Betalingsforslag findes under Kreditor/Rapporter/Betalingsforslag
Brug knappen ’Kontroller’ til at validere betalingerne inden de udskrives til banken. Der vil blive foretaget den samme valideringen når betalingsfilen dannes, så det er ikke et krav, at kontrollere inden dannelse af filen.
Der blev fundet tre fejl. Der står en udførlig fejlbeskrivelse i kolonnen ’System info’.
Fejlene kan nu rettes inden der dannes en betalingsfil.
Husk at trykke på knappen Gem efter rettelserne er foretaget.
Betalingerne er nu rettet og er alle ’Ok’ og klar til at blive udlæst til banken.
Ved at trykke på knappen ’Opret fil til betalinger’ får man nedenstående dialogboks.
Her vælges den ønskede Betalingsmåde. Betalingsmåden vil blive udfyldt med default værdien, men kan ændres.
Herefter angives der et filnavn og en placering af filen, som vist i nedenstående.
Hint: Man kan herefter filtrere kolonnen ’System Info’ med værdien ’Betalt’ og få vist alle de udlæste betalinger.
Betalingerne kan herefter overføres til kladde, hvis man ønsker at bogfører betalingerne med det samme. En anden mulighed er manuelt at sætte ’hak’ i kolonnen ’Betalt’ for at holde styr på hvilke betalinger der er udlæst til banken.
Note: Betalingsformatet 'CSV' kan bruges til at danne betalinger/samlebetalinger og overføre dem til Bogføringskladden uden at danne en betalingsfil og uden at have diverse bank valideringer.
Der skal trykkes ’Opret fil til betalinger’. Der vil ikke blive dannet en fil, men der vil blive oprettet en unik Betalingsreference som bruges ifm. samlebetalinger.
Ved at trykke på knappen ’Overfør til kladde’ får man nedenstående dialogboks. Det er alle synlige posteringer der vil blive overført med undtagelse af de posteringer der har 'hak' i Venter.
Dialogboksen bliver udfyldt med de default værdier man evt. har angivet under ’Filformater for betalingsmåder’.
I ovenstående eksempel vil betalingerne blive overført til kladden ’Dag’ og modposteret på bankkontoen 5850.
Ved bogføringen bliver betalingerne automatisk udlignet med fakturaposten.
OBS.: Når der betales i valuta fra en dansk bankkonto, så anbefales det ikke at bogføre betalingerne, samtidig med at betalingsfilen til banken dannes. Dette skyldes at kursen som banken vil anvende ifm. betalingen ikke kendes før betalingen er gennemført i banken. Det anbefales i stedet at bogføre kreditorbetalingerne via bankafstemningen/import af bankkontoudtog.
Man kan med fordel benytte de forskellige filtreringer der findes i Uniconta.
Her er der lavet en filtrering på Betalingsformat 'Misc'. Filteret er gemt i Layout og vil derfor altid kun vise posteringer med Betalingsformat 'Misc'.
NB. Det er kun de betalinger der er søgt frem, som vil blive udlæst i betalingsfilen.
Hint: Brug evt. Kommentar-feltet til udsøgning af betalinger.
I nedenstående eksempel er der skrevet en kode ’x’ i de betalinger som ønskes udskrevet. Det er på den måde let at filtrerer på dem.
Note: Når man åbner Betalingsforslag skærmbilledet vil Uniconta forsøge at opdatere posteringerne med et Betalingsformat, hvis det ikke allerede er udfyldt på posteringen. Det bliver gjort efter følgende logik. Er det angivet et Betalingsformat på kreditoren vil det blive benyttet ellers vil det Betalingsformat der er angivet som 'Standard' blive benyttet. Det er årsagen til, at man ser feltet udfyldt, men feltet vil være blankt i den originale postering.
Video vedr. kreditorbetalinger
Se en VIDEO om kreditorbetalinger. Her kan der ses et eksempel af hvordan man opretter en betalingsfil fra betalingsforslag med og uden samlebetalinger fra minut 29:20-39.30 og hvordan man bogfører betalinger fra betalingsforslag i minut 39:30-43:00. Resten af videoen viser opsætninger til kreditorbetalinger og hvordan man kan bruge systemet til at håndtere kreditorfakturaer helt fra fysiske bilag (indbakke) til bogføring af fakturaer i en kladde og videre til betalingsforslag.Beskrivelse af felterne
| Felt | Read/Write | Beskrivelse | Note |
| Kontonummer | R | Kreditor nummer | |
| Kontonavn | R | Kreditornavn | |
| Dato | R | Bogføringsdato for kreditorfakturaen | |
| Forfaldsdato | R | Dato for hvornår betalingen forfalder | kan ændres kreditor/åbne poster - rediger |
| Betalingsdato | W | Betalingsdato | Betalingsdatoen er den dag man vælger at betale fakturaen, og pengene bliver trukket på din bankkonto. Betalingsdatoen initieres med Forfaldsdatoen og hvis denne er overskredet udfyldes betalingsdatoen med Dagsdato |
| Tekst | R | Posteringstekst | Denne tekst udlæses ikke i betalingsfilen |
| Faktura | R | Leverandør fakturanummer | |
| Fakturabeløb | R | Fakturabeløbet | |
| Resterende | R | Resterende beløb | Det beløb der sendes til betaling i banken |
| Delbetaling | W | Delbetalingsbeløb |
Kun udfyldes, hvis man ikke ønsker at betale det fulde beløb. Delbetalingsbeløb overføres til Betalingsbeløb.
Angives et beløb i Delbetaling, bliver der ikke taget hensyn til evt. kasserabat.
|
| Betalingsbeløb | R | Betalingsbeløb | Betalingsbeløb er beløbet, som kommer i betalingsfilen til banken. |
| Konteringstype | R | Konteringstype | Kan bl.a. være Faktura, Kreditnota og Betaling Hvis der ligger betalinger, kan man udligne disse på kreditoren inden man opretter file til betaling. Hvis der ligger kreditnotaer, skal man benytte samlebetaling for at få det samlede beløb til betaling i banken. Ellers skal disse udlignes på kreditor inden man opretter fil til betaling. |
| Kommentar | W | Intern kommentar | Information i denne kolonne er kun til internt brug. Informationerne vil ikke komme med i betalingsfilen. |
| Meddelelse | W | Besked til modtager | Tekst i dette felt udlæses i betalingsfilen. |
| System info | R | System informationer | I denne kolonne skrives evt. fejl der gør, at betalingen ikke kan dannes. Kolonnen udfyldes ifm. en validering der foretages inden betalingsfilen dannes. Kolonnen får status ’Ok’ hvis betalingen er kontrolleret uden fejl. Kolonnen får status ’Betalt’ når betalingen er blevet korrekt udlæst. Informationerne i System info ’lever’ kun så længe skærmbilledet er åbent. |
| Betalingsformat | W | Format (Filformater for betalingsmåder) | En angivelse af hvilket betalingsmåde der er valgt for den enkelte betaling. |
| Bilag | R | Bilagsnummer | |
| Venter | W | Venter | Hvis feltet ’Venter’ er udfyldt vil denne betaling ikke komme med i betalingsfilen og betalingen vil heller ikke blive overført til bogføringskladden. Alle poster kan nu markeres på en gang ved at sætte "Hak" i boksen i overskriften. |
| Betalt | W | Betalt - Transaktionen er udlæst i en betalingsfil | Feltet kan bruges til at holde kontrol med hvilke betalinger der er overført til banken. Markeringen bliver automatisk sat ifm. udlæsning af betalingsfil. Betalingen vil ikke blive udlæst til en betalingsfil, hvis feltet har et ’hak’. Markeringen kan altid ophæves, hvis man ønsker at udlæse betalingen igen. Dette kan gøres manuelt eller ved at bruge Knappen 'Afmarker Betalt'. |
| Fysisk | R | Fysisk | Angiver, om der er vedhæftet et fysisk bilag til betalingen. |
| Betaling | W | Betalingsbetingelser | |
| Betalingsmåde | W | ||
| Betalings-ID | W | Betalings-Id | Her står det betalings-id som posten er bogført med. Som udgangspunkt bogføres posteringerne med de betalingsoplysninger der er angivet på kreditoren, med mindre der indtastes andre betalingsoplysninger på f.eks. indkøbsordren eller i bogføringskladden ifm. bogføringen af købsbilaget. Du kan manuelt indtaste/ændre betalings-id'et på betalings-oversigten eller ved at redigere den åbne kreditorpostering. Hvis du fjerner en forkert værdi i dette felt, der f.eks. er indtastet ifm. bogføringen af bilaget, så kan du vha. knappen Opdater få hentet oplysningerne fra stamoplysningerne på kreditoren. |
| SWIFT | W | SWIFT-kode | |
| Kasserabatdato | W | Kasserabat dato | Fakturaer betalt før denne dato vil udløse kasserabat. |
| Kasserabat | W | Kasserabat beløb | Kasserabat beløb |
| Udnyttet kasserabat | W | Udnyttet kasserabat | Kasserabat beløb, der vil blive benyttet. Der kan læses mere om Kasserabat her. Note: ved samlebetalinger udfoldes betalingerne ved overførsel til bogføringskladden, hvis der benyttes kasserabat. |
| Betalingsreference (EndToEndId) | R | EndToEndID | Unikt reference ID der identificerer betalingen. Id sendes til banken og vil for nogle banker blive returneret i bankkontoudtoget. |
| Betalingsreference | R | Internt betalingsreference id | |
| Rapportering kode | W | Regulatorisk rapporterings formålskode | Feltet benyttes pt. kun ifm. betalinger fra ISO20022_SE eller ISO20022_NO. Det er vedrørende regulatorisk rapportering i Sverige og Norge. |
| Rapportering tekst | W | Regulatorisk rapporterings formålstekst | Feltet benyttes pt. kun ifm. betalinger fra ISO20022_SE eller ISO20022_NO. Det er vedrørende regulatorisk rapportering i Sverige og Norge. |
Beskrivelse af knapper på båndet
Knappen Marker Venter Knappen 'Marker Venter' kan også benyttes til udsøgning af betalinger. Ved at trykke på knappen vil alle betalinger blive marker som 'Venter'. Herefter kan man manuelt fjerne markeringen på de betalinger, som skal med i betalingskørslen. Kontroller
Der vælges hvilken Betalingsformat man ønsker at kontrollere.
Der blev fundet tre fejl. Der står en udførlig fejlbeskrivelse i kolonnen ’System info’.
Fejlene kan nu rettes inden der dannes en betalingsfil.
Husk at trykke på knappen Gem efter rettelserne er foretaget.
Betalingerne er nu rettet og er alle ’Ok’ og klar til at blive udlæst til banken.
Opret fil til betalinger
Når du er klar til at danne en betalingsfil til banken vælger du knappen Opret fil til betalinger:
Ved at trykke på knappen ’Opret fil til betalinger’ får man nedenstående dialogboks.
Her vælges den ønskede Betalingsmåde. Betalingsmåden vil blive udfyldt med default værdien, men kan ændres.
Herefter angives der et filnavn og en placering af filen, som vist i nedenstående.
Hint: Man kan herefter filtrere kolonnen ’System Info’ med værdien ’Betalt’ og få vist alle de udlæste betalinger.
Betalingerne kan herefter overføres til kladde, hvis man ønsker at bogfører betalingerne med det samme. En anden mulighed er manuelt at sætte ’hak’ i kolonnen ’Betalt’ for at holde styr på hvilke betalinger der er udlæst til banken.
Note: Betalingsformatet 'CSV' kan bruges til at danne betalinger/samlebetalinger og overføre dem til Bogføringskladden uden at danne en betalingsfil og uden at have diverse bank valideringer.
Der skal trykkes ’Opret fil til betalinger’. Der vil ikke blive dannet en fil, men der vil blive oprettet en unik Betalingsreference som bruges ifm. samlebetalinger.
Overfør til kladde
Når du ønsker at få bogført betalingerne, så vælger du knappen Overfør til kladde:
Ved at trykke på knappen ’Overfør til kladde’ får man nedenstående dialogboks. Det er alle synlige posteringer der vil blive overført med undtagelse af de posteringer der har 'hak' i Venter.
Dialogboksen bliver udfyldt med de default værdier man evt. har angivet under ’Filformater for betalingsmåder’.
I ovenstående eksempel vil betalingerne blive overført til kladden ’Dag’ og modposteret på bankkontoen 5850.
Ved bogføringen bliver betalingerne automatisk udlignet med fakturaposten.
OBS.: Når der betales i valuta fra en dansk bankkonto, så anbefales det ikke at bogføre betalingerne, samtidig med at betalingsfilen til banken dannes. Dette skyldes at kursen som banken vil anvende ifm. betalingen ikke kendes før betalingen er gennemført i banken. Det anbefales i stedet at bogføre kreditorbetalingerne via bankafstemningen/import af bankkontoudtog.
Fremsøgning af betalinger
Betalingerne kan udvælges efter Forfaldsdato ved at benytte nedenstående dato afgrænsning. I betalingsbilledet kan der laves yderligere afgrænsninger. Bemærk! Åbne kreditorposter med værdien 'Ingen' i feltet Betalingsmåde filtreres automatisk væk. Betalingsmåden 'Ingen' kan f.eks. med fordel angives på de kreditorer, der betales via leverandørservice, PBS eller lignende. Hvis du ved en fejl har fået bogført en købsfaktura med betalingsmåden Ingen, så kan dette rettes på den åbne kreditorpost under knappen Åbne poster i kreditorkartoteket, og herefter knappen Rediger.
Man kan med fordel benytte de forskellige filtreringer der findes i Uniconta.
Her er der lavet en filtrering på Betalingsformat 'Misc'. Filteret er gemt i Layout og vil derfor altid kun vise posteringer med Betalingsformat 'Misc'.
NB. Det er kun de betalinger der er søgt frem, som vil blive udlæst i betalingsfilen.
Hint: Brug evt. Kommentar-feltet til udsøgning af betalinger.
I nedenstående eksempel er der skrevet en kode ’x’ i de betalinger som ønskes udskrevet. Det er på den måde let at filtrerer på dem.
Note: Når man åbner Betalingsforslag skærmbilledet vil Uniconta forsøge at opdatere posteringerne med et Betalingsformat, hvis det ikke allerede er udfyldt på posteringen. Det bliver gjort efter følgende logik. Er det angivet et Betalingsformat på kreditoren vil det blive benyttet ellers vil det Betalingsformat der er angivet som 'Standard' blive benyttet. Det er årsagen til, at man ser feltet udfyldt, men feltet vil være blankt i den originale postering.
Udeluk betalinger til en bestemt leverandør
Hvis man har nogle leverandør som f.eks. betales via leverandørservice, og du derfor vil udelukke dem fra dit betalingsforslag, kan du gøre således:- Opret et nyt filformat under Kreditor/Vedligeholdelse/Filformater til betalingsmåder;
- F.eks. LS for LeverandørService (man behøver ikke udfyldes hele formen);
- Herefter retter man betalingsformatet på de kreditorer der er tilmeldt LeverandørService under Kreditor/Kreditor (klik på 'Rediger' og vælg 'Betalingformatet').
- Nu har man muligheden for at udelukke denne gruppe af kreditorer i Kreditor/Betalingsforslag ved brug af '≠' i 'Filtrer efter felt' linjen i betalingsformat kolonnen.
Betal kun godkendte fakturaer
Hvis du kun ønsker at betale godkendte fakturaer, så kan du indsætte godkend-felterne som beskrevet nedenfor, og afgrænse på disse, inden du danner filen til banken.- Åbn kreditorbetalings-skærmbilledet under Kreditor/Rapporter/Betalingsforslag
- Vælg knappen Layout/Andre felter
- Klik med musen på den lille pil, der er markeret med rødt nedenfor, og scroll ned på listen, indtil du finder Godkendt-felterne.
Markér det lille fluebens-felt ud for den/de godkendt-felter, som du ønsker at kunne afgrænse på, og vælg knappen med pilen i midten af skærmbilledet og vælg knappen Afslut.
- Nu kan nu afgrænse på godkendt-felterne efter ønske, og når betalingsfilen dannes, er det kun de poster du har afgrænset på, der medtages i betalingsfilen.