Physische Belege laden

Physische Belege (Posteingang)

Physische Belege (Posteingang) sind der Ort in Uniconta, an dem physische Belege platziert werden können, bevor sie an einem Beleg befestigt werden.

Der Posteingang ist der Ort, an dem Sie die Belege fertig bearbeiten, bevor Sie sie in den Buchungsjournal hochladen. Zum Beispiel, indem Sie dem Beleg Informationen hinzufügen oder ihn durch das Genehmigungsverfahren laufen lassen, bevor Sie ihn in den Buchungsjournal hochladen.

Physische Belege können auf verschiedene Weise in den Posteingang übertragen werden, und diese Methoden werden hier in diesem Artikel beschrieben.

Sie können mehr über den Posteingang selbst in diesem Artikel lesen: https://www.uniconta.com/da/unipedia/fysiske-bilag-som-elektroniske-bilag/

Drag Drop über das Symbol in der oberen Leiste

In der oberen Leiste befindet sich ein Symbol, auf das Sie physische Belege ziehen und ablegen können. Ziehen Sie Ihre Rechnung oder Ihr Dokument über das Symbol und lassen Sie es los.

Das Belegfenster öffnet sich nun, füllen Sie ggf. die gewünschten Felder aus und wählen Sie Speichern, um den Beleg im Posteingang zu speichern.

Es ist auch möglich, den Beleg direkt in den Buchungsjournal zu übertragen. Wenn Sie dies wünschen, wählen Sie Speichern in Journal übertragen.

Wenn Sie In Journal übertragen wählen, öffnet sich ein Meldungsfeld, in dem Sie auswählen müssen, aus welchem Journal Sie den Beleg buchen möchten, Datum und ob der Betrag im Soll oder Haben stehen soll.

Klicken Sie auf OK, wenn die gewünschten Optionen ausgefüllt sind.

E-Mail an den Posteingang

E-Mail an den Posteingang wird typischerweise verwendet, wenn ein Foto eines Belegs vom Mobiltelefon an Uniconta gemailt wird, oder wenn Sie für andere buchen und Ihr Kunde/Klient elektronische Belege und Bankkontoauszüge als Anhänge an Sie mailt. Es können viele Belege an dieselbe E-Mail angehängt werden. Wenn Sie Mahnungen per E-Mail erhalten, können Sie die E-Mail auch an den Uniconta-Posteingang weiterleiten. Dies ist ein nützlicher Arbeitsablauf, um den Beleg sofort in den Posteingang hochzuladen, damit er für die Buchung bereit ist. Wenn sich nur ein Beleg in der E-Mail befindet, können Sie die Rechnungsnummer und den Betrag in den E-Mail-Text einfügen, die dann automatisch in die Felder im Posteingang übertragen werden.

Um E-Mails an den Posteingang zu senden, müssen Sie die E-Mail-Adresse verwenden, die Uniconta dem Unternehmen zugewiesen hat. Die E-Mail-Adresse für Ihre Finanzbuchhaltung finden Sie unter Firma/ Unternehmensdaten. Die E-Mail-Adresse muss in An/Bis oder cc angegeben werden.

Wenn Sie elektronische Belege an Ihre Finanzbuchhaltung mailen, können Sie im E-Mail-Text Werte über den Beleg „Faktura“, „Datum“, „Betrag“ und „Kreditor“ hinzufügen. Schreiben Sie z.B. "Faktura ", "Betrag ", dann werden die Felder mit den eingegebenen Werten ausgefüllt. Informationen müssen wie folgt geschrieben werden:

1. Im Betreff dürfen sich nicht Text und Zahlen in einem Wort befinden
2. Das Wort Zahlung können wir nicht lesen
3. Es darf nichts anderes als ein Leerzeichen zwischen den Wörtern stehen - z.B. Faktura - und Betrag
4. Jede Information wird normalerweise in einer separaten Zeile geschrieben.

Mehr hier

Hier haben wir per E-Mail eine Rechnung von Havneby Boghandel erhalten: Sie wird an die E-Mail-Adresse von Demo Alt für gescannte Belege weitergeleitet, Uniconta untersucht den E-Mail-Inhalt auf Informationen über den Beleg.

Sobald die E-Mail gesendet wurde, wird der angehängte Dateiname im Feld 'Kommentar' in physischen Belegen (Posteingang) angezeigt.

Hinweis! Wenn Sie mehrere Belege in einer E-Mail an den Posteingang senden, lassen Sie das Betrefffeld in der E-Mail leer. Dadurch wird der Text im Posteingang mit den Dateinamen ausgefüllt. Andernfalls wird er mit dem Betreff in der E-Mail ausgefüllt.

Der Beleg aus dem obigen Beispiel wurde nun an den Posteingang gemailt.

Uniconta sortiert eingehende E-Mails. Wenn eine PDF-Datei in der E-Mail enthalten ist, werden alle anderen Dateien als die PDF-Dateien gelöscht, damit sie nicht in den Posteingang gelangen. Wenn keine PDF-Dateien in der E-Mail enthalten sind, gelangen alle Dateien in mehreren Zeilen in den Posteingang.

Hinweis! HTML-Rechnungen können im Posteingang gesendet und empfangen werden, wenn im Betreff/Betreff der E-Mail das Wort "usecontent" geschrieben oder hinzugefügt wird

Es ist von Vorteil, das Feld "www" unter Unternehmensdaten mit der Website des Unternehmens auszufüllen. Dies kann das Problem beheben, dass die einzelnen Male nicht im physischen Posteingang landen.

Drag Drop direkt von Outlook in den Posteingang

Sie können auch eine E-Mail direkt aus Outlook nehmen und sie in den Posteingang ziehen. Wenn Sie die E-Mail öffnen, können Sie einen Anhang in den Posteingang ziehen. Der Posteingang ändert seine Farbe, wenn die Maus mit dem angehängten Beleg über den Posteingang bewegt wird, und dann lassen Sie einfach los und der Beleg wird in den Posteingang übertragen.

Beachten Sie, dass der E-Mail-Text nicht in den Posteingang verschoben wird, wenn Drag Drop direkt in den Posteingang verwendet wird.

In den Posteingang hochladen

Das Hochladen in den Posteingang wird typischerweise für den Massen-Upload vieler Belege auf einmal verwendet, wenn sich die Belege auf Ihrem PC oder auf einem Server befinden, auf den Sie Zugriff haben. Sie können viele Belege gleichzeitig auswählen und hochladen sowie ZIP-Dateien mit Belegen. ZIP-Dateien werden automatisch entpackt, wenn die ZIP-Datei an den Posteingang gemailt wird. Es kann z.B. sein, dass Sie Buchhalter oder Revisor sind und die Belege eines Zeitraums, gescannt im elektronischen Format, von Ihrem Mandanten erhalten haben und nun mit dem USt- oder Jahresabschluss beginnen müssen. Alles kann vom Mandanten gescannt und hochgeladen werden. Zum Beispiel auch Kontoauszüge zur Verwendung für den Abgleich.

• Wählen Sie Finanzbuchhaltung/Physische Belege (Posteingang) und die Schaltfläche Hinzufügen

• Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei oder die Dateien auszuwählen, wenn mehrere gleichzeitig in den Posteingang hochgeladen werden sollen:

 

• Wählen Sie die Dateien zum Hochladen aus. Klicken Sie auf Öffnen.
• Über das Häkchen "PDF in mehrere PDFs aufteilen" ist es möglich, die Datei in mehrere PDFs aufzuteilen. (Die Schaltfläche hieß früher 'PDF in mehrere PDFs aufteilen'). Wenn Sie einen Stapel Belege einscannen, werden diese typischerweise als eine PDF-Datei eingescannt. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird jede Seite im PDF-Dokument als separate PDF-Datei geladen. Sie haben auch die Möglichkeit, die PDF-Datei aufzuteilen, nachdem die Datei in "Physische Belege (Posteingang)" geladen wurde. Dazu markieren Sie die Datei und klicken auf die Schaltfläche "PDF in mehrere PDFs aufteilen".
• Wenn "Nur den Pfad zur Datei speichern" ausgewählt ist, wird die Datei nicht in Uniconta hochgeladen. Nur die Referenz wird gespeichert. Die Datei kann sich ggf. auf einem Laufwerk befinden, auf das alle im Unternehmen Zugriff haben. Andere können privat abgelegt werden und können daher nicht von anderen gelesen werden.
• Füllen Sie ggf. Kommentar aus und Speichern. Beachten Sie, dass alle Belege/Zeilen dieselbe Beschreibung erhalten, was wahrscheinlich nicht zweckmäßig ist, wenn es Belege von verschiedenen Lieferanten, Dokumentdatümer und unterschiedliche Beträge gibt. Aber - danach können Sie diese Informationen einfach in der Belegübersicht hinzufügen, die Informationen werden automatisch in den Buchungsjournal übertragen.
• Danach können Sie in Uniconta weiterarbeiten, während die Belege im Hintergrund hochgeladen werden, ohne Ihre Arbeit zu verlangsamen. Kurz darauf befinden sich die Belege in Physische Belege (Posteingang), wo Sie schnell und einfach Informationen hinzufügen und sie dem Buchungsjournal zuordnen können.
• Ein physischer Beleg kann über die Schaltfläche "Löschen" aus dem Posteingang gelöscht werden. In einigen Fällen, in denen ein Beleg verwendet wurde und die Buchung anschließend wieder gelöscht wurde, ist dies jedoch möglicherweise nicht möglich. Wählen Sie die Schaltfläche "Vom Posteingang entfernen".

 

Hochladen während der Buchung oder des Bankabgleichs

Sie können einen elektronischen Beleg direkt zu einer Zeile im Buchungsjournal oder zur Bankabstimmung von Ihrem PC oder einem Server hochladen und anhängen, auf den Sie Zugriff haben.

Wenn Sie direkt zu einer Zeile im Buchungsjournal hochladen, wird der Beleg in den Posteingang übertragen und dem Beleg im Journal im selben Arbeitsgang beigefügt.
Das Genehmigungsverfahren wird umgangen.

Es lohnt sich nur, auf diese Weise hochzuladen, wenn es sich um einzelne Belege handelt, die Ihnen im Posteingang fehlen. Wenn Sie mehrere elektronische Belege haben, die an mehrere Zeilen im Journal angehängt werden sollen, ist es einfacher, den Posteingang zu verwenden, der einen besseren Überblick über den Beleginhalt gibt und welche Belege angehängt sind und welche noch nicht.
Alternativ können Sie auch die Schaltfläche Physische Belege mit Journalzeilen verbinden in der Übersicht mit den Buchungsjournalen verwenden, da Sie hier die physischen Belege mit den Zeilen im Journal verbinden können. Lesen Sie mehr über diese Möglichkeit später in diesem Artikel.

Hochladen über den Buchungsjournal

Wenn der Beleg nicht in den Posteingang hochgeladen wurde, können Sie ihn direkt von einem Ordner auf Ihrem Computer oder einem Laufwerk hochladen, auf das Sie Zugriff haben. Nach der Buchung wird die Liste der angehängten gebuchten physischen Belege automatisch aktualisiert.

• Öffnen Sie das Buchungsjournal und erstellen Sie eine neue Zeile.
• Klicken Sie auf das Physischer Beleg-Symbol im Menüband im Journal und wählen Sie Importdatei:

• Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei zum Hochladen auszuwählen:

• Sobald die Datei ausgewählt ist: Füllen Sie ggf. ergänzende Informationen zur Verwendung in der Buchungszeile aus und klicken Sie auf Speichern. Nun wird der Beleg/die Belege an die aktuelle Zeile angehängt und automatisch ein Häkchen im Feld Physischer Beleg in der Zeile gesetzt. Wenn die Zeile gebucht wird, wird die Übersicht Physische Belege automatisch mit der hochgeladenen Datei aktualisiert.
• Wenn das Journal gebucht wird, verschwindet der physische Beleg aus dem Posteingang und kann nun gefunden werden, indem Sie die gebuchte Buchung finden und auf „Physischen Beleg anzeigen“ klicken. Nehmen wir an, es handelt sich um einen Einkauf, dann kann der Beleg auf dem Konto für Kosten, Vorsteuer, der Kasse, wenn bar bezahlt wurde, oder auf dem Lieferantenkonto gefunden werden, wenn bei einem Lieferanten gekauft wurde.

Hochladen über das Webportal

Belege können auch über das Webportal in Uniconta in den Posteingang hochgeladen werden. Lesen Sie hier mehr darüber: Uniconta Webportal.

Hochladen, nachdem Sie gebucht haben

Wenn Sie elektronische Belege erhalten, nachdem gebucht wurde, oder Sie vergessen haben, einen Beleg anzuhängen, kann er nachträglich einfach an gebuchte Buchungen angehängt werden. Suchen Sie z.B. die Buchung in Finanzbuchhaltung/Berichte/Buchungen und wählen Sie die Schaltfläche Physischer Beleg im Menüband. Sie können den Beleg entweder aus dem Posteingang oder über den direkten Upload von der lokalen Festplatte oder dem Server abrufen. Klicken Sie auf Physischer Beleg / Importdatei.

TIPP! Wenn Ihnen der/die Beleg/Belege „im Nachhinein“ zugemailt wurde(n), ist es am einfachsten, ihn/sie sofort an den Uniconta-Posteingang weiterzuleiten und ihn/sie von dort anzuhängen.

Hochladen/Ersetzen von Belegen, nachdem Sie gebucht haben

Wenn falsche elektronische Belege angehängt wurden, nachdem gebucht wurde, können sie nachträglich einfach ausgetauscht oder gelöscht werden. Suchen Sie z.B. die Buchung in Finanzbuchhaltung/Berichte/Buchungen und wählen Sie die Schaltfläche Physischer Beleg im Menüband. Wählen Sie die Schaltfläche Buchungen auf Beleg im Menüband, dann die Schaltfläche Physischer Beleg im Menüband. Sie können den Beleg entweder aus dem Posteingang oder über den direkten Upload von der lokalen Festplatte oder dem Server abrufen.

Import von Belegen aus E-conomic

Belege können auch aus E-conomic in den Posteingang importiert werden. Lesen Sie mehr darüber in diesem Artikel: Import von E-conomic-Belegen

Hochladen über die Uniconta-Upload-App auf Telefon/Web

Belege können auch mit der Uniconta Upload-App in den Posteingang in Uniconta übertragen werden. Mit der App kann ein Bild z.B. von einem Bon aufgenommen oder ein gespeichertes Bild von Ihrem Telefon abgerufen werden, und dieses kann dann direkt in den Posteingang in Uniconta übertragen werden.

Die Upload-App erfordert nicht, dass die Person, die Belege hochlädt, Benutzer in Uniconta ist.
Es muss lediglich die E-Mail-Adresse aus dem Feld 'E-Mail für physischen Beleg' angegeben werden. Diese E-Mail-Adresse befindet sich im Firmenverzeichnis in der einzelnen Finanzbuchhaltung.
Es ist nur beim ersten Mal erforderlich, die E-Mail-Adresse einzugeben.
Die übrigen Felder werden für jeden Upload ausgefüllt. Es ist keine Voraussetzung, dass die Felder ausgefüllt sind.

Die App kann über den App Store oder Google Play auf Ihrem Telefon heruntergeladen werden, oder Sie können Folgendes verwenden: Web-Link Uniconta Upload App

 

Hochladen über die Uniconta Assistant App auf dem Telefon

Belege können auch mit der Uniconta Assistant-App in den Posteingang in Uniconta übertragen werden. Diese App kann auch für die Zeiterfassung usw. verwendet werden.

Diese App erfordert, dass der Mitarbeiter, der die Belege hochlädt, als Benutzer in Uniconta angelegt ist. Lesen Sie mehr über die Verwendung dieser App in diesem Artikel: https://www.uniconta.com/da/unipedia/anvendelse-og-opsaetning-af-uniconta-app/?highlight=app