Version-94Mit dem neuen Modul ist es nun möglich, die Sicherheit der Bankverbindung des Kreditors, die für die Zahlung verwendet wird, zu verbessern.
Wenn Änderungen an Bankkontonummer, FI-Lieferantennummer, IBAN oder SWIFT vorgenommen werden, ändert sich der Status der Bankverbindung zu 'Ausstehend' und kann erst für Zahlungen verwendet werden, nachdem sie von der zuständigen Person genehmigt wurde.
Dies kann dazu beitragen, verdächtige Aktivitäten oder Unregelmäßigkeiten in den Bankverbindungen aufzudecken, und ermöglicht es, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Integrität der Bankverbindungen zu gewährleisten und vor Betrug zu schützen.
Video zur Genehmigung der Bankverbindung des Kreditors
Video / Zahlungsdaten auf Kreditoren akzeptieren
Aktivierung des Moduls
Das Modul wird unter 'Module konfigurieren' aktiviert:
Bei Aktivierung des Moduls ändern sich eine Reihe von Funktionen und Bildschirmen. Dies wird alles in diesem Artikel behandelt.
Einrichtung des Moduls
Genehmigende Person
Es ist wichtig, dass Sie entscheiden, wer in Ihrem Unternehmen die Berechtigung zur Genehmigung der Bankverbindung des Kreditors hat.
Standardmäßig hat der Inhaber des Kontos die Berechtigung zur Genehmigung, wenn das Modul aktiviert ist.
Die Einrichtung erfolgt unter 'Benutzer verwalten'. Hier gibt es einen neuen Menüpunkt 'Weitere Einstellungen'.
Setzen Sie ein Häkchen bei 'Genehmigung von Kreditorzahlungsinformationen zulassen', wenn der Mitarbeiter die Berechtigung zur Genehmigung der Bankverbindung des Kreditors haben soll.
Hinweis: Der Inhaber eines Kontos hat standardmäßig Zugriff auf alles unter 'Weitere Einstellungen', auch wenn die Felder nicht markiert sind. Um den Inhaber als Genehmigende Person zu entfernen, muss derzeit dieser Workaround verwendet werden. Es muss ein Eintrag in CompanyUserAccess erstellt werden. Dies geschieht z. B. durch Ändern eines Wertes unter Benutzerberechtigungen. Dieser kann dann wieder geändert werden. Nun können Werte unter 'Weitere Einstellungen' für den Inhaber geändert werden.
Lieferant
Wenn das Modul aktiviert ist, werden standardmäßig alle aktuellen Bankverbindungen des Kreditors als genehmigt definiert. Eine Genehmigung ist erst erforderlich, wenn die Bankverbindung geändert wird.
Hinweis: Das Feld 'Bankverbindung autorisieren' ist leer und erhält erst dann einen Wert, wenn Sie die Bankverbindung des Kreditors zum ersten Mal ändern.
Die Feldgruppe 'Zahlung' hat sich auf dem Kreditor geändert:
Beschreibung der Felder
| Feldname | Beschreibung |
| Bankverbindung autorisieren | Dies ist ein Statusfeld mit dem Wert i.e. (<leer>, Ausstehend und Angenommen): <leer>, das Feld ist leer, solange Sie die Bankverbindung des Kreditors nicht geändert haben, nachdem Sie das Modul aktiviert haben. Dies bedeutet, dass die Bankverbindung standardmäßig Angenommen ist. <Ausstehend> Dieser Status zeigt an, dass Änderungen an der Bankverbindung vorgenommen wurden und eine Genehmigung erforderlich ist, bevor sie für Zahlungen verwendet werden kann. <Angenommen> Dieser Status zeigt an, dass die Bankverbindung des Kreditors genehmigt wurde und für Zahlungen verwendet werden kann |
| Zahlungsmethode | Es ist möglich, den Wert in diesem Feld zu ändern. Hier wird angegeben, welche Zahlungsmethode standardmäßig für diesen Kreditor verwendet wird. Der Wert im Feld IBAN ändert sich je nach gewählter Zahlungsmethode. |
| IBAN | Es ist nicht möglich, den Wert in diesem Feld zu ändern. Hier wird der Wert angezeigt, der unter der Bankverbindung des Kreditors steht. |
| SWIFT | Es ist nicht möglich, den Wert in diesem Feld zu ändern. Hier wird der Wert angezeigt, der unter der Bankverbindung des Kreditors steht. Der SWIFT-Code wird für internationale Zahlungen verwendet. |
Bankverbindung
In der Kreditorübersicht gibt es einen neuen Menüpunkt 'Bankverbindung'. Der Menüpunkt hat zwei Untermenüs:
- Bankkonto – öffnet ein Fenster mit der Bankverbindung des Kreditors.
- Akzeptieren – Bankverbindung autorisieren. Der Menüpunkt ist nur aktiv, wenn der Benutzer über die Berechtigung zur Genehmigung verfügt.
Wenn der Menüpunkt Bankkonto ausgewählt wird, öffnet sich das folgende Fenster.
Beschreibung der Felder - Bankverbindung
Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung der Felder
| Feldname | Beschreibung |
| Bankverbindung | |
| Bankkonto | Das Feld ist BBAN, die nationale Bankkontonummer in DK – <Zulassungsnummer> - <Bankkontonummer> |
| FI-Lieferantennummer | Dies ist der 8-stellige Code, der auf dem Einzahlungsbeleg angegeben ist und sich auf ein Bankkonto bezieht (FIK oder GIRO) |
| FI-Maske | Das haben wir auch heute noch, aber jetzt ist es nur noch der erste Teil, also die IBAN selbst.
Dies ist besonders nützlich, wenn Uncionta Scan/Paperflow verwendet wird, da wir nur die Rechnungsnummer abheben müssen. Hinweis: Dieses Feld kann geändert werden, ohne dass eine Genehmigung erforderlich ist. |
| SWIFT | Der SWIFT-Code wird für internationale Zahlungen verwendet. |
| IBAN | IBAN wird für internationale Zahlungen verwendet. Es wird geprüft, ob es sich um eine gültige IBAN-Nummer handelt. |
| Zahlungsmethode | Es ist nicht möglich, den Wert in diesem Feld zu ändern. Es zeigt lediglich an, welche Zahlungsmethode Sie unter dem Kreditor als Standardzahlungsmethode ausgewählt haben. |
| Adresse | |
| Hier können Sie den Banknamen und die Adresse angeben. Bankname und Adresse werden automatisch abgerufen, wenn Sie ein gültiges Bankkonto eingeben. Bank und Adresse werden anhand der 4-stelligen Zulassungsnummer ermittelt. |
Mit dem neuen Modul können mehr als eine Zahlungsmethode angegeben werden. Im obigen Beispiel haben wir nur die Zahlungsmethode 'Zahlungsmethode 3'. Wir können nun die anderen Bankverbindungen ausfüllen, wenn wir sie kennen.
Wenn Sie auf Speichern klicken und Sie die Berechtigung zur Akzeptieren haben, ändert sich der Status der Bankverbindung automatisch in = Angenommen. Wenn Sie keine Berechtigung haben, behält der Status weiterhin den Wert 'Ausstehend'.
Wenn die Bankverbindung geändert wird, wird dies auch im Protokoll vermerkt, sodass Sie nachverfolgen können, wer die Änderungen vorgenommen hat und wer sie genehmigt hat. Nur Änderungen in den folgenden Feldern ändern den Status und werden im Protokoll vermerkt.
- Bankkonto
- FI-Lieferantennummer
- SWIFT
- IBAN
Nachfolgend können Sie im Protokoll sehen, dass ein Benutzer die FI-Lieferantennummer (FIK) geändert und BankAccount (Bankkonto) hinzugefügt hat.
Massengenehmigung von Bankverbindungen
In der Kreditorübersicht können Sie mehrere Bankverbindungen des Kreditors gleichzeitig genehmigen, indem Sie diese markieren und auf Akzeptieren klicken.
Benachrichtigungsereignisse
Änderungen an der Bankverbindung werden auch unter Benachrichtigungen vermerkt.
Voreinstellungen (E-Rechnung)
Bei Aktivierung des Moduls wird das untenstehende Häkchen unter Unternehmen/Einrichtung/Voreinstellungen sichtbar.
Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden die Bankverbindungen des Kreditors aktualisiert, wenn es einen Unterschied zwischen dem gibt, was auf dem Kreditor steht, und dem, was der Lieferant in der empfangenen E-Rechnung angegeben hat.
Hinweis: Auf diese Weise wird der Buchhalter darauf aufmerksam gemacht, dass der Lieferant die Bank gewechselt oder seine Zahlungsinformationen auf andere Weise geändert hat. Wenn hier kein Häkchen gesetzt ist, wird der Buchhalter erst auf die Änderung des Bankkontos aufmerksam, wenn die Zahlung von der Bank abgelehnt wird oder wenn der Lieferant auf die Änderungen aufmerksam macht.
Ein Beispiel:
In der E-Rechnung erlaubt der Lieferant FIK71-Zahlung oder Kontoüberweisung
In Uniconta sind die Zahlungsinformationen des Lieferanten wie unten gezeigt registriert, bevor die Rechnung empfangen wird.
Der Lieferant hat die Bank gewechselt – also eine Änderung des Feldes Bankkonto. Der Lieferant möchte auch nicht mehr, dass über IBAN bezahlt werden kann. FIK71 FI-Lieferantennummer ist die gleiche.
Die folgenden Aktualisierungen wurden im Zusammenhang mit dem Empfang der E-Rechnung vorgenommen.
Das Bankkonto wurde aktualisiert und SWIFT/IBAN wurde entfernt. Die Adresse der Bank wurde ebenfalls aktualisiert.
Der Status wurde ebenfalls auf 'Ausstehend' gesetzt, da eine Änderung der Bankverbindung eine Genehmigung erfordert.
Im Protokoll wird auch angezeigt, was passiert ist. Im Benutzernamen steht 'E-Rechnung', wenn die Aktualisierung über eine E-Rechnung erfolgt.
Zahlungsvorschlag
Unter Zahlungsvorschlag gibt es eine Validierung, ob die Bankverbindung des Kreditors genehmigt ist. Wenn sie nicht genehmigt ist, schlägt die Zahlung mit folgender Meldung fehl: 'Die Bankverbindung des Kreditors ist nicht genehmigt'.
Es ist weiterhin möglich, dass der Benutzer das Feld IBAN ändert, aber die Zahlung wird abgelehnt, wenn sie nicht mit den genehmigten Bankverbindungen des Kreditors übereinstimmt.
Es ist möglich, die Zahlungsmethode im Zahlungsvorschlag zu ändern, und dann werden die genehmigten Informationen aus der Bankverbindung des Kreditors abgerufen.
Uniconta-Scan und Paperflow
Wenn Sie im Abschnitt 'Dokumenten-Scanner' unter Voreinstellungen ein Häkchen bei dem Parameter 'Kreditor automatisch erstellen' gesetzt haben, werden die Bankverbindungen auf dem Kreditor erstellt.