Die DATEV-Schnittstellen für Uniconta gehören zu den Überwachungsaktivitäten im Bereich Finanzbuchhaltung.
Die notwendigen Informationen für die DATEV-Schnittstellen können nun ergänzt werden:
Von Ihrem Steuerberater erhalten Sie die Berater- und Mandantennummer.
Legen Sie den Ordner fest, in den die DATEV-Export-Dateien abgelegt werden sollen.
Der Sprachcode sorgt für die in den DATEV-Export-Dateien verwendeten Bezeichnungen. Im Regelfall (Deutsch) tragen Sie hier „de-DE“ ein.
Wird für eine zu übergebende Transaktion kein Gegenkonto gefunden, so ersetzt Uniconta dies mit dem hier angegebenen Verrechnungskonto. Im Beispielfall liegt ein SKR04 zugrunde und wir haben hierfür das Konto „3630 – Sonstige Verrechnungskonten“ verwendet.
Den Wirtschaftsjahresbeginn geben Sie in dieser Formatierung TT.MM.JJJJ oder über die Kalenderfunktion ein. Beachten Sie: Der Wirtschaftsjahresbeginn muss identisch dem in DATEV hinterlegten Wirtschaftsjahr sein.
"Exportfeld KOST1 Kostenstelle" und "Exportfeld KOST2 Kostenträger": die DATEV-Schnittstelle erlaubt die Übertragung von 2 Dimensionen. In DATEV werden sie als KOST1 (Kostenstelle) und KOST2 (Kostenträger) bezeichnet. Uniconta erlaubt hierfür die Verwendung von bis zu 5 Dimensionen. Hier kann nun angegeben, ob und welche Dimensionen verwendet werden sollen.
Die Kontenrahmen der DATEV beinhalten sogenannte „Automatikkonten“. Je nach Nummernkreis wird gleichzeitig festgelegt, welcher Steuersatz, z.B. 7% oder 19%, fest mit einer Buchung auf diesem Konto verbunden ist. Dafür wird in Uniconta im Kontenplan, bzw. für betroffene Sachkonten im Feld „DATEV-Automatikkonto“ ein Häkchen gesetzt:
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Zusätzlich wird in der Umsatzsteuertabelle („Finanzbuchhaltung / Einrichtung / USt“) für betreffende USt-Codes der „DATEV-MwStCode“ angegeben:
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Dabei geht Uniconta wie folgt vor: betrifft beispielsweise eine Kundenrechnung ein Erlöskonto, welches ein Automatikkonto ist, so übergibt Uniconta für dieses Konto den Bruttoumsatz. Also inkl. USt. DATEV erkennt dies und erstellt automatisch eine Nettobuchung auf diesem Konto sowie eine weitere Buchung auf dem Umsatzsteuerkonto mit dem Umsatzsteueranteil. Ist das Konto kein Automatikkonto, so ersetzt Uniconta anhand der eigenen Umsatzsteuertabelle den USt-Code durch den für diesen Code angegebenen DATEV-MwStCode und übergibt diesen. Damit kann DATEV wiederum die Buchung in eine Nettobuchung auf dem Erlös- bzw. Aufwandskonto erzeugen und eine weitere auf dem Umsatz- bzw. Vorsteuerkonto.
Beispiel Kontenrahmen SKR04: das Forderungskonto 1200 und das Verbindlichkeitskonto 3300 dürfen in Uniconta bei der Verwendung der DATEV-Schnittstelle nicht verwendet werden. Weder direkt bebucht, noch indirekt über die Buchungsgruppen. Stattdessen legen Sie hierfür ein Konto 1210 und ein Konto 3310 an.
Dasselbe gilt für Umsatzsteuerkonten. Buchungen von Konten, die in der Einrichtung im Feld "Systemkonto" mit "Umsatzsteuer" gekennzeichnet sind, werden in der Schnittstelle nicht übergeben, da auf Seite der DATEV die Umsatzsteuerbuchungen nochmal erzeugt werden. Konten, wie z.b. 3820 (im SKR04) für die Verwendung von Zahlungen, oder Erhalt, im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung, typischerweise mit einem Bankkonto als Gegenkonto, dürfen aus diesem Grund im Feld "Systemkonto" keinen Eintrag haben.
Tipp: Haben Sie bereits Buchungen auf den Konten 1200 oder 3300, dann können Sie diese einfach in Uniconta umbenennen. Im anderen Fall, wenn Sie neue Konten anlegen und die Konten 1200 und 3300 bestehen bleiben sollen, dann sorgen Sie bitte in der Einrichtung der Konten dafür, dass diese zukünftig nicht mehr bebucht werden können. Dazu öffnen Sie mit „Bearbeiten“ das Konto im Kontenplan und klicken im Registerfeld „Optionen“ die Felder „Für Erfassung gesperrt“ (für direktes Bebuchen) und „Gesperrt“ (auch für indirektes Bebuchen) an:
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Einrichtung Systemkonto der Vor- und Umsatzsteuerkonten im Kontenplan:
Richten Sie das Feld "Systemkonto" für die Vor- und Umsatzsteuerkonten ein:
Abziehbare Vorsteuer 7% (SKR03 = 1571, SKR04 = 1401)
Abziehbare Vorsteuer 19% (SKR03 = 1576, SKR04 = 1406)
-> Systemkonto = Vorsteuer
Umsatzsteuer 7% (SKR03 = 1771, SKR04 = 3801)
Umsatzsteuer 19% (SKR03 = 1776, SKR04 = 3806)
-> Systemkonto = Umsatzsteuer
Passen Sie also zunächst Ihre Datenbestände an die DATEV-Richtlinien an!
DATEV Buchungen exportieren
Dies beschreibt den Export im DATEV-Format. Die erzeugten CSV-Dateien werden lokal im in DATEV-Einrichtung angegebenen Ordner abgelegt. Die oben erwähnte Funktion „Neu exportieren“ stellt zunächst nur die im Zeitraum angegebenen Buchungen in einer Übersicht bereit.
Hinweis: im Fenster der Buchungen steht im Menü die Funktion "Hochladen" zur Verfügung. Diese ist nur für das Hochladen einzelner Buchungen vorgesehen. Siehe unten. Für das Hochladen eines kompletten Exports verfahren Sie wie nachfolgend beschrieben.
Klicken Sie auf "Export speichern". Sie können optional auch einen Kommentar angeben. Zum Beispiel die betreffende Periode des Exports.
Anschließend können Sie mit "Exportdatei erstellen" / DATEV die Exportdateien erstellen. Diese werden im Order, der in der DATEV-Einrichtung angegeben ist, abgelegt. Ist dieser Menüpunkt noch nicht aktiv, schließen Sie das Fenster und öffnen es erneut.
Hinweis: dieser Schritt ist auch notwendig und vorher auszuführen, wenn Sie Buchungen mit der DATEV-Online-Schnittstelle übertragen werden.
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Anschließend finden Sie die exportierten Dateien in dem in der Einrichtung angegebenen Ordner:
Sonstige Funktionen
In der Export-Funktion finden Sie alle Exporte protokolliert, die im Zusammenhang mit der DATEV-Schnittstelle durchgeführt wurden.
Es ist durchaus möglich, dass Sie weitere Buchungen in einem Zeitraum machen müssen, für den bereits ein Export vorbereitet oder durchgeführt wurde.
Je nach Status haben Sie nun folgende Möglichkeiten:
Funktion “Exportieren löschen“: dies macht dann Sinn, wenn Sie nur mal testweise einen Zeitraum vorbereitet haben, oder die erstellten Export-Dateien noch nicht in DATEV verarbeitet wurden. Mit dieser Funktion löschen Sie das Exportprotokoll und erzeugen es für diesen Zeitraum neu.
Funktion „Ergänzende Buchungen erstellen“: wenn Sie mit „Exportieren anzeigen“ das Protokoll öffnen und die Buchungen anzeigen können Sie mit der hier zur Verfügung stehenden Funktion „Ergänzende Buchungen erstellen“ weitere Buchungen für denselben Zeitraum ergänzen. Rufen Sie diese Funktion auf, so werden nur neue, zusätzliche Buchungen für den bereits exportierten Zeitraum angezeigt. Bleibt dieses Fenster leer, so gibt es auch keine weiteren Buchungen und der Export ist komplett. Starten Sie abermals die Funktion „Ergänzende Buchungen erstellen“ und geben Sie einen optionalen Kommentar an:
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WICHTIG! Werden die ergänzenden Buchungen exportiert, so erzeugt Uniconta Exportdateien nur für diese Buchungen mit demselben Namen und überschreibt somit die bestehenden Dateien. Sichern Sie diese vorher weg, wenn Sie alle Exportdateien in einem eigenen Verzeichnis protokollieren wollen!
Wichtig im Umgang mit der DATEV-Schnittstelle
Bei Korrekturbuchungen, oder ergänzenden Buchungen zum Vormonat gilt es immer zu beachten, ob diese Buchungen bereits in DATEV verarbeitet wurden.
Haben Sie ergänzende Buchungen für den Vormonat und sind diese bereits in DATEV verarbeitet, so können Sie diese mit der oben beschriebenen Funktion für ergänzende Buchungen exportieren und nachreichen. Sind sie noch nicht verarbeitet, so kann es sinnvoll sein, den gesamten Export zu löschen und neu zu erstellen.
Wichtig für Buchungen, die in einem Export enthalten sind:
In den Fenstern der Belegbuchungen stehen verschiedene Funktion zur "Buchung bearbeiten" zur Verfügung. Befindet sich eine Buchung in einem Export, lassen sich Buchungen nicht mehr bearbeiten. Es erscheint eine Meldung: "Buchung in DATEV Export enthalten". In manchen Situationen auch "Buchung befindet sich in einer geschlossenen Periode", obwohl die Periode offen ist. Dies weist aber auf denselben Sachverhalt hin.
Wählen Sie die Datei für den Import und geben Sie das Journal an, in welches die Buchungen importiert werden sollen.Anschließend gehen Sie zu diesem Journal und können dort die Buchungen verbuchen.Bitte achten Sie in den Journaleinstellungen darauf, ob bei der Verbuchung automatische Buchungen der Mehrwertsteuer erfolgen sollen oder nicht. Mehr dazu finden Sie hier. Hinweis: Der DATEV-Import kann für verschiedene Zwecke genutzt werden. Zum Beispiel:
Anschließend können mit "Hochladen" Buchungen und Belege hochgeladen werden. Beachten Sie, dass dafür eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht, bevor Sie sich neu anmelden müssen. Dies wird Ihnen in "Endzeit" am oberen Fensterrand angezeigt.
Hinweis: für das Hochladen der physischen Belege (Belegbilder) gibt es eine Größenbegrenzung von 300 Kb. Es wird daher empfohlen nur PDF-Dateien als Belege den Buchungen in Uniconta anzuhängen. Fotoformate, wie z.B. JPG, sind zu groß. Sie können in "Finanzbuchhaltung / Physische Belege (Posteingang)", vor der Übertragung in ein Journal, das PDF-Werkzeug "in PDF umwandeln" hierfür nutzen. Wenn zum Beispiel mit der Uniconta Upload-App Belege hochgeladen wurden , wurden diese zuvor mit dem Mobiltelefon fotografiert und stehen deshalb zunächst im JPG-Format zur Verfügung.
Finanzbuchhaltung / Überwachungsaktivitäten / Sachkontobuchungen exportieren
Neben den gängingen Exports wie CSV, oder Excel, gibt es hier die DATEV-Exports. Es gibt 2 Versionen:- In allen Uniconta Abonnements steht die Funktion "Exportieren" zur Verfügung. Dabei werden Buchungen und Stammdaten im DATEV-Format exportiert. Die damit erzeugten CSV-Dateien können anschließend im DATEV Rechnungswesen importiert werden.
- Optional steht die Funktion "DATEV-Buchungsdatenservice" zur Verfügung. Dies erlaubt die Anmeldung an der DATEV-Cloud und das Hochladen der Buchungen und Belege. Diese stehen an in DATEV Unternehmen online und DATEV Rechnungswesen zur Verfügung.
- Erfahren Sie hier, wie der Buchungsdatenservice über MyDATEV bestellt werden kann (Video)
- Hier können Sie den Buchungsdatenservice bestellen
Die notwendigen Informationen für die DATEV-Schnittstellen können nun ergänzt werden:
Von Ihrem Steuerberater erhalten Sie die Berater- und Mandantennummer.
Legen Sie den Ordner fest, in den die DATEV-Export-Dateien abgelegt werden sollen.
Der Sprachcode sorgt für die in den DATEV-Export-Dateien verwendeten Bezeichnungen. Im Regelfall (Deutsch) tragen Sie hier „de-DE“ ein.
Wird für eine zu übergebende Transaktion kein Gegenkonto gefunden, so ersetzt Uniconta dies mit dem hier angegebenen Verrechnungskonto. Im Beispielfall liegt ein SKR04 zugrunde und wir haben hierfür das Konto „3630 – Sonstige Verrechnungskonten“ verwendet.
Den Wirtschaftsjahresbeginn geben Sie in dieser Formatierung TT.MM.JJJJ oder über die Kalenderfunktion ein. Beachten Sie: Der Wirtschaftsjahresbeginn muss identisch dem in DATEV hinterlegten Wirtschaftsjahr sein.
"Exportfeld KOST1 Kostenstelle" und "Exportfeld KOST2 Kostenträger": die DATEV-Schnittstelle erlaubt die Übertragung von 2 Dimensionen. In DATEV werden sie als KOST1 (Kostenstelle) und KOST2 (Kostenträger) bezeichnet. Uniconta erlaubt hierfür die Verwendung von bis zu 5 Dimensionen. Hier kann nun angegeben, ob und welche Dimensionen verwendet werden sollen.
Optionen:
-
- (leer) - es wird an KOST1 keine Dimension übergeben
- Standard (Name der Dimension 1 bzw. 2) - bis zur Version 94 von Uniconta wurden für KOST1 die Dimension 1 und für Kost2 die Dimension 2 übergeben. Ändert man hier nichts, bleibt das die Standardeinstellung
- weitere Optionen: die weiteren angelegten Dimensionen
Die Kontenrahmen der DATEV beinhalten sogenannte „Automatikkonten“. Je nach Nummernkreis wird gleichzeitig festgelegt, welcher Steuersatz, z.B. 7% oder 19%, fest mit einer Buchung auf diesem Konto verbunden ist. Dafür wird in Uniconta im Kontenplan, bzw. für betroffene Sachkonten im Feld „DATEV-Automatikkonto“ ein Häkchen gesetzt:
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Zusätzlich wird in der Umsatzsteuertabelle („Finanzbuchhaltung / Einrichtung / USt“) für betreffende USt-Codes der „DATEV-MwStCode“ angegeben:
(Zum Vergrößern auf den Screenshot klicken)
Dabei geht Uniconta wie folgt vor: betrifft beispielsweise eine Kundenrechnung ein Erlöskonto, welches ein Automatikkonto ist, so übergibt Uniconta für dieses Konto den Bruttoumsatz. Also inkl. USt. DATEV erkennt dies und erstellt automatisch eine Nettobuchung auf diesem Konto sowie eine weitere Buchung auf dem Umsatzsteuerkonto mit dem Umsatzsteueranteil. Ist das Konto kein Automatikkonto, so ersetzt Uniconta anhand der eigenen Umsatzsteuertabelle den USt-Code durch den für diesen Code angegebenen DATEV-MwStCode und übergibt diesen. Damit kann DATEV wiederum die Buchung in eine Nettobuchung auf dem Erlös- bzw. Aufwandskonto erzeugen und eine weitere auf dem Umsatz- bzw. Vorsteuerkonto.
Beispiel Kontenrahmen SKR04: das Forderungskonto 1200 und das Verbindlichkeitskonto 3300 dürfen in Uniconta bei der Verwendung der DATEV-Schnittstelle nicht verwendet werden. Weder direkt bebucht, noch indirekt über die Buchungsgruppen. Stattdessen legen Sie hierfür ein Konto 1210 und ein Konto 3310 an.
Dasselbe gilt für Umsatzsteuerkonten. Buchungen von Konten, die in der Einrichtung im Feld "Systemkonto" mit "Umsatzsteuer" gekennzeichnet sind, werden in der Schnittstelle nicht übergeben, da auf Seite der DATEV die Umsatzsteuerbuchungen nochmal erzeugt werden. Konten, wie z.b. 3820 (im SKR04) für die Verwendung von Zahlungen, oder Erhalt, im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung, typischerweise mit einem Bankkonto als Gegenkonto, dürfen aus diesem Grund im Feld "Systemkonto" keinen Eintrag haben.
Tipp: Haben Sie bereits Buchungen auf den Konten 1200 oder 3300, dann können Sie diese einfach in Uniconta umbenennen. Im anderen Fall, wenn Sie neue Konten anlegen und die Konten 1200 und 3300 bestehen bleiben sollen, dann sorgen Sie bitte in der Einrichtung der Konten dafür, dass diese zukünftig nicht mehr bebucht werden können. Dazu öffnen Sie mit „Bearbeiten“ das Konto im Kontenplan und klicken im Registerfeld „Optionen“ die Felder „Für Erfassung gesperrt“ (für direktes Bebuchen) und „Gesperrt“ (auch für indirektes Bebuchen) an:
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Einrichtung Systemkonto der Vor- und Umsatzsteuerkonten im Kontenplan:
Richten Sie das Feld "Systemkonto" für die Vor- und Umsatzsteuerkonten ein:
Abziehbare Vorsteuer 7% (SKR03 = 1571, SKR04 = 1401)
Abziehbare Vorsteuer 19% (SKR03 = 1576, SKR04 = 1406)
-> Systemkonto = Vorsteuer
Umsatzsteuer 7% (SKR03 = 1771, SKR04 = 3801)
Umsatzsteuer 19% (SKR03 = 1776, SKR04 = 3806)
-> Systemkonto = Umsatzsteuer
Passen Sie also zunächst Ihre Datenbestände an die DATEV-Richtlinien an!
DATEV Buchungen exportieren
Dies beschreibt den Export im DATEV-Format. Die erzeugten CSV-Dateien werden lokal im in DATEV-Einrichtung angegebenen Ordner abgelegt. Die oben erwähnte Funktion „Neu exportieren“ stellt zunächst nur die im Zeitraum angegebenen Buchungen in einer Übersicht bereit.
Hinweis: im Fenster der Buchungen steht im Menü die Funktion "Hochladen" zur Verfügung. Diese ist nur für das Hochladen einzelner Buchungen vorgesehen. Siehe unten. Für das Hochladen eines kompletten Exports verfahren Sie wie nachfolgend beschrieben.
Klicken Sie auf "Export speichern". Sie können optional auch einen Kommentar angeben. Zum Beispiel die betreffende Periode des Exports.
Anschließend können Sie mit "Exportdatei erstellen" / DATEV die Exportdateien erstellen. Diese werden im Order, der in der DATEV-Einrichtung angegeben ist, abgelegt. Ist dieser Menüpunkt noch nicht aktiv, schließen Sie das Fenster und öffnen es erneut.
Hinweis: dieser Schritt ist auch notwendig und vorher auszuführen, wenn Sie Buchungen mit der DATEV-Online-Schnittstelle übertragen werden.
(Zum Vergrößern auf den Screenshot klicken)
Anschließend finden Sie die exportierten Dateien in dem in der Einrichtung angegebenen Ordner:
Sonstige Funktionen
In der Export-Funktion finden Sie alle Exporte protokolliert, die im Zusammenhang mit der DATEV-Schnittstelle durchgeführt wurden.
Es ist durchaus möglich, dass Sie weitere Buchungen in einem Zeitraum machen müssen, für den bereits ein Export vorbereitet oder durchgeführt wurde.
Je nach Status haben Sie nun folgende Möglichkeiten:
Funktion “Exportieren löschen“: dies macht dann Sinn, wenn Sie nur mal testweise einen Zeitraum vorbereitet haben, oder die erstellten Export-Dateien noch nicht in DATEV verarbeitet wurden. Mit dieser Funktion löschen Sie das Exportprotokoll und erzeugen es für diesen Zeitraum neu.
Funktion „Ergänzende Buchungen erstellen“: wenn Sie mit „Exportieren anzeigen“ das Protokoll öffnen und die Buchungen anzeigen können Sie mit der hier zur Verfügung stehenden Funktion „Ergänzende Buchungen erstellen“ weitere Buchungen für denselben Zeitraum ergänzen. Rufen Sie diese Funktion auf, so werden nur neue, zusätzliche Buchungen für den bereits exportierten Zeitraum angezeigt. Bleibt dieses Fenster leer, so gibt es auch keine weiteren Buchungen und der Export ist komplett. Starten Sie abermals die Funktion „Ergänzende Buchungen erstellen“ und geben Sie einen optionalen Kommentar an:
(Zum Vergrößern auf den Screenshot klicken)
WICHTIG! Werden die ergänzenden Buchungen exportiert, so erzeugt Uniconta Exportdateien nur für diese Buchungen mit demselben Namen und überschreibt somit die bestehenden Dateien. Sichern Sie diese vorher weg, wenn Sie alle Exportdateien in einem eigenen Verzeichnis protokollieren wollen!
Wichtig im Umgang mit der DATEV-Schnittstelle
Bei Korrekturbuchungen, oder ergänzenden Buchungen zum Vormonat gilt es immer zu beachten, ob diese Buchungen bereits in DATEV verarbeitet wurden.
Haben Sie ergänzende Buchungen für den Vormonat und sind diese bereits in DATEV verarbeitet, so können Sie diese mit der oben beschriebenen Funktion für ergänzende Buchungen exportieren und nachreichen. Sind sie noch nicht verarbeitet, so kann es sinnvoll sein, den gesamten Export zu löschen und neu zu erstellen.
Wichtig für Buchungen, die in einem Export enthalten sind:
In den Fenstern der Belegbuchungen stehen verschiedene Funktion zur "Buchung bearbeiten" zur Verfügung. Befindet sich eine Buchung in einem Export, lassen sich Buchungen nicht mehr bearbeiten. Es erscheint eine Meldung: "Buchung in DATEV Export enthalten". In manchen Situationen auch "Buchung befindet sich in einer geschlossenen Periode", obwohl die Periode offen ist. Dies weist aber auf denselben Sachverhalt hin.
DATEV-Import
Sie können auch Buchungen, die Ihr Steuerberater in seinem DATEV Rechnungswesen erstellt und für Sie exportiert hat, in Uniconta importieren. Hinweis: Voraussetzung dafür ist, dass die oben beschriebenen Angaben zu DATEV-Informationen vorhanden sind! Gehen Sie zu "Finanzbuchhaltung / Überwachungsaktivitäten / DATEV importieren": Wählen Sie die Datei für den Import und geben Sie das Journal an, in welches die Buchungen importiert werden sollen.Anschließend gehen Sie zu diesem Journal und können dort die Buchungen verbuchen.Bitte achten Sie in den Journaleinstellungen darauf, ob bei der Verbuchung automatische Buchungen der Mehrwertsteuer erfolgen sollen oder nicht. Mehr dazu finden Sie hier. Hinweis: Der DATEV-Import kann für verschiedene Zwecke genutzt werden. Zum Beispiel:
- Übernahme der Korrektur- und Ergänzungsbuchungen beim Erstellen des Jahresabschlusses für das Vorjahr
- Monatliche Übernahme von zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungsbuchungen
- Übernahme von Saldovorträgen bei der Ersteinrichtung von Uniconta
Anschließend können mit "Hochladen" Buchungen und Belege hochgeladen werden. Beachten Sie, dass dafür eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht, bevor Sie sich neu anmelden müssen. Dies wird Ihnen in "Endzeit" am oberen Fensterrand angezeigt.
Hinweis: für das Hochladen der physischen Belege (Belegbilder) gibt es eine Größenbegrenzung von 300 Kb. Es wird daher empfohlen nur PDF-Dateien als Belege den Buchungen in Uniconta anzuhängen. Fotoformate, wie z.B. JPG, sind zu groß. Sie können in "Finanzbuchhaltung / Physische Belege (Posteingang)", vor der Übertragung in ein Journal, das PDF-Werkzeug "in PDF umwandeln" hierfür nutzen. Wenn zum Beispiel mit der Uniconta Upload-App Belege hochgeladen wurden , wurden diese zuvor mit dem Mobiltelefon fotografiert und stehen deshalb zunächst im JPG-Format zur Verfügung.
- Für das Hochladen können Sie folgende Optionen wählen: Buchungen
- Belege
- Buchungen und Belege