Genehmigung der Gläubiger Bankverbindung – Uniconta

Version-94Mit dem neuen Modul ist es nun möglich, die Sicherheit der für Zahlungen verwendeten Gläubigerbankdaten zu verbessern. Wenn Änderungen an der Bankkontonummer, der FI-Gläubigernummer, der IBAN oder dem SWIFT vorgenommen werden, ändert sich der Status der Bankdaten in 'Awaiting Approval' und sie können erst dann für Zahlungen verwendet werden, wenn sie von der richtigen Person genehmigt wurden. Es kann dazu beitragen, verdächtige Aktivitäten oder Unregelmäßigkeiten in Bankinformationen aufzudecken und ermöglicht es, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Integrität von Bankinformationen zu gewährleisten und vor Betrug zu schützen.

Aktivieren des Moduls

Das Modul wird unter 'Funktionen ein-/ausschalten' aktiviert:

Wenn Sie das Modul aktivieren, ändern sich eine Reihe von Funktionen und Bildschirmen. Dies alles wird in diesem Artikel behandelt.

Einrichten des Moduls

Genehmigen Sie

Es ist wichtig zu entscheiden, wer in der Organisation das Recht haben sollte, die Bankverbindung des Gläubigers zu genehmigen. Standardmäßig hat der Eigentümer der Konten das Recht zur Genehmigung, wenn das Modul aktiviert ist. Die Einrichtung erfolgt unter 'Benutzer verwalten'. Hier wurde ein neuer Menüpunkt 'Andere Einstellungen' hinzugefügt.

Markieren Sie 'Genehmigung von Zahlungsinformationen für Kreditoren zulassen', wenn der Mitarbeiter das Recht haben soll, Bankinformationen für Kreditoren zu genehmigen.

Hinweis: Standardmäßig hat der Besitzer eines Kontos Zugriff auf alles, was unter 'Andere Einstellungen' steht, auch wenn die Felder nicht angekreuzt sind. Um den Besitzer als Genehmigenden zu entfernen, müssen Sie derzeit diesen Workaround verwenden. Es muss ein Datensatz in CompanyUserAccess erstellt werden. Dies geschieht z.B. durch Ändern eines Wertes unter Benutzerrechte. Dieser kann dann wieder geändert werden. Jetzt können die Werte unter 'Andere Einstellungen' für den Eigentümer geändert werden.

Anbieter

Wenn das Modul aktiviert ist, werden alle aktuellen Bankverbindungen des Kreditors standardmäßig als genehmigt definiert. Erst wenn die Bankverbindung geändert wird, ist eine Genehmigung erforderlich. Hinweis: Das Feld 'Bankverbindung genehmigen' ist leer und erhält nur dann einen Wert, wenn Sie die Bankverbindung des Lieferanten zum ersten Mal ändern. Die Feldgruppe 'Zahlung' hat sich beim Lieferanten geändert:

Beschreibung der Felder

Feldname	Feld Beschreibung
Bankverbindung autorisieren	Es handelt sich um ein Statusfeld, das den Wert z.B. (<blank>, Pending und Approved) hat: <leer>, ist das Feld leer, solange Sie die Bankverbindung des Gläubigers nach der Aktivierung des Moduls nicht geändert haben. Dies bedeutet, dass die Standardbankverbindung Genehmigt ist. <Ausstehend> dieser Status zeigt an, dass Änderungen an den Bankdaten vorgenommen wurden und eine Genehmigung erforderlich ist, bevor sie für Zahlungen verwendet werden können. <Genehmigt> dieser Status zeigt an, dass die Bankverbindung des Gläubigers genehmigt wurde und für Zahlungen verwendet werden kann
Zahlungsmethode	Es ist möglich, den Wert in diesem Feld zu ändern. Hier geben Sie die Standard-Zahlungsmethode an, die für diesen Verkäufer verwendet wird. Der Wert im Feld Zahlungs-ID ändert sich, je nachdem, welche Zahlungsmethode ausgewählt wurde.
Zahlungs-ID	Es ist nicht möglich, den Wert in diesem Feld zu ändern. Hier wird der Wert angezeigt, der unter Gläubigerbankverbindung aufgeführt ist.
SWIFT	Es ist nicht möglich, den Wert in diesem Feld zu ändern. Hier wird der Wert angezeigt, der unter Gläubigerbankdaten aufgeführt ist. Der SWIFT-Code wird für internationale Zahlungen verwendet.

Bankverbindung

In der Lieferantenübersicht wurde ein neuer Menüpunkt 'Bankverbindung' hinzugefügt. Der Menüpunkt hat zwei Untermenüs:

Bankkonto - öffnet einen Bildschirm mit den Bankdaten des Gläubigers.

Genehmigen - Bankdaten genehmigen. Der Menüpunkt ist nur aktiv, wenn der Benutzer die Berechtigung hat, zu genehmigen.

Wenn Sie den Menüpunkt Bankkonto wählen, öffnet sich der folgende Bildschirm.

Beschreibung der Felder - Bankverbindung

Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung der Felder

Feldname	Feld Beschreibung
Bankverbindung
Bankkonto	Das Feld BBAN ist die nationale Bankkontonummer in DK - <Registrierungsnummer> - <Bankkontonummer>
FI Gläubigernummer	Dies ist der 8-stellige Code auf dem Einzahlungsschein, der sich auf ein Bankkonto bezieht (FIK oder GIRO)
FI-Maske	Wir haben dies auch heute, aber jetzt ist es nur der erste Teil, d.h. die Zahlungs-ID. Es ist besonders nützlich, wenn Sie Uncionta Scan/Paperflow verwenden, so dass wir nur in der Lage sein müssen, die Rechnungsnummer zu heben. Hinweis: Dieses Feld kann ohne Genehmigung geändert werden.
SWIFT	Der SWIFT-Code wird für internationale Zahlungen verwendet.
IBAN	Die IBAN wird für internationale Zahlungen verwendet. Sie wird validiert, um sicherzustellen, dass es sich um eine gültige IBAN-Nummer handelt.
Zahlungsmethode	Es ist nicht möglich, den Wert in diesem Feld zu ändern. Es zeigt einfach an, was Sie als Standard-Zahlungsmethode unter Vendor ausgewählt haben.
Adresse
	Hier können Sie Ihren Banknamen und Ihre Adresse eingeben. Bankname und Adresse werden automatisch abgerufen, wenn Sie ein gültiges Bankkonto eingeben. Bank und Adresse werden anhand der 4-stelligen Registrierungsnummer ermittelt.

Mit dem neuen Modul kann mehr als eine Zahlungsmethode angegeben werden. Im obigen Beispiel haben wir nur die Zahlungsmethode '+71'. Wir können nun die anderen Bankdaten eingeben, wenn wir sie kennen.

Wenn Sie auf Speichern drücken und die Rechte zur Genehmigung haben, ändert sich die Bankverbindung automatisch in den Status = Genehmigt, wenn Sie keine Rechte haben, hat der Status weiterhin den Wert 'Ausstehend'. Wenn Änderungen an der Bankverbindung vorgenommen werden, werden diese ebenfalls in das Protokoll geschrieben, so dass Sie verfolgen können, wer die Änderungen vorgenommen und wer sie autorisiert hat. Nur Änderungen in den folgenden Feldern ändern den Status und werden in das Protokoll geschrieben.

Bankkonto

FI Gläubigernummer

SWIFT

IBAN

Unten sehen Sie im Protokoll, dass ein Benutzer die Kreditorennummer (FIK) geändert und BankAccount hinzugefügt hat

Massenauthentifizierung von Bankanmeldeinformationen

In der Lieferantenübersicht können Sie mehrere Lieferantenbankverbindungen auf einmal genehmigen, indem Sie sie auswählen und auf Genehmigen klicken.

Benachrichtigungszentrale

Änderungen an der Bankverbindung werden ebenfalls unter Benachrichtigungen aufgeführt.

Präferenzen (e-Rechnung)

Wenn Sie das Modul aktivieren, wird das unten stehende Häkchen unter Unternehmen/Wartung/Einstellungen sichtbar.

Wenn Sie dieses Kästchen ankreuzen, wird die Bankverbindung des Kreditors aktualisiert, wenn eine Differenz zwischen den Angaben auf dem Kreditor und den Angaben des Lieferanten in der erhaltenen elektronischen Rechnung besteht. Hinweis: Auf diese Weise wird der Buchhalter darauf aufmerksam gemacht, dass der Lieferant die Bank gewechselt oder seine Zahlungsinformationen anderweitig geändert hat. Wenn Sie dieses Kästchen nicht ankreuzen, erfährt der Buchhalter erst dann von der Änderung des Bankkontos, wenn die Zahlung von der Bank abgelehnt wird oder wenn der Lieferant die Änderungen bekannt gibt. Beispiel: In der e-Rechnung ermöglicht der Lieferant die Zahlung per FIK71 oder Banküberweisung

In Uniconta werden die Zahlungsinformationen des Lieferanten wie unten dargestellt registriert, bevor die Rechnung empfangen wird. Der Lieferant hat die Bank gewechselt - d.h. eine Änderung im Feld Bankkonto. Der Lieferant möchte nicht mehr über IBAN zahlen können. Die FIK71 FI-Kreditorennummer ist die gleiche.

Die folgenden Aktualisierungen wurden beim Empfang der elektronischen Rechnung vorgenommen. Empfang der e-Rechnung. Das Bankkonto wurde aktualisiert und SWIFT/IBAN wurde entfernt. Die Bankadresse wurde ebenfalls aktualisiert. Status ist ebenfalls auf 'Ausstehend' gesetzt, da eine Änderung der Bankverbindung eine Genehmigung erfordert.

Das Protokoll zeigt auch, was passiert ist. Im Benutzernamen steht 'e-Rechnung', wenn die Aktualisierung über eine e-Rechnung erfolgt.

Zahlungsvorschläge

Unter Zahlungsvorschlag wird überprüft, ob die Bankverbindung des Zahlungsempfängers zugelassen ist. Ist dies nicht der Fall, schlägt die Zahlung mit der folgenden Meldung fehl: "Die Bankdaten des Zahlungsempfängers sind nicht genehmigt". Der Benutzer kann das Feld Zahlungs-ID zwar immer noch ändern, aber die Zahlung wird abgelehnt, wenn sie nicht mit der autorisierten Bankverbindung des Verkäufers übereinstimmt. Es ist möglich, die Zahlungsmethode auf dem Zahlungsvorschlag zu ändern. Die autorisierten Informationen werden dann von der Bankverbindung des Gläubigers abgerufen.

Uniconta Scan und Paperflow

Wenn Sie im Abschnitt "Dokumentenscanner" unter Einstellungen den Parameter "Kreditor automatisch erstellen" ankreuzen, wird die Bankverbindung für den Kreditor erstellt.