Bilagsanmodning i Uniconta giver mulighed for at anmode en medarbejder om et bilag til en postering.
Man kan benytte sig af funktionen i både bogføringskladder og bankafstemning.
Når man Anmoder om et bilag, vil der blive sendt en mail til den valgte medarbejder. Medarbejderen vil derefter modtage en mail med et link til Unicontas Webbaseret Upload app.
Unicontas Webbaserede Upload finder man : upload.uniconta.com
I mailen har man 2 muligheder, enten at trykke på knappen ’Klik her for at indsende bilag’, eller kopiere den scanmail-adresse, der står under knappen, og sende en mail med bilaget vedhæftet.
Hvis man vælger at trykke på knappen, vil den åbne Unicontas Webbaseret Upload app:
På billedet af Unicontas Webbaserede Upload app, er Scan-mailen allerede udfyldt, og man skal blot vedhæfte bilaget, enten ved at trække bilaget ind i Upload appen eller ved at vælge filen, ved brug af knappen ’Vælg fil’.
Hvis man har åbnet Upload appen på en telefon eller en tablet, er det også muligt at bruge kameraet til at tage et billede af bilaget.
Herefter kan man udfylde de ønskede felter, og klikke på 'Overfør' for at afslutte overførslen.
Bilaget bliver nu gemt i den fysiske bilag (indbakke) og er tilgængelig til anmoder.
Når bilaget er gemt i indbakken, kan man vælge at arbejde med bilaget fra kladden eller fra bankafstemning. Her benytter man knappen “Match fysisk bilag” og dermed bliver posten matchet med det valgte bilag.
OBS! Hvis du oplever udfordringer med, at den bare står og snurre og ikke vil noget som helst, kan det være at du skal gå i webindstillinger og tillade "pop-up vinduer og omdirigering"
Bogføringskladder
I bogføringskladder kan man sende bilagsanmodninger inde fra kladdelinjerne. Marker den ønskede linje, der mangler bilag, vælg ’Fysisk Bilag’ i menuen, og vælg ’Send bilagsanmodning’ eller ’Ctrl+1’.
I boksen der kommer frem, skal man vælge, hvilken medarbejder man vil anmode om et bilag, og det er muligt at skrive en kommentar til medarbejderen.
Klik på OK og medarbejderen modtager en e-mail, som beskrevet tidligere i artiklen.
Bankafstemning.
I bankafstemning har man to metoder for at anmode om et bilag.
Man kan markere den ønskede linje, der mangler bilag, og vælge ’Fysisk bilag’ i menuen og ’Send bilagsanmondning’ eller ’Ctrl+H’.
Eller man kan tilføje feltet ’Medarbejder (bilag)’ i sin oversigt. Tilføj felt ved hjælp af ’Alt+F’ eller højreklikke på en overskrift og tryk på vælg felter.
Læs mere om felter her…
Vælg medarbejderen i feltet, og klik på ’Gem’.
Med denne løsning bliver der ikke afsendt en mail med det samme, men der oprettes en reminder, der afsendes hver morgen, indtil bilaget er modtaget og koblet sammen med posteringen.
Hvis man kun ønsker at sende én anmodning, skal man vælge den første metode.
Hvis man ønsker, at der skal sendes en anmodning, indtil et bilag er tilknyttet, skal man bruge metode to, hvor man vælger en medarbejder på linjen.
Match fysisk bilag med postering.
Når man har afsendt bilagsanmodning og medarbejderen har sendt bilaget retur, lander det i Fysiske bilag (indbakke).
For at matche posteringen med bilaget, skal man vælge den kladde, hvor man ønsker at tilknytte bilaget til, og bruge knappen 'Match fysisk bilag'
Det åbnes et vindue, hvorfra man kan matche bilag fra indbakken til en linje i den valgte kladde.
Match bilag op imod den ønskede linje i kladden, og klik vedhæft.
Det samme gør sig gældende for bankafstemning.
Her har man mulighed for at matche et fysisk bilag ude fra bank oversigten eller matche bilag på banklinjerne.
