Denne funktion kan validere følgende:
- EU-momsnummer via VIES-service (Europa-Kommissionen)
- EORI-nummer via HMRC-service (Storbritanniens skattemyndighed)
Herunder en kort gennemgang af de to valideringer
VIES - validering af EU-momsnummer
Validering af debitors momsregistreringsnummer er et af de krav, der skal være opfyldt for at kunne foretage et salg af varer til virksomheder i andre EU-lande uden moms (momsfrit EU-varesalg). Opfyldes disse krav ikke, er der en risiko for, at der skal afregnes dansk moms af salget, selvom varerne transporteres fra Danmark til et andet EU-land.
Købers momsregistreringsnummer skal altid valideres i VIES-systemet. Det er derfor ikke tilstrækkeligt alene at foretage validering gennem indberetning via 'EU-salg uden moms'.
Sælges der regelmæssigt til en fast kunde i EU, så anbefales det, at momsnummeret verificeres mindst én gang i kvartalet. Sælger man derimod ikke regelmæssigt, eller er der tale om en ny kunde, anbefales det, at momsnummeret verificeres før hvert enkelt salg.
Europa-Kommissionen stiller VIES momsnummer valideringstjenesten til rådighed på deres hjemmeside, som er offentlig og gratis. I Uniconta har vi direkte adgang til denne tjeneste. VIES-valideringen kan foretages forskellige steder i Uniconta - hvert enkelt af nedenstående punkter vil blive gennemgået længere nede i artiklen.
- Debitor-oversigten
- Rapporten EU-Salg uden moms
- Rapporten Intrastat
Det er kun debitorer fra EU-lande, som kan valideres via VIES. For at kunne validere en debitor, skal der være angivet et korrekt formateret CVR-nummer og en landekode. Se skemaet i bunden af artiklen, som viser momsnummer formatet for alle EU-lande.
Note: Debitorer med samme landekode som regnskabet vil ikke blive valideret
Note: For at kunne validere via VIES skal regnskabet have et gyldigt CVR-nummer angivet under firmaoplysninger. Det er et krav for at kunne modtage et VIES-Forespørgselsnummer til dokumentationen.
HMRC - validering af EORI-nummer
Validering af EORI-nummer er et af de krav, der skal være opfyldt for at kunne foretage handel med virksomheder i lande uden for EU – herunder Storbritannien (GB). Uden et gyldigt EORI-nummer kan varer ikke frigives af toldmyndighederne, og der er risiko for forsinkelser, ekstra omkostninger eller at varerne returneres.
Et gyldigt EORI-nummer skal derfor altid valideres, når der handles med kunder eller leverandører uden for EU. Det er ikke tilstrækkeligt alene at angive nummeret i toldangivelsen uden kontrol, da ugyldige oplysninger kan medføre, at toldbehandlingen afvises.
Sælges der regelmæssigt til en fast kunde uden for EU, anbefales det at EORI-nummeret verificeres mindst én gang i kvartalet. Sælger man derimod ikke regelmæssigt, eller er der tale om en ny kunde, anbefales det at nummeret verificeres før hvert enkelt salg eller import.
HMRC stiller en offentlig og gratis tjeneste til rådighed for EORI-validering på deres hjemmeside. I Uniconta er der direkte adgang til at validere EORI-numre, så man hurtigt og nemt kan sikre sig, at oplysningerne er korrekte. EORI-valideringen kan foretages fra:
- Debitor-oversigten
Det er kun debitorer med landekode = UnitedKingdom, som kan valideres via HMRC-service. For at kunne validere en debitor skal der være angivet et korrekt formateret EORI-nummer og en landekode. Se skemaet i bunden af artiklen, som viser EORI-nummer.
Note: Debitorer med samme landekode som regnskabet vil ikke blive valideret
Momsvalideringsfelter på Debitor
På debitoren er der ovenstående to felter der vedrører momsvalideringen
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Momsnr. status |
|
| Momsnr. dato | Datoen for den seneste validering |
Momsnummer valideringslog
Der findes en valideringslog pr. debitor. Her vil man kunne se hvornår der er foretaget validering af debitors momsnummer/EORI-nummer og om det er gyldigt.
EU-momsnummer
Det validerede momsnummer på køberen i et andet EU-land er en forudsætning for, at der kan udstedes en faktura uden dansk salgsmoms.
Det er sælger, der har ansvaret og bærer risikoen herfor, og hermed også har dokumentationspligten for, at køber var momsregistreret på tidspunktet for udstedelse af fakturaen.
Herudover står der et Forespørgselsnummer, som er dokumentationen for at man har foretaget valideringen på det givne tidspunkt.
EORI-nummer
Det valideret EORI-nummer på køberen er et af de krav, der skal være opfyldt for at kunne foretage handel med virksomheder i lande uden for EU – herunder Storbritannien (GB). Uden et gyldigt EORI-nummer kan varer ikke frigives af toldmyndighederne, og der er risiko for forsinkelser, ekstra omkostninger eller at varerne returneres.
Det er sælger, der har ansvaret og bærer risikoen herfor, og hermed også har dokumentationspligten for, at køber havde et godkendt EORI-nummer på tidspunktet for udstedelse af fakturaen.
Historik gemmes i loggen og det gælder måske især EU-momsnummer valideringen. Man kan forestille sig en situation, hvor Skattestyrelsen anmoder om at se en faktura udstedt i et tidligere regnskabsår, for eksempel i forbindelse med en kontrol.
Hvis køber på dette tidspunkt ikke længere driver virksomhed, og momsnummeret derfor ikke kan valideres, er det sælgers ansvar at kunne dokumentere, at momsnummeret var gyldigt og blev valideret på tidspunktet for fakturaens udstedelse.
I nedenstående log er debitoren blevet valideret en gang.
Note: Er der meget trafik på valideringstjenesterne, så kan man opleve at få en fejl som vil blive logget.
Herunder er en beskrivelse af felterne
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Tid | Tidspunktet for valideringen |
| Status | Kan have følgende værdier:
|
| Land | Debitorens land |
| Momsnr. | Det momsnummer der er blevet valideret. Note: For landekode=GB er det EORI-nummer der valideres |
| Navn | Navnet på debitoren returneres, hvis momsnummeret er gyldigt
Note: VIES-databasen kan ikke oplyse Navn og Adresse på tyske og spanske kunder. Der vil stå <na> (not available) |
| Adresse | Adressen på debitoren returneres, hvis momsnummeret er gyldigt
Note: VIES-databasen kan ikke oplyse Navn og Adresse på tyske og spanske kunder. Der vil stå <na> (not available) |
| Forespørgselsnummer | VIES returnerer et unikt forespørgselsnummer som dokumentation for at valideringen er foretaget på den specifikke dag |
| Fejl | Her står en fejlbesked, hvis Status = Fejl |
| Bruger-Id | MedarbejderID på den medarbejder der har foretaget valideringen |
| Brugernavn | Navnet på den medarbejder der har foretaget valideringen |
Momsnummer validering (Debitor-oversigt)
Der kan foretages EU-momsnummer og EORI-nummer validering direkte i debitor-oversigten.
Valideringen ligger under Kontroller/Momsnummer validering (EU-handel). Det er kun de debitorer man har markeret, som vil blive valideret. Det anbefales, at lave en afgrænsning på Momsnummer datoen, så man ikke får valideret debitorer som er blevet valideret fornyeligt. Der er ikke noget i vejen for at gøre det, men man skal være opmærksom på, at det er en forholdsvis tidskrævende funktion, da hver debitor skal undersøges i VIES og/eller HMRC-tjenesten.
Efter afvikling af valideringen vil man få nedenstående dialogboks
- I alt - antal debitorer som man har valgt at validere
- Godkendt - antal debitorer som er blevet valideret via VIES/HMRC-tjenesten og er erklæret gyldige
- Ikke godkendt - antal debitorer som er blevet valideret via VIES/HMRC-tjenesten, men er blevet erklæret ugyldige
-
Fejl - vises kun hvis der er fejl. Det kan være debitorens CVR-nummer/EORI-nummer der ikke overholder et validt format. Det kan være VIES/HMRC-tjenesten. For VIES kan det være at servicen for det enkelte land har tekniske problemer eller servicen er overbelastet e.lign. F.eks. kan der stå "EUVatValidationService:MS_MAX_CONCURRENT_REQ", hvor man så kan prøve igen.
Note: Status = Fejl opdateres kun på debitoren, hvis der er problemer med formatet. Hvis fejlen skyldes at der er svar problemer fra tjenesterne VIES eller HMRC, så opdateres status ikke. -
Afvist (VIES) - det er alle de debitorer som ikke opfylder kravene for at blive valideret. Kravene er følgende:
- Debitor skal tilhøre et EU-land
- Debitor skal have et CVR-nummer og et CVR-nummer der opfylder formatet for det aktuelle land
- Debitor skal have en landekode
- Debitor skal have en landekode der er forskellig fra regnskabets landekode -
Afvist (HMRC) - det er alle de debitorer som ikke opfylder kravene for at blive valideret. Kravene er følgende:
- Debitor skal have lande kode = UnitedKingdom
- Debitor skal have et EORI-nummer der opfylder gyldigt format
- Debitor skal have en landekode der er forskellig fra regnskabets landekode
Note: Kunder som har fået status 'Ikke godkendt' er dem som ikke kan verificeres som gyldige i VIES/HMRC-databasen. Kontroller derfor om momsnummer og/eller EORI-nummer er indtastet korrekt. Såfremt indtastningen er korrekt, bør det afklares hos køberen (debitor), hvorfor momsnummeret/EORI-nummer er ugyldigt.
Felterne 'Momsnr. status' og 'Momsnr. dato' vil blive opdateret på den enkelte debitor og resultatet af valideringen vil blive skrevet i loggen, som kan ses under Kontroller/Momsnummer validering (Log). Loggen er beskrevet i afsnittet 'Momsnummer valideringslog'
VIES-validering (EU-Salg uden moms)
Momsvalideringsfelterne 'Momsnr. dato' og 'Momsnr. status' viser om den enkelte Debitor er blevet momsnummer valideret og hvornår den sidst er foretaget.
Sættes der hak i feltet 'VIES (EU momsnummer validering)" så vil rapporten kun acceptere debitorer hvor status = Godkendt og debitorer som endnu ikke er blevet valideret (Status = <blank>) vil automatisk blive valideret.
Ønsker man at VIES-validere en eller flere debitorer, så kan det gøres i debitor-oversigten.
VIES-validering (Intrastat)
Momsvalideringsfelterne 'Momsnr. dato' og 'Momsnr. status' viser om den enkelte Debitor er blevet momsnummer valideret og hvornår den sidst er foretaget.
Sættes der hak i feltet 'VIES (EU momsnummer validering)" så vil rapporten kun acceptere debitorer hvor status = Godkendt og debitorer som endnu ikke er blevet valideret (Status = <blank>) vil automatisk blive valideret.
Ønsker man at VIES-validere en eller flere debitorer, så kan det gøres i debitor-oversigten.
EORI-nummer format
Formatet for et EORI-nummer. Formatet skal overholdes for at kunne benytte HMRC-valideringen
| Land | Format |
| GB-UnitiedKingdom | GB999999999999 eller GB999999999999999
Note: skal starte med 'GB' antal cifre skal være 12 eller 15 |
EU-momsnummer format
Her er en liste over hvert enkelt EU lands momsnummer format. Formaterne skal overholdes for at kunne benytte VIES-valideringen
| EU Land | Format |
| AT-Austria | ATU999999991 |
| BE-Belgium | BE0999999999 2,3 BE1999999999 |
| BG-Bulgaria | BG999999999 or BG9999999999 |
| CY-Cyprus | CY99999999L |
| CZ-Czechia | CZ99999999 or CZ999999999 or CZ9999999999 |
| DE-Germany | DE999999999 |
| DK-Denmark | DK99 99 99 99 |
| EE-Estonia | EE999999999 |
| EL-Greece | EL999999999 |
| ES-Spain | ESX9999999X4 |
| FI-Finland | FI99999999 |
| FR-France | FRXX 999999999 |
| HR-Croatia | HR99999999999 |
| HU-Hungary | HU99999999 |
| IE-Ireland | IE9S99999L IE9999999LL |
| IT-Italy | IT99999999999 |
| LT-Lithuania | LT999999999 or LT999999999999 |
| LU-Luxembourg | LU99999999 |
| LV-Latvia | LV99999999999 |
| MT-Malta | MT99999999 |
| NL-The Netherlands | NLSSSSSSSSSSSS |
| PL-Poland | PL9999999999 |
| PT-Portugal | PT999999999 |
| RO-Romania | RO999999999 |
| SE-Sweden | SE999999999999 |
| SI-Slovenia | SI99999999 |
| SK-Slovakia | SK9999999999 |
| XI-Northern Ireland | XI999 9999 99 or XI999 9999 99 9995 or XIGD9996 or XIHA9997 |
1: Den første position efter præfikset er altid "U"
2: Det første ciffer efter præfikset er altid nul ('0')
3: Det (nye) 10-cifrede format er resultatet af at tilføje et foranstillet nul til det (gamle) 9-cifrede format
4: Det første og sidste tegn kan være alfanumeriske; men de må ikke begge være numeriske
5: Identificerer filial-virksomheder
6: Identificerer statslige institutioner/ministerier
7: Identificerer sundhedsmyndigheder
8: Alle bogstaver skelner mellem store og små (case sensitive). Følg præcis den viste syntaks for momsnummeret