Empfang von E-Rechnungen in Uniconta
Die Bearbeitung von E-Rechnungen erfolgt im Menü:
Finanzbuchhaltung / Physische Belege (Posteingang)
Empfehlung:
Richten Sie sich ein eigenes Postfach für den Empfang von Mails mit Rechnungsanhängen ein. Hinterlegen Sie dieses Postfach in den Unternehmensdaten.
Sorgen Sie in der Administration des Postfaches, z.Bsp. Microsoft 365, dafür, dass eine ständige Weiterleitung von Mails an dieses Postfach an die E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail für Physische Belege" eingetragen wird.
Tragen Sie das Postfach im Feld "E-Mail für Weiterleitung" ein. In unserem Beispiel heißt dieses Postfach "buchhaltung@fitbybike.de".
Dadurch erreichen Sie, dass die Anhänge von Mails (PDF, XML- oder ZUGFeRD) im Posteingang landen.
Der nachfolgende Screenshot zeigt des Fenster des Posteingangs. Mit "Anzeigen" wurde der Inhalt des Dokuments angezeigt, welcher im Vordergrund zu sehen ist. Die Eigenschaft von ZUGFeRD-Rechnungen besteht darin, dass man nur den PDF-Teil sehen kann. Klicken Sie auf "Attachments" kann man erkennen, ob ein XML-Teil enthalten ist.
Empfehlung: Nutzen Sie das Modul "Uniconta Scan"
Wie oben beschrieben, werden E-Rechnungen über "Physische Belege (Posteingang)" empfangen.
Ist "Uniconta Scan" aktiv, werden automatisch alle neu eingegangenen Belege analysiert. Dabei wird eine OCR-Erkennung durchgeführt und Felder wie Belegdatum, Betrag, Lieferant, Rechnungsnummer werden automatisch ausgefüllt.
Hinweis: wenn es sich um eine XML-Datei handelt, können Sie auch hier mit "Anzeigen" (F7) die Eingangsrechnung anzeigen lassen. Uniconta macht zu diesem Moment aus der XML-Datei ein lesbares Dokument.
Im angezeigten Bespiel ist die Option "Uniconta Scan" aktiv, deshalb wurden Betrag, Währung, Buchungsdatum, Rechnungsnummer bereits in der PDF erkannt und eingetragen. Diese Option ist für den Empfang nicht notwendig!
In diesem Screenshot sehen Sie, wie Sie sich XML-Anhänge von ZUGFeRD-Belegen anzeigen lassen können. Klicken Sie in "Anzeigen" anschließend auf den Menüpunkt "Attachments" auf der linken Seite. Dann erscheint der XML-Eintrag, den Sie mit einem beliebigen Editor öffnen können. Ist es kein ZUGFeRD-Beleg, erscheint hier nichts.
Alle eingegangenen Belege, die bereits durch Uniconta Scan analysiert wurden, sind im Feld "Gesendet an scannen ..." markiert und werden nicht noch einmal analysiert. D.h. das anschließende manuelle Änderungen nicht mehr überschrieben werden.
Die weitere Verarbeitung der Belege, wie in Journal übertragen, an eine Bestellung anhängen, erfolgt wie gewohnt.
Versenden von E-Rechnungen aus Uniconta
Um einem Kunden Rechnungen im ZUGFeRD zu senden, stellen Sie das Feld "E-Rechnung" im Kundenstamm auf "XML-Datei (ZUGFeRD)":
Damit wird ein beim Buchen der Rechnung erstellter physischer Beleg automatisch um den XML-Anhang ergänzt.
Weitere Vorbereitungen:
Prüfen Sie, ob in den Unternehmensdaten Ihre Adresse, USt.-IDNr und Bankverbindung eingetragen sind.
In einem ersten Schritt werden E-Rechnungen per E-Mail versendet und empfangen. Während dieser Phase ist die GLN-Nummer in den Unternehmensdaten und bei Kunden und Lieferanten optional.
Ein einer weiteren Ausbaustufe wird es möglich sein, E-Rechnungen über ein gesondertes Netzwerk (z.B. Peppol) zu verwenden. Hierfür wird dann die Verwendung der GLN-Nummer verpflichtend sein.
E-Rechnungen verlangen aber eine eindeutige Information. Insofern sollten auch bei inländischen Kunden und Lieferanten das USt.-IDNr-Feld ausgefüllt sein. Ansonsten läuft Ihre E-Rechnung beim Empfänger (Kunde) Gefahr Fehler oder Warnungen in einem eventuell vorhandenen Validierungsprozess auszulösen.
Es gibt mittlerweile einschlägige Portale E-Rechnungen validieren zu können. Zum Beispiel hier.
Für Kunden, denen Sie E-Rechnungen zukommen lassen wollen, sollten Sie folgende Einstellungen am Kunde vornehmen:
- USt.-IDNr eintragen
- E-Mail senden auf aktiv setzen
- E-Rechnung auf Option "XML-Datei" stellen
- Stellen Sie sicher, dass mind. eine E-Mail-Adresse für einen Rechnungsempfänger beim Kunden hinterlegt ist (Im Feld "E-Mail für Rechnungen" und/oder in den Kontakten über das Kennzeichen "Rechnung"
- komplette Kundenanschrift (optional für die Funktion, aber gefordert für eine ordnungsgemäße Rechnung)
Tipp: Im Prinzip können Sie allen Kunden die ZUGFeRD-Version der Rechnung zumailen, da der PDF-Teil lesbar enthalten ist und der XML-Anteil eine Option ist.
Hinweis für Kunden, die bereits die Plugin-Version für E-Rechnungen verwendet haben:
Die oben beschriebenen Vorgehensweisen sind mit Uniconta Version 94 (Releasedatum 15.06.2025) verfügbar. Wenn Sie bereits die bis dahin zur Verfügung gestellte Plugin-Version verwendet haben, so entstehen keine Konflikte. Es wird aber angeraten das Plugin und seine Einträge zu entfernen, um nicht mehr notwendige Funktionen auch von den Menüs zu entfernen.
Dazu gehören:
- Löschen der benutzerdefinierten Feldnamen "DEEInvxxx"
- Entfernen von Benutzermenü-Einträgen in den Controls "Invoices" und "Vouchers"
- Entfernen oder Deaktivieren der benutzerdefinierten Felder "DEEInvxxx" in den Tabellen "Physische Belege" und "Unternehmen"
- In "Werkzeuge und Hilfsmittel / Menüs / Benutzerdef. Zusatzmodul" Löschen des Plugins "DE-E-Rechnung". Achten Sie dabei darauf, dass die Unternehmenskennung mit dem aktuellen aktiven Unternehmen übereinstimmt.
Bei Bedarf bitten Sie Ihren Uniconta-Partner um Unterstützung!
Auszug aus dem Informationsbrief der Steuerberater vom Dezember 2024: Empfang von E-Rechnungen ab 01.01.2025
Grundsätzlich besteht ab dem 01.01.2025 die Pflicht, bei Umsätzen zwischen zwei inländischen Unternehmern (sog. B2B-Umsätze) die Abrechnung mittels elektronischer Rechnung (E-Rcchnung) durchzuführen, um die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger zu erfüllen (§ 14 Abs. 2 Satz 2
Nr. 1 UStG - In der Fassung von Art. 23 Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 (BGB1 2024 I Nr. 108)). Die E-Rechnung muss ein vorgegebenes strukturiertes elektronisches Format aufweisen. Eine als PDF gescannte Papierrechnung reicht dafür nicht aus.
Die Finanzverwaltung hat nun ein Anwendungsschreiben zur E-Rechnung veröffentlicht (Siehe BMF-Schreiben vom 15.10.2024 - III C 2 - S 7287-a/23/10001 (BStB1 2024 I S. 1320)). Aufgrund einer Übergangsregelung ist es für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze weiterhin zulässig, Rechnungen in Papierform oder wie bisher in einem nicht strukturierten elektronischen Format (z.B. als PDFDatei) auszustellen und zu übermitteln.
Für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr von bis zu 800.000 Euro gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027.
Bereits ab dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmer aber E-Rechnungen empfangen können. Die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs reicht dafür aus.
Für die Erstellung von E-Rechnungen bestehen zwei Möglichkeiten:
- Diese können in einem maschinenlesbaren XML-Format erstellt werden. Der Inhalt von in einem rein strukturierten XML-Format erzeugten E-Rechnungen kann mit Hilfe von geeigneter Software lesbar gemacht werden.
- Ebenfalls zulässig ist die Übersendung in einem sog. hybriden Format (z.. B. ZUGFeRD). E-Rechnungen in einem hybriden Format enthalten neben den XML-Daten auch einen menschenlesbaren Dateiteil (z.B. ein PDF-Dokument), wodurch die Bearbeitung beim Rechnungsempfänger erleichtert wird.
Auf welches elektronische Rechnungsformat und welchen Übertragungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären. Dabei können während der Übergangszeit weiterhin auch Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen verwendet werden.