Kontakter

Der er flere steder i systemet du kan finde kontakter og det er:

• Debitor/Debitor/Kontakter
• Kreditor/Kreditor/Kontakter
• Firma/kontakter

Under Debitor/Debitor og Kreditor/Kreditor  kan du se/tilføje/redigere kontaktpersoner til den enkelte debitor/kreditor ved at vælge knappen Kontakter på båndet.    

Beskrivelse af felter

Nedenfor er udvalgte felter beskrevet

Felt	Beskrivelse
Stilling	Stillingsbetegnelser, der kun kan ændres af Uniconta A/S.
Kontakttype	Samme liste som stillingsbetegnelser. Der kan nu laves en kombination af stilling og kontakttype. F.eks. Direktør og Ejer.
Reference-Id	Bruges til OIOUBL når der handles med kommunale institutioner.
E-mail modtager	Sæt et flueben ud for de dokumenter, der skal sendes til mailadressen angivet på den aktuelle kontaktperson. Hvis du sætter et flueben ud for feltet Kontaktperson, så vil alle typer af dokumenter blive sendt til den pågældende kontaktperson, hvis kontaktpersonen vælges på salgsdokumenter, uanset hvilke flueben, der er angivet ud for de enkelte dokumentnavne. Faktura = Kontaktpersonen modtager alle fakturaer til denne debitor Kontoudtog = Kontaktpersonen modtager alle kontoudtog til denne debitor Rentenota = Kontaktpersonen modtager alle rentenotaer til denne debitor Rykker = Kontaktpersonen modtager alle rykkere til denne debitor Følgeseddel = Kontaktpersonen modtager alle følgesedler til denne debitor. (Bemærk! Kun hvis feltet Opdater lager markeres ved dannes af følgesedlen) Bekræftelse = Kontaktpersonen modtager alle bekræftelser til denne debitor Tilbud = Kontaktpersonen modtager alle tilbud til denne debitor Kontaktperson = Kontaktpersonen modtager alle dokumenter, dvs. både tilbud, ordrebekræftelser, følgesedler og fakturaer, hvis kontaktpersonen vælges på tilbud og ordrer til kunden. Dvs. det er ikke muligt at definere, at kontaktpersonen f.eks. kun skal have ordrebekræftelsen, men ikke de øvrige dokumenter. Eksempel 1: Hvis du kun sætter et flueben ud for feltet Faktura, så vil denne kontaktperson få tilsendt alle fakturaer der dannes til denne debitor. Eksempel 2: Hvis du sætter et flueben ud for felterne Faktura og Kontaktperson, så vil denne kontaktperson få tilsendt alle fakturaer der dannes til denne debitor. Kontaktpersonen vil ligeledes få tilsendt tilbud, bekræftelser og følgesedler, men kun hvis denne kontaktperson vælges på tilbuddet/salgsordren.

Kontoudtog og faktura ønskes sendt til forskellige e-mailadresser

Hvis dette ønskes, så kan det gøres således: 1) Lad feltet E-mail til faktura på debitorkortet være tomt 2) Sæt flueben i feltet Send e-mail på debitorkortet 3) Opret en kontaktperson f.eks. med navnet Faktura. Indtast den mailadresse, der skal have tilsendt fakturaer i feltet E-mail, og sæt et flueben i feltet Faktura 4) Opret en anden kontaktperson f.eks. med navnet Kontoudtog. Indtast mailadressen til kontoudtog i feltet E-mail, og sæt et flueben i feltet Kontoudtog.

Faktura, ordrebekræftelse og følgeseddel ønskes sendt til både debitor samt en bestemt kontaktperson

Hvis dette ønskes, så gør man således: 1) Lad feltet E-mail til faktura på debitorkortet være tomt. 2) Sæt flueben i feltet Send e-mail på debitorkortet. 3) Opret din debitor som kontaktperson, eksempelvis "Michael". Indtast Michaels mailadresse og sæt flueben i alle dokumenttyper som han skal modtage. 4) Opret din anden kontaktperson, som skal modtage en kopi af alt der bliver sendt til Michael. Indtast mailadressen i feltet E-mail. Sæt et flueben i feltet Kontaktperson og intet andet. 5) På ordrehovedet skal du nu aktivt vælge din kontaktperson, der skal modtage en kopi af Michaels dokumenter. Således vil både debitor og kontaktperson modtage alt der sendes afsted.

Fakturakonto med kontakter

Benytter man fakturakonto, og gerne vil sende en fakturakopi til leveringskontoen, kan man gøre brug af kontakter. Der skal oprettes en kontakt under leveringskontoen, og denne kontakt skal være oprettet med en e-mail adresse samt et hak i kontaktperson. Når der oprettes en salgsordre til leveringskontoen, skal man huske at vælge dennes kontaktperson i feltet Kontaktperson på ordrehovedet. Der vil nu blive sendt en e-mail til både leveringskontoen og fakturakontoen, når der afsendes dokumenter, genereret af denne salgsordre.

Hvorfor bliver mine dokumenter sendt til en bestemt kontaktperson?

Hvis du har oprettet en kontaktperson, hvor du kun har markeret feltet Kontaktperson i "E-mail modtager-kassen", så vil denne kontaktperson modtage alle de dokumenter, der afsendes fra tilbuddet/ordren, hvis denne kontaktperson er valgt i feltet Kontaktperson på tilbuddet/ordren. Læs mere herom under beskrivelsen af E-mail-modtager ovenfor.

Hvorfor får min kontaktperson alle mails?

Dokumenter så som fakturaer, tilbud, ordrebekræftelser, rykkere osv. sendes som udgangspunkt altid til mailadressen angivet i feltet E-mail til faktura på debitoren, men disse dokumenter sendes også til de kontaktpersoner, der er oprettet under knappen Kontakter på båndet på debitoroversigten. Læs mere om dette under beskrivelsen af E-mail-modtager ovenfor.