Version-96
I Månedlig budget planlægges en medarbejders timer pr. projekt og måned, og det ses med det samme, om medarbejderen er fuldt booket i forhold til sin normtid. Hver linje er én kombination af projekt, lønart, kategori, arbejdsområde og opgave, og timerne gemmes som budgetlinjer på projektets budget i den valgte budgetgruppe.
Sådan åbnes skærmbilledet
Månedlig budget kan åbnes på to måder:
- Projekt → Månedlig budget åbner budgettet for den medarbejder, der er knyttet til brugeren. Er brugeren ikke tilknyttet en medarbejder, vises en besked om det.
- Projekt → Medarbejder: markér en medarbejder og vælg Månedlig budget i båndet for at planlægge for netop den medarbejder.
Skærmbilledet kræver modulet til månedligt projektbudget, og at der er oprettet mindst én budgetgruppe.
Felterne øverst
De tre felter øverst bestemmer, hvilket budget der vises. Når et af dem ændres, indlæses budgettet med det samme.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Periode | De viste måneder, fx Jan 28 – Dec 28. Perioden kan starte i en vilkårlig måned og gå på tværs af årsskiftet. ‹ og › flytter én måned; « og » flytter en hel periode. |
| Antal måneder | Vælg 3, 6 eller 12 måneder. Totaler, Fordel timer og Kopiér gælder kun de viste måneder. |
| Budgetgruppe | Budgetgruppen, som timerne læses fra og gemmes i. Som udgangspunkt den budgetgruppe, der er markeret som standard. |
Den seneste periode, antal måneder og budgetgruppe huskes, næste gang skærmbilledet åbnes. Er der ugemte ændringer ved et skift, spørges der, om de skal gemmes.
Kolonnerne
Til venstre står linjens nøglefelter; de bliver stående ved vandret rulning. Til højre står timerne pr. måned og i alt.
| Kolonne | Beskrivelse |
|---|---|
| Projekt / Projektnavn | Projektet, som timerne budgetteres på. |
| Medarbejder | Medarbejderen. Ændres den, flyttes timerne til den anden medarbejder, når der gemmes. |
| Lønart / Lønartsnavn | Lønarten. Kategorien sættes automatisk ud fra lønarten. |
| Kategori | Projektkategorien fra lønarten (kan ikke rettes). |
| Arbejdsområde | Valgfrit arbejdsområde. |
| Opgave | Valgfri projektopgave. |
| Månederne (fx Jan 28) | Budgetterede timer i måneden. Overskriften viser måned og år. |
| Total | Summen af timerne i de viste måneder. |
Kost- og salgspris findes automatisk ud fra medarbejder og lønart, når der gemmes.
Totaler og farver
Nederst vises for hver måned og for hele perioden, om medarbejderen er fuldt booket. Totalerne opdateres, så snart en celle forlades.
| Linje | Beskrivelse | Farve |
|---|---|---|
| Budget | Summen af de budgetterede timer. | |
| Normtimer | Medarbejderens normtid ifølge kalenderen. | |
| Dif | Budget minus normtimer. | Rød, når der er budgetteret mindre end normtiden; ellers grøn. |
| Belægning % | Budget i procent af normtimerne. Tom, hvis der ingen normtimer er. | Rød under 100 %; ellers grøn. |
En måned, hvor der er budgetteret mindre end normtiden, får desuden fed rød overskrift
Menupunkter
| Menupunkt | Genvej | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Søg | Ctrl+H | Indlæser budgettet igen for periode og budgetgruppe. |
| Tilføj linje | Indsætter en ny linje under den markerede. | |
| Slet | Shift+Delete | Sletter den markerede linje og dens budgettimer i perioden efter bekræftelse. |
| Gem | Ctrl+S | Gemmer alle ændringer. |
| Layout | Tilpas kolonner, tilføj felter fra andre tabeller (Andre felter), og gem eller indlæs layout. | |
| Fordel timer | CTRL+I | Fordeler linjens samlede timer ligeligt på de viste måneder. |
| Kopiér til resten af perioden | CTRL+O | Kopierer timerne i den måned, markøren står i, til de efterfølgende måneder. Med 0 nulstilles månederne. |
Arbejdsgange
Budgetér timer på et nyt projekt
- Vælg periode, antal måneder og budgetgruppe.
- Klik Tilføj linje, og udfyld projekt og lønart (evt. arbejdsområde og opgave).
- Skriv timerne i månederne, og klik Gem.
Har projektet intet budget i budgetgruppen, oprettes det automatisk.
Fordel et samlet antal timer
- Skriv det samlede antal timer i én af månederne, fx 120.
- Klik Fordel timer. Med 12 måneder får hver måned 10 timer.
En eventuel afrundingsforskel lægges i den sidste måned, så totalen passer.
Samme timer resten af perioden
- Skriv timerne i den første måned, de skal gælde fra, fx 15 i marts.
- Klik Kopiér til resten af perioden. Marts og alle senere måneder får 15 timer.
Nulstil timerne på en linje
Kopiér til resten af perioden kan også bruges til at nulstille alle månederne på en linje:
- Skriv 0 i den første måned.
- Klik Kopiér til resten af perioden. Alle måneder i perioden bliver 0.
- Klik Gem. Linjens budgettimer i perioden slettes.
Står markøren i en senere måned, nulstilles kun den måned og månederne efter.
Flyt timer til en anden lønart, medarbejder eller et andet projekt
Ret feltet på linjen, og klik Gem. Budgetlinjerne i perioden flyttes med. Flyttes timerne til en anden medarbejder, forsvinder linjen fra billedet, fordi den nu hører til den anden medarbejder.
Slet en linje
Markér linjen, klik Slet, og bekræft. Linjen og dens budgettimer i perioden slettes med det samme.
Tilpas visningen
Under Layout → Andre felter kan der tilføjes felter fra Projekt, Medarbejder, Lønart, Kategori, Arbejdsområde, Opgave og Firma, fx projektets kunde eller medarbejderens afdeling. Nye felter placeres i venstre sektion ved nøglefelterne og kan trækkes på plads.
- Skal et felt over i talsektionen, højreklikkes der på overskriften, og der vælges Frys kolonne → Ingen.
- Gem layoutet med Layout → Gem layout. Kolonner, placering og bredder huskes.
- Ser totalerne forkerte ud efter en opdatering, så slet layoutet (Layout → Slet layout) og gem det igen.
Godt at vide
- Timerne gemmes som budgetlinjer dateret den sidste dag i måneden på projektets budget i budgetgruppen. De kan også ses under projektets budget.
- Gem og Slet berører kun de viste måneder. Flyttes en linje til en anden lønart i en visning på 6 måneder, beholder de senere måneder den gamle lønart. Brug 12 måneder, hvis hele året skal flyttes.
- Ved 3 eller 6 måneder vises alle linjer, der har timer i de næste 12 måneder, også selv om de er tomme i de viste måneder.
- Er der ugemte ændringer ved søgning eller skift af periode, antal måneder eller budgetgruppe, stilles et spørgsmål: Ja gemmer, Nej kasserer ændringerne, og Annuller bliver stående.