Masseopdater bruges til styring af periodisk fakturering af debitorer (kunder) eller periodisk opdatering af indkøbsdokumenter og generering af fakturaer til kreditorer.
Dette kunne f.eks. være ved opkrævning af et abonnement eller ved gentagne bestillinger af en vare.
For abonnementer er det muligt at definere tidspunkter, hvor abonnementet skal gælde, og perioder, hvor det ikke skal gælde. F.eks. ved ferie.
Man kan benytte fakturering enkeltvist, eller ved at vælge at muligheden for massefakturering.
Opret salgsordrer til masseopdatering
-
- Vælg Debitor/Salg/Salgsordrer
- Vælg knappen Opret ordre og opret ordren på normal vis.
- På salgsordren skal du dog fjerne markeringen i felterne: Slet ordre efter fakturering og Slet komplet faktureret ordrelinje.
- I feltet Gentagelse skal du vælge, hvor ofte abonnementet skal faktureres.
- I feltet Sidste faktura vises, hvornår kunden er faktureret sidste.
- I feltet Næste faktura vælger du næste faktureringsdato.
Hvis ordren har været faktureret før, vises her automatisk den næste dato for, hvornår kunden skal faktureres igen. - I feltet Abonnementets slutdato kan slutdatoen for abonnementer indtastes.
- Opret linjerne på salgsordren.
Massefakturering
Abonnementsordrerne kan faktureres m.m. samlet via Debitor/Salg/Masseopdater
Bemærk! Hvis der dannes fakturaer til afsendelse via e-mail samtidig med fakturaer der skal afsendes som e-fakturaer, så vil e-fakturaerne IKKE blive afsendt. E-faktura-filerne skal afsendes efterfølgende under
Debitor/Rapporter/Fakturaer, ved at afgrænse på disse fakturaer og vælge knappen Send som e-faktura. Dannes kun e-fakturaer, så vil disse blive afsendt ifm. bogføringen.
Beskrivelse af knapper på båndet
(Man kan også bruge masseopdater i kreditor modulet til opdatering af indkøbsdokumenter og til generering af fakturaer til kreditorer.)
Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for Masseopdater.
- Fjern Post
- Fjerner blot den salgsordre - man står på - fra vinduet Masseopdater
Salgsordren slettes altså ikke, men fjernes kun fra vinduet
Og tryk på knappen Opdater vil bringe den fjernede salgsordre tilbage
- Fjerner blot den salgsordre - man står på - fra vinduet Masseopdater
- Opdater
- Opdater alle rettelser eller ændringer, og bringer fjernet salgsordre tilbage
- Filter
- Mulighed for at filtrere efter bestemte parametre
- Ryd Filter
- Nulstiller filtrering
- Layout
- Giver mulighed for at gemme, hente eller redigere samt slette layout for vinduet
- Rediger ordre
- Giver mulighed for at ændre ordreindstillingerne
- Ordrelinjer
- Gå til ordrelinjer for ordren
- Fakturaer
- Viser evt. tidligere fakturaer på den aktuelle ordre
- Generer fakturaer
- Opretter ny faktura på det udvalgte med ny betalingsfrist etc.
- Genberegn Priser
- Her kan salgspriser/kostpriser opdateres på de ordrer der er vist (filtreret) på skærmen.
- Tryk på "Genberegn priser". Alle de viste (Filtrerede) opdateres nu med priser fra varekortet/Prislister.
- Tryk opdater for at se ændringerne.
- Ordrebekræftelse
- Mulighed for at få en Ordrebekræftelse for ordren
- Følgeseddel
- Mulighed for at sende en følgeseddel (husk at opdatere lageret)
- Plukliste
- Mulighed for at få en plukliste for ordren
- Bogfør ordre til Projekt
- Alle felter
- Viser værdierne for alle felter, der kan vælges i vinduet
Eksempel på massefakturering
I eksemplet ønskes at danne fakturaer for de salgsordre, der har Gentagelse opsat til Pr. måned.
Dvs. de kunder, der i Debitor modulet har opsat salgsordre med Abonnement Styring per måned.
I feltet Gentagelse vælg da en ordre med værdi = "Pr. måned".
Højre klik på "Pr. måned" og vælg Filter.
Nu udvælges alle ordre opsat til fakturering per måned.
For at danne fakturaer for det udvalgte, skal man vælge knappen Generer fakturaer.
Man kan nøjes med kun at danne fakturaer for det udvalgte.
Ved dannelse kan fakturaer vises på skærmen eller efterfølgende ses i fakturajournalen, under Rapporter/Fakturaer.
Men samtidigt med at danne fakturaer, kan man evt. også vælge at afsende de dannede fakturaer.
Eksemplet på Masseopdater fra ovenover, fortsætter nu her nedenfor.
Skriv den ønskede dato for fakturaer i feltet Dato.
Sæt flueben i Simulering og Forhåndsvisning, men IKKE flueben i Send som e-mail.
Tryg Generer for at se en udskrift af fakturaer uden afsendelse.
Send e-mail fra Outlook er ikke muligt her. Flere kan ikke sendes via Outlook. Læs mere her.
De dannede fakturaer vises på skærmen, når der er markeret for Forhåndsvisning.
Kan fakturaer godkendes, tryk da igen på knappen Generer fakturaer.
Og denne gang sæt så ikke flueben i feltet Simulering.
Tryg på Generer, så fakturaer igen dannes.
Ønskes samtidig også afsendelse, husk nu kun at vælge 1 type for afsendelse.
(Som skrevet tidligere, enten kun flueben i Send som e-mail, eller også kun i Opret OIOUBL)
Og fjern flueben i Forhåndsvisning, med mindre man igen vil se de dannede fakturaer.
I vores eksempel nedenfor er kun valgt Send som e-mail.
Send e-mail fra Outlook. Læs mere her.