Hurtigfakturaer kan oprettes både under Debitor/Hurtigfaktura samt Projekt/Projekt/knappen Fakturaer/Hurtigfaktura. Begge punkter er beskrevet nedenfor.
Hurtigfaktura bruges til at fakturere et direkte salg, f.eks. kontantsalg, hvor der ikke er oprettet en salgsordre. Det vil sige en faktura på varer leveret uden en salgsordre. Med hurtigfaktura slipper du for at køre salgsordre-processen igennem, og du kan stadig få trukket varer fra lager nemt og hurtigt. Du får samme funktionalitet som ved fakturering af en salgsordre (statistik, betalingsoversigt, udlæs betalinger osv.).
Videoer vedr. hurtigfaktura
Opret en Debitor hurtigfaktura
- Åbn Debitor/Hurtigfaktura og angiv debitor i feltet Konto øverst i ordrehovedet. Hvis debitor ikke er oprettet, kan du via [+] knappen oprette kontoen i debitorkartoteket ( eller brug hurtigopret via + Plustegnet til venstre oppe i topbjælken eller vælg Debitor/Debitor for at oprette en ny debitor).
OBS.: Ved Projekt fakturering. Læs her. - I hurtigfakturaen kan du herefter gå direkte til varelinjer og indtaste salget.
- Overskrifterne Leveringsadresse, Reference, Ordre og Dimensioner er minimeret. Klik på overskriften for at åbne og indtaste data, hvis du vil supplere med info til debitorfakturaen.
- Under leveringsadresse kan det vælges om leveringsadressen skal være fakturaadressen. Herved kan samme debitor bruges til at fakturere til mange kunder, således at der ikke er historisk på den enkelte debitor. Bruges primært til kontant salg.
- Under reference kan der vælges forskellige oplysninger, som ønskes på fakturaen som f.eks. en kontaktperson.
'
- Hvis du ikke supplerer med mere info, anvendes stamdata fra debitor, f.eks. betalingsbetingelser, der er vigtige, hvis det er et kontantsalg, eller leveringsbetingelser der er vigtige, hvis varen er leveret.
- Øverst kan du se samlet beløb på fakturaen før evt. moms.
- Hurtigfaktura bruger debitors prisliste selvom det ikke står på i prisliste feltet . Prisliste feltet skal kun udfylde, hvis en anden prisliste end den på debitor kortet skal bruges.
- Når du har indtastet alle oplysninger, skal fakturaen oprettes. Eventuelt med forudgående simulering for at se, om du har indtastet alle oplysninger korrekt.
Simuler faktura før oprettelse
For at kontrollere, at du har indtastet de rigtige varenumre og beløb, kan du simulere fakturaen før opdatering.
Det er både muligt at simulere selve fakturaudskriften, men det er også muligt at simulere hvordan fakturaen vil blive bogført.
Simulering af fakturaudskrift (Proforma faktura)
Simuleringen af fakturaudskriften kan laves på følgende måder:
- Tast F7
- Vælg knappen Vis faktura
- Vælg knappen Opret faktura, markér feltet Simulering samt feltet Forhåndsvisning og vælg knappen Generer.
Simulering af bogføring
Simuleringen af hvordan fakturaen vil blive bogført, laves på følgende måde:
- Vælg knappen Opret faktura, markér feltet Simulering men fjern markeringen i feltet Forhåndsvisning og vælg knappen Generer.
Bogfør faktura
Når hurtigfakturaen er i orden, skal fakturaen bogføres. Det er samme procedure som under simulering af fakturaforslag bortset fra, at nu skal der ikke være flueben i Simulering.
Dags dato foreslås, men kan ændres.
Send e-mail fra Outlook. Læs mere her.
Kreditnota via hurtig faktura
Du kan lave en kreditnota via hurtig faktura-funktionen på samme måde som du laver en faktura.
Eneste forskel er blot at total-beløbet skal være negativt.
Det anbefales at indtaste antal med negativt fortegn, f.eks. -1 stk. a 100 kr. = -100 kr., således at varer ligges tilbage på lager.
Du kan også lave en kreditnota som en kopi af en tidligere bogført faktura via hurtig faktura-funktionen.
Dette gøres ved at vælge en debitor i feltet Konto, og herefter vælge knappen Kopier faktura, markér så fakturaen der skal krediteres på listen der vises, markér feltet Kreditnota nederst og vælg knappen Kopier linje. Linjerne fra den valgte faktura kopieres nu til hurtig fakturaen med modsat fortegn, og du kan bogføre og udskrive/sende kreditnotaen ved at vælge knappen Opret faktura.
Bemærk! Det anbefales ikke at lave kreditnotaer vedr. projekt vha. ovennævnte metode.
I stedet anbefales det at benytte fremgangsmåden der henvises til i afsnittet nedenfor.
Hurtig faktura fra Projekt
Når der faktureres fra projekt, så skal projektnummeret være udfyldt på hurtigfaktura-hovedet.
Arten på hurtigfaktura-hovedet skal også udfyldes. Dette kan både være en indtægtsart eller en acontoart.
Vælges en projektart af typen Indtægt på hurtigfaktura-hovedet, så dannes en indtægtspostering og en omkostningspostering pr. ordrelinje på projektet. Alle ordrelinjer skal være udfyldt med et varenummer. Der skal også være angivet en projektart på fakturalinjerne. Projektarten udfyldes automatisk med arten fra varekortet, men kan også udfyldes manuelt på fakturalinjere.
Vælges en projektart af typen Acontofakturering på hurtigfaktura-hovedet, så dannes en aconto-postering på projektet.
Hvis ikke hurtigfakturaer benyttes i forbindelse med projekter, så kan punktet Projekt/Projekt/knappen Fakturaer/Hurtigfaktura skjules ved at fjerne markeringen i feltet Anvend 'Hurtigfaktura' under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer. Læs mere her.
Læs mere om Projekt fakturering i valuta her.
Se/genudskriv bogført faktura og vareposteringer
I Debitor kan du bla. se fakturaen her:
- I Debitor på debitorkontoen: Fakturaer- og Posteringer-knappen
- I Debitor/Rapporter: Fakturaer- og Posteringer.
I Lager kan du bla. se vareposteringerne her:
- I Lager på varen: Posteringer og Beholdninger
- I Lager/Rapporter: Opgørelse, Posteringer og Beholdninger.
Genbrug dine indtastninger med formskabeloner / skabelonlinjer
For at genbruge dine salgsordrelinjer
- Vælg Skabelonlinjer på båndet
- vælg Gem som, angiv et navn,
- Hent det frem under Skabelonlinjer / Indlæs næste gang.
For at genbruge dit ordrehoved:
- Gå til Debitor / Salg / Salgsordrer
- Opret ny Salgsordre
- Vælg Skabeloner / Gem som på båndet og angiv et navn for skabelonen
- Herefter kan ordrehovedet hentes ind på salgsordrer / hurtigfakturaer
Læs mere om salgsordrer: Salgsordrer - Uniconta
Vigtigt vedr. hurtig-fakturaer
- En hurtigfaktura kan ikke gemmes og opdateres/fakturaopdateres senere. Den skal køres hele vejen igennem fra start til slut.
- Hvis brugeren vil at tvungen serienummer virker, skal man bruge salgsordre - ikke hurtigfaktura.
- Hvis du lukker vinduet og forlader hurtigfakturaen, før den er fakturaopdateret, så slettes alle data, og intet er gemt eller bogført.
- Du kan kopiere fra en eksisterende faktura, og der kan vedhæftes filer som sendes med fakturaen, hvis der bruger e-mail afsendelse.