Der kan oprettes flere bogføringskladder med hver deres navn/betegnelse, og hver deres formål (daglige poster, betalinger, månedlige poster, bank, løn, valuta osv.) Hver kladde kan opsættes individuelt mht. til håndtering af data og input. Herunder beskrives bogføringskladdernes opsætning og ikke deres layout (felter, rækkefølge mv.). Dette beskrives i stedet i en anden artikel. Bogføringskladdernes opsætning gælder for alle brugere i modsætning til layoutopsætninger, der gælder pr. bruger pr. kladdenavn på tværs af regnskaberne.
En bogføringskladde kan benyttes til forskellige formål, og derfor kan den sættes op til at håndtere individuelle måder at bogføre på. For eksempel om bilagsnummer skal tælles automatisk op, om der må være momskode på både debet og kreditpostering osv.
Opsætning af kladder
Opsætningen af bogføringskladder kan foretages følgende steder:- I forbindelse med oprettelsen af en kladden
- Vælg Økonomi/Bogføring/placer markøren på den ønskede kladde og vælg knappen Opsætning af kladde
- Vælg Økonomi/Bogføring/Dobbeltklik på den ønskede kladde, så kladdelinjerne åbnes, vælg fanen Standardværdier og knappen Standardværdier.
Beskrivelse af knapperne
| Knap | Beskrivelse |
| Gem | Gem ændringer og forlad skærmbilledet |
| Annuller | Annuller ændringer og forlad skærmbilledet |
| Slet | Slet den aktuelle kladde. Sletter man kladden, vil de posteringer der er bogført i denne kladde, få reference til en anden kladde, f.eks. Dag. Man kan ikke slette alle kladder, hvis der er bogført i regnskabet. Der skal som minimum være en kladde tilbage i regnskabet. |
| Skabeloner | Læs om skabeloner her... |
| Layout | Læs om layouts her... |
Beskrivelse af felterne
| Felt | Beskrivelse |
| Kladde | Kladde ID. Kan ændres frit. Alle bogførte kladder og deres posteringer ændres tilsvarende. Så det er intet problem at omdøbe en kladde. |
| Navn | Kladdenavn, en uddybende betegnelse for kladde ID. |
| Nummerserie | Feltet udfyldes med en nummerserie. Der skal angives en nummerserie, og nummerserierne oprettes og vedligeholdes under Økonomi/Vedligeholdelse/Bilagsnummerserier. Flere kladder kan godt dele samme nummerserie, hvis du f.eks. opdeler bogføring af finansbilag i flere kladder efter type eller bruger. Bemærk! Hvis flere bogføringskladder benytter samme nummerserie, og en kladde ikke bogføres med det samme, og man udfylder en anden kladde, vil posterne benytte samme numre. Du bør ikke anvende ordre- og købsbilagsserierne til bogføringskladderne. En kladdes nummerserienavn bør heller ikke ændres, efter kladden er taget i brug. |
| Manuel tildeling |
JA / feltet er markeret
Hvis du i opsætningen af kladden har udfyldt nummerserie-felterne, som vist i eksemplet nedenfor, så vil feltet Bilagsnummer blive vist i kladden, men feltet Bilagsnummer vil ikke blive udfyldt automatisk, men skal i stedet udfyldes manuelt.TIP! Hvis du benytter nedenstående opsætning, og indtaster et bilagsnummer på første linje i din kladde, så kan du ved at vælge knappen Funktioner/Re-nummerering af bilag i kladden, få systemet til at tildele bilagsnumre til de øvrige linjer i kladden automatisk. NEJ / felter er ikke markeret
Hvis du i opsætningen af kladden undlader at markere feltet Manuel tildeling, dvs. har udfyldt nummerserie-felterne, som vist i eksemplet nedenfor, så vil feltet Bilagsnummer blive vist i kladden, og feltet Bilagsnummer vil automatisk blive udfyldt med næste nummer fra den valgte nummerserie.
TIP! Hvis du benytter nedenstående opsætning, og sletter en indtastes linje i kladden, så vil der være et "hul" i din bilagsnummerserie. Men ved at vælge knappen Funktioner/Re-nummerering af bilag i kladden, kan du få systemet til at re-nummerere bilagene i kladden, så der ikke er huller i nummerserien.
|
| Tildeling af bilagsnummer under bogføring af kladde | Hvis du markerer dette felt, så vil feltet Bilag være skjult i kladden, og det vil ikke være muligt at tilføje det via layout-ændringer. Bilagsnumrene tildeles automatisk ved bogføring af kladden, når dette felt markeres. I feltet Tildel bilagsnummer nedenfor, kan du vælge, hvordan bilagsnumrene skal tildeles ved bogføring. |
| Tildel bilagsnummer | Feltet kan kun udfyldes, hvis du har markeret feltet Tildeling af bilagsnummer under 'Bogfør kladde'. I feltet Tildel bilagsnummer kan du vælge, hvordan bilagene skal tildeles: Nul-saldo vælges, hvis bilagsnummeret skal skifte, når saldoen i kladden går i 0. Kun ét bilagsnummer vælges, hvis hele kladden skal bogføres med samme nr. Pr. linje vælges, hvis bilagsnummeret skal skifte for hver linje i kladden. Bemærk! Kan du ikke få lov at vælge noget i feltet Tildel bilagsnummer, så skyldes det, at du har glemt at fjerne markeringen i feltet Manuel tildeling. |
| Blokeret | Kladden er blokeret for posteringer. Anvendes, hvis kladden ikke skal benyttes mere. Det er ikke muligt at slette en kladde, der er bogført i, så derfor skal den i stedet blokeres. |
| Auto Gem | Sættes denne gemmes kladden automatisk og løbende |
| Slet linjer efter bogføring | Alle linjer slettes når de er bogført. Hvis feltet ikke markeres, forbliver linjerne i kladden hvilket anses som en ”stående kladde”, hvor posterne kan bogføres gang på gang (men med ny dato og nyt bilagsnummer), hvilket er praktisk ifm. med poster der går igen med faste intervaller. For eksempel en lønkladde. |
| Momskode for både konto og modkonto | Det er muligt at indtaste en momskode både for konto og modkonto. Praktisk ifm. med revisors omposteringer ved periodeslut, hvor poster skal flyttes fra en finanskonto til en anden og begge har momskode. Men en fælde at markere ifm. daglige poster, hvor oftest kun en af kontiene skal have momskode. |
| Brug momskode fra Debitor & Kreditor | Sættes denne bruges momskoden fra Debitor & Kreditor i kladden. OBS! Når man har sat hak her og taster i en kladde skal man vælge finanskontoen først og debitor/kreditor kontoen som modkonto. Læs mere under Debitor og kreditor bogføring her. |
| Momsberegningsmåde | Vælges "Generer momspostering" så beregnes moms. Dette er standard og bør altid benyttes såfremt der ikke er særlige hensyn som de næste to valg. Vælges "Ingen" så beregnes der IKKE moms i kladden, men det beløb som Uniconta ville have beregnet sig frem til står på posteringen. Beløbet er ikke overført til momskontiene. Vælge "Indtastet momsbeløb, så beregnes der IKKE moms i kladden, men det beløb som er står i feltet "Indtastet momsbeløb" står på posteringen. Beløbet er ikke overført til momskontiene. De to sidste er tænkt i forbindelse med import af Data, hvor momsen er beregnet. Bemærk! Det er ikke nødvendigt at indtaste fortegn på momsbeløbet i feltet Indtastet momsbeløb idet systemet automatisk sætter samme fortegn, som der er anvendt på linjen. OBS: Husk ikke at bogføre daglige posteringer uden moms.Bemærk! Simuleres posterne i kladden, så vises momskoden og momsbeløbet på omkostningslinjen stadig, men der er ingen simulerede linjer med bogføringer på kontoen for eksempelvis Indgående moms. |
| Generer beløb i modpostering | Her kan vælges om en ny linje automatisk skal foreslå ubalancen i beløbskolonnen, således at linjen bringer kladden i 0. |
| Vis tom dato ved ubalance | Datofeltet på efterfølgende linjer efterlades blankt, hvis der er ubalance, og anses som hørende til første linje ovenover med en dato. |
| Hop til ’Konto’ ved ubalance | Hvis feltet markeres, hopper markøren udenom dato og bilag og direkte til feltet 'Konto' på næste linje, hvis der er ubalance i kladden. Det er en hurtig måde at indtaste poster i kladden uden modkonto. |
| Sæt ’tom konto felt’ på vent | Hvis konto-feltet er tomt er linjen på vent og bogføres ikke og fejlmeldes ikke. |
| Kladde linje skal godkendes før bogføring | Vælges denne kan kassekladden bruge godkendelse. Så vil alle linjer have en ”godkendt” kolonne. Linjer vil så kun blive bogført, hvis de er godkendt |
| Tilføj Reference til Fysisk bilag på betaling | Sættes denne vil det fysiske bilag fra indbakken følge fakturaen til betalingen. |
| Bogføringsdatoprincip | ’Dato for linjen’: Bilagsdato skal indtastes ’Bogføringsdato = i dag’: Alle bilag bogføres pr. computerdato. Datofeltet er skjult i kladden. ’Bogføringsdato for kørslen’: Alle bilag bogføres pr. valgt dato, der indtastes ved bogføring. Datofeltet er skjult i kladden. |
| Bekræft 'Brug udligningsbeløb' | Hvis der er uoverensstemmelse mellem beløb på linjen og de poster der udvælges ved at benytte F8, vil man blive spurt om man vil benytte det udlignet beløb.
|
| Kontroller om fakturanummer er benyttet | Sættes denne så vil der blive vist en fejlbesked, når kladden kontrolleres, hvis der allerede er bogført en faktura med samme beløb og samme fakturanummeret på samme debitor/kreditor. Kontrollen gælder tre måneder bagud. |
| Sum pr dato skal være nul | Kladden skal stemme per dato. Hvis dette ikke er opfyldt vil brugeren får fejlen "Summen pr dato er ikke nul". Læs mere i vores spørgsmål og svar guide her. |
| Sum pr bilag skal være nul | Kladden skal stemme per bilag. Hvis dette ikke er opfyldt vil brugeren får fejlen "Summen pr bilag er ikke nul". Læs mere i vores spørgsmål og svar guide her. |
| Afstemningskonti | Beholdningskonti viser løbende saldo for de angivne konti i kladden, efterhånden som der bogføres. ’Afstemningskonto’ vises på bogføringslinjen i 'Afstemningssaldo' kolonnen. Viser din afstemningssaldo en forkert saldo? Læs mere her. Alle andre afstemningskonti vises i bunden af kladden i firmavaluta. Beholdningen ændres linje for linje efterhånden som der bogføres eller bladres i kladden. Beholdningskonti gælder som al anden opsætning kun det aktuelle kladdenavn. Sættes en valutakonto (kontotype Bank, Debitor, Kreditor) som afstemningskonto, så er det muligt at afstemme kontoen beløb i valuta, såfremt registreringen af beløbene foretages i felterne Debet (Valuta), Kredit (Valuta) eller Beløb (Valuta). Læs mere her under "Bogfør i fremmed valuta". Bemærk: Afstemnings konti virker kun sammen hvis moms beregningsgrundlaget er Nettobeløb. |
| Standardværdier | Kontotype, konto og moms er standardværdier der autoudfyldes pr. linje i kladden. Praktisk f.eks. i forbindelse med bankimport at modkonto altid er bankkontoen. Eller ifm. med indbetalinger at Kontotype altid er Debitor. Standardværdier kan altid overskrives i kladden. |
| Dimensioner | Vises kun, hvis dimensioner er oprettet og aktiveret. Forslag til dimensioner og kan altid overskrives i kladden. |