Du opretter en ny bruger under Firma → Brugerrettigheder → Administrer brugere (hvis du er ejer af regnskabet) eller under Administrator → Alle brugere (hvis du er revisor under en Univisor-aftale). Som ejer kan du kun oprette en standardbruger eller en work app-bruger direkte – en kiggebruger, faktureringsbruger eller timeregistreringsbruger laver du ved først at oprette en standardbruger og derefter give den en fast profil under Menulayout. Er du revisor, kan du vælge disse typer direkte, når du opretter brugeren. Vil du skifte en brugers type, gør du det via Menulayout – du skal ikke slette brugeren og oprette den på ny.
Hvornår gælder dette?
Brug denne vejledning, når du skal give en ny medarbejder adgang til Uniconta, oprette en kiggebruger, faktureringsbruger eller en bruger til work app/projektregistrering, ændre en eksisterende brugers type – eller når du får en fejl og ikke kan oprette brugeren.
Sådan opretter du en bruger som ejer af regnskabet
- Åbn Firma → Brugerrettigheder → Administrer brugere.
- Vælg Opret bruger på menubåndet. Som ejer kan du her kun vælge mellem Standardbruger og Work app-bruger.
- Vælg Opret Nye for en helt ny bruger, eller Eksisterende hvis brugeren allerede findes i Uniconta (her angiver du kun brugerens Login-ID og adgangsniveau).
- Udfyld Login-ID, adgangskode, navn og e-mail, og vælg Gem.
- Angiv derefter adgangsniveau (Brugerrettighederne - Fuld, Skriveadgang, Læseadgang eller Ingen adgang). Dette afgør hvor meget brugeren må – ikke hvilken type bruger det er (se afsnittet længere nede).
- Afslut med OK og Opdater.
Sådan opretter du en kiggebruger, faktureringsbruger eller timeregistreringsbruger (ejer)
Disse tre typer kan du ikke vælge direkte, når du opretter brugeren. Du opretter dem via en fast profil under Menulayout:
- Opret først en helt almindelig standardbruger som beskrevet ovenfor.
- Markér brugeren i oversigten Administrer brugere.
- Vælg Menulayout på menubåndet.
- Vælg den faste profil, der svarer til den ønskede type:
- Vis = kiggebruger
- Faktura = faktureringsbruger
- Projektregistreringer = timeregistreringsbruger
Når den faste profil er valgt, kategoriserer Uniconta automatisk brugeren som den valgte type.
Sådan ændrer du en brugers type (for eksempel standard til faktureringsbruger)
Du skal ikke slette brugeren og oprette den på ny. Skift i stedet den faste profil:
- Åbn Firma → Brugerrettigheder → Administrer brugere.
- Markér brugeren, og vælg Menulayout på menubåndet.
- Vælg den ønskede faste profil (Faktura, Vis eller Projektregistreringer). Fjerner du den faste profil igen, bliver brugeren til en almindelig standardbruger.
Sådan opretter du en bruger som revisor under en Univisor-aftale
- Åbn Administrator → Alle brugere.
- Vælg Tilføj bruger, og vælg den ønskede type direkte: Tilføj revisor (intern standardbruger med adgang til alle regnskaber på univisor-aftalen), Tilføj faktureringsbruger, Tilføj ekstern standard bruger, kiggebruger eller timeregistreringsbruger. Som revisor behøver du ikke gå via Menulayout – typerne er tilgængelige direkte i oprettelsen.
- Angiv navn, Login-ID og adgangskode, og vælg eventuelt et standardfirma.
- Vælg Gem.
- Angiv derefter adgangsniveau (Brugerrettighederne - Fuld, Skriveadgang, Læseadgang eller Ingen adgang). Dette afgør hvor meget brugeren må – ikke hvilken type bruger det er.
Brugerrettigheder er ikke det samme som brugertype
Både ejere og revisorer skal tage stilling til brugerrettigheder ved oprettelsen (Ingen adgang, Læseadgang, Skriveadgang eller Fuld adgang). Det er en generel opsætning af, hvad den enkelte bruger må i regnskabet – og det er noget helt andet end brugertypen:
- Brugertype (kiggebruger, faktureringsbruger, timeregistreringsbruger) styres af den faste profil under Menulayout.
- Brugerrettigheder (Ingen/Læse/Skriv/Fuld) styrer kun adgangsniveauet og gør ikke i sig selv brugeren til fx en kiggebruger, ved at sætte alle rettigheder til "Læseadgang" manuelt.
Sætter du for eksempel adgangsniveauet til Læseadgang uden at vælge den faste profil Vis under Menulayout, er brugeren stadig en standardbruger.
Vigtigt at vide
- En revisor kan oprette kiggebrugere, faktureringsbrugere, standardbrugere og kollegaer.
- En bruger til work-app eller tidsregistrering skal både være oprettet med den korrekte type/profil og have de rette brugerrettigheder for at kunne logge på. Derudover skal der kobles en medarbejder på disse brugertyper.
- For revisorer: En bruger, der er oprettet under Firma → Administrer brugere, vises ikke nødvendigvis under Administrator → Alle brugere. Skal brugeren tilknyttes Univisor-aftalen, skal den oprettes under Alle brugere.
- Har du ikke valget mellem Opret Nye og Eksisterende under Tilføj bruger, er det fordi du ikke er ejer af regnskabet.
Hvis problemet fortsætter
Kontrollér, at du opretter brugeren det rigtige sted og med den rette type/profil. Hvis du fortsat ikke kan oprette eller ændre brugeren, så hav følgende klar:
- Firma-ID på det regnskab, brugeren skal tilknyttes.
- Bruger-ID på den bruger, du forsøger at oprette eller rette.
- Hvilken brugertype og rolle brugeren skal have.
- Det præcise skærmbillede og den besked du får (for eksempel "Posten findes ikke").
Relateret dokumentation
Læs mere i Unipedia: Administrer brugere og Opret bruger under Univisor.