Uniconta Scan und Paperflow ermöglicht es, alle relevanten Daten aus Anhängen zu lesen, so dass das manuelle Abtippen entfällt.

Scan einschalten

Zunächst muss Uniconta-Scan oder Paperflow unter Unternehmen/Wartung/Funktionen aus-/einschalten eingeschaltet werden.

Automatisierungspaket

Wenn das Automatisierungspaket ausgewählt ist und Sie die Auswahl von Uniconta Scan in einzelnen Konten aufheben möchten.

Gehen Sie zu Unternehmen/Wartung/Funktionen ein/ausschalten
Wählen Sie im Feld 'Dokumentenscanner' die Option 'Uniconta Scan'.
Tippen Sie auf 'Speichern'.
Gehen Sie zu Unternehmen/Wartung/Präferenzen
Entfernen Sie das Häkchen im Feld 'Automatisch gescannt'.
Tippen Sie auf 'Speichern'.

Das Automatisierungspaket kann nur von Univisor-Benutzern ausgewählt werden.

Präferenzen

Gehen Sie zu Unternehmen/Wartung/Einstellungen, um verschiedene Einstellungen/Konfigurationen auszuwählen, die Sie haben können. Lesen Sie hier mehr über die Einrichtung dieser Funktion .

Automatisches Scannen

Wenn Sie die Option Gläubiger automatisch erstellen aktiviert haben, sucht das System anhand des Belegs nach der CVR-Nummer eines Gläubigers. Wenn es keinen findet, wird ein neuer Kreditor angelegt. Lesen Sie hier mehr

Wenn Sie unter Einstellungen das automatische Scannen aktiviert haben, wird das System jedes Mal gescannt, wenn ein Anhang eingeht. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Datei in Finanzen/Physikalischer Beleg (Posteingang) hinzufügen oder ziehen, die Upload-App verwenden oder an die Scan-E-Mail (die Sie unter Unternehmensinformationen finden) senden. Darüber hinaus wird ein Kreditor mit den Kreditorinformationen erstellt, die der Scanner aus dem Beleg extrahieren kann.

Wenn Sie unter Finanzen auf Physische Belege (Posteingang) gehen, funktioniert es so, dass bei aktivierter Option "Automatisches Scannen" die eingehenden Belege gescannt werden, wenn Sie im Posteingang auf Speichern drücken. Um die gescannten Anlagedaten in den Posteingang zu holen, müssen Sie auf Aktualisieren drücken. Dies dauert bis zu 10 Sekunden pro Anhang.

Manuelles Scannen

Wenn Sie hingegen das Versenden von Dokumenten zum Scannen manuell erledigen möchten, müssen Sie die Option "Automatisch gescannt" unter Einstellungen deaktivieren.

Die Funktionsweise besteht darin, dass es in den physischen Anhängen (Posteingang ) einen Menüpunkt namens Uniconta-Scan oder Paperflow gibt, der eine Schaltfläche Hochladen/Senden enthält, mit der Sie einen oder mehrere Anhänge manuell an den Scanner senden können. Wenn Sie den Anhang zurückhaben möchten, müssen Sie die Schaltfläche Aktualisieren drücken. Wenn 'Gläubiger automatisch erstellen' deaktiviert ist, fügen wir dem Anhang NUR dann einen Gläubiger hinzu, wenn dieser bereits in Uniconta erstellt wurde.

HINWEIS* Manuell bedeutet auch, dass Anhänge per Upload-App und E-Mail NICHT gescannt werden.

HINWEIS* Warten Sie bis zu 10 Sekunden, bis Uniconta-Scan das Ergebnis fertig hat und 1 Minute, bis Paperflow

Filter-Typen

Die Scanner lesen sowohl PDF- als auch JPG/JPEG-Dateien, aber Paperflow muss eine Mindestanforderung von 640x480px erfüllen, damit die Scan-Engine das Dokument lesen kann.

Entladen

Anbieter

CVR/VAT-Nummer Firmenname Land Währung IBAN SWIFT Reg. Nr. Kontonummer Adresse E-Mail Telefonnummer

Wir verwenden die stornierte CVR-Nummer zum Nachschlagen in der Gläubigerdatei. Wenn ein Gläubiger in der Gläubigerdatei vorhanden ist, fügen wir nichts zu diesem Gläubiger hinzu oder ändern ihn.

Wenn kein Kreditor gefunden wird, wird automatisch ein neuer erstellt(nicht, wenn es sich bei dem Dokument um einen Beleg handelt), wenn dieser Parameter unter Einstellungen aktiviert ist. Der neue Kreditor wird mit den folgenden Daten erstellt: CVR/VAT-Nummer als Kontonummer, Reg/Account als Zahlungs-ID (IBAN als zweite Priorität), SWIFT und die übrigen oben genannten Informationen. Wir führen immer eine Suche im CVR-Register durch und verwenden diese Informationen. Wenn wir kein Ergebnis finden, verwenden wir die Informationen zu Adresse usw. für den Beleg.

Zahlungsinformationen des Gläubigers

Wenn Sie unter 'Funktionen aktivieren/deaktivieren' und 'Kreditor automatisch erstellen' in 'Einstellungen' den Parameter '(Kreditor) Bankverbindung genehmigen ' angekreuzt haben, dann wird die Bankverbindung auf dem Kreditor unter dem neuen Modul 'Bankverbindung' erstellt und nicht auf dem Kreditor selbst. Das bedeutet auch, dass Sie mehr Daten erhalten, da wir jetzt Felder für alle verschiedenen Zahlungsmethoden haben. So werden sowohl IBAN, BBAN als auch FIK abgetrennt und eingefügt. Die FIK wird mit n anstelle der Rechnungsnummer maskiert.

Anhang

Rechnungs-/Belegnummer Referenz Einkaufsnummer Inhalt Betrag Zahlungsdatum Buchungs- und Belegdatum Währung FIK-Typ FIK IBAN SWIFT Reg. Nr. Kontonummer KID (Norwegen) Projektnummer

Wenn der Scanner die oben genannten Informationen finden kann, werden wir sie dem Anhang hinzufügen.

Zahlungsinformationen werden aus der Kreditorendatei abgerufen, wenn es einen bestehenden Kreditor gibt, andernfalls werden sie aus dem Scanner extrahiert. Wenn mehrere Zahlungsinformationen extrahiert werden, wird zuerst FIK priorisiert, dann reg/account und ansonsten IBAN.

Uniconta-Scan kann auch die KID-Nr. aus Norwegen (Norsk FIK) lesen. Diese wird jedoch nie auf einen Lieferanten angewandt, wenn 'Automatisch einen Lieferanten erstellen' aktiviert ist. Damit sie auf den Gutschein angewendet wird, muss diese Funktion unter Einstellungen ausgeschaltet werden.

Das Textfeld wird nicht überschrieben, sondern bleibt erhalten. Wenn Sie möchten, dass der Gläubigername in der Zeile angezeigt wird, können Sie das Feld mit ALT+F - Feld hinzufügen einfügen.

Benachrichtigung

Der Scan läuft im Hintergrund auf unserem Server, so dass es schwierig sein kann, zu erkennen, wenn etwas schief läuft. Es kann einfach so aussehen, als ob der Scan nicht ausgeführt wurde. Deshalb haben wir die Möglichkeit geschaffen, sich für das Benachrichtigungssystem anzumelden, mit dem Sie über die verschiedenen Fehler, die auftreten können, informiert werden.