Version-93 Die Anhangsanfrage in Uniconta ermöglicht es Ihnen, einen Mitarbeiter um einen Anhang zu einem Eintrag zu bitten.
Sie können die Funktion sowohl in Buchungsjournalen als auch in der Bankabstimmung verwenden.
Wenn Sie einen Beleg anfordern, wird eine E-Mail an den ausgewählten Mitarbeiter gesendet. Der Mitarbeiter erhält dann eine E-Mail mit einem Link zur Unicontas Web-basierten Upload-App.
Den webbasierten Upload von Uniconta finden Sie unter: upload.uniconta.com
In der E-Mail haben Sie zwei Möglichkeiten: Klicken Sie entweder auf die Schaltfläche "Hier klicken, um den Anhang zu senden" oder kopieren Sie die Scanmail-Adresse unter der Schaltfläche und senden Sie eine E-Mail mit dem Anhang.
Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird die Unicontas Web-basierte Upload-App geöffnet.
In der Abbildung der webbasierten Upload-App von Uniconta ist die Scan-E-Mail bereits ausgefüllt und Sie müssen nur noch den Anhang anhängen, indem Sie ihn entweder in die Upload-App ziehen oder die Datei über die Schaltfläche 'Datei auswählen' auswählen.
Wenn Sie die Upload-App auf einem Telefon oder Tablet geöffnet haben, können Sie auch die Kamera verwenden, um ein Foto des Dokuments zu machen.
Füllen Sie dann die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf Übertragen, um die Übertragung abzuschließen.
Der Anhang ist nun im physischen Anhang (Posteingang) gespeichert und steht dem Anforderer zur Verfügung.
Sobald der Anhang im Posteingang gespeichert ist, können Sie wählen, ob Sie mit dem Anhang aus dem Entwurf oder aus dem Bankabgleich arbeiten möchten. Hier verwenden Sie die Schaltfläche "Physischen Anhang abgleichen" und der Datensatz wird mit dem ausgewählten Anhang abgeglichen.
In dem daraufhin erscheinenden Feld wählen Sie den Mitarbeiter aus, von dem Sie eine Anlage anfordern möchten, und Sie können einen Kommentar für den Mitarbeiter schreiben.
Klicken Sie auf OK und der Mitarbeiter erhält eine E-Mail, wie weiter oben im Artikel beschrieben.
Oder Sie fügen ein Feld 'Mitarbeiter (Anhang)' zu Ihrer Übersicht hinzu. Fügen Sie das Feld mit 'Alt+F' hinzu oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Überschrift und drücken Sie Felder auswählen.
Lesen Sie hier mehr über Felder...
Wählen Sie den Mitarbeiter in dem Feld aus und klicken Sie auf 'Speichern'.
Bei dieser Lösung wird nicht sofort eine E-Mail verschickt, sondern es wird eine Erinnerung erstellt und jeden Morgen verschickt, bis das Dokument eingegangen und mit der Buchung verknüpft ist.
Wenn Sie nur eine Anfrage senden möchten, wählen Sie die erste Methode.
Wenn Sie möchten, dass eine Anfrage gesendet wird, bis ein Anhang beigefügt ist, verwenden Sie Methode zwei, bei der Sie einen Mitarbeiter in der Zeile auswählen.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Anhänge aus dem Posteingang einer Zeile im ausgewählten Entwurf zuordnen können.
Ordnen Sie Anhänge der gewünschten Zeile im Entwurf zu und klicken Sie auf Anhängen.
Das Gleiche gilt für den Bankabgleich.
Hier haben Sie die Möglichkeit, einen physischen Beleg aus der Bankübersicht abzugleichen und Belege in den Bankzeilen abzugleichen.
In der E-Mail haben Sie zwei Möglichkeiten: Klicken Sie entweder auf die Schaltfläche "Hier klicken, um den Anhang zu senden" oder kopieren Sie die Scanmail-Adresse unter der Schaltfläche und senden Sie eine E-Mail mit dem Anhang.
Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird die Unicontas Web-basierte Upload-App geöffnet.
In der Abbildung der webbasierten Upload-App von Uniconta ist die Scan-E-Mail bereits ausgefüllt und Sie müssen nur noch den Anhang anhängen, indem Sie ihn entweder in die Upload-App ziehen oder die Datei über die Schaltfläche 'Datei auswählen' auswählen.
Wenn Sie die Upload-App auf einem Telefon oder Tablet geöffnet haben, können Sie auch die Kamera verwenden, um ein Foto des Dokuments zu machen.
Füllen Sie dann die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf Übertragen, um die Übertragung abzuschließen.
Der Anhang ist nun im physischen Anhang (Posteingang) gespeichert und steht dem Anforderer zur Verfügung.
Sobald der Anhang im Posteingang gespeichert ist, können Sie wählen, ob Sie mit dem Anhang aus dem Entwurf oder aus dem Bankabgleich arbeiten möchten. Hier verwenden Sie die Schaltfläche "Physischen Anhang abgleichen" und der Datensatz wird mit dem ausgewählten Anhang abgeglichen.
Buchhaltungsentwürfe
In Buchhaltungsentwürfen können Sie aus den Entwurfszeilen heraus Anhänge anfordern. Markieren Sie die gewünschte Zeile, in der Anhänge fehlen, wählen Sie im Menü die Option "Physischer Anhang" und wählen Sie "Anhangsanforderung senden" oder "Strg+1".
In dem daraufhin erscheinenden Feld wählen Sie den Mitarbeiter aus, von dem Sie eine Anlage anfordern möchten, und Sie können einen Kommentar für den Mitarbeiter schreiben.
Klicken Sie auf OK und der Mitarbeiter erhält eine E-Mail, wie weiter oben im Artikel beschrieben.
Bankabstimmung.
In der Bankabstimmung haben Sie zwei Möglichkeiten, einen Beleg anzufordern. Sie können die gewünschten Zeilen, in denen Anhänge fehlen, markieren und aus dem Menü 'Physischer Anhang' und 'Anhangsanforderung senden' oder 'Strg+H' wählen.
Oder Sie fügen ein Feld 'Mitarbeiter (Anhang)' zu Ihrer Übersicht hinzu. Fügen Sie das Feld mit 'Alt+F' hinzu oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Überschrift und drücken Sie Felder auswählen.
Lesen Sie hier mehr über Felder...
Wählen Sie den Mitarbeiter in dem Feld aus und klicken Sie auf 'Speichern'.
Bei dieser Lösung wird nicht sofort eine E-Mail verschickt, sondern es wird eine Erinnerung erstellt und jeden Morgen verschickt, bis das Dokument eingegangen und mit der Buchung verknüpft ist.
Wenn Sie nur eine Anfrage senden möchten, wählen Sie die erste Methode.
Wenn Sie möchten, dass eine Anfrage gesendet wird, bis ein Anhang beigefügt ist, verwenden Sie Methode zwei, bei der Sie einen Mitarbeiter in der Zeile auswählen.
Stimmen Sie den physischen Beleg mit der Buchung ab.
Sobald Sie die Anlage gesendet haben und der Mitarbeiter die Anlage zurückgeschickt hat, landet sie in den Physischen Anlagen (Posteingang). Um den Eintrag mit dem Gutschein abzugleichen, wählen Sie den Entwurf aus, an den Sie den Gutschein anhängen möchten, und verwenden Sie die Schaltfläche 'Physischen Gutschein abgleichen'.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Anhänge aus dem Posteingang einer Zeile im ausgewählten Entwurf zuordnen können.
Ordnen Sie Anhänge der gewünschten Zeile im Entwurf zu und klicken Sie auf Anhängen.
Das Gleiche gilt für den Bankabgleich.
Hier haben Sie die Möglichkeit, einen physischen Beleg aus der Bankübersicht abzugleichen und Belege in den Bankzeilen abzugleichen.