Vedhæftning af dokumenter og notater

Følg

Vedhæftning af notater

Notater tilføjes f.eks. en vare, debitor eller kreditor vha. knappen Vedhæftede Filer/Notat eller med genvejen Alt+N. Vælg knappen Tilføj notat og skriv det ønskede notat i feltet Notater, og vælg evt. en notat-gruppe. De resterende felter autoudfyldes, når du vælger knappen Gem. Version-91Det er muligt at ændre i dato feltet.

E-mail arkivering

Version-92Det er muligt at indlæse en e-mail fra Outlooks indbakke eller fra sendt post. Man fremsøger e-mails enten i indbakken eller sendt post via dato. Vælg e-mailen og klik på "Importer".  

Fjern et notat

  • Vælg knappen Vedhæftede Filer/Notat
  • Markér notatet der skal fjernes og vælg knappen Slet

Dokumenter på debitorer, kreditorer og varer

Dokumenter tilføjes vha. knappen Vedhæftede Filer/Dokument eller med genvejen Ctrl+M. Når man vedhæfter et dokument eller et fysisk bilag, indlæses dette dokument, og gemmes på Uniconta serveren. Se en kort VIDEO om debitor dokumenthåndtering i Uniconta. Vælg knappen Tilføj og udfør nedenstående 5 trin:
  1. Vælg Gennemse
  2. Udvælg dokumentet, du ønsker at vedhæfte
  3. Vælg Åbn for at vedhæfte det udvalgte dokument
  4. Udfyld evt. en tekst og vælg evt. en dokumentgruppe. Bemærk! Det er kun de første 100 tegn i tekst- feltet der gemmes.
  5. Vælg Gem for at afslutte vedhæftningen af dokumentet.

Dokumenter på salgs- og indkøbsordrer

Det er også muligt at vedhæfte dokumenter til salgs- og indkøbsordrer. I den forbindelse kan du vælge, om disse dokumenter skal vedhæftes de mails du sender til kunden med f.eks. ordrebekræftelser og fakturaer m.m.
  • Vælg ordren eller indkøbet, som dokumentet skal vedhæftes
  • Vælg knappen Vedhæftede filer/Dokument eller tast Ctrl+O
  • Vælg knappen Tilføj og udfør nedenstående 7 trin:
    1. Vælg Gennemse
    2. Udvælg dokumentet, du ønsker at vedhæfte
    3. Vælg Åbn for at vedhæfte det udvalgte dokument
    4. Udfyld evt. en tekst og vælg evt. en dokumentgruppe. Bemærk! Det er kun de første 100 tegn i tekst- feltet der gemmes.
    5. Markér felterne Tilbud, Faktura, Indkøbsordre mm. afhængig af hvilke formularer dokumentet skal medsendes på.
    6. Hvis du ønsker at dokumentet vedhæftes fakturaen i faktura-arkivet, markeres feltet Gem i fakturaarkiv
    7. Vælg Gem for at afslutte vedhæftningen af dokumentet.

Fjern et dokument

  • Vælg knappen Vedhæftede Filer/Dokument
  • Markér dokumentet der skal fjernes og vælg knappen Rediger
  • Vælg knappen Slet Bemærk! Hvis man fjerner en vedhæftning, så vil clips-ikonet ikke forsvinde indtil serveren opdateres, men vedhæftningen er fjernet.

Størrelse på dokumenterne

Maksimal størrelse på et vedhæftet dokument er 20 MB. Man kan sagtens vedhæfte flere dokumenter, men man bør være opmærksom på, at man ikke blot vedhæfter ukritisk. Vedhæftes f.eks. mange dokumenter til en faktura, der sendes til en kunde pr. mail,  er det ikke sikkert kunden kan modtage denne, pga. begrænsninger i størrelsen af mails, de må modtage i deres mailsystem. Bemærk! Hvis du afsender fakturaer via OIOUBL og tilknytter vedhæftede dokumenter til dine salgsordrer, så er der en begrænsning på, hvor store filerne må være. Læs mere herom her

Eksempel - Vedhæftning af salgs- og leveringsbetingelser

Hvis du f.eks. ønsker at der automatisk medsendes et dokument med salgs- og leveringsbetingelser, når du f.eks. sender fakturaer, så kan du vedhæfte et sådan dokument til e-mailopsætningen.
  1. Vælg Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning
  2. Markér den e-mailopsætning, hvortil du vil knytte et dokument. Vælg f.eks. e-mailopsætningen med e-mail type = Faktura, for at vedhæfte et ekstra dokument, når der afsendes fakturaer på mail
  3. Vælg knappen Vedhæftede filer
  4. Vælg knappen Tilføj
  5. Vælg en fil vha. knappen Gennemse, indsæt en url m.m. som beskrevet ovenfor i de andre afsnit vedr. vedhæftninger.

Sammenlæg to dokumenter

Det er muligt at sammenlægge to PDF'er i vedhæftede filer. Marker de to PDF'er der skal sammenlægges. Hold CTRL-tasten nede, og klik på de to PDF'er med musen. Det er muligt at vælge om der skal venstre eller højre sammenlægges. Vælger man venstre, vil dokumentet i venstre-side være det første i den nye sammenlægning, hvorimod hvis man vælger højre, er det højre-side der vil være det første dokument i den nye fil. Klik på "Join" og klik på "Ja" for at slette den ene af filerne. Så er der sammenlagt 2 filer, nemlig fil 2 og 3, og gemt i "Entydigt id" 3

Anvendelse af links

Sætter man hak i "Tillad eksterne link til vedhæftninger" under Firma/Firmaoplysninger, får man mulighed for at linke til sine vedhæftninger i en browser. Det sker via en 128 bit kode som Uniconta generere, også kendt som GUID (Global Unik Identificer). Denne GUID kode kan ses i feltet "GUID" For at kunne det vedhæftningen har men brug for selve linket til denne vedhæftning. For alle vedhæftninger gælder følgende: Man skal bruge nedenstående link, og efter ? skal man indsætte "GUID" koden https://web.uniconta.com/document/ViewAttachment?[GUID-koden] Linket skal se ud som nedenstående link: https://web.uniconta.com/document/ViewAttachment?76b53e20-ce61-2385-3187-a63f13216c42

Gem kun stien til filen

Man kan også vælge, at Uniconta kun skal gemme referencen, når der vedhæftes filer. Det kan være, at man har sit eget drev eller url, hvor man gemmer sine dokumenter, og ønsker at visning af dokumentet skal hentes fra den angivne sti, i stedet for at gemme og hente på Uniconta serveren. Fremgangsmåden for vedhæftning af filer er den samme som nævnt ovenfor, dog skal feltet Gem kun stien til filen markeres.

Vedhæftning af dokumenter via url

Man kan også vælge, at vedhæfte dokumenter som f.eks. billeder af varer vha. en url til en hjemmeside. I så fald skal du blot udføre følgende 3 trin:
  1. Indtast eller indsæt en kopieret Url i feltet Url
  2. Udfyld evt. en tekst og vælg evt. en dokumentgruppe Bemærk! Det er kun de første 100 tegn i tekst- feltet der gemmes
  3. Vælg Gem for at afslutte vedhæftningen af dokumentet