Senden Sie Dokumente von Uniconta aus ohne SMTP und MS Graph

Wenn Sie Rechnungen, Auszüge und andere Dokumente aus Uniconta per E-Mail versenden, sollten Sie eine E-Mail-Einrichtung einrichten. Für jede Art von Dokumenten, die Sie versenden möchten, sollte eine eingerichtet werden. NB! Wenn Sie keine E-Mail-Einstellungen in Uniconta vornehmen, werden die gesendeten Dokumente von unserer E-Mail mit dem Firmennamen als Absender verschickt. Wir empfehlen Ihnen, eine SMTP- oder MS Graph-Lösung einzurichten. Wenn Sie diese Möglichkeit jedoch nicht haben, können Sie das Folgende verwenden und die Dokumente werden von unserem Server aus versendet. Wenn Sie eine kostenlose E-Mail wie Gmail, TDC, Hotmail, Live, Private oder eine andere E-Mail verwenden, die nicht direkt SMTP nutzt oder eine Autorisierung durch Dritte erfordert, können Sie die Beschreibung in diesem Artikel verwenden. Wir bieten keinen Support für die Einrichtung von E-Mails, und die Einrichtung der folgenden Funktionen kann kostenpflichtig sein. Wir bieten keine Unterstützung bei der Einrichtung von SMTP und Graph sowie keinen technischen Support für Gmail. Wir haben jedoch einen Vorschlag, wie Sie den Versand von Rechnungen usw. von Uniconta aus einrichten können und trotzdem Antworten von Ihren Kunden und Lieferanten erhalten. So minimieren Sie das Risiko, dass Ihre Mailings im Spam-Ordner Ihrer Kunden und Lieferanten landen. Dieser Artikel enthält Beispiele für verschiedene E-Mail-Konfigurationen in Uniconta

Wenn Sie nur Rechnungsdokumente versenden möchten
1. Gilt für Unternehmen mit einem bis mehreren Benutzern.
Wenn Sie mehrere verschiedene Arten von Dokumenten versenden möchten, z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Mahnungen usw.
1. Gilt für Unternehmen mit einem bis mehreren Benutzern.
Wenn Sie von einem Mitarbeiter senden möchten
1. Gilt für Unternehmen mit einem bis mehreren Benutzern.
2. Gilt für Sendungen, bei denen die E-Mail des Mitarbeiters verwendet wird.
Wenn Sie ein Buchhalter sind und die Konten besitzen, aber die E-Mail des Kunden verwendet werden muss

Für alle Setups gilt Folgendes

Eine E-Mail-Einrichtung muss unter Unternehmen/Wartung/E-Mail-Einrichtung eingerichtet werden. Gehen Sie zu Unternehmen/Wartung/E-Mail einrichten. Wählen Sie Hinzufügen und wählen Sie SMTP (siehe Beispielbild unter der Tabelle) Füllen Sie die Felder wie unten beschrieben aus. Felder mit * bedeuten, dass sie ausgefüllt werden müssen.

Feld	Beschreibung des Feldes
Beschreibung
Nummer *	Geben Sie eine Nummer ein. Die Nummer ist alphanumerisch, sie kann also Buchstaben enthalten.
Name	Geben Sie einen Namen ein, möglicherweise 'Standard'.
Sprachen	Wählen Sie unter Sprache 'Standard'.
Standard	Markieren Sie Standard, wenn diese Einstellung die einzige ist oder als Standard für den Versand von Dokumenten verwendet werden soll.
E-Mail-Einrichtung
Absender E-Mail *	Geben Sie eine Absender-E-Mail ein. Wir empfehlen Ihnen, unsere E-Mail einzugeben, mail@unicontamail.com.
E-Mail vom Mitarbeiter senden	Wenn Sie möchten, dass alle Dokumente von einem Mitarbeiter gesendet werden, können Sie E-Mail vom Mitarbeiter senden ankreuzen. Wenn nur einige der Dokumente von einem Mitarbeiter versendet werden sollen, müssen Sie dies unter Debitoren/Pflege/E-Mail-Einrichtung für die gewünschten Dokumenttypen einrichten. Beschreibung weiter unten in diesem Artikel.
CC an Absender	Das CC-Feld sollte nicht ausgefüllt werden, da es an mail@unicontamail.com gesendet wird, eine E-Mail, auf die Sie keinen Zugriff haben. Wird nur bei Mitarbeitern verwendet.
Name des Absenders	Geben Sie den Namen des Absenders ein. Dies kann Ihr eigener Name oder der Name des Unternehmens sein. Wenn das Feld leer ist, verwenden Sie den Namen der Einrichtung.
Antwort an	Antwort an wird mit einer eigenen E-Mail gefüllt, auf die der Kunde antworten kann.

Hinweis: Wenn Sie nur diese Einstellung haben, erhält der Eigentümer der Konten immer eine Kopie der gesendeten Dokumente. Wenn Sie dies nicht wünschen, müssen Sie unter Debitoren/Wartung/E-Mail-Einrichtung eine E-Mail-Einrichtung einrichten. Siehe Anleitung 1.

Anleitung 1: Eine Sendung für die Rechnung erstellen

Sie müssen zunächst eine E-Mail-Einrichtung unter Unternehmen/Wartung/E-Mail-Einrichtung erstellen, wie oben beschrieben. Dann erstellen Sie eine E-Mail-Einrichtung unter Schuldner/Wartung/E-Mail-Einrichtung. Hier ist ein Beispiel für eine Rechnung, die Google Mail als eigene E-Mail verwendet. Gehen Sie zu Debitoren/Wartung/Email einrichten Wählen Sie 'Hinzufügen' und füllen Sie die folgenden Felder aus: Felder mit * bedeuten, dass sie ausgefüllt werden müssen.

Feld	Beschreibung des Feldes
Beschreibung
Name *	Geben Sie Ihrer E-Mail-Einrichtung einen Namen, z.B. Invoice
E-Mail-Typen	Wählen Sie die Art des Dokuments, für das die E-Mail-Einstellungen gelten sollen. Zum Beispiel, Rechnung
Sprache	Wählen Sie eine Sprache, wenn Sie in einer anderen Sprache als der Landessprache des Unternehmens senden möchten. Dies kann die Einrichtung mehrerer E-Mail-Konfigurationen erfordern, eine für jede Sprache, aber auch die Einrichtung von Layoutgruppen.
Standard	Markieren Sie Standard, wenn diese Sendung die einzige Sendung ist oder die Sendung, die als Standard für den ausgewählten E-Mail-Typ verwendet werden soll.
UnternehmenSMTP
E-Mail-Einrichtung *	Hier wählen Sie die Einrichtung aus, die Sie unter Unternehmen/Wartung/E-Mail-Einrichtung erstellt haben.
Anbieter
Anbieter *	Wählen Sie hier Standard. Der Standardabsender des Mailservers von Uniconta und der Absender der E-Mail ist mail@unicontamail.com.
E-Mail-Einrichtung
E-Mail verschicken	Geben Sie mail@unicontamail.com ein . Wenn Sie dies in Ihrer E-Mail-Einrichtung unter Unternehmen eingegeben haben, müssen Sie es hier nicht eingeben. Sie können es aber.
E-Mail vom Mitarbeiter senden	Siehe Beschreibung in Anleitung 3.
CC an Absender	Das CC-Feld sollte nicht ausgefüllt werden, da es an mail@unicontamail.com gesendet wird, eine E-Mail, auf die Sie keinen Zugriff haben. Wird nur bei Mitarbeitern verwendet.
Name des Absenders	Geben Sie den Namen des Absenders ein. Dies kann Ihr eigener Name oder der Name des Unternehmens sein. Wenn das Feld leer ist, verwenden Sie den Absendernamen, der unter Unternehmen/Wartung/E-Mail-Einrichtung eingerichtet wurde. Wenn auch dieses Feld leer ist, verwenden Sie den Namen der Einrichtung.
Antwort an	Antwort an wird mit einer eigenen E-Mail ausgefüllt, an die der Kunde antworten kann. Wenn das Feld leer ist, verwenden Sie die Option Antworten an, die unter Unternehmen/Wartung/E-Mail-Einstellungen eingerichtet wird.
BCC	BCC, kann ausgefüllt werden, wenn Sie eine Kopie der gesendeten E-Mail wünschen
Betreff der E-Mail	Geben Sie einen Betreff für die E-Mail ein. Wenn der Betreff nicht ausgefüllt wird, wird er mit dem Firmennamen auf den Konten ausgefüllt.
Nachricht in E-Mail	Schreiben Sie eine Nachricht an den Kunden, der die Rechnung erhalten soll.

Anleitung 2: Erstellen und Senden mehrerer Dokumenttypen

Feld	Beschreibung des Feldes
Beschreibung
Name *	Geben Sie Ihrer E-Mail-Einrichtung einen Namen, z. B. Rechnung oder Auszug oder Erinnerung usw.
E-Mail-Typen	Wählen Sie die Art des Dokuments, für das die E-Mail-Einstellungen gelten sollen. Zum Beispiel Rechnung oder Auszug oder Erinnerung usw.
Sprache	Wählen Sie eine Sprache aus, wenn Sie in einer anderen Sprache als der Landessprache des Unternehmens senden möchten. Dies kann die Einrichtung mehrerer E-Mail-Konfigurationen erfordern, eine für jede Sprache, aber auch die Einrichtung von Layoutgruppen.
Standard	Markieren Sie Standard, wenn diese Sendung die einzige Sendung ist oder die Sendung, die als Standard für den ausgewählten E-Mail-Typ verwendet werden soll.
UnternehmenSMTP
E-Mail-Einrichtung *	Hier wählen Sie die Einrichtung aus, die Sie unter Unternehmen/Wartung/E-Mail-Einrichtung erstellt haben.
Anbieter
Anbieter *	Wählen Sie hier Standard. Der Standardabsender des Mailservers von Uniconta und der Absender, von dem die E-Mail gesendet wird, ist mail@unicontamail.com.
E-Mail-Einrichtung
E-Mail verschicken	Geben Sie mail@unicontamail.com ein . Wenn Sie dies in Ihrer E-Mail-Einrichtung unter Unternehmen eingegeben haben, müssen Sie es hier nicht eingeben. Sie können es aber.
E-Mail vom Mitarbeiter senden	Siehe Beschreibung in Anleitung 3.
CC an Absender	Das CC-Feld sollte nicht ausgefüllt werden, da es an mail@unicontamail.com gesendet wird, eine E-Mail, auf die Sie keinen Zugriff haben. Wird nur bei Mitarbeitern verwendet.
Name des Absenders	Geben Sie den Namen des Absenders ein. Dies kann Ihr eigener Name oder der Name des Unternehmens sein. Wenn das Feld leer ist, verwenden Sie den Absendernamen, der unter Unternehmen/Wartung/E-Mail-Einrichtung eingerichtet wurde. Wenn auch dieses Feld leer ist, verwenden Sie den Namen der Einrichtung.
Antwort an	Antwort an wird mit einer eigenen E-Mail ausgefüllt, an die der Kunde antworten kann. Wenn das Feld leer ist, verwenden Sie die Option Antworten an, die unter Unternehmen/Wartung/E-Mail-Einstellungen eingerichtet wird.
BCC	BCC, kann ausgefüllt werden, wenn Sie eine Kopie der gesendeten E-Mail wünschen
Betreff der E-Mail	Geben Sie einen Betreff für die E-Mail ein. Wenn der Betreff nicht ausgefüllt wird, wird er mit dem Firmennamen auf den Konten ausgefüllt.
Nachricht in E-Mail	Schreiben Sie eine Nachricht an den Kunden, der die Rechnung erhalten soll.

Sie führen diese Übung für alle Dokumenttypen durch, die Sie erstellen möchten. Zum Beispiel: Rechnung, Kontoauszug und Mahnung.

Anleitung 3: Eine Meldung von einem Mitarbeiter erstellen

Sie müssen zunächst eine E-Mail-Einrichtung unter Unternehmen/Pflege/E-Mail-Einrichtung erstellen, wie oben beschrieben. Dann müssen Sie unter Debitoren/Pflege/Einrichtung E-Mail für jede Dokumentart, die Sie versenden möchten, eine E-Mail-Einrichtung erstellen. Sie sollten auch eine E-Mail-Einrichtung auf der Grundlage von Leitfaden 1 oder Leitfaden 2 einrichten. Dann sollten Sie überlegen, ob Sie den Versand von Mitarbeitern nutzen möchten. Das können zum Beispiel Kundenaufträge, Rechnungen usw. sein. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigen, sollten Sie Folgendes einrichten. Gehen Sie zu Debitoren/Wartung/E-Mail einrichten. Wählen Sie die gewünschte E-Mail-Einrichtung und 'Bearbeiten' und füllen Sie die unten stehenden Felder aus:

Feld	Beschreibung des Feldes
E-Mail-Einrichtung
E-Mail vom Mitarbeiter senden	Wenn die E-Mail an einen Mitarbeiter gesendet werden soll, markieren Sie E-Mail von Mitarbeiter senden (dazu müssen Sie unter Unternehmen/Mitarbeiter einen Mitarbeiter anlegen)
CC an Absender	Wenn der Mitarbeiter eine CC-Kopie wünscht, muss das CC-Feld angekreuzt werden. Das CC-Feld darf nur mit einem Mitarbeiter verwendet werden, da die CC-E-Mail ohne einen Mitarbeiter eine unicontamail.com ist, auf die nicht zugegriffen werden kann.
Name des Absenders	Wenn Mitarbeiter verwendet wird, wird der Name des Mitarbeiters automatisch ausgefüllt.
Antwort an	Antwort an sollte leer bleiben, wenn Sie E-Mail vom Mitarbeiter senden ankreuzen, andernfalls füllen Sie das Feld mit einer gültigen E-Mail aus.
BCC	BCC, kann ausgefüllt werden, wenn Sie eine Kopie der gesendeten E-Mail wünschen

Leitfaden 4: Der Wirtschaftsprüfer ist Eigentümer der Konten

Feld	Beschreibung des Feldes
Beschreibung
Name *	Geben Sie Ihrer E-Mail-Einrichtung einen Namen, z. B. Rechnung oder Auszug oder Erinnerung usw.
E-Mail-Typen	Wählen Sie die Art des Dokuments, für das die E-Mail-Einstellungen gelten sollen. Zum Beispiel Rechnung oder Kontoauszug oder Erinnerung usw.
Sprache	Wählen Sie eine Sprache aus, wenn Sie in einer anderen Sprache als der Landessprache des Unternehmens senden möchten. Dies kann die Einrichtung mehrerer E-Mail-Konfigurationen erfordern, eine für jede Sprache, aber auch die Einrichtung von Layoutgruppen.
Standard	Markieren Sie Standard, wenn diese Sendung die einzige Sendung ist oder die Sendung, die als Standard für den ausgewählten E-Mail-Typ verwendet werden soll.
UnternehmenSMTP
E-Mail-Einrichtung *	Hier wählen Sie die Einrichtung aus, die Sie unter Unternehmen/Wartung/E-Mail-Einrichtung erstellt haben.
Anbieter
Anbieter *	Wählen Sie hier Standard. Der Standardabsender des Mailservers von Uniconta und der Absender, von dem die E-Mail gesendet wird, ist mail@unicontamail.com.
E-Mail-Einrichtung
E-Mail verschicken	Geben Sie mail@unicontamail.com ein . Wenn Sie dies in Ihrer E-Mail-Einrichtung unter Unternehmen eingegeben haben, müssen Sie es hier nicht eingeben. Sie können es aber.
E-Mail vom Mitarbeiter senden	Siehe Beschreibung in Anleitung 3.
CC an Absender	Das CC-Feld sollte nicht ausgefüllt werden, da es an mail@unicontamail.com gesendet wird, eine E-Mail, auf die Sie keinen Zugriff haben. Wird nur bei Mitarbeitern verwendet.
Name des Absenders	Geben Sie den Namen des Absenders ein. Dies kann Ihr eigener Name oder der Name des Unternehmens sein. Wenn das Feld leer ist, verwenden Sie den Absendernamen, der unter Unternehmen/Wartung/E-Mail-Einrichtung eingerichtet wurde. Wenn auch dieses Feld leer ist, verwenden Sie den Namen der Einrichtung.
Antwort an	Antwort an wird mit einer eigenen E-Mail ausgefüllt, auf die der Kunde antworten kann. Wenn das Feld leer ist, verwenden Sie die Option Antworten an, die unter Unternehmen/Wartung/E-Mail einrichten eingerichtet wird. Wenn das Konto einen Benutzer für die Rechnungsstellung hat, können Sie die E-Mail dieses Benutzers eingeben, der dann die Möglichkeit hat, Antworten für Kunden zu erhalten.
BCC	BCC, kann ausgefüllt werden, wenn Sie eine Kopie der gesendeten E-Mail wünschen
Betreff der E-Mail	Geben Sie einen Betreff für die E-Mail ein. Wenn der Betreff nicht ausgefüllt wird, wird er mit dem Firmennamen auf den Konten ausgefüllt.
Nachricht in E-Mail	Schreiben Sie eine Nachricht an den Kunden, der die Rechnung erhalten soll.

Wenn Sie mehrere Arten von Dokumenten versenden möchten, führen Sie diese Übung für alle Dokumenttypen durch.