En hurtigfaktura fakturerer et direkte salg uden en forudgående salgsordre. Du finder den under Debitor/Hurtigfaktura: vælg kunden i feltet Konto, indtast varelinjer, og bogfør med Opret faktura. Du får samme funktionalitet som ved fakturering af en salgsordre (statistik, betalingsoversigt, udlæsning af betalinger osv.), men uden at køre hele salgsordre-processen igennem.
Hvornår gælder dette?
Brug hurtigfaktura, når du vil sende én faktura med det samme og ikke har brug for at gemme en ordre først — for eksempel ved kontantsalg eller enkeltstående salg. Funktionen bruger flere moduler samtidig: Debitor (kunden i Konto-feltet), Lager/varekartoteket (varerne på fakturalinjerne) og debitorens prisliste (priserne). Hurtigfaktura findes to steder: Debitor/Hurtigfaktura til almindelige debitorfakturaer og Projekt/Projekt/Fakturaer/Hurtigfaktura til projektfakturaer. Denne guide dækker debitorfakturaen.
Sådan gør du
- Gå til Debitor/Hurtigfaktura.
- Angiv debitornummer i feltet Konto øverst i ordrehovedet. Findes debitoren ikke, kan du oprette den med [+] (plustegnet) i topbjælken.
- Udfyld eventuelt ordrehovedet ved at klikke på de minimerede overskrifter: Leveringsadresse (vælg om leveringsadressen skal være fakturaadressen — relevant ved kontantsalg), Reference (fx kontaktperson), Ordre og Dimensioner.
- Indtast varelinjerne: tilføj varenummer, mængde og pris. Systemet bruger automatisk debitorens prisliste, medmindre du vælger en anden i feltet Prisliste.
- Kontrollér gerne fakturaen først (anbefalet): tast F7 eller vælg Vis faktura for at se en proforma-udskrift. Du kan også vælge Opret faktura, sætte flueben i Simulering (og evt. Forhåndsvisning) og vælge Generer for at simulere udskrift eller bogføring uden at bogføre for alvor.
- Bogfør fakturaen: vælg Opret faktura, fjern fluebenet i Simulering, kontrollér datoen (dagens dato foreslås), og vælg Generer. Du kan sætte flueben i Send e-mail fra Outlook, hvis fakturaen skal sendes samtidig.
Vigtigt at vide
En hurtigfaktura kan ikke gemmes og fakturaopdateres senere den skal køres hele vejen igennem fra start til slut i én arbejdsgang. Hvis du lukker vinduet og forlader hurtigfakturaen, før den er fakturaopdateret, slettes alle data, og intet er gemt eller bogført. Skal du kunne gemme og fakturere senere, skal du bruge en almindelig salgsordre i stedet. Kræver dine varer tvungen serienummer, skal du ligeledes bruge en salgsordre — ikke hurtigfaktura. Du kan vedhæfte filer, som sendes med, når fakturaen mailes. Bruger I aldrig hurtigfaktura, kan menupunktet skjules ved at fjerne fluebenet i Anvend 'Hurtigfaktura' under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer.
Du kan også lave en kreditnota via hurtigfaktura: enten ved at indtaste varelinjer med negative værdier (fx -1 stk.), så varerne lægges tilbage på lager, eller ved at vælge debitoren i Konto, trykke Kopier faktura, markere den faktura der skal krediteres, sætte flueben i Kreditnota nederst, vælge Kopier linje og til sidst bogføre med Opret faktura.
Hvis problemet fortsætter
Kan du ikke finde menupunktet, så tjek at Anvend 'Hurtigfaktura' er markeret under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer. Mangler debitor eller vare, opret den med [+]. Får du en forkert pris, så tjek debitorens prisliste eller feltet Prisliste på fakturaen. Har du brug for at gemme fakturaen undervejs eller for tvungen serienummer, så brug en salgsordre i stedet. Virker det stadig ikke, så oplys hvad du gør trin for trin, og hvilken fejl eller besked du får, når du kontakter support.
Relateret dokumentation
Læs mere i Unipedia: Debitor – Hurtigfaktura.