Ved brug af varenavnegrupper er det muligt at oprette længere varenavne/beskrivelser, eller oversætte varenavne/beskrivelser til et andet sprog.
Varenavnegrupper giver desuden mulighed for at tilføje leverandørens eller kundens varenummer, så dette kan benyttes på indkøbordrer eller salgordrer.
Hvis du på ordrelinjerne tilføjer feltet Kunde/leverandørvarenummer, så kan du slå dit eget varenummer op, ved at indtaste kundens varenummer i dette felt. Funktionen kræver at punktet Kunde/leverandør varenumre er slået til under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til /fra samt at feltet kunde/leverandør varenummer er udfyldt på linjerne på varenavnegruppen.
Vælg Lager/Vedligeholdelse/Varenavnegrupper
Bemærk! Dette menupunkt vises kun, hvis feltet 'Kunde/leverandør varenummer' er markeret under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til/fra. Varenavnegrupper er med andre ord en del af logistik-modulet.
Det samme gør sig gældende på indkøbslinjer. Dvs. hvis du har oprettet en varenavnegruppe med en opsætning som den vist ovenfor, og knyttet den til en leverandør, så vil du kunne indtaste leverandørens varenummer i feltet Kunde/leverandør varenummer på indkøbsordrelinjen, og systemet vil automatisk slå op, hvilket varenummer der er i dit varekartotek.
Dvs. at det på den måde er nemmere at indtaste en købsfaktura fra en leverandør.
På ordre- og indkøbslinjer kan du så indsætte feltet EAN-nummer og indtaste/scanne EAN-nummeret på varen og dermed få ordre-/indkøbslinjen opdateret med informationer om varen (varenummer, tekst, pris osv.).
Et opslag på EAN-nummer på ordre- eller indkøbslinjer kræver ikke at feltet Varenavnegruppe er udfyldt på debitoren/kreditoren ifm. ordren/indkøbet.
Hvis årsagen til de forskellige EAN-numre skyldes forskellige farver eller lignende på varen, så kan der i stedet angives forskellige EAN-numre pr. variant vha. knappen Variant-detalje på vareoversigten.
Hvor benyttes varenavnegrupper
- De lange varenavne/beskrivelser benyttes på salgs- og indkøbsdokumenterne.
- Kundens varenummer benyttes på salgsdokumenterne og leverandørens varenummer, benyttes på indkøbsdokumenterne.
- I feltet Kunde/leverandør varenummer på ordre-/indkøbslinjer kan eget varenummer findes vha. en søgning på kundens-/leverandørens varenummer.
- Varenavne/beskrivelser på et andet sprog benyttes både på salgs- og indkøbsdokumenterne.
Opret en Varenavnegruppe
Vælg Lager/Vedligeholdelse/Varenavnegruppe Klik på ‘Tilføj post’ i menubåndet, for at oprette en eller flere varenavnegruppe. En varenavnegruppe består af Navn og et Sprog. Navn feltet kan indeholde 30 tegn og Sprog vælges udfra en dropdown liste. Version-91 Arver fra udfyldes hvis varenavne skal arves fra en anden liste. Klik på ‘Gem’ i menubåndet for at gemme de indtastede data. For at benytte varer på varenavnegrupper, skal de tildeles på varenavnegruppen. Det gør man ved at klikke på 'Linjer' i menubåndet, se mere nedenfor i 'Tildel varerne til varenavnegruppen', se nedenfor.Tildel varerne til varenavnegruppen
Marker den ønskede varenavnegruppen og klik på 'Linjer', får man mulighed for at tildele de varer der skal benyttes i den oprettede varenavnegruppe. Klik på 'Tilføj post', for at oprette en linje Vælg varen i dropdown menuen, i feltet 'Vare' Indtast Kundens-, eller leverandørens varenummer, hvis dette skal benyttes. Indtast en Beskrivelse af varen (denne vises på faktura på de debitorer/kreditor, hvor der er valgt denne varenavnegruppe) Beskrivelsen kan være en længere varebeskrivelse, op til 1.000 tegn, eller det kan være en oversættelse af en vare. Klik på 'Gem' i menubåndet, når alle vare er valgt og beskrevet. OBS: Har man mange varenavne der skal oversættes, eller have en anden beskrivelse, kan disse importeres i Uniconta. Din forhandler kan hjælpe med dette.
Tildel en varenavnegruppe til en debitor/kreditor
For at gøre brug af en varenavnegruppe, skal denne tildeles på debitor og/eller kreditor siden. En 'Varenavnegruppe' kan tildeles direkte på debitor eller kreditor, men kan også tildeles på debitorgruppe eller kreditorgruppe, og sidst men ikke mindst ændres på selve indkøb-/salgsordren. OBS: Hierakiet ved brug af varenavnegruppen er følgende: (herunder beskrevet for debitor, men gælder også for kreditor)- Vælger man varenavnegruppen på debitorgruppen, benyttes denne på alle debitorer tildelt til denne debitorgruppe, ved generering af relevante dokumenter (tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel eller faktura)
- Vælger man varenavnegruppe på en debitor, benyttes denne på den debitor ved generering af relevante dokumenter.
- Vælger man varenavnegruppe på en debitor, hvor der også er tildelt en varenavnegruppe på debitorgruppen, benyttes den tildelte varenavnegruppe fra debitoren, ved generering af relevante dokumenter.
- Vælg Debitor/Debitor
- Marker den ønskede debitor og klik på 'Rediger' i menubåndet,
- I feltet 'Varenavnegruppe', vælger du den varenavnegruppe som denne debitor skal have tildelt.
- Klik på 'Gem' i menubåndet
Feltet Kunde/leverandør varenummer
På indkøbs- og salgsordrelinjer er der et felt ved navn Kunde/leverandør varenummer. Dette felt kan bruges til at søge efter eget varenummer ud fra en kundes eller en leverandørs varenummer. Eksempel Hvis der oprettes en varenavnegruppe ved navn Kunde X, og der på denne varenavnegruppe indtastes linjer, hvor feltet Kunde/leverandør varenummer er udfyldt, eksempelvis som vist nedenfor, så vil du på en salgsordre kunne indtaste værdien 1234 i feltet Kunde/leverandør varenummer på salgsordrelinjen, og Uniconta vil automatisk udfylde feltet Varenummer med varenummer 11-01. På standard ordrebekræftelser vil det være kundens eget varenummer der vil blive vist.
Det samme gør sig gældende på indkøbslinjer. Dvs. hvis du har oprettet en varenavnegruppe med en opsætning som den vist ovenfor, og knyttet den til en leverandør, så vil du kunne indtaste leverandørens varenummer i feltet Kunde/leverandør varenummer på indkøbsordrelinjen, og systemet vil automatisk slå op, hvilket varenummer der er i dit varekartotek.
Dvs. at det på den måde er nemmere at indtaste en købsfaktura fra en leverandør.
Vises på faktura
Fakturaen for den pågældende debitor vil nu vise de bestilte varer på engelsk.
EAN-numre og varenavnegrupper
Hvis du ønsker at angive flere forskellige EAN-numre på en vare, f.eks. hvis varen kan have forskellige EAN-numre afhængig af hvor varen købes, så kan de forskellige EAN-numre indtastes på varen vha. varenavnegrupperne. Opret en varenavnegruppe pr. EAN-nummer under Lager/Vedligeholdelse/Varenavnegruppe og indtast de forskellige EAN-numre ved at vælge knappen Sprog - varebeskrivelse på den ønskede vare i varekartoteket. Husk at vælge forskellige varenavnegrupper på linjerne under sprog- varebeskrivelser, som vist nedenfor:
På ordre- og indkøbslinjer kan du så indsætte feltet EAN-nummer og indtaste/scanne EAN-nummeret på varen og dermed få ordre-/indkøbslinjen opdateret med informationer om varen (varenummer, tekst, pris osv.).
Et opslag på EAN-nummer på ordre- eller indkøbslinjer kræver ikke at feltet Varenavnegruppe er udfyldt på debitoren/kreditoren ifm. ordren/indkøbet.
Hvis årsagen til de forskellige EAN-numre skyldes forskellige farver eller lignende på varen, så kan der i stedet angives forskellige EAN-numre pr. variant vha. knappen Variant-detalje på vareoversigten.