Send OIOUBL

Følg
Uniconta kan danne og sende OIOUBL dokumenterne Faktura og Kreditnota i det efterfølgende blot betegnet som Faktura. Fakturaerne kan sendes direkte fra Uniconta eller man kan benytte en anden transportør til afsendelsen. For at kunne afsende fakturaer fra Uniconta skal det aktiveres under Firmaoplysninger læs mere her

FAQ-liste

  • OIOUBL kan sendes til offentlige og private virksomheder registreret i Danmark, Grønland og Færøerne.
  • Det er kun kunder, som er oprettet i Nemhandelregisteret, der kan modtage OIOUBL fakturaer
  • Uniconta kan sende til kunder, som er registreret med et GLN-nummer eller CVR-nummer
  • GLN-nummer er også kendt som EAN-nummer
  • OIOUBL dannes/sendes ifm. fakturering via Salgsordre, Hurtigfaktura, Masseopdater eller andre steder hvorfra der kan dannes salgsfakturaer
    • Ved masseopdater, skal man filtrere, så man kun ser de ordre med GLN-nummer, da der ikke kan afsendes, både elektroninske faktura og e-mail faktura, samtidig. Læs mere om masseopdater her...
  • OIOUBL kan også sendes/dannes fra Fakturajournalen. Det er også herfra en OIOUBL kan genfremsendes
  • Der kan vedhæftes op til 10 ekstra dokumenter til en OIOUBL faktura
  • En OIOUBL faktura har så vidt muligt de samme informationer med som ’papirfakturaen’, dog kan brugerdefinerede felter ikke medsendes i OIOUBL-filen.
  • Uniconta understøtter handel med kommunerne, som I nogle tilfælde kræver angivelse af et BrugerId
  • Der kan frit defineres hvilke betalingsmåder (FIK, BBAN og/eller IBAN), der skal angives i OIOUBL filen
  • Der kan angives et aftalt Leverings-Id på kunden, som kommer med i OIOUBL filen
  • Afsender Id kan være CVR-nummer eller GLN-nummer
  • Fakturaer vedrørende en Ydelsesmodtager er også understøttet
  • Der kan angives flere GLN-numre på en debitor (Kontaktperson og/eller Installation)
  • Der foretages validering af OIOUBL fakturaen inden afsendelse
  • OIOUBL fakturaer der sendes skrives i debitor log. Fakturaer som ikke kan afleveres eller er fejlbehæftet skrives også i loggen.
  • Uniconta har en Retry-strategi for fakturaer, der ikke kan afleveres (20 forsøg)
  • Vedhæft PDF-fakturaen
  • OIOUBL understøtter omvendt betalingspligt
  • Der kan angives hvilken faktura en kreditnota udligner
  • OIOUBL understøtter UNSPCS vareklassificering i version 19.0501

Opsætning af Debitor

Her er en beskrivelse af, hvordan en debitor skal opsættes for, at fakturaer kan dannes/sendes som en OIOUBL. Kunden skal være registreret i Nemhandelregisteret for at kunne modtage OIOUBL-fakturaer. Kunden kan være registreret med et GLN-nummer eller et CVR-nummer. Note: Bemærk, at et GLN-nummer også er kendt, som værende en kundes EAN-nummer og af samme grund kender mange også en OIOUBL faktura, som en EAN-faktura. Betegnelsen EAN er dog ikke længere tidssvarende, hvorfor vi i Uniconta bruger betegnelsen GLN-nummer. GLN-nummer: De fleste kunder er registreret i Nemhandel med et GLN-nummer CVR-nummer: Kunden kan også være registreret i Nemhandel med et CVR-nummer e-faktura: Aktiver dannelse/afsendelse af OIOUBL på den enkelte kunde ved at vælge OIOUBL Vær opmærksom på at et GLN-nummer kan angives flere steder afhængig af kunden og dennes krav. Bemærk: Hvis "E-mail til Faktura" udfyldes afsendes samtidig en faktura i PDF-format. Fakturakonto Er der angivet en Debitorkonto i feltet Fakturakonto vil denne Debitorkonto modtage OIOUBL fakturaen. Debitor Fakturakontoen skal derfor have et GLN-nummer eller CVR-nummer, der kan sendes til. Hvis der var angivet en fakturakonto i ovenstående eksempel, så vil Cykel A/S være Varekøbskontoen/Leveringskontoen. Kontaktperson GLN-nummer kan angives på en kontaktperson. Det bruges primært ifm. handel med kommuner, hvor en kommune typisk har ét GLN-nummer pr. institution. Læs mere om handel med kommuner længere nede i teksten. Leveringsadresse En Leveringsadresse kan også have et GLN-nummer. Leveringsadressen kan angives på salgsordren. Læs mere om Leveringsadresser her Prioritering af EndPoint-ID (GLN-nummer, CVR-nummer) Uniconta vil søge efter EndPoint i følgende prioriteringsrækkefølge
  • Leveringsadresse
  • Kontaktperson
  • Fakturakonto
Leverandør Kontonummer Der indsættes, som standard altid en værdi i feltet SupplierAssignedAccountID i sektionen AccountingCustomerParty. Det er debitorkontonummer, der indsættes. Det er en identifikation, der kan referere til en konto hos modtager (kunden). Der er nogle kunder, som kræver en aftalt værdi i dette felt for at kunne modtage fakturaen.

Betalingsmåder (Payment Means)

Der er ingen begrænsning på antallet af PaymentMeans klasser i en OIOUBL faktura. I Uniconta kan der opsættes tre betalingsmåder
  • FIK (71, 73, 75 eller 04)
  • BBAN (Bankkontonummer)
  • IBAN
Standard henter OIOUBL betalingsmåderne fra Firmaoplysninger, de vil blive skrevet i følgende rækkefølge i OIOUBL filen, hvis de er angivet.
  1. FIK
  2. BBAN
  3. IBAN
Note: Modtagersystemerne læser generelt kun den første. Betalingsmåder kan også angives under Layoutgrupper. Er der angivet en Layoutgruppe på Fakturahovedet eller Debitor, så hentes bankoplysninger fra Layoutgruppen. Det fungerer lidt anderledes end på en almindelig faktura. Se nedenstående eksempler. Eksempel 1 Er der angivet en Layoutgruppe, men alle betalingsoplysninger er tomme, så hentes bankoplysninger fra Firmaoplysninger Eksempel 2 Er der angivet en Layoutgruppe og kun FIK nummer er udfyldt, så er det kun FIK der kommer i OIOUBL - selvom BBAN og/eller IBAN er udfyldt under Firmaoplysninger

OrderReference

Sektionen OrderReference ID Udfyldes med felterne Rekvisitionsnummer eller Projektnummer fra Salgsordrehovedet, hvis Rekvisitionsnummer er udfyldt benyttes dette ellers indsættes Projektnummer, hvis det er udfyldt. Note: I feltet Rekvisitionsnummer kan man eksempelvis angive kundens indkøbsordrenummer. Rekvisitionsnummer kan også bruges til angivelse af CPR-nummer ifm. Ydelsesmodtager. Nogle kommuner forventer at CPR-nummer står i sektionen DeliveryParty (læs længere nede). For at få flyttet CPR-nummer til denne sektion skal der prefixes med CPR: SalesOrderID Uniconta salgsordrenummer IssueDate Fakturadato

Kommentar/notater/Reference

Feltet Kommentarer på salgsordrehovedet kommer med i OIOUBL header. Kommentar-feltet placeres her i OIOUBL. Ordrelinje notater kommer med som fakturalinjenotater i OIOUBL, som vist herunder. Tekstlinjer indtastet som fakturalinjer, dvs. linjer uden varenummer og antal, kommer med som fakturalinjer i OIOUBL. Det vil sige at teksten medtages i <cbc:Description> under <cac:Invoiceline>\<cac:Item>, på samme måde som teksten på øvrige fakturalinjer. Et notat skal altid ligge på en linje med tekst ellers kommer notatet ikke med. På nær når linjen med notat uden tekst og antal ligger før første antals linje. I dette tilfælde vil notatet overskrive en evt. kommentar i OIOUBL. Er der angivet et Referencenummer på ordrelinjen vil det blive indsat i OIOUBL dokumentet. Placeringen er følgende:
  • Faktura - Invoice.InvoiceLine.OrderLineReference.LineID
  • Kreditnota - CreditNote.CreditNoteLine.BillingReference.InvoiceDocumentReference.ID

Leverings-Id

Feltet Leverings-id findes på Debitor og Leveringsadresser Hvis man har behov for at angive et ID for et leveringssted, enten i stedet for en leveringsadresse, eller sammen med en leveringsadresse, angives det i feltet Leverings-id (feltet i OIOUBL Delivery.DeliveryLocation.ID). Der kan være tale om et ID forankret i en offentlig liste, f.eks. et GLN-nummer, eller et ID som er gensidigt aftalt parterne imellem. Det bruges primært af kunder som handler med butikskæder. Kendetegnet for dem er, at der foretages en gennemfakturering. OIOUBL fakturaen sendes til hovedkontoret og varen leveres til den enkelte butik. I OIOUBL fakturaen vil hovedkontoret typisk have et ID, der identificerer den enkelte butik der modtager varen. Leverings-id kan angives på Debitor og/eller Leveringadressen, hvis der ikke er angivet nogen værdi i Id, så indsættes Leveringskontoens GLN-nummer (hvis angivet) ellers Leveringskontonummer. Her indsættes Leverings-id i OIOUBL filen Leverings-Id (Ydelsesmodtager) En ydelsesmodtager kan f.eks. være en person, som får bevilliget et hjælpemiddel af kommunen, men som selv laver aftale om tilpasning osv. med en leverandør. Leverandøren fremsender fakturaen direkte til kommunen, som derefter kan afslutte bevillingssagen ud fra CPR-nummeret. CPR-nummer skal angives i feltet Leverings-id og prefixes med CPR: Feltet i OIOUBL filen Delivery.DeliveryParty.PartyIdentification.ID med schemeID="DK:CPR" Her indsættes CPR-nummer i OIOUBL filen Note: Der vil være situationer hvor ovenstående løsning ikke er optimal. Her kan man i stedet for angive CPR-nummer for Ydelsesmodtager i feltet Rekvisition på ordrehovedet. Læs mere i afsnittet Rekvisition. Leverings-Id (P-nummer) Der er også nogle parter som benytter P-nummer (Produktionsenhed) til at identificere enheden der handles med. P-nummer skal angives i feltet Leverings-id og prefixes med P: P-nummer skal være 10 cifre. Man behøver ikke at angive foranstillet nuller, da Uniconta selv gør det ifm. dannelse af OIOUBL. Det behøver ikke at være et validt P-nummer, man kan også angive butiksnummer e.lign. Det afhænger af hvad man aftaler med modtageren. Feltet i OIOUBL filen Delivery.DeliveryParty.PartyIdentification.ID med schemeID="DK:P" Her indsættes P-nummer i OIOUBL filen

Salgsordre felterne Medarbejder og Vores Reference

Er medarbejder feltet udfyldt på salgsordrehovedet, så benyttes feltet Vores reference ikke. Informationerne indsættes i sektionen ContactPerson i AccountingSupplierParty og SellerSupplierParty Medarbejder feltet udfyldt ContactPerson.Id Id udfyldes med Medarbejder e-mail hvis udfyldt ellers indsættes ’na’ (not available) ContactPerson.Name Name udfyldes med Medarbejder navnet. ContactPerson.Phone Phone udfyldes med Medarbejder mobilnummer, hvis udfyldt ellers indsættes Firma telefonnummer Medarbejder feltet tomt ContactPerson.Id Id udfyldes med Vores Reference, hvis udfyldt ellers Firma e-mail ellers indsættes ’na’ (not available) ContactPerson.Email Email udfyldes med Firma e-mail, hvis Vores Reference ikke er udfyldt ellers efterlades det blankt. ContactPerson.Phone Phone udfyldes med Firma telefonnummer

Handler med kommuner

Københavns kommune kræver angivelse af et brugerID. BrugerId er her en personlig identifikation af en medarbejder i kommunen. Det består typisk af en kombination af tal og bogstaver, for eksempel NN99. Bemærk, at der kun skal stå det pågældende brugerID i feltet – intet andet – for eksempel NN99. Fakturaen bliver afvist, hvis der står ’Hans Hansen: NN99’ eller ’BrugerID: NN99’ i feltet. BrugerId indsættes i feltet Kontaktperson på debitoren og vil herefter blive indsat det rigtige sted i OIOUBL fakturaen. Flere kommunale instanser oprettet på samme debitor Kommunerne har typisk et GLN-nummer pr. kommunal instans/institution. Der skal oprettes en kontaktperson pr. institution eks.
  • Børnehaven Valmuen
  • Børnehaven Frydenlund
  • Plejehjemmet Hvile
Indsæt GLN-nummer og et Reference-id. Informationer rekvireres fra kommunen/regionen. Reference-id Københavns kommune kræver angivelse af et brugerID. BrugerId er her en personlig identifikation af en medarbejder i kommunen. Det består typisk af en kombination af tal og bogstaver, for eksempel NN99. Herover er de tre institutioner oprettet som kontaktpersoner På selve salgsordren angives den ønskede kontaktperson/institution

Varebeskrivelser

Name og Description benyttes som default i OIOUBL-filer til henholdsvis korte- og lange varebeskrivelser, men da der i Uniconta kun findes ét varebeskrivelsesfelt, så medsendes denne værdi som både Description og Name under ITEM/Description i OIOUBL-filen. Ved visning af en OIOUBL faktura i Uniconta vil teksten dog kun blive vist én gang på fakturaudskriften, idet det stylesheet vi benytter til visning af fakturaen, kun viser teksten én gang, hvis værdierne er ens under Description og Name i filen.

Vedhæftet dokumenter

Det er muligt at vedhæfte (indlejre) op til i alt 10 dokumenter i en OIOUBL faktura. Der kan også vedhæftes standarddokumenter. Der søges efter eventuelle standarddokumenter, som er tilknyttet en e-mail-opsætning. For at benytte denne funktionalitet skal der oprettes en Layoutgruppe, som har en tilknyttet e-mail opsætning for en Faktura og Kreditnota. I nedenstående eksempel er der tilknyttet et pdf-dokument med salgs- og leveringsbetingelser. Dokumentet vil blive indlejret i e-fakturaen, når den dannes/sendes. Nemhandel understøtter følgende dokumenttyper alle andre typer vil blive afvist
  • PDF
  • JPEG
  • TIFF
  • PNG
  • XLSX
  • CSV
  • XLSX
  • ODS
Note: Dokumenter indlejres kun i OIOUBL fakturaen, hvis dokumentet markeres for ‘Faktura’. Læs mere her.

Vedhæft PDF faktura

Standard vil der blive indsat en Url i e-fakturaen, så modtager kan se PDF-fakturaen. Under Firma/Præferencer kan man vælge følgende:
  • Url
  • Pdf
  • Ingen
e-faktura vedhæft = Url PDF-fakturaen indsættes som et eksternt link, som vist herunder. Herunder et eksempel på visningen af fakturaen. e-faktura vedhæft = Pdf PDF-fakturaen indlejres i e-fakturaen og vil kunne vises hos modtageren. De fleste modtagere foretrækker denne løsning. e-faktura vedhæft = Ingen Pdf-fakturaen indsættes ikke i e-fakturaen. (Det er ikke et juridiskkrav at den indsættes, men nogle modtagere sætter det som et krav) Note: Rent juridisk vil det kun være informationen skrevet i XML elementerne der er gældende - ikke det som står angivet i PDF-fakturaen.

Moms

En OIOUBL kan indeholde en eller flere af nedenstående momssatser.
Afgiftskategorikode Betegnelse
StandardRated 25% momspligt
ZeroRated 0% momspligt
ReverseCharge Omvendt betalingspligt
Omvendt betalingspligt Fakturalinjer med momskoder, som har momsoperationen s8 vil få koden ReverseCharge. Momsfritaget Fakturalinjer hvor nedenstående er gældende, vil få koden ZeroRated
  • Ingen momskoder
  • Momskoder med momsoperationen s2
  • Momsbeløb = 0
Momspligtig Alle andre fakturalinjer vil få koden StandardRated.

Priser

Sektionen PricingReference udskrives. I PriceAmount angives Bruttoenhedsprisen.

Decimaler

I et OIOUBL dokument er der ikke begrænsninger på antallet af decimaler på pris og omregningsfaktorer i forhold til prisen. Der benyttes derfor flest mulige betydende decimaler i de situationer, hvor der kan være problemer med afrunding af decimaler. Der benyttes konsekvent 4 decimaler når 'Priser er inklusiv moms' på ordren,  da det ofte giver øre-difference når der regnes baglæns og her er 2 decimaler ikke nok. Det er typisk detailhandlen der benytter 'Priser er inklusiv moms' og problemet er, at nettoprisen skal beregnes ved at trække momsen fra, hvorved det ofte giver nogle ”skæve” priser med større risiko for decimal- og afrundingsfejl.

Valideringer CVR-nummer

Der valideres for nedenstående, som skal være opfyldt for at kunne danne/sende en OIOUBL faktura. Afsender CVR-nummer Der skal være angivet et validt CVR-nummer under Firmaoplysninger. Et validt CVR-nummer skal være på 8 cifre for at blive accepteret. CVR-nummer (PartyLegalEntity) indsættes i følgende sektioner i OIOUBL dokumentet
  • AccountingSupplierParty (Firmaoplysninger)
  • SellerSupplierParty (Firmaoplysninger) - (kun faktura-dokument)
Note: Specielt for færøske regnskaber. Er landekoden = 'Faroe Islands', så vil Uniconta automatisk tilføje to foranstillede nuller til CVR-nummer, da et færøsk CVR-nummer kun har 6 cifre. Er landekoden = 'Denmark', men der er angivet et færøsk CVR-nummer, så skal man selv tilføje to foranstillede nuller. Et grønlandsk regnskab bliver håndteret på samme måde, som et dansk regnskab i forhold til CVR-nummer. Modtager CVR-nummer Det er ikke et krav, at CVR-nummer er udfyldt på modtager. Det anbefales at gøre det, da det gør det lettere for modtageren. Det skal selvfølgelig udfyldes, hvis modtager er registreret med sit CVR-nummer i stedet for GLN-nummer i NHR-registeret. Hvis CVR-nummer er udfyldt, skal det være på 8 cifre. CVR-nummer (PartyLegalEntity) indsættes i følgende sektioner i OIOUBL dokumentet
  • AccountingCustomerParty (Fakturakonto)
  • BuyerCustomerParty (Leveringskonto)
  • PayeeParty (Betalingsmodtager - indsættes kun for Kreditnota)
Note: BuyerCustomerParty, Party/EndPointId udelades når Land <> Danmark og Grønland og EndPointId er et CVR-nummer. Information kan stadig findes i PartyIdentificaton/ID og PartyLegalEntity/CompanyId. Her bliver den angivet, som vist herunder.

Varenummer

Uniconta kan udlæse 4 referencer til et varenummer.
  • Modtagers varenummer (BuyersItemIdentification)
  • Afsenders varenummer (SellersItemIdentification)
  • EAN-nummer (StandardItemIdentification)
  • UNSPSC - vareklassificering (CommodityClassification)
Modtagers varenummer (BuyersItemIdentification) Hvis der er oprettet en Varenavnegruppe på debitoren for det aktuelle varenummer, så udskrives det her. Afsenders varenummer (SellersItemIdentification) Varenummer som står i varetabellen. EAN-nummer (StandardItemIdentification) Hvis der er angivet et EAN-nummer på varen, så udskrives det her. UNSPSC - vareklassificering (CommodityClassification) UNSPSC (United Nations Standard Product and Services Code) er et internationalt klassifikationssystem for varer og tjenesteydelser. Oversættelsen af UNSPSC version 19.0501 er blevet håndteret af GS1 Denmark på vegne af Digitaliseringsstyrelsen. Læs evt. mere om UNSPSC hos GS1 her. UNSPCS vareklassificeringskoden angives på varen i varekartoteket. Læs evt. mere her Hvis UNSPSC er angivet på varen indsættes den i OIOUBL fakturaen som vist herunder. Uniconta er sat standard til at benytte UNSPSC version 19.0501.

Afsendelse via Nemhandel

Afsendelse via NemHandel vil altid være aktiv som udgangspunkt. Hvis man ønsker at fravige dette og benytte en anden transportør findes parameteren "Deaktiver e-faktura via Nemhandel" under præferencer. OIOUBL kan sendes via NemHandel ifm.
  • Der dannes en faktura (Salgsordre, Hurtigfaktura, Masseopdater og andre steder hvorfra der kan dannes salgsfaktura)
  • Direkte fra Fakturajournalen.
Note: OIOUBL sendes ikke ifm. fakturering, hvis der er hak i 'Spær send e-mail'. Her er en gennemgang af de to afsendelses metoder. Afsend via Fakturajournal Knappen ’Send som e-faktura’ vil være synlig, hvis ikke parameteren ’Deaktiver e-faktura via Nemhandel’ er sat under præferencer. Note: Det er stadig muligt at udlæse en OIOUBL fil – e-faktura er deaktiveret via Nemhandel. Læs beskrivelse længere nede i dokumentet. Knappen virker på samme måde som ved afsendelse af e-mail dvs. det er de markerede, linjer som vil blive forsøgt afsendt. I dialogen angives der hvor mange fakturaer der vil blive afsendt. I kolonnen GLN-nummer er angivet det GLN-nummer der sendes til. Note: En kunde kan også være registreret i NemHandel med et CVR-nummer Der bliver foretaget en validering af typiske fejl før afsendelsen.
  • Modtager EndPointID checkes i NemHandelregisteret
  • Afsender informationer checkes
Afsend i forbindelse med fakturering Feltet ’Send som e-faktura’ sættes automatisk, hvis feltet ’e-faktura’ er sat til OIOUBL på debitoren og der er angivet CVR eller GLN. Fra version 93 vises, hvilket GLN-nummer eller CVR-nummer, der sendes til. Ved succesfuld afsendelse vil datoen 'e-faktura sendt' i fakturajournalen blive udfyldt. Hvis man har valgt at deaktivere afsendelse via Nemhandel, vil der stå 'Eksport af e-faktura' og der vil ikke være oplyst til hvilket GLN-nummer eller CVR-nummer.

Log

Alle e-fakturaer der sendes skrives i debitorlog. Læs mere her.

Fejlhåndtering

Følgende fejlmeldes med det samme. De skyldes alle fejlopsætninger i Uniconta:
  • Ukendt modtager. GLN-nummer eller CVR-nummer er ikke kendt i Nemhandelregisteret
  • Ukendt afsender. GLN-nummer eller CVR-nummer er ikke korrekt udfyldt under Firmaoplysninger
  • Schematron valideringsfejl. Der er fejl i OIOUBL dokumentet.
Retry-strategi for gensendelse De fleste andre fejl skyldes eksterne systemer og kan være midlertidige. Uniconta forsøger at aflevere fakturaen imellem 2-20 gange - med én times mellemrum. Lykkedes det ikke - vil afsendelsen blive fejlmeldt. Her er en liste over de fejl der typisk kan forekomme:
  • Der kan ikke foretages opslag i NemHandelsregisteret
  • Der kan ikke foretages DNS vedrørende modtagerens hostnavn
  • Modtagerens server svarer ikke eller afviser o Serveren er midlertidigt nede o Serveren er overbelastet o Certifikat problemer
Er noget gået galt i afsendelsen, så er feltet e-faktura-fejl markeret i fakturajournalen og datoen 'e-faktura sendt' er ikke udfyldt med en dato. Alle fejlbeskeder kan også ses i Debitor log. Læs mere her.

Manuel udlæsning af OIOUBL

OIOUBL filer kan udlæses direkte fra fakturajournalen. Det brugers primært til at sende OIOUBL fakturaer med en anden Transportør end Uniconta. Efter fakturering skal man finde frem til den faktura, som skal dannes og afsendes som en OIOUBL faktura. For at danne OIOUBL-filen, trykkes der på knappen ’Eksport af e-faktura’. Angiv herefter i hvilken mappe filen/filerne skal placeres. OIOUBL filen vil blive navngivet Faktura_<Fakturanummer>.xml Der kan også oprettes en specifik mappe, hvortil OIOUBL filerne udlæses. Opsætning i “Min profil” læs mere her Hvis man markere flere fil vil alle blive udlæst.