Elektronisk fakturering i Uniconta bygger på tre elementer, der spiller sammen: OIOUBL er dokumentformatet – selve den elektroniske faktura-fil. Nemhandel og Peppol er de netværk, fakturaen sendes og modtages igennem. Og Uniconta er ERP-systemet, der danner fakturaen, genererer OIOUBL-filen og sender eller modtager den via Nemhandel eller Peppol.
Funktionen OIOUBL E-Invoice Delivery binder de tre sammen, så du kan sende og modtage e-fakturaer direkte fra regnskabet. Fakturaerne udveksles sikkert og automatisk mellem virksomheder – uden PDF-filer og manuel håndtering – hvilket sparer tid og reducerer fejl.
Hvornår gælder dette?
Dette gælder, når du vil sende eller modtage elektroniske fakturaer og kreditnotaer fra Uniconta – til danske modtagere via Nemhandel (EAN/GLN eller CVR) eller til modtagere på Peppol-netværket. EHF-fakturaer (det norske format) håndteres som Peppol i Uniconta.
Sådan gør du
Send og modtag via Nemhandel (OIOUBL)
- Tilmeld dit firma til Nemhandel direkte i Uniconta under Firma/Firmaoplysninger med knappen Tilmeld Nemhandel.
- På debitoren vælger du OIOUBL i feltet e-faktura og skriver kundens GLN-/EAN-nummer i GLN-feltet – uden præfiks og kolon. Er kunden i stedet registreret i Nemhandel på sit CVR-nummer, lader du GLN-feltet stå tomt.
- Valider debitoren direkte fra Uniconta: systemet kontrollerer, om kunden er registreret i Nemhandel, og udfylder automatisk de nødvendige oplysninger.
- Uniconta kan sættes op til at modtage OIOUBL-dokumenter – fakturaer og kreditnotaer – direkte i den fysiske indbakke, hvor oplysningerne udfyldes automatisk og kan behandles med minimal manuel indtastning.
Send og modtag via Peppol
- Før du kan sende via Peppol, skal dit firma oprettes hos Digital Cab gennem Uniconta – det er Uniconta, der laver oprettelsen. Til det skal du oplyse:
- Firmaoplysninger (EndPointID (CVR, GLN eller EAN), CVR-nummer, firmanavn, adresse, postnummer og by)
- En driftskontaktperson (navn, e-mail, telefon)
- En administrativ kontaktperson (navn, e-mail, telefon)
- Om I kun skal sende eller også modtage
- Når firmaet er registreret, kan du sende fakturaer direkte til modtagere på Peppol-netværket.
- På den debitor, der skal modtage via Peppol, vælger du Peppol i feltet e-faktura.
Vigtigt at vide
Knappen Generer OIOUBL danner kun selve filen. Selve afsendelsen sker via Nemhandel eller via Digital Cab (Peppol).
OIOUBL er dokumentformatet, mens Nemhandel og Peppol er transportnetværkene. Valget af e-fakturametode afgør altså, hvordan dokumentet leveres – ikke hvordan fakturaen opbygges.
Uniconta bruger en standardiseret mapping mellem OIOUBL-felterne og felterne i Uniconta, så varer, moms, betalingsoplysninger og adresser overføres korrekt ved både afsendelse og modtagelse.
En Peppol-faktura kan kun rumme én betalingsmetode – enten banknavn/bankkonto eller SWIFT/IBAN. Da man typisk har flere angivet under Firmaoplysninger, kan du oprette en layoutgruppe til Peppol-kunderne. Er der flere metoder på fakturaen, fejler afsendelsen med beskeden om, at kun én betalingsmetode er tilladt.
Oprettelse hos Digital Cab sker via en klippekortsaftale.
Til tyske modtagere understøtter Uniconta ZUGFeRD-formatet. Har den tyske debitor alle relevante oplysninger (USt-IDNr., e-mail og fuld adresse), vælger du blot OIOUBL i feltet e-faktura, hvorefter fakturaen automatisk sendes i ZUGFeRD-format.
Peppol dækker ikke alle lande. Uniconta understøtter i dag Peppol til Danmark, Sverige, Norge, Finland og Litauen, og flere lande kan aktiveres på forespørgsel til Uniconta support. Se de understøttede lande i Peppol-artiklen i Unipedia.
Hvis problemet fortsætter
Du kan følge en afsendt e-faktura under Debitor/Rapporter/Fakturaer: feltet e-faktura er sendt viser datoen for, hvornår Uniconta har sendt eller dannet OIOUBL-filen, og feltet E-faktura fejl markeres, hvis afsendelsen fejlede. Klik Log for den enkelte faktura, eller se loggen for alle afsendte OIOUBL-filer under Debitor/Vedligeholdelse.
Kan modtageren ikke findes i Nemhandel eller Peppol, så kontrollér, at GLN-/EAN- eller CVR-nummeret er korrekt registreret hos modtageren, og at den valgte e-fakturametode svarer til modtagerens registrering.
Fejlkoder er beskrevet i Unipedia. Fejlen E-APS24003 ("Problems communicating with the receiving endpoint") skyldes typisk forhold hos modtageren; Uniconta prøver automatisk at sende igen flere gange med en times mellemrum, så kontakt modtageren. Kan du ikke løse det, så oplys fakturanummer, valgt e-fakturametode (OIOUBL eller Peppol) og hvad loggen viser.
Relateret dokumentation
Læs mere i Unipedia: