Under menupunktet Firma/Vedligeholdelse/Opsætning af gdpr kan du køre en oprydningskørsel, således at inaktive kunder og leverandører anonymiseres.
Anonymiseringen sker ved at posterne fra inaktive kunder/leverandører flyttes til en anonym debitor-/kreditorkonto, og herefter slettes de inaktive debitorer/kreditorer.
På den måde kan du stadig se og udskrive alle bogførte posteringer der vedrører de inaktive debitorer/kreditorer. Dog er henvisningen til debitoren/kreditoren på disse poster ændret til at pege på "GDPR-debitoren/kreditoren".
Opsætning
Når menupunktet vælges, skal du først angive et kontonummer på en debitor (kunde) og en kreditor (leverandør), som de inaktive kunder/leverandør- posteringer skal flyttes til. Det kan anbefales f.eks. at oprette en debitor -og kreditorkonto med kontonummeret og navnet GDPR, og bruge disse som den anonyme debitor/kreditor. I feltet År angives det antal år en debitor/kreditor skal være inaktiv, før denne slettes. Der kan ikke angives et antal år på mindre end 5 år. Dette skyldes, at man i Danmark har en regel om at der skal opbevares regnskabsdata i minimum 5 år. Hvis din virksomhed er omfattet af de nye EU momsregler (One-stop-moms) der trådte i kraft 1/7 2021, skal du dog være opmærksom på, at du så skal opbevare dine regnskabsdata i 10 år. VIGTIGT! De 5 år beregnes fra dags dato og 5 år tilbage. Bemærk! Debitorer og kreditorer der IKKE har været posteringer på endnu, dvs. f.eks. helt nyoprettede debitorer/kreditorer vil ikke blive medtaget i oprydningskørslen, og når du igangsætter oprydningskørslen kan du vælge simulering, og dermed få vist en liste over de debitorer/kreditorer der vil blive fjernet inden du igangsætter den endelige oprydning.
Oprydningskørsel
For at igangsætte selve oprydningskørslen, så skal du udfylde selve opsætningen som beskrevet ovenfor, og herefter skal du vælge knappen Oprydning på båndet. TIP! Hvis du f.eks. kun ønsker at få foretaget en anonymisering af dine debitorer, så skal du blot nøjes med at udfylde feltet Anonym debitor og efterlade feltet Anonym kreditor tom. Når du vælger knappen Oprydning, så vises en prompt, hvori du kan vælge ja til at simulere. Hvis der simuleres, vises en liste over de debitorer/kreditorer, der vil blive medtaget i oprydningskørslen. Hvis oprydningskørslen køres uden at vælge ja til at simulere, så køres selve oprydningskørslen, når du har skrevet slet i prompten der vises, når du vælger knappen Oprydning igen, fjerner markeringen i feltet Simulering og vælger OK. Vær opmærksom på, at oprydningskørslen kører i baggrunden på serveren, mens du kan arbejde videre med andre opgaver i Uniconta. Det kan derfor være nødvendigt at sige Opdater i debitorkartoteket mv. før du vil kunne se at de omfattede debitorer er slettet. Bemærk! Notater og vedhæftede filer på de berørte debitorer/kreditorer slettes, så hvis du ønsker at bevare notater eller vedhæftede filer, skal du manuelt gemme disse på anden vis INDEN oprydningskørslen køres. Bemærk! Hvis feltet Oprettelsesdato på dine debitorer/kreditorer er tomme, eller hvis feltet er udfyldt med en dato, der ikke er ældre, end det antal år som du angiver ifm. GDPR oprydningen, så slettes kunden/leverandøren ikke. Feltet Oprettelsesdato udfyldes automatisk, når der oprettes nye debitorer/kreditorer i Uniconta. I forbindelse med konvertering til Uniconta fra andre systemer, udfyldes feltet med datoen på den ældste post. Eksempel på en debitorfaktura efter oprydningen: