Når man danner faktura, kontoudtog, rykkere mm. og vil afsende disse dokumenter til kunder og leverandører, er det vigtigt at e-mail afsendelsen er korrekt opsat, og måske også ser pæn og præsentabel ud.
I Uniconta er der to steder, hvor man kan opsætte sin e-mail opsætning.
- Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning
- Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning
Under Firma kan man oprette en standard opsætning, som derefter kan benytte under Debitor.
I opsætning under Firma, ligger også opsætningen af Godkendelsesmail. Læs mere om godkendelsesflowet her...
Videoer vedr. e-mailopsætning
Hurtigfaktura inkl. e-mailopsætning og layout for faktura
Opret E-mail opsætning
Læs her for at oprette en e-mail opsætning uden brug af SMTP og MS Graph...
Man kan oprette en e-mail-opsætning for alle de typer af dokumenter, man ønsker at afsende fra regnskaber/firmaet.
Gå til Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning
Beskrivelse af knapper (oversigt)
| Knapper | Beskrivelse |
| Tilføj | Tilføj en ny e-mail opsætning |
| Rediger | Rediger en eksisterende e-mail opsætning |
| Kopier | Kopier en eksisterende e-mail opsætning |
| Vedhæftede filer | Det er muligt at vedhæfte et eller flere dokumenter, til den oprettede e-mail opsætning.
De vedhæftede dokumenter, bliver afsendt sammen med det aktuelle dokument, som e-mail opsætningen er opsat til. F.eks. Leveringsbetingelser, sammen med en faktura. |
Beskrivelse af knapper (e-mailops.)
| Knapper | Beskrivelse |
| Kontroller e-mail host (SMTP)/Send kontrol e-mail | Når man har opsat SMTP i sin e-mail opsætning, skal man kontrollere, før man får lov at gemme. Klik på Kontroller, og indtast en e-mail, for at kontrollere om opsætningen er korrekt.
Benytter man ikke SMTP, kan man kontollere sin opsætning, for at se, om indhold af e-mailen ser korrekt ud, og om der afsendes fra korrekt e-mails. |
| Wizard | En lille vejledning i at opsætte SMTP for MS 365 mf. |
Beskrivelse af felter
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Navn | Navngiv e-mail-opsætningen med et sigende navn.
Der bør oprettes én e-mailopsætning pr. dokument-type der afsendes fra Uniconta. |
| Email Type | Vælg hvilket dokument i Uniconta, som denne e-mailopsætning skal gælde for. Vælg f.eks. Faktura, hvis e-mail-opsætningen er til salgsfakturaer. |
| Sprog | Vælge evt. et sprog, f.eks. Dansk. Her vil alle debitorer/kreditorer med sproget Dansk, automatisk bruge denne e-mail opsætning. Det er gældende for alle sprog, der er valgt.
Vælger man Default, vil de debitorer/kreditor der har et sprog, der ikke er oprettet en e-mail opsætning på, vil benytte denne e-mail opsætning. |
| Standard | Sæt hak i feltet Standard, for at vise at denne e-mail opsætning skal benyttes, hvis ikke andet er angivet på debitor/kreditor.
Sæt kun et dokument af samme e-mail type til at være Standard. |
| E-mail opsætning | Det anbefales at oprette en Firma e-mail opsætning under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning, og blot henvise til den via feltet E-mail opsætningen.
Hvis dette felt efterlades tomt, vil Uniconta afsende ved hjælp af SMTP-opsætningen, i felterne nedenfor. Læs mere om Firma E-mail opsætning her. |
| SMTP-Host | Felterne under overskriften SMTP - Host, beskrives i en anden artikel, som kan læses her: Opsætning af SMTP...Hvis disse felter efterlades tomme, vil Uniconta afsende ved hjælp af valget i feltet Udbyder. Læs om feltet nedenfor. |
| Udbyder | Hvis man undlader at opsætte Firma e-mail-opsætning og SMTP-host, i sin e-mail opsætning, så vil Uniconta automatisk benytte sig af den valgte Udbyder
Standard Microsoft 365 Emailmananger.com EmailManager.com har den fordel, at den kan vise ”Navn på afsender” (f.eks. firma navn), hvilket Microsoft ikke altid gør. Uniconta e-mail Server (samme som Standard) Fallback! Når Udbyder er valgt så er rækkefølgen der afsendes fra:
|
| Sender e-mail | Den e-mail der står som afsender. Gælder kun for SMTP og Graph.
Opsættes der ikke SMTP eller Graph, afsendes fra mail@unicontamail.com |
| Send e-mail fra medarbejder. |
Ved SMTP eller Graph
Giver mulighed for at sende fra den indloggede medarbejder. Det kræver at man opretter en medarbejder under Firma/Medarbejdere med LoginID samt e-mail adresse. Dette vil dog kun virke, hvis man benytter sig af organisationens SMTP opsætning. Samt at medarbejderen indtaster sin mail kode i sin Profil. Uden SMTP eller Graph Her kan man ikke afsende fra en medarbejder, men man kan besvare til medarbejderen. Det kræver at man opretter en medarbejder under Firma/Medarbejdere, og vælger den ne medarbejder på f.eks. en Debitor, Kreditor eller Salgsordre. Det kræver dog at man lader Besvar til feltet være tomt. Er der ikke oprettet en medarbejder, bliver der sat Besvar til = ejer af regnskabet. |
| CC til afsender | Sæt hak ved CC, hvis e-mailen ønskes sendt til en anden modtager, eller sin egen indbakke, som kopi. |
| Navn på afsender | Navnet kan være firmanavnet, eller en person i firmaet.
Navnet ændres hvis der sendes fra en medarbejder, så bliver det navnet på medarbejderen. |
| Besvar til | Hvis man ikke benytter SMTP eller Graph, bør man indtaste en Besvar til e-mail, med mindre man ønsker at afsende fra medarbejderen
Hvis feltet ikke er udfyldt, bliver der afsendt fra ejeren af regnskabet. |
| Bcc | Sæt hak ved BCC, hvis der ønskes en kopi af maile i sin indbakke. |
| Emne for e-mail | Teksten i emnefeltet for selve e-mailen. OBS her er også flettemulighed f.eks. 'Faktura nr. {DebtorInvoice.InvoiceNumber}' |
| HTML | Ønsker man at kunne style sin e-mail, skal man benytte HTML. Sæt hak her, og det er nu muligt at benytte vores HTML-editor, og formatere e-mail teksten, som man ønsker det. |
| Åben HTML-editor | Åben HTML-editoren, hvis der er sat hak i "HTML", for at skrive i selve beskeden for e-mailen.
Bemærk: Man kan kun have en e-mail opsætning åben ad gangen når man redigerer e-mail beskeden i 'HTML Editor'en. |
| Unicode | Markeres Unicode tvinges e-mailen til at benytte Unicode.
Det sikrer f.eks. at danske bogstaver (æøå) kommer igennem i e-mail emne & tekst. Får modtagere af dine mails kinesiske tegn, så prøv at slå Unicode fra og se om det afhjælper problemet. Problemet kan opstå ved brug af andre mail programmer end MS Outlook. |
| Fjern æøå | Sæt hak her for at fjerne æøå. Dette gælder kun "Emne for E-mail". |
| Tilføj felter | I Emne fra faktura og i Besked i e-mail kan Unicontas egne felter indsættes via [Tilføj Felter] (I Emne skal felter kopieres ind fra Besked)
Eksempel: Vælg DebtorInvoice i første dropdown felt og InvoiceNumber i anden dropdown felt. Klik på den sorte pil til højre for felterne, og der vil blive indsat følgende: {DebtorInvoice.InvoiceNumber} i selve teksten. Dette gør at selve fakturanumemret indsættes i e-mailen. Det er også muligt at referere til under tabeller, f.eks. medarbejder. Det gør man ved kaldet {Debtor.EmployeeRef.Name} og {Debtor.EmployeeRef.Mobil}, for at få vist medarbejderens navn og mobilnr. Medarbejderen skal dog være tilknyttet til kunden, på Debitorkortet. |
| Besked i e-mail | Vælger man at benytte HTML, skal man ikke skrive i dette felt, med mindre man kender sin HTML. Benytter man standard tekst, skriver man direkte i dette felt, og det man ser i feltet, vil være der der bliver skrevet i e-mailen.
Bemærk: Har man sat hak i HTML, og skriver direkte i dette felt, vil linjeskift ikke blive accepteret i mailen, og det vil blive en lang linje i mailen, da HTML kræver en kode for linjeskift. Sker dette, fjern hakket fra HTML. |
Eksempel - Fed skrift i mailsignatur
Eksempel - Logo/billede i mailsignatur
Man kan inkludere billeder i e-mail opsætningen ved brug af HTML som vist i skærmbilledet herned:
Billede-teksten kan kopieres herfra, hvor x'et erstattes af linket til billedet:
<img src="x">
Bemærk! Billeder der ønskes benyttes i e-mailen skal ligge online tilgængeligt, f.eks. på en hjemmeside/webserver.
Alternativt kan et billede trækkes ind via Åbn HTLM editoren.
Vigtigt vedr. e-mailopsætning
Bemærk! Vi anbefaler at alle udfylder e-mailopsætningen med egen SMTP-server, eller Graph opsætning.
Hvis ikke man udfylder informationer om egen SMTP-server/Graph, vil e-mails blive afsendt afsender-adressen mail@unicontamail.com.
Bemærk! Opretter man ikke en e-mail opsætning, vil følgende ske:
- Afsender e-mail være: mail@unicontamail.com
- Besvar til e-mail vil være: ejeren af regnskabets e-mail.
- Brugeren af Uniconta, der afsender dokumentet, vil få en kopi mailen CC