Uniconta Scan

Følg

Uniconta Scan og Paperflow gør det muligt at aflæse alle relevante data fra bilag, så man slipper for manuelt taste arbejde.

Slå Scan til

Først skal Uniconta-Scan eller Paperflow være slået til under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner fra/til

 
Automatiseringspakke

Hvis automatiseringspakken er valgt og man ønsker at fravælge Uniconta Scan i enkelte regnskaber.

  • Gå i Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til/fra
  • I feltet 'Dokument scanner' vælger du 'Uniconta Scan'
  • Tryk på 'Gem'
  • Gå i Firma/Vedligeholdelse/Præferencer
  • Fjern fluebenet i feltet 'Automatisk scannes'
  • Tryk på 'Gem'

Automatiseringspakken kan kun vælges af Univisor-brugere.

   

Præferencer

Gå til Firma/Vedligeholdelse/Præferencer for at vælge op mod flere præferencer/konfigurationer man kan have. Læs mere omkring opsætningen af dette her.

 

Automatisk Scanning

Hvis du har slået automatisk opret kreditorer til, så vil systemet ud fra bilaget søge efter cvr nr. på en kreditor. Hvis ikke den finder en vil den oprette en ny kreditor. Læs mere her

Hvis du har slået automatisk scan til under Præferencer, så vil systemet hver gang der kommer et bilag ind, blive scannet. Det er lige meget om du tilføjer på + eller trækker filen ind i Økonomi/Fysisk Bilag (Indbakke) , benytter upload app eller sender til scan mailen (som står under Firmaoplysninger). I forlængelse af dette, vil der også blive oprettet en kreditor med de kreditorinformationer scanneren kan uddrage fra bilaget.

Hvis du går til Fysiske bilag (Indbakke) under Økonomi, fungerer det på den måde at når ‘Automatisk scannes’ er slået til så når man trykker gem i indbakken, så vil det/de bilag der er kommet ind blive scannet. For at hente det/de scannede bilags data ind i indbakken, skal man trykke opdater. Dette tager op mod 10 sekunder per bilag.

 

Manuel Scanning

Hvis man derimod ønsker at håndtere at sende bilag til scan manuelt, så skal man under Præferencer fjerne hakket i “Automatisk scannes”.

Det fungerer på den måde at der i Fysisk bilag (indbakke) vil være et menupunkt der hedder Uniconta-Scan eller Paperflow, som har en Upload/Send knap hvor du manuelt kan sende et eller flere bilag til scanneren, og når man så vil have bilaget retur, så skal man trykke på opdater knappen. Hvis ‘Automatisk opret kreditorer’ er slået fra, vil vi KUN tilføje en kreditor til bilaget såfremt den allerede er oprettet i Uniconta.

OBS* Manuelt vil også betyde at bilag via upload app og email, IKKE vil blive scannet.

OBS* Vent op mod 10 sekunder for Uniconta-Scan har resultatet klar og 1 min før Paperflow har

 

Filtyper

Scannerne aflæser både PDF og JPG/JPEG filer, men Paperflow skal dog opfylde et minimumskrav på 640x480px, for at scanningsmotoren kan aflæse bilaget.

 

Afløftes

Kreditor

CVR/Momsnummer Firmanavn Land Valuta IBAN SWIFT Reg. nr. Kontonummer Adresse e-mail Telefonnummer

Vi bruger det afløftede CVR-nummer som opslag i kreditorkartoteket. Eksisterer en kreditor i kreditorkartoteket, tilføjer/ændre vi intet ved denne kreditor.

Findes en kreditor ikke, oprettes der automatisk en ny (dog ikke hvis dokument er en kvittering), hvis denne parametre er slået til under Præferencer. Den nye kreditor oprettes med følgende afløftede data, CVR/Momsnummer som Kontonummer, Reg/Konto som Betalings-ID (IBAN som anden prioritet), SWIFT og de resterende ovenstående informationer. Vi laver altid et opslag i CVR-registret og bruger disse informationer. Finder vi intet resultat, bruger vi adresse m.m. informationerne for bilaget.

 
Kreditor betaling info 

Har man hak i parameter ‘(Kreditor) Godkend bankoplysninger‘ i ‘Slå funktioner til/fra’ og ‘Automatisk opret kreditor’ i ‘præferencer’, så vil bankoplysninger bliver oprettet på kreditor under det nye ‘Bankoplysninger’ modul i stedet for på selve kreditoren. Dette betyder også du vil få afløftet mere data da vi nu har felter til alle de forskellige betalingsmetoder. Så både IBAN, BBAN og FIK vil blive afløftet og indsat. Fik vil blive maskeret med brug af n’er i stedet for fakturanummer. 

 
Bilag

Faktura/Dokument Nummer Reference Indkøbsnummer Indhold Beløb Betalingsdato Bogførings- og Dokumentdato Valuta FIK type FIK IBAN SWIFT Reg. nr. Kontonummer KID (Norge) Projektnummer

Såfremt Scanneren kan finde ovenstående informationer, tilføjer vi det til bilaget.

Betalings informationer bliver hentet fra kreditorkartoteket hvis der er en eksisterende kreditor, ellers afløftes det fra scanneren. Hvis flere betalings informationer er afløftet, prioriteres FIK først, så reg/konto og ellers IBAN.

Uniconta-Scan kan også læse KID nr. fra Norge (Norsk FIK). Dette vil dog aldrig blive sat på en kreditor, såfremt ‘Automatisk opret kreditor’ er slået til. For at det bliver sat på bilaget, skal denne funktion slås fra under Præferencer.

Tekstfeltet bliver ikke overskrevet men bevares – ønskes kreditornavnet vist på linjen kan feltet indsættes med ALT+F – tilføj felt.

 

Notifikation

Scanningen kører i baggrunden på vores server, derfor kan det være svært at vide hvis ting går galt. Det ser måske bare ud som om scanning ikke har kørt. Derfor har vi gjort det muligt at tilmelde sig notifikations systemet hvor du vil få besked om de forskellige fejl der kan opstå.