Opsætning af kreditorbetaling – Uniconta

Se en VIDEO om kreditorbetalinger. Opsætning af bankkontoen, kladden, bank formater og filformater beskrives i minut 1:00 -17:00. Opsætninger på kreditorkortet beskrives i minut 17:00-25:00. Resten af videoen viser hvordan man kan bruge systemet til at håndtere kreditorfakturaer helt fra fysiske bilag (indbakke) til bogføring af fakturaer i en kladde og videre til betalingsforslag hvorfra man kan danne en betalingsfil og overføre betalinger til en kladde til bogføring af disse betalinger. Opsætning af kreditorbetaling Først en gennemgang af de opsætning der er nødvendig for at kunne danne betalingsfiler.

Opret en ny konto til banken, husk at vælge kontotypen bank som vist herunder;
Opret en kladde til den nye bank, evt. 2 stk, en til betalinger (kreditorer) og en til afstemninger. Læs mere her;
Gå til bankafstemning og på 'Indlæs bankkontoudtog' og opsæt formater for den nye bank. Læs mere her;
Gå til Kreditorbetalinger/Filformat og opsæt et nyt filformat som vist herunder;
Gå til kreditor og ændre alle betalingsformater til den nye bank. Læs mere her.

Opsætning af bankkonto

Der skal oprettes en eller flere bankkonti. Bankkonti oprettes og vedligeholdes under Økonomi/Bankafstemning. OBS.: Bank konti skal have Kontotypen "Bank" i Kontoplanen for at de kan benyttes.

Her er der oprettet en bankkonto for Danske Bank. IBAN og SWIFT skal udfyldes, hvis der skal foretages betalinger til udlandet. Bemærk: Får man følgende besked: The Bank Identification ID is mandetory for '[Banknavn]' Skal man gå til Økonomi/Bankafstemning, vælge den aktuelle bank, redigere den, og indtaste identifikations id.

Valg af filformat

Der skal oprettes et filformat for betalingsmåden Danske Bank. Dette gøres under Kreditor/Vedligeholdelse/Filformater for betalingsmåder.

Beskrivelse af de enkelte felter

Feltnavn	Beskrivelse
Formatering	Skriv et ønsket navn til formateringsopsætningen f.eks. DB hvis du bruger Danske Bank
Navn	Har du eksempelvis skrevet DB i feltet Formatering kan du her skrive Danske Bank, dvs. en mere uddybende tekst for selve formateringsopsætningen.
Standard	Markér dette felt, hvis betalingsformatet skal være dit standard-format. Det vil sige det format du ønsker at bruge ved betaling af dine kreditorer, med mindre et andet format vælges på den enkelte kreditor.
Betalingsformat	Her kan vælges i mellem de forskellige betalingsformater der findes i Uniconta. Der findes pt. følgende formater. Danske Bank (DanskeBank_CSV) og Nordea (Nordea_CSV) har deres eget udlæsningsformat. De andre banker er tilknyttet en af de tre bankcentraler (BankData, BEC_CSV eller SDC). CSV benyttes til at danne oprette en unik betalingsreference som bruges ifm. samlebetalinger. Samlebetalingerne kan overføres til bogføringskladde uden der dannes en betalingsfil, ved at benytte betalingsformatet CSV. Der skal trykkes 'Opret fil til betalinger' før den unikke betalingsreference dannes. ISO20022 formaterne vil ikke blive gennemgået i dette dokument.
Gruppering	Gruppering benyttes til Samlebetalinger. Kort fortalt giver det mulighed for at samle betalinger til samme kreditor efter forskellige principper. 'Faktura' vil danne en betaling pr. faktura. Læs mere om dette under afsnittet Samlebetalinger.
Bankkonto	Udfyldes med den bankkonto i kontoplanen som dine kreditorbetalinger skal hæves på.
Kladde	Udfyldes med den bogføringskladde, du ønskes at kreditorbetalingerne skal overføres til, når du vil bogføre betalingerne. Feltet kan efterlades blankt og så vælges kladden blot ved overførsel af betalinger til kladden.
Bankdag	Hvis dine kreditorbetalinger forfalder f.eks. en lørdag, kan du her opsætte systemet til automatisk at ændre betalingsdatoen til første bankdag før eller efter forfaldsdatoen. Der kan læses mere om dette her.
Lang adviseringstekst	Markér feltet, hvis du ønsker at medsende lange adviseringstekster. Bemærk! Mange banker opkræver ekstra betaling for lange adviseringstekster.Der kan læses mere om dette her.
Meddelelse	Brugerdefineret opsætning af meddelelse til modtager af en betaling. Der kan læses mere om dette her.
Vores besked	Brugerdefineret opsætning af meddelelse til eget bankkontoudtog. Der kan læses mere om dette her.
Indstillinger	Der er pt. kun yderligere indstillinger for betalingsformaterne XML ISO20022.

Opsætning på kreditor og indtastning ifm. købsfakturaer

Det anbefales, at udfylde betalingsoplysningerne på den enkelte kreditor under Kreditor/Kreditor og knappen Rediger. Det er felterne Betalingsmåde, SWIFT og Betalings-ID der benyttes til at angive, hvordan den enkelte kreditor skal betales. Betaling med kontooverførsel til dansk bankkonto Hvis din leverandør skal betales vha. en kontooverførsel, så udfyld felterne således:

Feltet Betalings-id udfyldes med det danske bankkontonummer. De første 4 karakterer angiver registreringsnummeret for banken og de resterende karakterer udgør kontonummeret. Kontonummeret kan angives, som vist ovenfor, men nedenstående eksempler vil også blive accepteret. Ved udlæsning til betalingsfil, vil alle alfanumeriske værdier blive fjernet. De eneste krav er følgende:

Registreringsnummer står før kontonummeret
Registreringsnummer skal altid være 4 cifre
Kontonummer vil blive læst som alle de cifre der kommer efter registreringsnummeret. Uniconta indsætter automatisk foranstillede nuller.

Eksempler, som vil være valide:

66107051101114
6610 7051101114
6610-7051101114
6610/7051101114
Regnr: 6610 Kontonummer: 7051101114
6610567689
6610-567689
6610 567689
6610/567689
Regnummer: 6610 Konto: 567

Der kan også angives et udenlandsk bankkontonummer, som ikke er IBAN. Her kræves det, at SWIFT-koden er udfyldt. For et udenlandsk bankkontonummer vil der ikke være krav til registreringsnummer og længde på kontonummeret. Teknisk info: Kreditors bankkonto er også det vi kalder BBAN (Basic Bank Account Number). Feltet Betalings-id er et alfanumerisk fritekst-felt. Betaling med kontooverførsel til udenlandsk bankkonto Hvis din leverandør skal betales vha. en kontooverførsel, så udfyld felterne således:

Ved bankoverførsel til udlandet skal der angives et IBAN nummer og en SWIFT kode. De eneste krav er følgende:

SWIFT-koden indsættes i feltet SWIFT.
IBAN nummer angives i feltet Betalings-id

Formatet vil blive valideret ifm. dannelse af betalingsfilen. Betaling med betalings-id / indbetalingskort Hvis din leverandør skal betales vha. en kontooverførsel, så udfyld eksempelvis felterne således. Nedenfor er der en forklaring til værdien i feltet Betalings-ID, der kan udfyldes på forskellige måder på kreditoren.

Først en kort gennemgang af hvordan en OCR-linje er opbygget:

Kortart	Uniconta understøtter følgende kortarter 71, 73, 75 og 04.
Betalings-ID	Betalingsidentifikationen, der er på 15 cifre på +71 kort er en entydig identifikation af indbetalingen. Det sidste ciffer er et checkciffer, som er modulus-beregnet, og dette ciffer indtastes ikke, men udregnes automatisk af systemet. Betalings-ID vil typisk være et forløbende nummer, som f.eks. et Fakturanummer. Debitornummer indgår også ofte i Betalings-ID. I ovenstående eksempel benyttes de første 9 cifre til Debitornummer. De efterfølgende fem cifre er reserveret til det fortløbende fakturanummer og er i dette eksempel den eneste variable værdi.
FI-Kreditor-nummer	Er et unikt nummer, som en virksomhed tildeles af banken, således at banken kan genkende hvilken bankkonto betalingen skal indsættes på. Kreditornummeret er på 8 cifre – første ciffer er 8. Kreditornummeret kan både indtastes med og uden foranstillet +, men som minimum skal der være et mellemrum mellem selve betalingsid'et og FI-kreditornummeret. Eksempler, som vil være valide: +82302956 82302956

Hvis din leverandør skal betales vha. et FIK-71 indbtalingskort, og du har valgt Betalingsmåde +71 og indtastet FI-kreditornummeret i feltet Betalings-id, så skal du blot indtaste selve betalingsid'et ved bogføring af købsfakturaen, f.eks. som vist her i en bogføringskladde: OCR-linjen på kreditorfakturaen er vist herunder. Fakturanummeret er ’123’.

Her er et andet eksempel hvor betalings-Id har en række foranstillede nuller. Det er ikke nødvendigt, at taste de foranstillede nuller, da system selv indsætter dem:

Hvis feltet Betalings-id efterlades blankt på kreditoren, så skal hele betalings-id'et indtastes ved bogføring af købsfakturaen. Det er ikke nødvendigt at angive de foranstillede nuller, dem sørge systemet selv for at indsætte. I dette eksempel står fakturanummeret som den første del af Betalings-ID.

Man kan også kopiere hele OCR-linjen fra PDF-fakturaen ind i feltet Betalings-id, så slipper man også for at taste.

Opsætning af automatisk dannelse af betalingsid For yderligere at optimere brugervenligheden ved registrering af kreditorfakturaer og kreditorbetalinger, er der indført muligheden for at lave en opsætning på kreditoren, så betalings-id ikke skal indtastes manuelt ved bogføring af købsfakturaer. I eksemplet har vi en kreditor, som sender fakturaer med nedenstående OCR-linje. Den eneste værdi der ændre sig er fakturanummeret. Fakturanummeret er derfor erstattet med karakteren ’n’. I vores eksempel udgør fakturanummeret 5 cifre ’00123’. Det sidste ciffer ’5’ er et checkciffer, som systemet selv beregner.

Uniconta vil automatisk indsætte det fakturanummer, der er angivet på fakturaposten, samt tilføje checkciffer. I nedenstående eksempel har vi en leverandør, som har sendt en faktura med fakturanummer 7519258. Det første ciffer i fakturanummeret er ikke en del af betalingsId'et, som det kan ses herunder. Det syv cifret fakturanummer indtastes ifm. registreringen - Uniconta vil sørge for at fjerne det første ciffer ifm. dannelse af betalings-ID.

Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde. Bemærk, at der ikke er udfyldt noget i feltet Betalings-id. Man skal kun huske at indtaste fakturanummeret, da det bruges til at danne OCR-linjen.

FIK maske kan også bruges til +75 og +04. Kortart +73 Kortart +73 har ikke et betalings-ID i form af et nummer, idet man ved denne kortart får oplyst navnet på indbetaleren. OCR-linjen kan se således ud.

I feltet Betalings-id på kreditoren angives kreditornummeret.

Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde.

Kortart +75 FIK75 er minder meget om FIK71. Forskellen er, at betalings-ID er 16 cifre og der kan skrives en besked til modtageren. Der er samme muligheder for FIK maske etc. som blev gennemgået for FIK71. I dette eksempel er der kun angivet et fakturanummer i betalings-ID.

FIK masken vil se således ud på kreditoren.

Kortart +04 Giro 04 har et fast betalings-ID og det kan med fordel indtastes på kreditoren, som vist ovenfor. Bemærk, at det ikke er nødvendigt at angive foranstillede nuller.

I dette eksempel er det faste betalings-ID 65375998 og checkcifret er 5.

Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde. Bemærk, at Betalings-id er blankt, da Betalings-Id hentes fra kreditoren ifm. betalingen.