Indkøbsordre

Indkøbsordre-oversigten finder du under Kreditor/Indkøbsordrer. Bemærk! Indkøbsordrer kan kun ses, hvis du har slået feltet Indkøb under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til/fra På indkøbsordre-oversigten kan du oprette indkøbsordre, udskrive rekvisitioner og følgesedler samt bogføre købsfakturaer, dvs. holde styr på dine indkøb, så du kan se, hvad du har bestilt og hos hvem.    

Beskrivelse af knapper

 

Knap	Beskrivelse
Opret indkøbsordre	Tilføj/opret en ny indkøbsordre
Indkøbslinjer	Åbner billedet med indkøbslinjer, så du kan indtaste indkøbslinjer med de varer/ydelser m.m. du ønsker at bestille/har bestilt hos din leverandør. Du kan også se og redigere allerede indtastede linjer vha. denne knap.
Rekvisition	Her kan du oprette en rekvisition og printe/sende på e-mail.
Indkøbsordre	Her kan du oprette en indkøbsordre og printe/sende på e-mail.
Følgeseddel	Her kan du oprette en følgeseddel og printe/sende på e-mail.
Faktura	Her kan du oprette en faktura og printe/sende på e-mail.
Vedhæftetde filer	Vedhæft et notat eller et dokument på indkøbsordren. Hvis du vedhæfter et dokument og markerer feltet Rekvisition, så medsendes dokumentet i mailen til leverandøren sammen med rekvisitionen.
Filter	Tryk på denne knap for at opsætte filtre til skærmbilledet.
Kontakter	Vælg denne knap for at se/oprette kontaktpersoner på den leverandør der er valgt på indkøbet. Du kan efterfølgende vælge én af de oprettede kontaktpersoner i feltet Kontaktperson på selve indkøbsordren ved at vælge knappen Rediger på indkøbsordre-oversigten.
Opdater	Tryk på knappen for at opdater alle oplysninger og rettelser.
Layout	Du har mulighed for at vælge felter, samt gemme/slette layoutet.
Eksport	Her har du muligheden for at eksportere dine indkøbsordrer til Excel.

Beskrivelse af felter

 

Konti	Beskrivelse
Konto	Vælg den kreditor/leverandør som varerne/ydelserne skal bestilles hos/er bestilt hos
Kontonavn	Udfyldes automatisk, ud fra den valgte kreditor.
Saldo	Her ses den nuværende saldo på kreditoren
Forfalden	Her ses den nuværende forfaldne saldo på kreditoren
Kreditmaks	Her ses det aftalte kreditmaks-beløb indtastet på kreditoren i kreditorkartoteket.
Kontaktperson	Her kan du vælge bland de oprettede kontaktpersoner på kreditoren. Nye kontakter kan oprettes fra indkøbsordre-oversigten vha. knappen Kontakter.

 

Reference	Beskrivelse
Deres ref	Indtast evt. leverandørens reference
Vores ref	Indtast evt.  egen reference
Rekvisition	Indtast evt. rekvisitionsnummer
Salgsordre	Hvis du har oprettet indkøbsordren som en kopi af en salgsordre, vil salgsordre-nummeret stå her. Man kan selv udfylde dette, hvis man har oprettet indkøbet manuelt.
Toldnummer	Indtast evt. et toldnummer
Kommentar	Indtast evt. en kommentar til indkøbsordren. Kommentarer kan vises på f.eks. rekvisitioner m.m.

 

Ordrer	Beskrivelse
Gruppe	Vælg evt. en indkøbsgruppe.
Indkøbsnummer	Her vises indkøbsordrenummeret. Nummeret tildeles automatisk ved oprettelse af indkøbsordren. Under Kreditor/Vedligeholdelse/Nummerserier kan du se/indtaste det nummer der skal benyttes næste gang der oprettes en indkøbsordre.
Leveringsdato	Indtast/vælg evt. en ønsket leveringsdato.
Slutrabat %	Indtast evt. en slutrabatprocent aftalt med leverandøren.
Betaling	Udfyldes automatisk med den betalingsbetingelse der er angivet på kreditoren i kreditorkartoteket, men den kan ændres her, såfremt der skal gælde en anden betalingsbetingelse for denne indkøbsordre. Læs mere om betalingsbetingelser her.
Forfaldsdato	Indtast manuelt en forfaldsdato hvis du ønsker at overstyre betalingsbetingelsens forfaldsdato.
Forsendelse	Vælg evt. en forsendelsesmetode. Læs mere om denne funktion her.
Lev-dato bekræftet	Markér dette felt, hvis leveringsdatoen er blevet bekræftet. Dette er et oplysningsfelt.
Leveringsbetingelse	Vælg evt. en leveringsbetingelse.
Medarbejder	Vælg evt. en medarbejder der står for indkøbet. Hvis den enkelte medarbejders uniconta login er koblet sammen med en medarbejder i medarbejder-kartoteket, så udfyldes dette felt automatisk med medarbejderen, når en ny indkøbsordre gemmes.
Udligning	Hvis betalingen for indkøbsordren allerede er bogført, kan du indtaste bilagsnummeret på betalingen her, så betalingen og købsfakturaen automatisk bliver udlignet ved bogføring af købsfakturaen.
Fast-tekst	Vælg evt. en fast-tekst her. Hvis der vælges en fast-tekst her, så vil finansposteringerne blive stemplet med denne fasttekst + kreditorens navn + fakturanummeret.
Valutakode	Udfyldes automatisk med den valuta der er valgt på leverandøren, men den kan overstyres, hvis der skal bruges en anden valuta på lige netop dette indkøb. NB! Det anbefales ikke at blande valutaer på den enkelte kreditor.
Valutakurs	Indkøb i valuta bogføres med den kurs der er defineret i valutakursopsætningen under Firma/Vedligeholdelse/Valuta, med mindre der er er indtastet en kurs her, så bruges denne i stedet. Læs mere om valuta her.
Slet ordre efter fakturering	Dette felt er som standard markeret, hvilket betyder at indkøbsordren automatisk slettes, når købsfakturaen er bogført. Hvis du ønsker at kunne bogføre samme indkøbsordre igen og igen, så fjern markeringen i dette felt.
Slet komplet faktureret ordrelinje	Dette felt er som standard markeret, hvilket betyder at indkøbsordrelinjerne automatisk slettes, når de er bogført på en købsfaktura. Hvis du ønsker at kunne bogføre samme indkøbsordrelinje igen og igen, så fjern markeringen i dette felt.
Moms	Vælg evt. den momskode der skal anvendes på indkøbsordren. Udfyldes denne ikke, så bruges den angivet på kreditoren, eller den på kreditor- eller lagergrupperne.

 

Størrelse	Beskrivelse
Vægt	Her ses den samlede vægt på ordren. Feltet vises kun, hvis feltet Opsætning af størrelser under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer er markeret.
Rumfang	Her ses det samlede rumfang for ordren. Feltet vises kun, hvis feltet Opsætning af størrelser under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer er markeret.
Karton	Her ses det samlede antal kartoner for ordren. Feltet vises kun, hvis feltet Opsætning af størrelser under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer er markeret.

 

Leveringsadresse	Beskrivelse
Leveringsadresse-felterne	Leveringsadresse-felterne udfyldes automatisk med de tilsvarende felter fra kreditorkartoteket. Ønsker du en anden leveringsadresse på det aktuelle indkøb, kan du manuelt overskrive/indtaste dem her.
Kontakperson, telefon og e-mail
Rekvisition udskrevet	Udfyldes automatisk, når der udskrives en rekvisition.
Udskrevet	Udfyldes automatisk, når der udskrives en indkøbsordre.

 

Dimensioner	Beskrivelse
	Her vises et felt, for hver dimension du har oprettet i regnskabet, så du kan vælge mellem de forskellige dimensionsværdier i felterne.

 

Faktura	Beskrivelse
Fakturadato	Indtast evt. købsfaktura-datoen her. Datoen kan også indtastes i boksen der vises, når du bogfører købsfakturaen.
Fakturanummer	Fakturanummeret skal udfyldes før man kan fakturere ordren. Fakturanummeret kan indtastes her, eller i det tilsvarende felt der vises, når du bogfører købsfakturaen. Bemærk! Uniconta har to felter til fakturanummer i nogle kartoteker. Et numerisk og et alfanumerisk. Indtastes et købsfakturanummer med både tal og bogstaver, så gemmes hele nummeret i det alfanumeriske felt. I det numeriske felt gemmes samme nummer blot uden bogstaver og tegn. På kreditorposteringerne og i kreditorfaktura-arkivet gemmes begge felter. På finans-, lager- og projektposteringer findes kun det numeriske felt.
Fakturabeløb	Indtast evt. det endelige fakturabeløb inkl. moms. Uniconta vil så lave en kontrol på, om summen af de indtastede indkøbslinjer er lig med det totale fakturabeløb i dette felt.
Indtastet momsbeløb	Indtast evt. det faktiske momsbeløb, hvis det afviger meget fra momsbeløbet udregnet på baggrund af indkøbslinjerne.
Betalingsmåde	Udfyldes automatisk med værdien fra det tilsvarende felt på kreditoren i kreditorkartoteket, men hvis denne indkøbsordre skal betales på anden vis, kan det ændres her på indkøbsordren. Læs mere om kreditorbetalinger her.
Betalings-ID	Udfyldes automatisk med værdien fra feltet Betalings-id på kreditoren i kreditorkartoteket ved bogføring af købsfakturaen, hvis dette felt efterlades tomt. Hvis denne indkøbsordre skal betales på anden vis, kan et andet betalings-id indtastes i dette felt her på indkøbsordren.
Kasserabatdato	Kasserabatdatoen udregnes automatisk af systemet og stemples på kreditorposten, hvis der er defineret en kasserabatprocent m.m. på betalingsbetingelsen valgt i feltet Betaling. I dette felt kan du manuelt indtaste en kasserabatdato, for at overstyre den der ville blive beregnet.
Kasserabat (Beløb)	Kasserabatbeløbet udregnes automatisk af systemet og stemples på kreditorposten, hvis der er defineret en kasserabatprocent m.m. på betalingsbetingelsen valgt i feltet Betaling. I dette felt kan du manuelt indtaste et kasserabatbeløb, for at overstyre den der ville blive beregnet.
Udgiftskonto	Ønsker du at bogføre omkostningen fra indkøbet på en specifik konto, så kan denne angives her. Udfyldes feltet ikke, så bogføres indkøbet på den udgiftskonto der er valgt på kreditoren og/eller defineret under Kreditor-/varegruppe opsætningen.
Posteringstekst	Ved fakturering af en indkøbsordre, bliver posteringsteksten, som standard, “Kreditornavn,  Faktura: #”. I feltet Posteringstekst, kan man indtaste en anden tekst, hvis man ikke ønsker denne standard tekst.
Fakturakonto	Hvis varerne er modtaget fra én kreditor, men købsfakturaen fra en anden, så kan du i dette felt vælge den kreditor, du har modtaget købsfakturaen fra. I feltet Konto vælger du den leverandør du har modtaget varerne fra. Hvis du har modtaget både varer og købsfaktura fra samme leverandør, så skal dette felt ikke udfyldes.
Prisliste	Feltet udfyldes automatisk med den prisliste der er valgt på kreditoren i kreditorkartoteket, men du kan i dette felt overstyre dette valg for det aktuelle indkøb.
Layoutgruppe	Vælges en layoutgruppe her, er det den der benyttes til at definere hvilke layout der skal benyttes ved afsendelse af Rekvisitioner m.m. Vælges ingen, er det den på kreditor det benyttes. Er der ikke valgt en på kreditorkortet, er det standard layoutgruppen der benyttes.

 

Projekt	Beskrivelse
Projekt	Hvis projektmodulet benyttes, så kan du her vælge det projekt, der skal belastes med dette indkøb. Projekt kan også udfyldes på de enkelte indkøbslinjer, hvis indkøbet skal fordeles på flere projekter.
Art	Hvis projektmodulet benyttes, og der er er valgt et projekt på indkøbet, så skal art også udfyldes.
Arbejdsområde	Hvis projektmodulet benyttes,

 

Beskrivelse af knapper (Indkøbslinjer)

På indkøbsordrelinjerne indtastes linjer med de varer/ydelser der skal bestilles/er købt hos kreditoren.   Beskrivelse af knapper i menubåndet

Knap	Beskrivelse
Tilføj	Tilføjer en ny linje, hvorfra der kan vælges en ny vare på linjen. Man kan begynde at skrive varenavnet eller varenummeret i varefeltet, og der fremkommer en liste med lignende varenumre eller varenavne. Bemærk: "Aktiv kolonnesøgning" skal være slået til i din profil.
Opret faktura	Vælg denne knap, når du ønsker at bogføre købsfakturaen. I feltet Supplerende ordrer kan du vælge andre indkøbsordrer vedr. samme kreditor, så du kan få bogføres flere indkøbsordrer på samme købsfaktura.Bemærk! Det er ikke muligt at samle indkøbsordrer med forskellige valutakoder.
Opdater	Her kan du opdatere dine indkøbslinjer, bruges hvis der er flere der laver indkøbsordre samtidig.
Layout	Tilføj felter, Gem/slet layout.
Eksport	Her har du muligheden for at trække dine indkøbslinjer ud i Excel.

Beskrivelse af felter (Indkøbslinjer)

Beskrivelse af udvalgte felter på indkøbslinjerne

Feltnavn	Beskrivelse
Rabatprocent og Rabat	Der er to muligheder for rabat på indkøbslinjerne, nemlig Rabatprocent og Rabat. Rabatprocent giver mulighed for at tilføje en rabat i procent.Rabat giver mulighed for at tilføje et rabat beløb på linjen.Begge rabatter kan benyttes samtidig.Der kan oprettes en konto og en modkonto på kreditorgruppen til at bogføre rabat modtaget i forbindelse med fakturering.
Kunde/leverandør varenummer	Dette felt benyttes til opslag på hvilket varenummer hos jer, der svarer til leverandørens varenummer. Feltet kan kun benyttes, hvis funktionen Varenavnegrupper anvendes.
Fakturerbar	Per default er der sat hak i fakturerbar. Ønsker man at delfakturere, fjerner man hakket i de linjer, man ikke ønsker at fakturere.
Modtag nu	Bestemmer det antal der modtages, via en følgeseddelopdatering.
Modtaget	Viser det antal der er modtaget via en følgeseddelopdatering.
Resterende	Viser det resterende antal i ordren, efter en følgeseddelopdatering.
Faktureret	Viser antal faktureret. Ved opdatering af en følgeseddel, kan man fakturare det modtagede antal.
Lagerstyring	Viser hvilken type lagerstyring man benytter for den enkelte linje.
Udgiftskonto	Ønsker man en anden udgiftskonto end den opsatte konto, kan man manuelt overstyre konteringen, ved at udfylde udgiftskontoen med et kontonummer.
Dato	Er datoen der er indtastet på indkøbsordrehovedet. Denne dato kan overskrives på linjen. Denne dato benyttes til behovsoversigten.