Was sind physische Belege?

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Es ist zulässig, Belege in elektronischer Form anstelle von Papierbelegen in großen, dicken Ordnern im Regal aufzubewahren. Heutzutage werden Belege oft in elektronischer Form ausgetauscht. Sollten Sie jedoch einen Papierbeleg erhalten, kann dieser eingescannt oder fotografiert und in elektronischer Form gespeichert werden. Uniconta kann die elektronischen Belege des Unternehmens aufbewahren, und die Belege werden den Buchungen zugeordnet und dort angezeigt. Das bedeutet, dass der Beleg immer griffbereit ist, wenn Sie ihn benötigen.

Was sind Belege in elektronischer Form?

  • Fotos von Belegen
    Fotos von Belegen, Bons, Quittungen und Rechnungen, die Sie mit Ihrem Smartphone aufgenommen haben. Sie senden Fotos von Ihrem Smartphone per E-Mail direkt an Uniconta. Wenn Sie beispielsweise auf Reisen Vorleistungen für das Unternehmen erbringen, können Sie alle kleinen Bons oder Quittungen fotografieren und direkt an Uniconta senden.
  • PDF-Dateien
    Rechnungen: Wenn Sie Rechnungen und Gebühren per E-Mail von Lieferanten erhalten, können Sie diese entweder an Uniconta weiterleiten oder den Lieferanten bitten, sie direkt an Uniconta zu senden.
  • Gescannte Belege
    Rechnungen und Gebühren, die Sie per Post erhalten, können eingescannt, hochgeladen und in Uniconta gespeichert werden. Alternativ können Sie sie per E-Mail direkt an Uniconta senden.
  • Bankauszug
    Bankauszüge, die Sie von Ihrer Bank exportiert haben, können an Uniconta weitergeleitet, in den Buchungsjournalen geladen und gebucht werden. Wenn Sie einen externen Buchhalter verwenden, der keinen Zugriff auf Ihre Bank hat, können Sie die Bankbewegungen exportieren, die Datei an Uniconta senden, woraufhin Ihr Buchhalter die Buchungen direkt in die Buchungsjournale laden und buchen kann – und die eingescannten Belege, die Sie ebenfalls an Uniconta gesendet haben, den Buchungen zuordnen kann.
  • Kontoauszüge, sonstige
    Alle Kontoauszüge, die Sie anderweitig erhalten (z. B. von Lieferanten), können an Uniconta weitergeleitet und für den Abgleich von Lieferantenkonten verwendet werden. Sollten Gebühren angefallen sein, die nicht gebucht wurden, wird der Kontoauszug als zugeordneter elektronischer Beleg für die Gebührenbuchung verwendet.

Alle Formate können verwendet werden

Uniconta kann Belege in allen gängigen Formaten für elektronische Belege hochladen, zuordnen und anzeigen. Sie sind nicht darauf beschränkt, dass es sich um ein bestimmtes Dateiformat handeln muss. Es können u. a. Formate wie/von:

  • PDF
  • MS Word
  • MS Excel
  • CSV, TXT
  • JPG, GIF, BMP, PNG
  • HTML
  • MSG
  • EML

Elektronische Belege in Uniconta

  • Belege per E-Mail senden oder in Uniconta hochladen, senden Sie z. B. Belege und Bankauszüge von Ihrem PC oder Smartphone (Bilder, andere Dateien usw.) an Uniconta, damit sie für die Buchung und Bankabstimmung durch den Buchhalter oder Revisor bereitstehen. Sie können sich auch selbst bei Uniconta anmelden und die Belege in den Posteingang hochladen.
  • Keine Wartezeitwährend des Hochladens von Belegen. Das Hochladen von Belegen erfolgt nämlich im Hintergrund, während Sie oder Ihr Buchhalter weiterarbeiten. Laden Sie die Belege hoch, klicken Sie auf OK und setzen Sie Ihre Arbeit fort. Sie müssen nicht warten, bis die Belege geladen sind, bevor Sie fortfahren können, da dies im Hintergrund geschieht.
  • Einer zu vielen, viele zu einem,mehrere Buchungen können sich denselben Beleg teilen, mehrere Belege können sich dieselbe Buchung teilen.
  • Physische Belege nach dem Hochladen massenweise bearbeiten,damit sie für die Buchung vorbereitet sind. Wenn die Belege zugeordnet werden, werden die Informationen automatisch übernommen, z. B. Datum, Kategorie, Konto, Betrag, Beschreibung, Datum der Zahlung usw.
  • Viele Möglichkeiten zum Hochladen von Belegen, tatsächlich können Sie immer einen elektronischen Beleg hochladen:Download von einem Laufwerk,per E-Mail direkt an Uniconta senden (u. a. ZIP-Dateien, die automatisch entpackt werden), während der Buchung hochladen, sogar nach der Buchung hochladen oder sogar gleichzeitig mit der Bankabstimmung.
  • E-Mail-Beleg und Informationen werden automatisch im Beleg-Posteingang ausgefüllt.Die E-Mail wird nach z. B. Rechnungsnummer, Betrag usw. gescannt.
  • Massenübertragung in die Buchungsjournale. Alle Belege aus dem Posteingang können auf einmal in die Buchungsjournale übertragen werden, anstatt sie einzeln aus den Buchungsjournalen zu holen.
  • Direkte Paarung in den Buchungsjournalen.Wenn Sie z. B. einen Bankauszug in die Buchungsjournale importiert und physische Belege in den Posteingang hochgeladen haben, können Sie diese direkt miteinander verknüpfen.
  • Physische Belege können auch NACH der Buchung zugeordnet werden, Sie müssen nicht auf Belege warten, bevor Sie buchen, der Beleg kann einfach nach der Buchung zugeordnet werden. (Wählen Sie unter Finanzbuchhaltung/Buchungen die Schaltfläche „physischer Beleg“)
  • Beleg ersetzen: Wenn Sie einen falschen Beleg zugeordnet haben, kann dies blitzschnell korrigiert werden, es ist einfach, einen zugeordneten Beleg zu ersetzen, wenn Sie versehentlich den falschen zugeordnet haben.

Wo finde ich physische Belege in Uniconta?

Finanzbuchhaltung/Physische Belege (Posteingang)

Unter Finanzbuchhaltung/Physische Belege (Posteingang)befinden sich nicht gebuchte Belege in einer Art Posteingang, wo Sie die Belege einsehen und die vielen Parameter für die Buchung und Zahlung angeben können.

Sie müssen nicht alle Belege in den Posteingang hochladen, bevor sie den Buchungen zugeordnet werden. Sowohl in den Buchungsjournalen als auch in der Bankabstimmung können Sie Belege einzeln hochladen, die in elektronischer Form gespeichert sind, z. B. auf einem Laufwerk oder in der Cloud. Wenn Sie jedoch viele elektronische Belege haben, ist es am einfachsten, den Posteingang zu verwenden.

Die Schaltfläche „Physischer Beleg“ im Menüband

Die Schaltfläche „Physischer Beleg“ im Menüband befindet sich überall dort, wo ein physischer Beleg eingesehen, zugeordnet, importiert oder entfernt werden kann. Dies gilt u. a. für Buchungsjournale, Bankabstimmung, Buchungen, hier können sie in einer Übersicht des Posteingangs in der Vorschau angezeigt und ausgewählt werden.

Schaltfläche anzeigen

Zugeordnete Belege können über die Schaltfläche Anzeigenim Menüband angezeigt werden, die in allen Bildschirmen und Buchungslisten vorhanden ist, in denen physische Belege in einer Buchung enthalten sind.

Bericht

Finanzbuchhaltung/Berichte/Physische Belegeist eine Übersicht/ein Bericht über alle physischen Belege, gebuchte und nicht gebuchte. Die Übersicht kann beliebig gefiltert, gesucht und sortiert werden.

Export

Belege können unter Finanzbuchhaltung/Berichte/Physische Belegeexportiert werden.

Belege ohne Wartezeit in Uniconta hochladen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, physische Belege in Uniconta hochzuladen:

  • In den Posteingang hochladen
  • E-Mail an den Posteingang
  • Hochladen über Uniconta Assistant(Telefon-App)
  • Hochladen über Uniconta Upload(Telefon-App)
  • Hochladen während der Buchung
  • Hochladen während der Bankabstimmung
  • Hochladen/Ersetzen, nachdem Sie gebucht haben

Die Belege werden im Hintergrund hochgeladen, ohne andere Arbeiten zu blockieren. Das heißt, es gibt keine Wartezeit während des Hochladens, Sie können einfach weiterarbeiten.