Nyt regnskabsår, årsafslutning og dan primo

Hvad skal der gøres ved årsafslutning Det er meget få ting, du skal gøre i Uniconta ved årsafslutning:

• Opret næste regnskabsår
• Dan primo
• Valg af aktuel regnskabsår
• Spær evt. gamle perioder

Alt det regnskabsmæssige så som afstemninger, afskrivninger, osv. det blander vi os ikke i, men sidst i denne artikel er der tips til følgende emner:

1. Flere åbne regnskabsår
2. Efterposteringer
3. Vis simuleret balance
4. Primokonti i kontoplanen
5. Udskriv balance

Opret næste regnskabsår

Nye regnskabsår oprettes under Økonomi/Vedligeholdelse/Regnskabsår. Vælg knappen Tilføj regnskabsår.  Felterne Fra dato og Til dato udfyldes automatisk med første og sidste dato for det næste regnskabsår (12 måneder). Marker feltet Aktuelt Regnskabsår, og  vælg knappen Gem for at oprette året. De øvrige felter er beskrevet nedenfor i afsnittene nedenfor.   Er man et halvt år inden for den nye periode, vil man blive spurgt, om man ønsker at oprette primoposter for det nye år.

Dan primo

Konto til overførsel af årets resultat

Før du kan danne primoposteringer, skal det defineres i kontoplanen, hvilken konto årets resultat skal overføres til. Dette gør du ved at vælge 'Konto til overførsel af årets resultat' i feltet Systemkonto på den ønskede konto i kontoplanen.

Årets resultat fra driften overføres normalt til en statuskonto i balancen under egenkapitalen:

Dan primobalance 

Primoposteringer dannes under Økonomi/Vedligeholdelse/Regnskabsår ved at vælge knappen Dan primobalance.

I felterne Saldo (Tekst) og Overført resultat (Tekst) kan du indtaste den tekst, du ønsker der skal stå på dine primoposter, på henholdsvis balance-kontiene samt på kontoen hvortil årets resultat overføres. 

I felterne Bilagsnummer og Nummerserie kan du enten vælge det bilagsnummer dine primoposter skal bogføres med, eller den nummerserie der automatisk skal hentes et nummer fra.

Det er ikke nødvendigt at udfylde disse felter for, at få dannet primoposteringer.

Udfyldes felterne ikke, bogføres primoposteringerne med bilagsnr. 0 og en automatisk genereret tekst. 

Eksempel på udfyldte felter: Når der dannes primoposteringer nulstilles saldiene på dine driftskonti og årets resultat overføres til systemkontoen Konto til overførsel af årets resultat , og saldiene på statuskontiene overføres som primoposter til det nye år. Hvis du ønsker at primosaldoen på en statuskonti skal overføres til en anden konto, f.eks. 'Årets afskrivninger' til 'Afskrivninger primo', så læs afsnittet Primokonti i kontoplanen nedenfor.  Har man ikke oprettet en systemkonto til overførsel af åres resultat, vil man blive spurgt om man ønsker at oprette den. Man vælger en ønskede konto i listen af konti.

TIP! Efter der er dannet primo i et regnskabsår første gang, dannes ny primo automatisk, hvis der bogføres i gammelt år. Det vil sige, du behøver ikke huske på at danne primoposteringer igen, når du har bogført efterposteringer fra din revisor. Det gør systemet for dig. 

NB! Har du foretaget ændringer som kræver nye primosaldi f.eks. påført primokonto på konti i kontoplanen, skal primosaldiene genberegnes. Dette gøres blot ved at gå til næst ældste regnskabsår og køre en 'Dan primobalance'. Uniconta vil nu genberegne aktuelle primo samt primo i alle efterfølgende år! Dimensioner! Hvis man kører med dimensioner, dannes der automatisk en primo per kombination af regnskabets dimensioner. Dette gælder default ikke alle kontotyper. F.eks. dannes der ikke Primo poster på overført kursdifference konti, momskonti, på årets overførte resultat og på bankkonti. Man kan se dimensioner i primolisten, ved at hente dimensionsfelterne (ALT+F). Under Firmaoplysningerne har man mulighed for at angive, at der skal dannes primo pr. dimension også på disse kontotyper. Læs mere om anvendt dimensioner på kontoplanen her. Læs mere om opsætning af dimensioner her. Antal! Er 'Antal' slået til beregnes primo på status konti for antal. NB! Hvis der bliver dannet over 25.000 primoposter, vil der kun første gang blive dannet primoposter med det samme på regnskabet. Efterfølgende vil det ske om natten. Der kan max. dannes 1.000.000 primoposter. Se primoposter Du kan efterfølgende se primoposterne under knappen Primoposter, og de vil også blive medtaget på diverse udskrifter, f.eks. kontoudtog. Der kan udskrives en primobalance under Økonomi / Rapporter / Balance. Læs mere her.  

Valg af aktuel regnskabsår

Efter du har oprettet et nyt regnskabsår og dannet primoposteringer, skal du sikre dig, at dit nye regnskabsår har et flueben i feltet Aktuelt Regnskabsår, samt at der kun er ét regnskabsår, der har denne markering. Vælg knappen Rediger for at ændre dette felt. Feltet Aktuelt Regnskabsår bestemmer:

• Hvilke tal bliver vist på kontoplanen i kolonnerne 'Indeværende år' og 'Sidste år'
• Hvilket primo tal der vises i en bankafstemning.

NB! Hvis der ikke dannes primo i et nyt år, og du alligevel markerer feltet Aktuelt Regnskabsår, på det nye år, så vises ingen 'Primo'  i bankafstemningen og 'Sum' kolonnen vil ikke stemmer.

Spær perioder i gammel år

For at undgå, at du ikke ved en fejl, kommer til at bogføre i det gamle regnskabsår, anbefales det at spærre det gamle år. Vælg knappen Rediger og ret feltet Periodestatus, år til 'Spærret'. Når du angiver året til Spærret eller Lukket, opfattes alle perioder i året som spærrede eller lukkede. Hvis du kun ønsker at spærre eller lukke bestemte måneder i regnskabsåret, så kan du i stedet vælge knappen Periodestatus pr. måned, og så vælge Spærret i feltet Periodestatus, Måned ud for månederne. I feltet kan der vælges mellem følgende:

Periodestatus (spærring)  år og måneder
Ikke aktiv	Ikke aktiv, men opretter du en postering dags dato (jfr. din pc) eller før, så accepteres posteringen. Perioder har som default dette valg.
Åben	Åben for posteringer
Spærret	Spærretfor posteringer, men du kan skifte status for året/perioden.
Lukket	Fuldstændig lukket for posteringer og du kan ikke skifte status for året/perioden overhovedet. OBS! En lukket periode kan kun åbnes igen af Uniconta support.

Hvorfor er der periodestatus for både år og måneder?

• Du kan angive året til Åben, men perioderne til Ikke aktiv. Dermed kan der først bogføres posteringer i perioderne, hvis du bogfører en postering pr. dags dato (jfr. din pc) eller før.
• Du kan angive året til Åben, men tidligere perioder til Spærret. Dermed kan du spærre for posteringer i afsluttede momsperioder.
• Du kan angive året til Spærret eller Lukket, dermed er alle perioder i året spærrede eller lukkede, så slipper du for at skulle spærre eller lukke hver periode en for en.

Hvorfor skal gamle perioder lukkes? Gamle perioder SKAL ikke nødvendigvis lukkes, men her er der listet forskellige grunde:

• Undgå bogføring efter aflevering til revisor: Hvis du har afleveret bogføring til revisor, og er startet på et nyt år, er det praktisk at sætte perioderne i gammelt år til Spærret. Der er ikke noget, der er værre for revisor, end hvis du bogfører i et år, som revisoren samtidig er ved at afslutte for dig.
• Undgå bogføring i gamle perioder: Når du har afsluttet et regnskabsår, kan du spærre eller lukke perioderne i det afsluttede år for at undgå, at der bogføres mere i det gamle år.
• Spær samme kvartal forrige år: Hvis du ikke lukker et år, så bør du, hvis du er startet på nyt kvartal i et regnskabsår, sætte samme kvartal forrige år til Spærret.
• Spærafsluttet år: Når et regnskabsår er afsluttet og afsendt, bør året Spærres for yderligere bogføring.

Flere åbne regnskabsår Du kan sagtens bogføre i nyt år samtidig med, at du bogfører færdig og afstemmer gammelt år. Det vil sige, du kan sagtens køre med flere åbne regnskabsår sideløbende. Det vil sige, at du straks den 1. januar kan gå i gang med fakturering og bogføring det nye år, selvom du ikke har modtaget og bogført alle bilag til det gamle år. Det vil også sige, at mens din revisor afslutter dit årsregnskab, kan du køre roligt arbejde videre med fakturering og bogføring i det nye år, selvom det gamle år ikke er afsluttet endnu. Efterposteringer Når din revisor/bogholder er klar med årsregnskabet og eventuelle efterposteringer, skal disse eventuelle efterposteringer bogføres i bogføringskladden som alle andre bilag. Bogfør efterposteringerne i bogføringskladden jfr. anvisninger. Simuler evt. kladden før bogføring og udskriv derefter balancen som simuleret balance inkl. kladden med efterposteringer for at se, om efterposteringerne stemmer med revisors balance. Læs mere om udskrivning af balancer her.

Slet gamle regnskabsår

Hvis du ønsker at slette et gammelt regnskabssår, skal du gøre som beskrevet nedenfor. Bemærk! Hvis der eksisterer åbne poster på debitorer og kreditorer vil der blive vist en meddelelse ”Året kan ikke slettes. Der findes åbne transaktioner i debitor eller kreditor i dette regnskabsår”, så debitor- og kreditorposteringer skal udlignes inden sletning af et gammelt regnskabsår. Der opkræves en ekstra licens, hvis der opbevares mere end 11 års regnskabsdata i Uniconta. Det kan derfor anbefales løbende at rydde op i gamle regnskabsår.

• Vælg Økonomi/Vedligeholdelse/Regnskabsår
• Placér markøren på det ældste år og vælg knappen Slet regnskabsår. Bemærk! Det er kun muligt at slette ét regnskabsår ad gangen. Det ældste år skal slettes først og det er kun muligt at slette et regnskabsår, der er mere end fem år gammelt, medmindre året slettes indenfor 15 dage efter en konvertering.
• Skriv ordet 'slet' og vælg knappen OK
• Regnskabsåret er nu slettet.
• Gentag ovennævnte punkter, såfremt der er flere år der skal slettes.

Når du sletter det ældste regnskabsår, så slettes både finans-, debitor- og kreditorposteringerne i dette regnskabsår også. Der dannes primoposteringer automatisk, således at saldi i både Finans-, Debitor- og Kreditormodulerne stadig er de samme selvom der slettes posteringer. Ønsker du også at rydde op i fakturaerne, så kan det anbefales at køre en GDPR-oprydning på debitorer/kreditorer. Læs mere herom i denne artikel her. Hvis du benytter anlægsmodulet, og har bogført anlægsposteringer i regnskabsåret der slettes, så flyttes disse posteringer til anlægsprimoposteringerne. Dvs. at disse poster herefter kun kan ses under knappen Primoposter på anlægget. På den måde er det stadig muligt at se, hvornår anlægget er anskaffet osv. Læs mere om primoposter på anlæg her.

Knapper på båndet under Regnskabsår

Menupunkt	Beskrivelse
Tilføj regnskabsår	Giver mulighed for at oprette et nyt regnskabsår.
Rediger	Redigerer et oprettet regnskabsår. Bl.a. ændring af aktuelt regnskabsår, om perioden er åben eller lukket samt ændring af et regnskabsårs start- og slutdato. Læs mere herom nedenfor. Bemærk! Det er kun muligt at slette regnskabsår der er ældre end 5 år, og kun hvis der ikke er posteringer i regnskabsåret.
Periodestatus pr. måned	Ændring af den månedlige periodestatus
Check periodesaldi	Checker sumtabellen GLTransSum (Kontosummer på kontoplanen), skulle sumtabellen melde fejl, bliver der automatisk kørt en efterberegning af periodesaldi.
Slet regnskabsår / Slet posteringer	Med denne knap, kan du slette gamle regnskabsår. Læs mere herom ovenfor i afsnittet Slet/nedlæg regnskabsår.
Dan primobalance	Vælg denne for at danne primoposteringer. Læs mere ovenfor.
Fjern primoposter	Sletter man sine primo poster, så vil der ikke længere automatisk blive dannet nye primo poster, når der bogføres i gammelt år. Der kan altid igen dannes nye primo poster, så de automatisk dannes herefter igen. Starter du med det ældste år først, vil Uniconta genberegne aktuelle primo samt i alle efterfølgende år.
Primoposter	Her kan du se primoposteringerne.

Ret et regnskabsårs start- og slut dato

Da Uniconta gendanner automatisk primo poster, er det nemt at ændre et regnskabsårs start og slut dato, selv efter man har bogført og dannet primo. Gå til Økonomi/Vedligeholdelse/Regnskabsår og vælg knappen Rediger.  Periodestatus for året og måneder skal være 'åben' inden man redigerer de nye regnskabsårs datoer. Indtast de nye fra- og til-datoer og vælg knappen Gem.  Uniconta vil danne nye primo poster og slette de gamle helt automatisk. Hvis man har fået oprettet perioderne forkert, f.eks. fået oprettet et år i to dele, som i nedenstående eksempel, så skal man gøre plads for at kunne ændre perioden. Dvs. man bliver nødt til at ændre f.eks. regnskabsåret med 1/10-2025 - 31/12-2025 (1) til at være 1/1-2026 - 31/12-2026 førend man kan ændre 1/1-2025 - 30/9-2025 (2) til at være hele året. Man skal først ændre "Til dato" til 31/12-2026 på (1) og gemme denne ændring. Derefter ændres "Fra dato" til 1/1-2026. Herefter kan man ændre "Til dato" til 31/12-2025 på (2).

Primokonti i kontoplanen

På en konto i kontoplanen kan du angive Primokonto. Ved Dan primo overføres kontoens saldo til den angivne Primokonto som primopost næste år. Det vil sige, at du får automatisk overført primosaldo fra en konto til en anden i forbindelse med Dan primo-kørslen. Du slipper dermed for manuelt at skulle bogføre dig ud af at flytte f.eks. saldi på årets afskrivninger osv. Her er et eksempel fra balancen, indretning af lejede lokaler, hvor saldo på årets til- og afgang (5112 og 5113) overføres til konto 5111, saldo anskaffelse primo, som primopost næste år. Årets til- og afgang skal jo ikke videreføres og sammenblandes med næste års bevægelser. Derfor skal disse konti renses primo hvert år og overføres til konto 5111. Saldo på 5117, årets afskrivninger, føres op som primopost næste år på konto 5116, afskrivning primo.

Fejlbeskeder vedr. regnskabsår

Fejlmeddelelse i kladden "Regnskabsår findes ikke" Får man fejlbeskrivelsen "Fejl: Regnskabsår findes ikke" forsøger man at bogføre i et år der ikke findes. Ret datoen i kladden eller opret det manglende regnskabsår. Fejlmeddelelse i kladden "Datoen ligger ikke i en åben måned" Får man fejlbeskrivelsen "Fejl: Datoen ligger ikke i en åben måned" forsøger man at bogføre i en periode der enten er "Ikke aktiv", "Spærret" eller "Lukket". Ret datoen i kladden til en anden eller åbn den aktuelle periode under Økonomi / Vedligeholdelse / Regnskabsår. Har du behov for at bogføre ud i fremtiden, skal du ændre status fra "Ikke aktiv" til "Åben" Fejlmeddelelse i kladden "Finansperioden er ikke åben" Får man fejlbeskrivelsen "Fejl: Finansperioden er ikke åben" forsøger man at bogføre i en periode der enten er "Spærret" eller "Lukket". Ret datoen i kladden til en anden eller åbn den aktuelle periode under Økonomi / Vedligeholdelse / Regnskabsår. Har du behov for at bogføre ud i fremtiden, skal du ændre status fra "Ikke aktiv" til "Åben"