Vil man gøre brug af bilags godkendelses flowet i Uniconta, skal man opsætte følgende i sit regnskab.
1) Oprette bruger(e) der skal kunne godkende
2) Oprette medarbejder(e) udefra de brugere der skal benyttes til godkendelsesflowet
3) Oprette e-mail opsætning til godkendelsesflowet
4) Evt. opsætning af påmindelser
5) Test opsætning
6) Evt. opsætning af automatisk godkender
1) Oprette bruger(e)
Bemærk: Modtagere af bilagsgodkendelsesmail skal være bruger af Uniconta regnskabet. OBS.: Der kan godkendes uden bruger oprettelse, såfremt en medarbejder er oprettet og der kun bruges godkendelse via e-mail. Læs mere her.
- Gå til Firma/Administrer brugere og tilføj den/de ønskede bruger(e). Læs mere her om oprettelse af nye brugere...
2) Oprette medarbejder(e)
- Gå til Firma/Medarbejdere og tilføj en medarbejder pr. bruger (oprettet under "Administrer brugere") eller hvis du har en som skal godkende bilag via mail.
- Udfyld som minimum Nummer, Navn og E-mail (hvis medarbejderen skal godkende og ikke har en Uniconta bruger).
- Marker feltet "Send e-mail bilags-godkendelse" (betyder at der afsendes mail til godkender, når denne er valgt i indbakken og der gemmes)
- Gem medarbejderen. Læs om medarbejder her...
3) Opret E-mail opsætning for Godkender
Bemærk: Dette trin er nødvendigt for at kunne benytte godkendelsesflowet. Ellers risikere man at medarbejderne ikke modtager godkendelsesmails.
- Gå til Firma/Vedligeholdelse/E-mail opsætning
- Opret en e-mail afsendelse
- Benyt den mail i firmaet, der ønskes at gøre brug af ved afsendelse af godkendelsesmail
- Indtast Nummer og Navn.
- Indtast SMTP oplysninger eller opsæt Graph, Læs mere her...
- Klik på "Kontroller SMTP Host" eller "Graph" og afsend en mail til din egen e-mail.
- Virker dette, er alt godt, og man kan gemme og gå videre.
- Virker det ikke, skal man kontrollere om det er de rigtige oplysninger man har tastet ind og forsøge igen.
- Når man har gemt sin opsætning, skal man fra Firma/Vedligeholdelse/E-mail opsætning, klikke på "Godkendelsesopsætning"-knappen i menuen.
- Her vælger man hvilken mail man vil benytte til at afsende godkendelsesmail fra.
4) Opsætning af påmindelser
Hvis du ønsker, at der skal sendes en påmindelses-mail ud til de godkendere, som endnu ikke har godkendt de bilag, de tidligere har modtaget godkendelsesmails på, så kan du under Firma/Firmaoplysninger i feltet Send påmindelse om godkendelse vælge, hvilke ugedage der skal sendes påmindelser på.
Påmindelses-mailen vil indeholde en liste, med alle de bilag, som godkenderen mangler at godkende, og vedkommende kan så klikke på linkene til de enkelte bilag og her godkende/afvise på samme vis, som i de almindelige godkendelsesmails.
Version-92 Hvis der ikke ønskes, at der afsendes en godkendelsesmail pr. bilag til medarbejderen, kan man nøjes med kun at sende påmindelses-mails. Dette opnås hvis feltet Send e-mail til bilags-godkendelse under Firma/Firmaoplysninger ikke er markeret, samtidig med at feltet Send påmindelse om godkendelse samme sted er defineret med de dage man ønsker at få en påmindelses-mail.
5) Test af afsendelse
- Gå til Økonomi/Fysisk bilag (indbakke) opret et test bilag, evt. ved blot at trække en billede fil eller andet dokument ind i indbakken.
- Vælg en Godkender 1 og klik på Gem
- Modtager Godkender 1 en e-mail er alt godt.
- Modtager Godkender 1 ikke en e-mail, må man gennemgå opsætningen udefra ovenstående beskrivelse.
6) Automatisk valg af godkender
Hvis du ønsker, at bilag der indsendes/overføres til indbakken automatisk, skal stemples med en bestemt godkender, så kan dette opsættes således:
- På den enkelte kreditor under Kreditor/Kreditor kan feltet Medarbejder udfyldes med den medarbejder, der automatisk skal angives som godkender på bilag fra denne leverandør.
- På den enkelte medarbejder under Firma/Vedligeholdelse/Medarbejdere kan felterne Godkender og Godkender 2 udfyldes med de godkendere, der automatisk skal angives som godkendere på de bilag, som denne medarbejder indsender til indbakken.
Bemærk! Godkender-felterne udfyldes kun automatisk i indbakken, hvis...
- Medarbejderen udfylder feltet Medarbejder i Uniconta scan-app'en, hvis app'en bruges til at indsende bilag til indbakken
- Feltet Login-id er udfyldt på medarbejderen i medarbejderkartoteket, hvis bilaget trækkes ind i indbakken af medarbejderen
- Feltet Login-id er udfyldt på medarbejderen i medarbejderkartoteket, hvis bilaget trækkes ind i indbakken vha. "Træk/slip-bilag"-ikonet i øverste venstre hjørne