Renter og rykkere dannes fra Debitor/Rapporter/Rente og rykker. Du afgrænser på forfaldsdato, danner rentenotaer eller rykkere på de forfaldne poster, forhåndsviser dem, overfører eventuelle gebyrer til en kladde og sender dokumenterne som e-mail. Der skal være opsat en e-mail opsætning og debitoren skal have en e-mailadresse angivet i feltet "e-mail til faktura", før noget kan sendes.
Hvornår gælder dette?
Dette gælder, når du vil rykke debitorer for forfaldne fakturaer eller tilskrive renter på for sen betaling. Funktionen skal være slået til under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til/fra i feltet Rente og rykker. Bemærk, at debitorer på saldometode ikke kan rykkes via rykkerskrivelser, og at renter og rykkere ikke kan sendes som OIOUBL/GLN.
Sådan gør du
1. Opret rykker- og rentedokumenterne (engangsopsætning):
- Gå til Værktøjer/Rapportgenerator/Brugerdesignede rapporter.
- Vælg dokumenttypen og klik Tilføj rapport for at åbne designeren med Unicontas standardskabelon. Der findes fire typer: Rykker og Renter til danske kunder, samt Rykker (valuta) og Renter (valuta) til udenlandske kunder med anden valuta.
- Knyt dokumentet til en layoutgruppe (fakturalayout, bankkonti og e-mail-beskeder pr. debitor), så det formateres og udsendes korrekt.
2. Dan rykkere (Debitor/Rapporter/Rente og rykker):
- Udfyld Fra forfaldsdato og Til forfaldsdato, og klik Søg. Gennemgå eventuelt de åbne poster først under Debitor/Rapporter/Åbne poster.
- Fravælg poster, du ikke vil rykke, med Fjern post eller Filter.
- Klik Tilføj rykker, og udfyld felterne: Pr. dato (rykkerdato), Rykkergebyr, Gebyr for påmindelse (fjern hakket, hvis påmindelser skal være uden gebyr), Første rykker (start på Påmindelse eller Rykker 1), Per (gebyr pr. postering eller pr. konto) og Rykker (hvilke rykkertyper der dannes).
- Gennemgå feltet Ny rykker for hver post — det viser den næste rykkertype, posten får.
3. Forhåndsvis rykkeren, inden du sender:
- Efter Tilføj rykker kan du forhåndsvise via printerikonet øverst i højre hjørne af Uniconta eller via knappen Send e-mail fra Outlook.
- Svar Nej til beskeden om at opdatere posteringen med "Sidste rykker", så længe du kun forhåndsviser. Du svarer først Ja, når du er klar til at sende rykkeren afsted til debitoren.
4. Overfør gebyr og send:
- Klik Overfør til kladde for at sende rykkergebyret til bogføring, og bogfør kladden.
- Send rykkeren med Send som e-mail eller Send e-mail fra Outlook, og svar nu Ja til at opdatere posteringen med Sidste rykker.
- Klik Opdater. Rykkergebyrer opdateres kun efter Opdater, hvis afsendelsen er sket via Send som e-mail.
Tilskrivning af renter foregår samme sted: Klik Tilføj renter, udfyld Pr. dato, Renter % (måned), Antal dage (30 = procent af saldo, eller Pr. dag = daglig beregning) og Per. Forhåndsvis via printerikonet, klik Overfør til kladde (angiv kladde, modkonto/rentekonto, tekst og dato), bogfør, og send med Send som e-mail.
Vigtigt at vide
Afgræns på rykkertype, så du ikke danner for høje rykkere. Vil du kun danne rykker 2 på fakturaer, du allerede har dannet rykker 1 på, skal du afgrænse feltet Sidste rykker på Rykker 1, før du danner. Danner du uden at afgrænse, kan Uniconta nå at lave rykker 2 og 3 på poster, der er kommet længere i forløbet.
Datoerne styrer, om der kan dannes en ny rykker. Feltet Ny rykker udfyldes kun, hvis der er gået nok dage siden sidste rykker. Ligger Sidste rykker dato tæt på i dag, skal Antal dage siden sidste rykker være mindst så mange dage, at datoen er passeret — er sidste rykker fx dannet for 2 dage siden, skal du angive mindst 3 i Antal dage siden sidste rykker.
Ekstra tekst på rykkeren tilføjes under Debitor/Vedligeholdelse/Dokument beskeder, hvor du kan lægge en besked på alle dokumenttyper, herunder rykkere. Det kræver, at rykkeren bruger en rapport fra Værktøjer/Rapportgenerator/Brugerdesignede rapporter.
Rykkerloggen (under Debitor) viser, hvilke kunder du har sendt påmindelser og rykkere til. Skal du gensende en rykker, gør du det fra Rente og rykker — ikke fra loggen — så du ikke automatisk hopper et rykkertrin op: sæt Sidste rykker til det rette trin (fx Påmindelse), og tilpas Antal dage siden sidste rykker og Sidste rykker dato, så gensendelsen tillades uden at dublere gebyrer.
Hvis problemet fortsætter
Rykkeren sendes ikke, og du får "ingen linjer til opdatering": Det skyldes typisk én af to ting — enten mangler feltet E-mail til faktura på debitorkortet at være udfyldt, eller også fejler din e-mailopsætning. Debitoren skal have en e-mailadresse og en markeret kontaktperson for at kunne modtage rykkeren. Tjek begge dele, og kontrollér e-mailopsætningen.
Der dannes ingen ny rykker i feltet "Ny rykker": Kontrollér Sidste rykker dato og Antal dage siden sidste rykker — de må ikke ligge for tæt på hinanden (se ovenfor). Hæv Antal dage siden sidste rykker, så datoen er passeret.
Kan du stadig ikke sende, så oplys, om debitoren har en e-mailadresse i E-mail til faktura, hvad e-mailkontrollen melder, og hvilke datoer der står i Sidste rykker dato og Antal dage siden sidste rykker.
Relateret dokumentation
Læs mere i Unipedia: