| Adresse 1 | Udfyldes med medarbejderens private adresse - linje et |
| Adresse 2 | Udfyldes med medarbejderens private adresse - linje to |
| Postnummer | Udfyldes med medarbejderens private adresses postnummer |
| Bynavn | Udfyldes med medarbejderens private adresses bynavn |
| Kontaktperson | |
| Mobil telefon | Udfyldes med medarbejderens mobil telefon nummer |
| Privat mobil | Udfyldes med medarbejderens private mobil telefon nummer |
| Udfyldes med medarbejderens firma E-mail | |
| Privat E-mail | Udfyldes med medarbejderens private e-mail |
| CPR-nr | Udfyldes med medarbejderens CPR-nr |
| Lønnummer | Udfyldes med medarbejderens lønnummer |
| Registreringsnummer | Indtast registreringsnummeret på medarbejderen bil. Bruges i forbindelse med kørselsregistrering. Læs mere her. |
| Lønart | Feltets værdi bruges ifm. projektbudgetlinjer. Lønarten der angives her, foreslås som default lønart, når der foretages tidsregistrering via Uniconta Assistant app'en. |
| MNE-No | Her indtastes Revisor MNE-No. Skal kun udfyldes af revisorer. Feltet benyttes i forbindelse med udskrifter af balancer. Læs mere her. |
| Bruger | |
| Godkender og Godkender 2 | Disse felter udfyldes på medarbejderen, hvis medarbejderen skal indsende købsbilag til Uniconta, og der automatisk ønskes tilføjet en godkender ved indsendelse af bilagene. Eksempel: På Medarbejder "EE" står "LJ" som Godkender "EE" indsender et bilag. "LJ" modtager automatisk det af "EE" indsendte bilag til godkendelse. Vælges Godkender 2 her sendes et fysisk bilag godkendt som godkender af denne medarbejder automatisk videre til Godkender 2. Eksempel: På Medarbejder "EE" står "LJ" som Godkender og "PC" som godkender 2 "EE" indsender et bilag. "LJ" og "PC" modtager automatisk det af "EE" indsendte bilag til godkendelse. Er medarbejderen selv sat som f.eks godkender 1, så lægges bilaget til godkendelse hos brugeren selv. Som f.eks i app. eller fra brugerens standard e-mail. |
| Login-id |
Hvis man tilføjer medarbejders login-id på medarbejderkartoteket, vil vi kunne sætte medarbejder på ved oprettelse af salgs- og indkøbsordrer, da Uniconta nu kan genkende medarbejderen via login-id’et. Det samme gælder hvis Timekladden og app'en Uniconta Employee skal bruges.
Hvis man er logget ind med et medarbejder login-id og godkender en anden medarbejders bilag, så er det ens eget medarbejder-Id, som stemples i indbakken som godkender.
Der kan nøjes med at give en medarbejder kun læse adgang til fysiske bilag, da der ikke kræves andre rettigheder for at godkende et bilag. Læs mere om brugerrettigheder her.
En medarbejder kan også bruge 'Godkend' funktionen under ’Min profil’ i topbaren. Dette kræver at man i medarbejder kartoteket har indtastet Login-id på medarbejderen.
Læs mere om godkendelse i fysiske bilag (indbakke) her. |
| Faktura, Bekræftelse og Tilbud | Hvis en medarbejder skal modtage en kopi af fakturaer, ordrebekræftelser og tilbud, markeres disse felter. Mailadressen bliver sat i cc. Medarbejderen modtager kun dokumentet, hvis vedkommende er valgt i feltet Medarbejder på f.eks. salgsordren og hvis der er angivet en mail-adresse på medarbejderen. Bemærk! Hvis du har et login til Uniconta og dit Uniconta-login er koblet sammen med en medarbejder i medarbejder-kartoteket, så udfyldes feltet Medarbejder automatisk med dit medarbejdernummer, når du opretter salgsordrer, med mindre at der ved oprettelse vælges en anden medarbejder manuelt eller der er angivet en specifik medarbejder på kunden i debitorkartoteket. Medarbejder tilføjes når der trykkes på 'Gem'. |
| Vis omkostning | Ej implementeret her. Funktionen tilgås under Firma/Bruger rettigheder/Administrer brugere. Topmenu [Menu Layout]. Læs mere her. |
| Send e-mail til bilagsgodkendelse | Hvis markering sættes her sender Uniconta en notifikation til medarbejderens e-mail når et bilag kommer ind i indbakken hvorfra medarbejderen kan godkende bilaget. OBS! Medarbejderen får først e-mailen når han er valgt som godkender og brugeren trykker på 'Gem'.
Det kræver et login på medarbejderen, at Login-id er udfyldt. E-mail er udfyldt og at der er sat hak i 'Send e-mail til bilags-godkendelse' på medarbejderen.
[Afventer godkendelse] Denne funktion har samme krav til opsætning som "Send e-mail til bilagsgodkendelse" som specificeret i foregående linje.
Bemærk! Modtager man ikke mailen, kan man oprette post@uniconta.com som kontaktperson i sin mailklient. Det forhindre afsendermailen i at blive sat som "phishing" mail.
Medarbejderen godkender i denne mail.
Klik på "Godkend her".
Vælger man ”Godkend” eller ”Afvis” fra e-mailen, så vil linket efterfølgende være inaktivt. Vælger man ”Vent”, så er linket stadig aktivt, men nu kan bogholderen se, at bilaget ligger i mappen ”Venter”, og kan også se det notat, som godkenderen har skrevet.
Så hvis man endnu ikke er klar til enten at godkende eller afvise, så er det bedre at vælge ”Vent”, fordi så kan bogholderen se, at godkenderen har set bilaget, men ikke kan tage stilling.
”Vent” virker på samme måde som via e-mail når man godkender bilag via ”min profil” menuen.
Der er mulighed for at gensende en anmodning om godkendelse fra Økonomi/Fysiske bilag (indbakke). Læs mere her.
Hvis det vedhæftede bilag ikke er PDF eller XML, så vil filen blive downloaded og vist i et eksternt program. |
| Lagersted | Her kan medarbejders default lagersted indsættes. Når denne medarbejder indtaster en salgsordre, vil dette lagersted bliver foreslået på ordrelinjen. NB: Medarbejderen skal have et brugerlogin til Uniconta, samt have dette brugerlogin tilknyttet medarbejderen i feltet "Login-id" |
| Priser | |
| Kostpris og Salgspris | Her kan kostpris og salgspris angives. Det er laveste niveau. Dvs at priser oprettet andre steder vil overstyre disse. Kostpris kan navngives her uden at salgspris udfyldes. Der skal altid være en kostpris på en medarbejder. |
| Time | |
| Klarmeldt dato og Godkendt dato | I disse felter angives dagen før medarbejderen skal begynde at tidsregistrere. Felterne opdateres automatisk med nye datoer, hver gang en medarbejder klarmelder og/eller godkender timer for medarbejderen, så der i disse felter altid kan ses, hvor langt medarbejderen er med at klarmelde og godkende timer. |
| Ansat | |
| Ansat | Udfyldes med dato for ansættelse. Feltet er et informationsfelt. |
| Fratrådt | Udfyldes med dato for fratrædelse. Feltet er et informationsfelt. |
Beskrivelse af knapper (oversigten)
| Knap | Beskrivelse |
| Tilføj | Vælg denne knap, hvis du vil tilføje nye medarbejdere til medarbejderkartoteket. Udfyld relevante informationer.
|
| Projekt tidsregistrering | Denne knap vises kun, hvis feltet Time er markeret under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til/fra. Trykkes på Projekt Tidsregistrering kan medarbejderens tidsregistreringer ses. Her kan timerne også godkendes. Læs mere om Timeregistrering her. |
| Arbejdstid | Her vises medarbejderens tidsregistrering fra Uniconta Work appen. Læs mere herom: Arbejdstid fra Uniconta Work appen - Uniconta |
| Posteringer | Her vises medarbejderens posteringer. Læs mere herom her: medarbejderposteringer |
| Indstillinger | Under Indstillinger vises medarbejder provision, Medarbejdersatser og Kalender |
| Godkend bilag | Bilag der er angivet til at skulle godkendes af en medarbejder, kan godkendes via denne knap.
Se en kort VIDEO om bilagsgodkendelse i indbakken. (Klik her for en engelsk version af videoen). Denne video på 9 minutter viser blandt andet vores mapper i indbakken, hvordan man opretter medarbejder til at godkende bilag, og hvordan man godkender fra en email, Unicontas indbakke og bruger ikonet.
Hvis der på kreditorkortet er tilknyttet en medarbejder, vil denne medarbejder blive sat som 'Godkender 1' i Fysisk bilag (Indbakke). |
| Projekter | Denne knap kan kun ses, hvis man under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til/fra har markeret feltet Mine projekter under Projekt.
Vælges knappen kan man se, hvilke projekter medarbejderen kan se under menupunktet Projekt/Mine projekter samt på Uniconta web og i app'en Uniconta Assistent.
Udover de projekter, der står her kan medarbejderen se de projekter som medarbejderen står som ansvarlig på.
Projekter kan tilføjes og slettes fra listen.
Funktionen er implementeret i Timeregistrering og Projekt kladder i Uniconta Assistent App, således at der i App'en kun kan registreres på "mine projekter". Samme funktion er implementeret i Windows Klienten. |
Ny medarbejder (projekt/time)
Hvis der skal oprettes en ny medarbejder, der skal kunne foretage timeregistrering i projektmodulet kan følgende fremgangsmåde benyttes. Bemærk! Pkt. 1-4 kan sagens gøres i god tid inden medarbejderen starter. Pkt. 5-6 kan man evt. vente med at gøre til dagen, hvor medarbejderen starter, så licensen for brugeren først betales fra denne dato.- Opret medarbejder Opret den nye medarbejder i medarbejder-kartoteket f.eks. under Projekt/Vedligeholdelse/Medarbejdere Husk at udfylde felterne Klarmeldt dato og Godkendt dato. Læs evt. mere om disse felter m.m. ovenfor.
- Medarbejdersatser Angiv evt. forskellige medarbejdersatser på medarbejderen under knappen Indstillinger/Medarbejdersatser. Læs mere herom her. Hvis ikke der angives nogen medarbejder-satser her, benyttes priserne fra felterne Kostpris og Salgspris i medarbejderkartoteket i stedet for.
- Kobl medarbejder til en kalender Vælg knappen Indstillinger/Kalender fra medarbejder-oversigten for at koble medarbejderen sammen med en kalender. Vælg knappen Tilføj post, og vælg hvilken kalender medarbejderen skal tilknyttes samt hvilken dato medarbejderen starter i feltet Gyldig fra. Bemærk! Denne opsætning kan også foretages under Projekt/Vedligeholdelse/Time/Opsætning af kalender. Hvis der ikke findes en kalender der passer til medarbejderens timer, så skal denne først oprettes. Læs mere herom her.
- Vælg hvem der skal godkende timerne Vælg hvem der skal godkende den nye medarbejders timer under Projekt/Vedligeholdelse/Time/Opsætning af godkender. Vælg knappen Tilføj post, og udfyld feltet Medarbejder og Godkender, med henholdsvis den nye medarbejder og den medarbejder der skal godkende vedkommendes timer. Læs mere herom her
- Opret en Uniconta-bruger Hvis ikke medarbejderen allerede har en uniconta-bruger, så skal der oprettes en bruger til medarbejderen.Hvis medarbejderen er en ny medarbejder hos en revisor/univisor, så oprettes brugeren som beskrevet her: Opret ny bruger til medarbejder hos revisor/univisor Hvis det er en anden type medarbejder, så kan vedkommende oprettes, som beskrevet her: https://www.uniconta.com/da/unipedia/firma/administrer-brugere/#3
- Giv brugeren adgang til det ønskede regnskab Hvis medarbejderen har en bruger i forvejen og/eller hvis medarbejderen blev oprettet som ny medarbejder hos en revisor/univisor (som beskrevet ovenfor), så skal der åbnes for at medarbejderen kan se det regnskab, hvori der skal laves timeregistrering.Vælg Firma/Brugerrettigheder/Administrer brugere og følg nedenstående beskrivelse: https://www.uniconta.com/da/unipedia/firma/administrer-brugere/#2
- Kobl medarbejder og uniconta-bruger sammen Medarbejderen du oprettede i medarbejder-kartoteket og uniconta-brugeren skal nu kobles sammen. Dette kan gøres på forskellig vis:Vælg knappen Sæt medarbejder og udfyld feltet Medarbejder med den medarbejder i medarbejderkartoteket der skab kobles sammen med uniconta-brugeren.Eller..Udfyld feltet Login-id på medarbejderen i medarbejderkartoteket, f.eks. under Projekt/Vedligeholdelse/Medarbejdere