Version-93 Erinnerung über fehlende dokumente senden in Uniconta bietet die Möglichkeit, einen mitarbeiter um einen beleg zu einer buchung zu bitten.
Sie können die Funktion sowohl in Buchungsjournalen als auch in der bankabstimmung nutzen.
Wenn Sie einen beleg Anfordern, wird eine E-Mail an den ausgewählten mitarbeiter gesendet. Der mitarbeiter erhält dann eine E-Mail mit einem Link zur webbasierten Upload-App von Uniconta.
Die webbasierte Upload-Funktion von Uniconta finden Sie unter: upload.uniconta.com
In der E-Mail haben Sie 2 Möglichkeiten: Entweder Sie klicken auf die Schaltfläche „Hier klicken, um beleg einzureichen“ oder Sie kopieren die Scanmail-adresse unterhalb der Schaltfläche und senden eine E-Mail mit dem zugeordneten beleg.
Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, öffnet sich die webbasierte Upload-App von Uniconta.
Auf dem bild der webbasierten Upload-App von Uniconta ist die Scan-E-Mail bereits ausgefüllt und Sie müssen lediglich den beleg zuordnen, entweder indem Sie den beleg in die Upload-App ziehen oder die datei über die Schaltfläche „datei auswählen“ auswählen.
Wenn Sie die Upload-App auf einem telefonnr oder einem tablet geöffnet haben, können Sie auch die Kamera verwenden, um ein bild des belegs aufzunehmen.
Anschließend können Sie die gewünschten felder ausfüllen und auf Übertrag klicken, um die Übertragung abzuschließen.
Der beleg wird nun im physischen beleg (posteingang) gespeichert und steht dem Anforderer zur Verfügung.
Sobald der beleg im posteingang gespeichert ist, können Sie den beleg entweder über den Journal oder über die bankabstimmung bearbeiten. Hier verwenden Sie die Schaltfläche „physischen beleg zuweisen“ und ordnen so den Eintrag dem ausgewählten beleg zu.
Achtung! Wenn Sie Probleme damit haben, dass es nur dasteht und sich dreht und überhaupt nichts tun will, müssen Sie möglicherweise in den Webeinstellungen „Pop-up-Fenster und Umleitung“ zulassen.
Buchungsjournale
In Buchungsjournalen können Sie Erinnerung über fehlende dokumente senden direkt aus den Journalzeilen senden. Markieren Sie die gewünschte zeile, für die ein beleg fehlt, wählen Sie im Menü „physischer beleg“ und wählen Sie „Erinnerung über fehlende dokumente senden“ oder „Strg+1“.
In dem Feld, das erscheint, müssen Sie auswählen, welchen mitarbeiter Sie um einen beleg bitten möchten, und es ist möglich, kommentare für den mitarbeiter zu schreiben.
Klicken Sie auf OK und der mitarbeiter erhält eine E-Mail, wie bereits im Artikel beschrieben.
bankabstimmung.
In der bankabstimmung gibt es zwei Methoden, um einen beleg anzufordern.
Sie können die gewünschten zeilen markieren, für die belege fehlen, und im Menü „physischer beleg“ und „Erinnerung über fehlende dokumente senden“ oder „Strg+H“ auswählen.
Oder Sie können das feld „mitarbeiter (beleg)“ in Ihrer übersicht hinzufügen. feld hinzufügen mit „Alt+F“ oder mit der rechten Maustaste auf eine überschrift klicken und felder auswählen.
Mehr über felder erfahren Sie hier…
Wählen Sie den mitarbeiter im feld aus und klicken Sie auf „Speichern“.
Mit dieser Lösung wird nicht sofort eine E-Mail versendet, sondern eine Erinnerung erstellt, die jeden Morgen versendet wird, bis der beleg geliefert und mit der buchung verknüpft wurde.
Wenn Sie nur eine anforderung senden möchten, sollten Sie die erste Methode wählen.
Wenn Sie möchten, dass eine anforderung gesendet wird, bis ein beleg zugeordnet ist, sollten Sie die zweite Methode verwenden, bei der Sie einen mitarbeiter in der zeile auswählen.
physischen beleg zuweisen mit buchung.
Nachdem Sie Erinnerung über fehlende dokumente senden haben und der mitarbeiter den beleg zurückgesendet hat, landet er in physische belege (posteingang).
Um die buchung mit dem beleg zu verknüpfen, müssen Sie den Journal auswählen, dem Sie den beleg zuordnen möchten, und die Schaltfläche „physischen beleg zuweisen“ verwenden.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie belege aus dem posteingang einer zeile im ausgewählten Journal zuordnen können.
Ordnen Sie den beleg der gewünschten zeile im Journal zu und klicken Sie auf zuordnen.
Das Gleiche gilt für die bankabstimmung.
Hier haben Sie die Möglichkeit, einen physischen beleg aus der bank übersicht zuzuordnen und belege den bankzeilen zuzuordnen.
