Physische Anhänge (Posteingang)
Physische Anhänge (Posteingang) ist der Ort in Uniconta, an dem physische Anhänge abgelegt werden können, bevor sie an einen Anhang geheftet werden.
Im Posteingang stellen Sie die Belege fertig, bevor Sie sie in die Buchhaltungsschublade hochladen. Zum Beispiel, indem Sie dem Beleg Informationen hinzufügen oder ihn vor dem Hochladen in das Buchhaltungsjournal das Genehmigungsverfahren durchlaufen lassen.
Physische Anhänge können auf verschiedene Weise in den Posteingang übertragen werden, und diese Möglichkeiten werden hier in diesem Artikel beschrieben.
Mehr über den Posteingang selbst können Sie in diesem Artikel lesen: https://www.uniconta.com/da/unipedia/fysiske-bilag-som-elektroniske-bilag/
Das Fenster für den Anhang wird nun geöffnet. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und wählen Sie Speichern, um den Anhang in Ihrem Posteingang zu speichern.
Sie können den Beleg auch direkt in den Entwurf der Buchhaltung übertragen. Wählen Sie dazu Speichern & zum Entwurf übertragen.
Wenn Sie die Option Überweisung auf einen Entwurf wählen, erscheint ein Nachrichtenfeld, in dem Sie den Entwurf, von dem Sie den Beleg buchen möchten, das Datum und die Angabe, ob der Betrag im Soll oder im Haben stehen soll, auswählen müssen.
Klicken Sie auf OK, wenn Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben.
Der Anhang des obigen Beispiels wurde nun per E-Mail an Ihren Posteingang gesendet.
Uniconta sortiert eingehende E-Mails. Wenn die E-Mail eine PDF-Datei enthält, werden alle Dateien außer den PDF-Dateien gelöscht, damit sie nicht im Posteingang erscheinen. Wenn die E-Mail keine PDF-Dateien enthält, werden alle Dateien in mehreren Zeilen im Posteingang angezeigt.
Hinweis! HTML-Rechnungen können im Posteingang versendet und empfangen werden, wenn das Wort "usecontent" im Betreff/Thema der E-Mail geschrieben oder hinzugefügt wird.
Sie können das Feld "www" unter Unternehmensinformationen mit der Website des Unternehmens ausfüllen. Dies kann das Problem lindern, dass sie manchmal nicht im physischen Posteingang landen.
Ziehen und Ablegen über das Symbol in der oberen Leiste
In der oberen Leiste befindet sich ein Symbol, auf das Sie physische Dokumente ziehen und ablegen können. Ziehen Sie Ihre Rechnung oder Ihr Dokument über das Symbol und legen Sie es ab.
Das Fenster für den Anhang wird nun geöffnet. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und wählen Sie Speichern, um den Anhang in Ihrem Posteingang zu speichern.
Sie können den Beleg auch direkt in den Entwurf der Buchhaltung übertragen. Wählen Sie dazu Speichern & zum Entwurf übertragen.
Wenn Sie die Option Überweisung auf einen Entwurf wählen, erscheint ein Nachrichtenfeld, in dem Sie den Entwurf, von dem Sie den Beleg buchen möchten, das Datum und die Angabe, ob der Betrag im Soll oder im Haben stehen soll, auswählen müssen.
Klicken Sie auf OK, wenn Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben.
E-Mail an den Posteingang
E-Mail an Posteingang wird in der Regel verwendet, wenn Fotos von Belegen vom Handy an Uniconta gemailt werden oder wenn Sie Buchhaltung für andere machen und Ihr Kunde Ihnen elektronische Belege und Kontoauszüge als Anhang per E-Mail schickt. Viele Belege können an dieselbe E-Mail angehängt werden. Wenn Sie Rechnungen per E-Mail erhalten, können Sie die E-Mail auch an den Posteingang von Uniconta weiterleiten. Dies ist ein nützlicher Arbeitsablauf, um die Belege sofort in den Posteingang hochzuladen, damit sie für die Buchung bereit sind. Wenn nur ein Beleg in der E-Mail enthalten ist, können Sie die Rechnungsnummer und den Betrag in den E-Mail-Text einfügen, der dann automatisch in die Felder im Posteingang übertragen wird. Um E-Mails an Ihren Posteingang zu senden, müssen Sie die E-Mail-Adresse verwenden, die Uniconta Ihrem Unternehmen zugewiesen hat. Sie finden die E-Mail-Adresse für Ihre Konten unter Unternehmen/Unternehmensverzeichnis. Die E-Mail-Adresse muss in To/To oder cc eingegeben werden. Wenn Sie elektronische Belege per E-Mail an Ihre Konten senden, können Sie im E-Mail-Text Werte zu den Belegen "Rechnung", "Datum", "Betrag" und "Lieferant" hinzufügen. Wenn Sie z.B. schreiben: "Rechnung <Rechnungsnummer>", "Betrag <Betrag>", werden die Felder mit den eingegebenen Werten gefüllt. Die Informationen müssen wie folgt geschrieben werden:- In Betreff können Text und Zahlen nicht in einem Wort vorkommen.
- Wir können das Wort Zahlung nicht lesen
- Zwischen Wörtern - z.B. Rechnung - und Beträgen dürfen nur Leerzeichen stehen.
- Jede Information wird in der Regel in eine eigene Zeile geschrieben.
Der Anhang des obigen Beispiels wurde nun per E-Mail an Ihren Posteingang gesendet.
Uniconta sortiert eingehende E-Mails. Wenn die E-Mail eine PDF-Datei enthält, werden alle Dateien außer den PDF-Dateien gelöscht, damit sie nicht im Posteingang erscheinen. Wenn die E-Mail keine PDF-Dateien enthält, werden alle Dateien in mehreren Zeilen im Posteingang angezeigt.
Hinweis! HTML-Rechnungen können im Posteingang versendet und empfangen werden, wenn das Wort "usecontent" im Betreff/Thema der E-Mail geschrieben oder hinzugefügt wird.
Sie können das Feld "www" unter Unternehmensinformationen mit der Website des Unternehmens ausfüllen. Dies kann das Problem lindern, dass sie manchmal nicht im physischen Posteingang landen.
Ziehen und Ablegen direkt aus Outlook in Ihren Posteingang
Sie können eine E-Mail auch direkt aus Outlook in Ihren Posteingang ziehen. Wenn Sie die E-Mail öffnen, können Sie einen Anhang in den Posteingang ziehen. Der Posteingang ändert seine Farbe, wenn Sie die Maus mit dem Anhang über den Posteingang bewegen. Dann lassen Sie einfach los und der Anhang wird in den Posteingang übertragen. Beachten Sie, dass der E-Mail-Text nicht in den Posteingang verschoben wird, wenn Sie ihn per Drag & Drop direkt in den Posteingang ziehen.Upload in Ihren Posteingang
Posteingangs-Uploads werden in der Regel für Massen-Uploads von vielen Anhängen auf einmal verwendet, wenn Sie die Anhänge auf Ihrem PC oder auf einem Server haben, auf den Sie Zugriff haben. Sie können viele Anhänge auf einmal bestimmen und hochladen sowie ZIP-Dateien mit Anhängen. ZIP-Dateien werden automatisch entpackt, wenn die ZIP-Datei per E-Mail an den Posteingang gesendet wird. Sie sind zum Beispiel Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer und haben von Ihrem Kunden die Dokumente einer Periode in elektronischem Format gescannt erhalten und müssen nun mit der Mehrwertsteuer oder dem Jahresabschluss beginnen. Alles kann vom Kunden gescannt und hochgeladen werden. Zum Beispiel auch Bankauszüge für Abstimmungszwecke.- Wählen Sie Finanzen/Physische Dokumente (Posteingang) und die Schaltfläche Hinzufügen
- Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei oder Dateien auszuwählen, wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig in Ihren Posteingang hochladen möchten:
- Bestimmen Sie die Dateien für den Upload. Klicken Sie auf Öffnen.
- Über das Kontrollkästchen "PDF in mehrere PDFs aufteilen" ist es möglich, die Datei in mehrere PDFs aufzuteilen. (Die Schaltfläche lautete zuvor "PDF in mehrere PDFs aufteilen"). Wenn Sie einen Stapel von Anhängen einscannen, werden diese normalerweise als eine PDF-Datei eingescannt. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird jede Seite des PDF-Dokuments als separate PDF-Datei geladen. Sie haben auch die Möglichkeit, die PDF-Datei aufzuteilen, nachdem die Datei in "Physische Anhänge (Posteingang)" geladen wurde, indem Sie die Datei auswählen und auf die Schaltfläche "PDF in mehrere PDFs aufteilen" klicken.
- Wenn Sie "Nur den Pfad zur Datei speichern" wählen, wird die Datei nicht zu Uniconta hochgeladen. Nur der Verweis wird gespeichert. Die Datei kann auf einem Laufwerk abgelegt werden, auf das alle Mitarbeiter des Unternehmens Zugriff haben. Andere können privat gespeichert werden und können von anderen nicht gelesen werden.
- Füllen Sie alle Kommentare aus und speichern Sie. Beachten Sie, dass alle Belege/Zeilen die gleiche Beschreibung haben. Das ist möglicherweise nicht sinnvoll, wenn es Belege von verschiedenen Gläubigern, Belegdaten und unterschiedliche Beträge gibt. Aber - danach können Sie diese Informationen einfach in der Belegübersicht hinzufügen, die Informationen werden automatisch in das Buchhaltungsjournal übertragen.
- Sie können dann in Uniconta weiterarbeiten, während die Dokumente im Hintergrund hochgeladen werden, ohne Ihre Arbeit zu verlangsamen. Kurze Zeit später befinden sich die Anhänge in den Physischen Anlagen (Posteingang), wo Sie schnell und einfach Informationen hinzufügen und an den Buchhaltungsentwurf anhängen können.
- Ein physischer Anhang kann über die Schaltfläche "Löschen" aus dem Posteingang gelöscht werden. In einigen Fällen, in denen ein Anhang verwendet wurde und der Eintrag anschließend wieder gelöscht wird, ist dies jedoch nicht möglich. Wählen Sie die Schaltfläche "Aus dem Posteingang entfernen".
Upload beim Buchen oder Bankabgleich
Sie können elektronische Belege direkt von Ihrem PC oder einem Server, auf den Sie Zugriff haben, in eine Zeile des Buchhaltungsjournals oder der Bankabstimmung hochladen und anhängen. Wenn Sie direkt in eine Zeile des Buchhaltungsentwurfs hochladen, wird der Anhang in den Posteingang übertragen und im selben Arbeitsablauf an den Anhang im Entwurf angehängt. Das Genehmigungsverfahren wird umgangen. Es lohnt sich nur, auf diese Weise hochzuladen, wenn Sie einzelne Anhänge im Posteingang vermissen. Wenn Sie mehrere elektronische Anhänge haben, die an mehrere Zeilen im Entwurf angehängt werden müssen, ist es einfacher, den Posteingang zu verwenden, der einen besseren Überblick über den Inhalt der Anhänge und darüber bietet, welche Anhänge angehängt sind und welche noch nicht. Alternativ können Sie auch die Schaltfläche Physische Anhänge mit Entwurfszeilen verbinden in der Übersicht der Buchhaltungsentwürfe verwenden, wo Sie die physischen Anhänge mit den Zeilen im Entwurf verbinden können. Lesen Sie mehr über diese Option weiter unten in diesem Artikel.Upload über das Buchhaltungsjournal
Wenn der Anhang nicht in den Posteingang hochgeladen wird, können Sie ihn direkt aus einem Ordner auf Ihrem Computer oder einem Laufwerk, auf das Sie Zugriff haben, hochladen. Nach der Veröffentlichung wird die Liste der angehängten physischen Anhänge automatisch aktualisiert.- Öffnen Sie das Buchhaltungsjournal und erstellen Sie eine neue Zeile.
- Klicken Sie auf das Symbol Physischer Anhang in der Multifunktionsleiste im Entwurf und wählen Sie Datei importieren:
- Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei für den Upload zu bestimmen:
- Sobald die Datei ausgewählt ist: Geben Sie zusätzliche Informationen zur Verwendung in der Buchhaltungszeile ein und klicken Sie auf Speichern. Der Anhang/die Anhänge werden nun an die aktuelle Zeile angehängt und das Feld Physischer Anhang in der Zeile wird automatisch mit einem Häkchen versehen. Wenn die Zeile gebucht wird, wird die Übersicht Physischer Beleg automatisch mit der hochgeladenen Datei aktualisiert.
- Wenn der Entwurf gebucht wird, verschwindet der physische Beleg aus dem Posteingang und kann nun gefunden werden, indem Sie den gebuchten Eintrag suchen und auf "Physischen Beleg anzeigen" klicken. Angenommen, es handelt sich um einen Kauf, dann finden Sie den Beleg im Konto für Kosten, Vorsteuer, Bargeld, wenn Sie bar bezahlt haben, oder im Kreditorenkonto, wenn Sie von einem Lieferanten gekauft haben.