In der Beschreibung deckt das Wort "Zahlungen" auch das Konzept des Inkassos ab. Inkasso, das bedeutet, dass Sie Ihre Forderung vom Konto Ihres Kunden abbuchen.
In der untenstehenden Abbildung werden die Zahlungen vorgenommen. Es werden alle offenen Debitoreneinträge angezeigt.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Spalten.
| Spalte |
Lesen/Schreiben |
Spalte Beschreibung |
Hinweis |
| Status der Zahlung |
R |
Zahlungsstatus |
Der Zahlungsstatus wird automatisch aktualisiert, kann aber auch manuell geändert werden.
Eine genauere Beschreibung finden Sie im Abschnitt 'Schaltfläche - Status ändern'. |
| Versendet |
R |
Gesendet ist das Datum/Uhrzeit, an dem die Rechnung versendet wurde. |
|
| Konto |
R |
Schuldnernummer |
|
| Name des Kontos |
R |
Name des Schuldners |
|
| Datum |
R |
Buchungsdatum des Eintrags |
|
| Fälligkeitsdatum |
R |
Datum, an dem die Zahlung fällig ist |
|
| Datum der Zahlung |
W |
Datum der Zahlung |
Das Zahlungsdatum wird mit dem Fälligkeitsdatum eingeleitet und wenn dieses überschritten wird, wird das Zahlungsdatum mit dem heutigen Datum ausgefüllt. Feiertage werden berücksichtigt, wenn diese Funktion aktiviert ist. Lesen Sie hier mehr.
Das Zahlungsdatum ist der Geschäftstag, an dem der Betrag auf Ihrem Konto und dem Ihres Kunden verbucht wird. |
| Text |
R |
Buchungs-Text |
Dieser Text wird nicht in der Zahlungsdatei ausgegeben. |
| Rechnung |
R |
Rechnungsnummer |
|
| Betrag |
R |
Der Buchungsbetrag |
|
| Verbleibende |
R |
Verbleibender Betrag |
Der Betrag, der berechnet wird, wenn der Ratenbetrag nicht ausgefüllt wird |
| Ratenzahlung |
W |
Teilzahlungsbetrag |
Nur ausfüllen, wenn Sie nicht den vollen Betrag in Rechnung stellen möchten.
Wenn ein Skonto verwendet wird, wird der Betrag abzüglich des Rabatts in diesem Feld angezeigt. |
| Kontierungsart |
R |
Art der Kontierung |
|
| Status-Informationen |
R |
Status-Informationen |
Ein chronologisches Protokoll aller für den aktuellen Eintrag durchgeführten Aktivitäten |
| Kommentar |
W |
Interner Kommentar |
Die Informationen in diesem Feld sind nur für den internen Gebrauch bestimmt und werden nicht in der Zahlungsdatei gedruckt. |
| Ankündigung |
W |
Nachricht an den Schuldner |
Der Text in diesem Feld wird in der Zahlungsdatei vorgelesen |
| System-Informationen |
R |
System Informationen |
In dieser Spalte werden Informationen eingetragen, die für den jeweiligen Eintrag relevant sind. Dies können Fehlermeldungen usw. sein. |
| Rechnungstext |
R |
Nicht verwendet |
Wird nur von der dänischen Lösung Nets Betalingsservice verwendet |
| Format der Zahlung |
W |
Format (Dateiformate für Zahlungsarten) |
Ein Hinweis darauf, welche Zahlungsmethode für jede Zahlung ausgewählt ist. |
| Anhang |
R |
Anhang Nummer |
|
| Bezahlung |
R |
Zahlungsfristen und -bedingungen |
|
| Währung |
R |
Währungscode |
Das SEPA-Lastschriftverfahren erlaubt nur Zahlungen in EUR |
| Zahlungsreferenz |
R |
Eine eindeutige ID für die Zahlung |
Eine eindeutige ID wird für die Zahlung generiert, wenn sie gesendet wird |
| Kollektive Zahlungen |
R |
Eine ID für Sammelzahlungen |
Sammelzahlungen verwenden die ID für die Gruppierung |
| Rabatt Datum |
W |
|
Bei Rechnungen, die vor diesem Datum bezahlt werden, wird ein Skonto gewährt. |
| Skonto |
W |
Skontobetrag |
|
| Ausgenutzter Skonto |
W |
|
Skontobetrag, der in Anspruch genommen wird |
Hier eine Übersicht über die Schaltflächen im Menü
Schaltfläche - Prüfen
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, führt das System eine Reihe von Validierungen für die einzelnen Einträge durch, die mit dem aktuellen Zahlungsformat verbunden sind. Dabei wird u.a. geprüft, ob es Fristen gibt oder ob ein aktives Mandat vorliegt und eine Reihe anderer Prüfungen durchgeführt. Das Ergebnis können Sie in der Spalte 'Systeminfo' sehen. Nur Zahlungen, die mit 'Ok' bewertet wurden, werden gesendet.
Schaltfläche - Exportieren
Alle ausgewählten Zahlungen mit dem Status (<Leer>, Erneut senden, Stopp) werden gesendet. Vor dem Versand wird automatisch eine Überprüfung durchgeführt. Lesen Sie mehr über das Erstellen von Dateien weiter unten in der Beschreibung.
Knap - Import
Nicht verwendet
Schaltfläche - Zahlungen sammeln
Es ist möglich, Zahlungen mit demselben Zahlungsdatum zu sammeln. Eine längere Beschreibung der Funktion finden Sie weiter unten in der Beschreibung.
Schaltfläche - Alle ausklappen
Die Schaltfläche wird aktiviert, wenn Sie Massenzahlungen verwenden.
Schaltfläche - Summe aller
Die Schaltfläche ist aktiviert, wenn Sie Massenzahlungen verwenden.
Schaltfläche - Status ändern
Der Zahlungsstatus wird automatisch aktualisiert, kann aber auch manuell geändert werden. In der folgenden Tabelle finden Sie eine Beschreibung der verschiedenen Statusergebnisse. Es ist möglich, den Status eines Eintrags zu ändern, aber es gibt einige Einschränkungen - diese sind in den letzten vier Spalten beschrieben.
| Status |
Beschreibung |
Ändern -> <Leer> |
Ändern -> Erneut senden |
Ändern -> Warten |
Ändern -> Stopp |
| <Leer> |
Standardstatus, bei dem die Zeile auf eine Aktion wartet. Alle Zeilen können in diesen Status geändert werden, unabhängig vom Status der Zeile. Dies ist jedoch nicht immer sinnvoll. |
Nein, das können Sie nicht. |
Nein, das können Sie nicht. |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
| Gesendet |
Die Zahlung wurde gesendet (die Datei wurde erstellt) |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
Nein, das können Sie nicht. |
Ja, Sie können |
| Behandelt werden |
Nicht benutzt |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
Nein, das können Sie nicht. |
Nein, das können Sie nicht. |
| Abbestellt |
Nicht benutzt |
Ja, Sie können |
Ja, Sie können |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
| Abgelehnt |
Nicht benutzt |
Ja, Sie können |
Ja, Sie können |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
| Umgekehrt |
Nicht benutzt |
Ja, Sie können |
Ja, Sie können |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
| Fehler |
Nicht benutzt |
Ja, Sie können |
Ja, Sie können |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
| Empfangen |
Nicht benutzt |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
Nein, das können Sie nicht. |
Nein, das können Sie nicht. |
| Unterschied |
Nicht benutzt |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
Nein, das können Sie nicht. |
Nein, das können Sie nicht. |
| Senden Sie |
Nicht benutzt |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
| Warten |
Dieser Zahlungsstatus kann manuell festgelegt werden |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
Nein, das können Sie nicht. |
Nein, das können Sie nicht. |
| Informationen |
Nicht benutzt |
Ja, Sie können |
Ja, Sie können |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
| Stoppen Sie |
Nicht benutzt |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
Ja, Sie können |
Nein, das können Sie nicht. |
Schaltfläche - In Entwurf übertragen
Die Funktion überträgt die ausgewählten Buchungen in einen Buchhaltungsentwurf. Es wird das unten stehende Dialogfenster angezeigt.
Das Dialogfeld wird mit den Standardwerten ausgefüllt, die Sie unter 'Dateiformate für Zahlungsmethoden' angegeben haben. Im obigen Beispiel werden die Lastschriften auf den 'SEPA'-Entwurf übertragen und auf das Bankkonto 1010 gebucht.
Layout 'Andere Felder'
Über Layout/Andere Felder können Sie Felder z.B. aus der Tabelle Mandat abrufen. Mandat, Mandatsstatus und Vorlagentyp werden unten eingefügt. Sie können dann nach aktiven Mandaten filtern.
Suche nach Zahlungen
Zahlungen können nach Fälligkeitsdatum ausgewählt werden, indem Sie die untenstehende Datumsabgrenzung verwenden.
Sie können die verschiedenen in Uniconta verfügbaren Filteroptionen nutzen. In der obigen Abbildung gibt es eine Spalte, die nach dem Zahlungsformat filtert.
NB. Es werden nur die Zahlungen in die Zahlungsdatei eingelesen, nach denen Sie gesucht haben.
Tipp: Verwenden Sie das Feld Kommentar, um nach Zahlungen zu suchen. Geben Sie einen Code, z.B. 'X', in die Zahlungen ein, die Sie bezahlen möchten. So können Sie sie leicht filtern.
Status 'Ausstehend'
Der Status 'Ausstehend' kann auch für die Suche nach Zahlungen verwendet werden. Verwenden Sie die Schaltfläche 'Status ändern', um den Status der ausgewählten Zahlungen zu ändern. Zahlungen mit dem Status 'Ausstehend' werden nicht in den Zahlungslauf aufgenommen.
Schaltfläche - Kollektivzahlungen
Zahlungen einziehen ermöglicht es Ihnen, Zahlungen pro Schuldner und Zahlungsdatum einzuziehen. Dies kann eine verwaltungstechnische und kostensparende Funktion sein, wenn Sie mehrere Einzüge für denselben Schuldner haben.
Sammelzahlungen werden durch Drücken der Schaltfläche 'Sammelzahlung' aktiviert. Uniconta wird nun versuchen, die Zahlungen gemäß den zuvor beschriebenen Bedingungen einzuziehen. Es empfiehlt sich, alle Zahlungen herauszufiltern, die Sie zu diesem Zeitpunkt nicht zahlen möchten. Dazu können Sie einige der Filter in Uniconta verwenden.
Alle Zahlungen werden vor der Zusammenführung geprüft und fehlerhafte Zahlungen werden in die Gruppe 'Abgewählt' gestellt - lesen Sie weiter unten mehr über die Gruppe 'Abgewählt'.
Sammelzahlungen können durch erneutes Drücken der Taste abgebrochen werden.
Gutschrift oder ähnliches.
Gutschriften oder andere Transaktionen mit umgekehrtem Vorzeichen sind ebenfalls in der Sammelzahlung enthalten.
Schaltfläche 'Alle aufklappen'
Diese Schaltfläche wird aktiv, wenn Sie Sammelzahlungen verwenden. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden alle Gruppen aufgeklappt.
Schaltfläche 'Alle zusammenklappen'
Diese Schaltfläche wird aktiv, wenn Sie Sammelzahlungen verwenden. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden alle Gruppen zusammengeklappt.
Schaltfläche - 'Statusinformationen ein-/ausblenden'
Die Statusinformationen können direkt in der Spalte gelesen werden, aber für eine bessere Übersicht können sie am unteren Rand des Bildschirms angezeigt werden.
Schaltfläche - 'Text ein-/ausblenden'
Wird nur von der dänischen Nets solutions Betalingsservice verwendet.
Die Schaltfläche - 'Prüfen'
prüft jede Zahlung in der Gruppe und sollte eine der Zahlungen fehlerhaft sein, wird sie nicht in die Gesamtzahlung einbezogen. Die Fehlerbeschreibung finden Sie in der Spalte 'Systeminfo'.
Die Zahlungen im obigen Beispiel wurden in sechs Gruppen eingeteilt.
Die ersten fünf Gruppen ergeben sechs Gebühren. Die letzte Gruppe 'Abgewählt' enthält alle Zahlungen, die nicht in der Zahlungsdatei ausgegeben werden.
Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung der Gruppen. Gruppen werden nach einer Sammelzahlungs-ID gruppiert, die eine Kombination aus dem eindeutigen Schlüssel (<Schuldnernummer>-<Zahlungsdatum>) ist, der die einzelnen Zahlungen in der Gruppe kennzeichnet.
Sammelzahlung: -
Die Zahlungen in dieser Gruppe werden einzeln behandelt. Das bedeutet, dass zwei Rechnungen erstellt werden. Eine für jeden der beiden Schuldner.
Einzelzahlung: 50001-20190807
Schuldner 50001 hat sieben Einzüge mit dem Zahlungsdatum 07.08.2019. Es wird eine Einziehung in Höhe von 2.990,50 DKK erstellt. Die Zahlung wird am d ausgeführt. 07.08.2019.
Einzelzahlung: 50002-20190729
Schuldner 50002 hat zwei Einzüge mit dem Zahlungsdatum 29.07.2019. Es wird ein Inkasso in Höhe von 1.847,27 DKK erstellt. Die Zahlung wird am 29. Juli 2019 ausgeführt. 29.07.2019.
Einzelzahlung: 50002-20190807
Der Schuldner 50002 hat vier Rechnungen mit Zahlungsdatum 07.08.2019. Es wird ein Inkasso von 1.322,40 DKK erstellt. Die Zahlung wird am d ausgeführt. 07.08.2019.
Einzelzahlung: 50005-20190729
Der Schuldner 50005 hat acht Einzüge mit dem Zahlungsdatum 29.07.2019. Es wird eine Einziehung in Höhe von 18.452,92 DKK erstellt. Die Zahlung wird am 29.07.2019 ausgeführt.
Hinweis. Bitte beachten Sie, dass es sich bei zwei der Transaktionen um Gutschriften handelt, die abgezogen werden.
Sammelzahlung: Abgewählt
Alle Zahlungen, die fehlerhaft sind oder aus anderen Gründen die Auswahlbedingungen nicht erfüllen, werden in die Gruppe 'Abgewählt' gestellt. Diese Zahlungen werden nicht in der Zahlungsdatei ausgegeben.
Übergabe an das Buchhaltungsjournal
Uniconta merkt sich bei der Übergabe an das Buchhaltungsjournal, welche Zahlungsposten eingezogen wurden.
In diesem Beispiel werden 6 Zeilen in das Buchhaltungsjournal übertragen. Die Transaktionen, die sich auf die Zahlung beziehen, sind in der Spalte 'Ausgleiche' aufgeführt und werden beim Buchen automatisch mit den Rechnungen verrechnet.
Dateiarchiv
Alle generierten Zahlungsdateien werden unter Dateiarchiv archiviert. Das Dateiarchiv kann über das Menü im Zahlungsvorschlag geöffnet werden.
Hier finden Sie eine Übersicht über die Spalten.
| Spalte |
Lesen/Schreiben |
Spalte Beschreibung |
Hinweis |
| Erstellt |
R |
Datum, an dem die Datei empfangen/gesendet wurde |
|
| Gläubigernummer |
R |
Gläubigernummer |
Eindeutige Identifizierung des Unternehmens |
| Exportieren |
R |
Markierung zum Empfangen/Senden |
In Uniconta erstellte Dateien werden mit einer Markierung versehen |
| Dateiname |
R |
Der physische Dateiname |
Der Dateiname ist mit den folgenden Informationen aufgebaut.
SEPA_.<Schema Typ>_<Eindeutige FileID>_<Buchhaltungs-ID>_<Einzigartiger Zeitstempel> |
| File-Id |
R |
Eine eindeutige Datei-ID |
|
| Format der Zahlung |
R |
Format (Dateiformate für Zahlungsarten) |
Ein Hinweis darauf, auf welche Zahlungsmethode sich jede Datei bezieht |
| Status |
R |
Der Status kann folgende Werte annehmen:
Pending Die Datei wurde noch nicht gelesen
Ok Die Datei wurde korrekt bearbeitet
Error Ein Flag, das anzeigt, dass es Zahlungen/Mandate gibt, die weitere Aufmerksamkeit erfordern |
|
| Status-Informationen |
R |
Ist ein Protokoll der Aktivitäten |
|
Hier eine Übersicht über die Schaltflächen im Menü
Schaltfläche - Statusinformationen ein-/ausblenden
Die Statusinformationen können direkt in der Spalte abgelesen werden, aber für eine bessere Übersicht können sie am unteren Bildschirmrand angezeigt werden.
Schaltfläche - Datei exportieren
Die Dateien können ausgelesen werden, wenn Sie sich den Inhalt ansehen möchten.
Schaltfläche - Anzeigen
Hier können Sie den Inhalt der einzelnen Dateien anzeigen.