Har Uniconta Scan aflæst en oplysning forkert på et bilag i din fysiske indbakke. F.eks. totalbeløb, valutakode, CVR-nummer, forfaldsdato eller FIK-kode – kan du rette det via Uniconta Scan-ikonet og funktionen "Ret afløftede bilag". Her stiller du dig i det pågældende felt og peger på den korrekte information på bilaget, hvorved du samtidig træner scanneren til fremtidige bilag.
Hvornår gælder dette?
Denne vejledning gælder, når Uniconta Scan har aflæst forkerte oplysninger på et bilag i din fysiske indbakke – f.eks. forkert totalbeløb, valutakode, CVR-nummer, forfaldsdato eller en FIK-kode, hvor der læses for meget. Den gælder også, hvis du vil rette eller "afvise" data, som scanneren har registreret.
Sådan gør du
- Vent, til bilaget er afløftet, før du retter på linjerne. Ved automatisk scanning sendes bilaget til scan af sig selv, og afløftningen tager typisk 10–20 sekunder for ét bilag (længere ved flere). Du kan se status i feltet "Sendt til scan", hvor der sættes et flueben, når bilaget er afsendt.
- Retter du en linje, mens bilaget stadig er ved at blive afløftet, kan dine indtastninger blive overskrevet af scannerens data. Vent derfor til afløftningen er færdig – eller slå automatisk scanning fra (se "Vigtigt at vide") og send selv bilaget til scan, når du er klar.
- Er en værdi aflæst forkert, så vælg Uniconta Scan-ikonet i indbakken og "Ret afløftede bilag". Stil dig i det pågældende felt, og peg på den korrekte information på bilaget. På den måde træner du scanneren, så den husker placeringen på fremtidige bilag.
- Skal et felt slet ikke udfyldes (scanneren har f.eks. sat en værdi, der ikke skal være der), kan du på nuværende tidspunkt ikke vælge "ingenting" under rettelsen – slet i stedet værdien direkte på linjen.
- Er et bilag allerede bogført med en forkert værdi, kan du redigere det bogførte bilag.
Vigtigt at vide
Uniconta Scan afløfter kun værdier til felter, som brugeren ikke selv har udfyldt. Har en kollega f.eks. angivet beløb og valutakode i Upload-appen, eller er der tastet i den fysiske indbakke før afsendelse til scan, bliver disse værdier ikke overskrevet. Anbefalingen er derfor kun at vedhæfte billedet og undlade at udfylde felter i Upload-appen.
Forfaldsdato: Uniconta beregner som udgangspunkt forfaldsdatoen ud fra betalingsbetingelsen på kreditorens stamkort, hvis denne er sat op med en IKKE-standard opsætning. Ønsker du, at datoen læses fra bilaget, skal betalingsbetingelsen på kreditoren fjernes eller rettes til en standardopsætning. Kan scanneren ikke aflæse en forfaldsdato, falder den tilbage til kreditorens betalingsbetingelse. Der findes ikke en indstilling, der altid tvinger brug af datoen fra bilaget.
CVR-nummer og oprettelse af kreditorer: Scanneren aflæser CVR-nummeret, som det står på bilaget – står der f.eks. "DK" eller "DE" foran, oprettes kreditoren med disse bogstaver. Uniconta tilføjer ikke selv et præfiks. For at undgå dobbelt oprettelse af kreditorer kan du slå "Opret kreditor automatisk" fra under Firma → Vedligeholdelse → Præferencer.
FIK-kode: Hvis der aflæses for meget (f.eks. "+71" eller punktummer), kan det skyldes, at masken på kreditoren ikke længere matcher formatet på fakturaens FIK-linje. Gennemgå og tilpas masken, så kun selve betalings-id'et aflæses.
Har du automatiseringspakken slået til på abonnementet, kan dokumentscanneren ikke slås helt fra under "Slå funktioner til/fra". Du kan i stedet indstille den til, at bilag kun sendes til scan, når du selv gør det manuelt.
Komplikationer med aflæsning
Bliver samme oplysning ved med at blive aflæst forkert, efter at du har trænet scanneren, så noter det entydige bilags-id og hvilket felt der aflæses forkert, og hav et eksempel på bilaget klar. Kontrollér desuden, om bilaget er af dårlig billedkvalitet, indeholder flere totaler, eller om flere fakturaer er samlet i én fil, da det kan forstyrre aflæsningen. Disse oplysninger gør det muligt for supporten at hjælpe videre.´
Såfremt Scan ikke kan bruge funktionen " ret afløftede data" i uniconta scan og får fejl, kan det skyldes, at PDF-filen er låst, så Uniconta Scan ikke kan træffe data ud af den. I dette tilfælde skal man tjekke filens sikkerhedsindstillinger, er den låst, skal låsen fjernes af afsenderen, eller også må oplysningerne indtastet manuelt. For at håndtere dette skal du.
- Få vist filen — tryk F7 på bilaget.
- Højreklik på filen, og vælg Egenskaber.
- Under Security må Security Method ikke være "Password Security".
- Under Security må Page Extraction ikke stå til "Not Allowed".
- Er filen låst, så kontakt afsenderen og bed dem ændre deres opsætning, så filen sendes uden lås
Hvis filens egenskaber ikke kan ændres, er du nødt til manuelt at indtaste oplysningerne fra filen.
Relateret dokumentation
Læs mere i Unipedia: Uniconta Scan, Præferencer og Videresend email til Uniconta.