Fysiske bilag (Indbakke)
Fysisk bilag (indbakke) er det sted hvor de elektroniske bilag havner, når disse f.eks. sendes til scan mailadressen angivet i feltet E-mail til Fysiske bilag under Firma/Firmaoplysninger eller ved at uploade bilag ved hjælp af Uniconta Upload app. Når et bilag er vedhæftet en postering eller andet, så fjernes det fra indbakken. Bemærk! Fysisk indbakke er ikke tiltænkt til opbevaring af bilag. Tanken er at man tilknytter de elektroniske bilag til poster ifm. bogføringen, hvorved de fjernes fra indbakken. Alternativt flytter man bilag fra indbakken til dokumentarkiverne andre steder i systemet, flytter bilagene til et andet regnskab i Uniconta eller sletter bilaget, såfremt det slet ikke skal bogføres og/eller gemmes. Skulle der være bilag, der ikke ønskes flyttet til andre dele af Uniconta, så bør disse fjernes fra indbakken ved hjælp af knappen Fjern fra indbakken. Så kan bilagene ses og vises under Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag. Alternativt kan bilagene slettes fra Indbakken ved hjælp af knappen Slet. Indbakken benyttes til registrering af data på fysiske bilag, der er sendt eller indlæst i Uniconta. Efter indlæsning tilføjes data enten i indbakken eller i kladderne. Alle data registeret i Indbakken overføres til kladden (med mindre der er sat hak i feltet "Venter" på linjen.) Fysiske bilag fjernes fra Indbakken ved bogføring. Dette kan først ses efter tryk på OPDATER. Slet ikke bilag fra indbakken før der er trykket på OPDATER. Det samme bilag kan IKKE overføres to gange. Kan bilaget IKKE overføres, er der sat hak i feltet "Venter" eller bilaget ligger allerede i en IKKE bogført kladde. Se feltet "Overført til kladde", her burde være sat hak.
For at lette registreringen kan det indlæste bilag vises i et selvstændigt skærmbillede. F.eks. på en anden skærm. Klik på det lille øje ikon 'Vis', for at få vist bilaget. Det bilag som vises er det bilag som markøren står på.
Indbakken viser de uploadede bilag, der ikke er bogført. Bilagene kan være vedhæftet i en kladde, men ikke bogført endnu. Se feltet "Overført til kladde". Hvis bilaget er overført til kladden, er der hak i dette felt.
Registrering af data i Indbakken
Når du mailer elektroniske bilag til dit regnskab, kan du i mailteksten tilføje værdier om bilaget ”Faktura”, ”Dato”, ”Beløb”, ”Kreditor”, "Projekt", "Art" og "Arbejdsområde".
Skrives som f.eks “Faktura <fakturanummer>”, “Beløb <beløb>”, så udfyldes felterne med de tastede værdier.
Beskrivelse af nogle felter
| Felt | Beskrivelse |
| Entydigt id | Et unikt id for bilaget. Benyttes til at identificere bilaget rundt i Uniconta. |
| Overført til kladde | Et et bilag er overført til kladden, ligger bilaget stadig i fysisk indbakke, men der er sat hak i dette felt. |
| Kreditorkonto | Eventuel kreditorkonto, der importeres i feltet Modkonto i kladdelinjen. Det er smart, så har du straks din kreditor på bogføringskladde-linjen. |
| Udgiftskonto | Udfyldes, hvis udgiften skal bogføres på en konto i kontoplanen |
| Faktura | Fakturanummer videreføres til bogføringskladden og anvendes ved bogføring af betaling (udligning), posteringslister, søgning etc. |
| Bilag | Udfyldes ”bogføringsdato og bilag” på det fysiske bilag, og gemmer, så vil bilaget automatisk blive vedhæftet det bogførte bilag. Gemmer man og trykker opdater, så vil bilaget forsvinde i oversigten. Der søges 30 dage frem og 60 dage bagud i forhold til oprettelsesdatoen på bilaget. |
| Beløb | Debet-beløb indtastes uden fortegn. Kredit-beløb med minus-fortegn. |
| Godkender (Navn) eller Godkender (Login-id) | Hvis bilaget skal godkendes, før import til kladde, angives enten godkenders Navn eller Login-id. |
| Godkendt | Her angives om et bilag er godkendt. |
| Bogføringsdato | Bogføringsdato, der skal overføres til bogføringskladden. |
| Dokumentdato | Dato på dokumentet, dvs. fakturadatoen. Oftest indtastes denne dato kun, hvis fakturaen ønskes bogført med en anden dato end fakturadatoen, eksempelvis hvis fakturadatoen er d. 15/7 2024, men fakturaen ønskes bogført d. 1/8 2024, idet juli måneds regnskab måske er afsluttet og lukket.Det er dokumentdatoen der danner grundlag for udregning af forfaldsdatoen/betalingsdatoen. Dvs. hvis dokumentdatoen = 15/7 2024 og betalingsbetingelsen på kreditoren er Netto8dg. så vil forfaldsdatoen blive udregnet som 23/7 24, selvom posten bogføres med 1/8 24 som dato. |
| Afsender | Afsender udfyldes med information om den mailadresse eller medarbejder der har indsendt bilaget. Bemærk! Hvis ikke der kan ses en afsender i feltet, kan det skyldes at bilaget er indsendt via Upload-app'en, men at feltet Medarbejder ikke har været udfyldt i upload-app'en ved indsendelse af bilaget. |
Slette et bilag fra indbakken
Du kan slette bilag i indbakken, hvis der f.eks. er indsendt et bilag ved en fejl til indbakken.
Bemærk dog, at hvis et bilag er overført fra indbakken til en bogføringskladden, uden at kladden er bogført, så kan du ikke slette bilaget. Slet linjen i kladden eller fjern linket til det fysiske bilag på linjen i kladden først, og så kan du slette bilaget i indbakken efterfølgende. Bemærk også, at bilagene i indbakken automatisk fjernes fra indbakken, når f.eks. posteringen i bogføringskladden bogføres. Dvs. når først bilaget er tilknyttet et bogført bilag, så vises de ikke i indbakken længere. Det er med andre ord ikke meningen, at man manuelt skal slette bilagene i indbakken, med mindre de aldrig skulle have været indlæst til indbakken i første omgang. OBS! for at slette skal du bruge skraldespands ikonet helt ude til højre på linjen.
Beskrivelse af knapper
Tilføj Bilag
Dette er en anden mulighed for at få et bilag lagt ind i indbakken i Uniconta. Her er det muligt at uploade et bilag, hvis du har bilaget liggende på computeren eller i din mail, dette gøres ved at klikke på Gennemse eller trække filen over på skærmen. Når du har udfyldt de felter du vil, skal du klikke gem, nu ligger bilaget i din indbakke.
Overfør til kladde
Du kan overføre fysiske bilag direkte fra indbakken til en bogføringskladde. Der oprettes en ny kladdelinje for hvert fysisk bilag. Klik på Overfør til kladde-knappen i båndet.
| Kladde | Bogføringskladden, hvor det fysiske bilag er placeret i. |
| Dato | Dato på linjer i bogføringskladden. Hvis intet angives benyttes Bogføringsdato fra det fysiske bilag, hhv. dato på fysisk bilag. |
| Beløb | Debet eller Kredit. Hvis der vælges Debet, så overføres beløbet fra fysisk indbakke til Debet-kolonnen i bogføringskladden, og omkostningskontoen overføres som konto samt kreditor- eller betalingskontoen som modkonto. Hvis der vælges Kredit, så overføres beløbet fra fysisk indbakke til kredit-kolonnen i bogføringskladden, og omkostningskontoen overføres som modkonto samt kreditor- eller betalingskontoen som konto. |
| Overfør | Alle, Aktuel post eller kun godkendte. Hvis Godkendt-feltet ikke vises i Fysiske bilag indbakken kan det indsættes via design af skærmbilledet. |
| Tildel bilagsnummer | Er kladden der overføres bilag til, ikke opsat med automatisk tildeling af bilagsnummer, kan man sætte hak her, og få tilføjet et bilagsnummer. |
Bogfør direkte
Du kan bogføre bilag direkte udenom en bogføringskladde. Klik på Bogfør direkte-knappen i båndet.
Vælg hvilken bogføringskladde der skal benyttes. Posteringslinjer der allerede ligger i kladden vil ikke blive berørt.
I Økonomi/Rapporter/Bogførte kladder vil den valgte kladde fremgå.