Afsend dokumenter fra Uniconta uden SMTP og MS Graph

Når man afsender faktura, kontoudtog og andre dokumenter fra Uniconta, via e-mails, bør man have opsat en e-mail opsætning. Der bør opsættes en til hver af de typer af dokumenter, man ønsker at afsende. NB! Får man ikke opsat en e-mail opsætning i Uniconta, vil de afsendte dokumenter, blive afsendt fra vores mail, men firmanavnet som navnet som afsender. Vi anbefaler at man opsætte en SMTP eller MS Graph løsning, men har man ikke denne mulighed, kan man benytte nedenstående, og dokumenterne vil blive afsendt fra vores server. Bruger man en gratis e-mail, så som Gmail, TDC, Hotmail, Live, Privat eller andre e-mail, der ikke direkte benytter SMTP, eller kræver en godkendelse fra trediepart, kan man benytte beskrivelse i denne artikel. Vi yder ikke support på opsætningen af mail, og opsætning af nedenstående kan være betalbar support. Vi yder ikke support i opsætning af SMTP og Graph samt teknisk support omkring Gmail. Vi har dog et forslag til hvordan, man kan opsætte sin afsendelse af faktura mm. fra Uniconta, og stadig kunne modtage svar retur fra sine kunder og leverandører. Denne opsætning mindsker, at jeres afsendelser ender i spam-mappen, hos kunder og leverandører. I denne artiklen gives der eksempler på forskellige e-mail opsætninger, i Uniconta

Ønsker man kun af afsende faktura dokumenter
1. Gælder for firmaer med en til flere brugere.
Ønsker man af afsende flere forskellige typer dokumenter, f.eks. faktura, kontoudtog, påmindelser mf.
1. Gælder for firmaer med en til flere brugere.
Ønsker man at afsende fra en medarbejder
1. Gælder for firmaer med en til flere brugere.
2. Gælder for afsendelser med brug af medarbejderens e-mail.
Er man revisor, og ejer regnskabet, men kundens e-mail skal benyttes

Ved alle opsætninger gælder følgende

Der skal opsættes en e-mail opsætning under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning. Gå til Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning. Vælg Tilføj, og vælg SMTP (se billede med eksempel, nedenfor tabellen) Udfyld felterne som beskrevet herunder. Felter med * viser at de skal udfyldes.

Felt	Beskrivelse
Beskrivelse
Nummer *	Indtast et nummer. Nummeret er alfanumerisk, så må gerne indeholde bogstaver.
Navn	Indtast et navn, evt. 'Standard'.
Sprog	Vælg 'Standard' i sprog.
Standard	Sæt hak i Standard, hvis denne opsætning, er den eneste, eller skal bruges som standard til at afsende dokumenter.
E-mail-opsætning
Sender e-mail *	Indtast en Sender e-mail. Vi anbefaler at man indtaster vores e-mail, mail@unicontamail.com.
Send e-mail fra medarbejder	Ønsker man at alle dokumenter skal afsendes fra en medarbejder, kan man sætte hak i Send e-mail fra medarbejder. Ønsker man kun at nogle af dokumenterne afsendes fra en medarbejder, skal man sætte det op, under Debitor/Vedligeholdelse/E-mail opsætning, for de ønskede dokumenttyper. Beskrivelse senere i artiklen.
CC til afsender	CC feltet bør ikke udfyldes, da det vil sende til mail@unicontamail.com, som ikke er en e-mail man har adgang til. Benyttes kun sammen med medarbejder.
Navn på afsender	Indtast navn på afsender. Det kan være eget navn, eller firmaets navn. Er feltet tomt, benyttes navnet på opsætningen.
Besvar til	Besvar til, udfyldes med sin egen e-mail, hvor kunden vil kunne besvare til.

Bemærk: Har man kun denne opsætning, vil ejeren af regnskabet altid få en kopi, af de afsendte dokumenter. Ønsker man ikke dette, skal man opsætte en e-mail-opsætning under Debitor/Vedligeholdese/E-mail-opsætning. Se vejledning 1.

Vejledning 1: Opret en afsendelse til faktura

Man skal først oprette en E-mail opsætning under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning, som beskrevet ovenfor. Derefter skal man oprette en e-mail opsætning under Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning. Her vises et eksempel på en faktura, hvor der benyttes Gmail som egen e-mail. Gå til Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning Vælg 'Tilføj', og udfyld følende felter: Felter med * viser at de skal udfyldes.

Felt	Beskrivelse
Beskrivelse
Navn *	Navngiv din e-mail opsætning, f.eks. Faktura
Email typen	Vælg den ønskede typen af dokument, som e-mail opsætningen skal gælde for. F.eks. Faktura
Sprog	Vælg evt. et sprog, hvis man ønsker at afsende på andet en firmaets lands sprog. Dette vil muligvis kræve opsætning af flere e-mail opsætninger, et for hvert sprog, men også kræve opsætning af Layoutgrupper.
Standard	Sæt hak i Standard, hvis denne afsendelse er den eneste, eller den afsendelse der skal bruges som standard, for den valgte Email type.
CompanySMTP
E-mail-opsætning *	Her vælger man den opsætning, som man har oprettet under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning
Udbyder
Udbyder *	Her vælges Standard. Standard afsender fra Uniconta's mailserver, og mailen der afsendes fra, hedder; mail@unicontamail.com
E-mail-opsætning
Sender e-mail	Indtast mail@unicontamail.com. Har man indtastet denne under sin E-mail-opsætning, under Firma, behøver man ikke indtaste den her. Men man må gerne.
Send e-mail fra medarbejder	Se beskrivelse i Vejledning 3.
CC til afsender	CC feltet bør ikke udfyldes, da det vil sende til mail@unicontamail.com, som ikke er en e-mail man har adgang til. Benyttes kun sammen med medarbejder.
Navn på afsender	Indtast navn på afsender. Det kan være eget navn, eller firmaets navn. Er feltet tomt, bruges Navn på afsender, opsat under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning. Er dette også tomt, benyttes navnet på opsætningen.
Besvar til	Besvar til, udfyldes med sin egen e-mail, hvor kunden vil kunne besvare til. Er feltet tomt, benyttes Besvar til, som er opsat på Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning.
BCC	BCC, kan udfyldes, hvis man selv ønsker en kopi af den afsendte e-mail
Emne for e-mail	Skriv et emne for e-mailen. Udfyldes emnet ikke, udfyldes det med firmanavnet på regnskabet.
Besked i e-mail	Skriv en besked til kunden, der skal modtage fakturaen.

Vejledning 2: Opret afsendelse af flere dokumenttyper

Felt	Beskrivelse
Beskrivelse
Navn *	Navngiv din e-mail opsætning, f.eks. Faktura eller Kontoudtog eller Påmindelse osv.
Email typen	Vælg den ønskede typen af dokument, som e-mail opsætningen skal gælde for. F.eks. Faktura eller Kontoudtog eller Påmindelse osv.
Sprog	Vælg evt. et sprog, hvis man ønsker at afsende på andet en firmaets lands sprog. Dette vil muligvis kræve opsætning af flere e-mail opsætninger, et for hvert sprog, men også kræve opsætning af Layoutgrupper.
Standard	Sæt hak i Standard, hvis denne afsendelse er den eneste, eller den afsendelse der skal bruges som standard, for den valgte Email type.
CompanySMTP
E-mail-opsætning *	Her vælger man den opsætning, som man har oprettet under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning
Udbyder
Udbyder *	Her vælges Standard. Standard afsender fra Uniconta's mailserver, og mailen der afsendes fra, hedder; mail@unicontamail.com
E-mail-opsætning
Sender e-mail	Indtast mail@unicontamail.com. Har man indtastet denne under sin E-mail-opsætning, under Firma, behøver man ikke indtaste den her. Men man må gerne.
Send e-mail fra medarbejder	Se beskrivelse i Vejledning 3.
CC til afsender	CC feltet bør ikke udfyldes, da det vil sende til mail@unicontamail.com, som ikke er en e-mail man har adgang til. Benyttes kun sammen med medarbejder.
Navn på afsender	Indtast navn på afsender. Det kan være eget navn, eller firmaets navn. Er feltet tomt, bruges Navn på afsender, opsat under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning. Er dette også tomt, benyttes navnet på opsætningen.
Besvar til	Besvar til, udfyldes med sin egen e-mail, hvor kunden vil kunne besvare til. Er feltet tomt, benyttes Besvar til, som er opsat på Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning.
BCC	BCC, kan udfyldes, hvis man selv ønsker en kopi af den afsendte e-mail
Emne for e-mail	Skriv et emne for e-mailen. Udfyldes emnet ikke, udfyldes det med firmanavnet på regnskabet.
Besked i e-mail	Skriv en besked til kunden, der skal modtage fakturaen.

Denne øvelse gør man for alle de dokumenttyper, man ønsker at oprette. F.eks. Faktura, Kontoudtog og Påmindelse.

Vejledning 3: Opret en afsendelse fra en medarbejder

Man skal først oprette en E-mail opsætning under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning, som beskrevet ovenfor. Derefter skal man oprette en e-mail opsætning, per dokumenttype, man ønsker at afsende, under Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning. Desuden skal man have opsat en e-mail-opsætning, udfra Vejlening 1 eller Vejledning 2. Derefter bør man overveje, og man vil gøre brug af afsendelse fra medarbejderne. Det kan f.eks. være salgsordrer, faktura mm. Benytter man medarbejdere i firmaet, kan man med fordel opsætte nedenstående. Gå til Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning. Vælg den ønskede e-mail opsætning, og 'Rediger' denne og udfyld nedenstående felter:

Felt	Beskrivelse
E-mail-opsætning
Send e-mail fra medarbejder	Skal e-mailen besvares til en medarbejder, skal der sættes hak i Send e-mail fra medarbejder (kræver man opretter en medarbejder under Firma/Medarbejdere)
CC til afsender	Ønsker medarbejderen en kopi CC, skal der sættes hak i CC feltet. CC feltet må kun benyttes med en medarbejder, da CC e-mailen, uden medarbejder, er en unicontamail.com, som man ikke kan tilgå.
Navn på afsender	Benyttes medarbejder, udfyldes der automatisk med medarbejdernavn.
Besvar til	Besvar til, bør være tom ved hak i Send e-mail fra medarbejder, ellers skal man udfylde feltet med en valid e-mail.
BCC	BCC, kan udfyldes, hvis man selv ønsker en kopi af den afsendte e-mail

Vejledning 4: Revisor ejer regnskabet

Felt	Beskrivelse
Beskrivelse
Navn *	Navngiv din e-mail opsætning, f.eks. Faktura eller Kontoudtog eller Påmindelse osv.
Email typen	Vælg den ønskede typen af dokument, som e-mail opsætningen skal gælde for. F.eks. Faktura eller Kontoudtog eller Påmindelse osv.
Sprog	Vælg evt. et sprog, hvis man ønsker at afsende på andet en firmaets lands sprog. Dette vil muligvis kræve opsætning af flere e-mail opsætninger, et for hvert sprog, men også kræve opsætning af Layoutgrupper.
Standard	Sæt hak i Standard, hvis denne afsendelse er den eneste, eller den afsendelse der skal bruges som standard, for den valgte Email type.
CompanySMTP
E-mail-opsætning *	Her vælger man den opsætning, som man har oprettet under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning
Udbyder
Udbyder *	Her vælges Standard. Standard afsender fra Uniconta's mailserver, og mailen der afsendes fra, hedder; mail@unicontamail.com
E-mail-opsætning
Sender e-mail	Indtast mail@unicontamail.com. Har man indtastet denne under sin E-mail-opsætning, under Firma, behøver man ikke indtaste den her. Men man må gerne.
Send e-mail fra medarbejder	Se beskrivelse i Vejledning 3.
CC til afsender	CC feltet bør ikke udfyldes, da det vil sende til mail@unicontamail.com, som ikke er en e-mail man har adgang til. Benyttes kun sammen med medarbejder.
Navn på afsender	Indtast navn på afsender. Det kan være eget navn, eller firmaets navn. Er feltet tomt, bruges Navn på afsender, opsat under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning. Er dette også tomt, benyttes navnet på opsætningen.
Besvar til	Besvar til, udfyldes med sin egen e-mail, hvor kunden vil kunne besvare til. Er feltet tomt, benyttes Besvar til, som er opsat på Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning. Er der en faktureringsbruger på regnskabet, kan man indtaste denne brugers e-mail, og de vil have mulighed for at modtage besvarelser for kunder.
BCC	BCC, kan udfyldes, hvis man selv ønsker en kopi af den afsendte e-mail
Emne for e-mail	Skriv et emne for e-mailen. Udfyldes emnet ikke, udfyldes det med firmanavnet på regnskabet.
Besked i e-mail	Skriv en besked til kunden, der skal modtage fakturaen.

Ønsker du af afsende flere type dokumenter, skal du lave denne øvelse for alle dokumenttyper.