Akonto-Rechnungen können an folgenden Stellen erstellt werden:
- Projekt/Projekt/Schaltfläche Rechnungen/Akonto-Vorschlag erstellen
- Projekt/Projekt/Schaltfläche Rechnungen/Auftrag
- Projekt/Berichte/WIP/Schaltfläche Akonto-Vorschlag erstellen
- Kunde/Auftrag
Die Art im Auftrag/Rechnungsvorschlags-Header bestimmt, ob eine Rechnung als Akonto-Rechnung für das Projekt betrachtet wird. Eine Akonto-Rechnung für ein Projekt kann auch erstellt werden, indem manuell ein Auftrag und/oder eine Sofortrechnung erstellt und die Art Akonto im Header ausgewählt wird.
Wenn die oben genannten Menüpunkte ausgewählt werden, wird zuerst eine Übersicht der bereits erstellten Rechnungsvorschläge für das ausgewählte Projekt angezeigt. Wählen Sie die Schaltfläche Erstellen, um einen neuen Akonto-Vorschlag zu erstellen.
Akonto-Rechnungen können verwendet werden, um Akonto-Rechnungen für den Kunden zu erstellen, wenn diesem verschiedene Teilzahlungen und/oder Vorauszahlungen in Rechnung gestellt werden sollen. Die Akonto-Rechnungsmethode kann aber auch verwendet werden, um eine Rechnung zu einem fest vereinbarten Preis zu erstellen.
Sie sollten jedoch beachten, dass bei der Verbuchung von Akonto-Rechnungen nur eine Projektbuchung vom Typ Akonto-Rechnung mit dem gesamten Rechnungsbetrag erstellt wird und eventuelle Kosten nicht als im Zusammenhang mit einer Akonto-Rechnung fakturiert markiert werden. Wenn dies gewünscht wird, sollte stattdessen ein Rechnungsvorschlag über den Menüpunkt/die Schaltfläche Rechnungsvorschlag erstellen erstellt werden.
Rechnungsvorschläge, die nicht fakturiert werden, werden in der Rechnungsvorschlagsübersicht unter Projekt/Rechnungsvorschlag/Rechnungsvorschlag gespeichert. Wenn Akonto-Rechnungen über den Auftrag-Menüpunkt erstellt werden, werden sie unter Kunde/Verkauf/Aufträge gespeichert.
Hinweis! Wenn normale Artikelnummern in den Zeilen einer Akonto-Rechnung verwendet werden (Akonto-Rechnung = die Art im Rechnungskopf ist mit einer Akonto-Art ausgefüllt), werden KEINE Lagerabgänge und kein Materialverbrauch gebucht. Es werden jedoch Lagerbuchungen erstellt, diese haben jedoch keine Markierung im Feld Lageraktualisierung und werden daher nicht im Lagerbestand der verwendeten Artikelnummern berücksichtigt.
Dies gilt unabhängig davon, ob die Akonto-Rechnung über die Projektkartei, über die WIP-Übersicht, manuell in der Rechnungsvorschlagsübersicht oder manuell über das Auftragsmodul erstellt wurde. Dies gilt NICHT, wenn die Akonto-Rechnung aus der Projektkartei über die Schaltfläche Rechnungen/Sofortrechnung erstellt wird.
Um eine korrekte Verbuchung und Rückbuchung der Akonto-Buchungen in der Finanzbuchhaltung sicherzustellen, kann unter Unternehmen/Einrichtung/Präferenzen eingerichtet werden, dass die Akonto-Artikelnummer obligatorisch ist.
Video / Akonto-Fakturierung
Beschreibung der Schaltflächen in der Rechnungsvorschlagsübersicht
Beschreibung der Schaltflächen auf dem Menüband unter Rechnungsvorschlag.
| Schaltfläche | Beschreibung |
| Hinzufügen | Fügt einen neuen Rechnungsvorschlag mit Konten, Referenz, Auftrag, Lieferadresse, Dimensionen und Rechnung hinzu. |
| Bearbeiten | Bearbeitet einen bereits erstellten Rechnungsvorschlag |
| Aktualisieren | Aktualisiert alle Informationen und Korrekturen. |
| Filtern | Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um zu markieren, wonach Sie filtern und sortieren möchten. Sie haben die Möglichkeit, ein gespeichertes Layout zu speichern, zu löschen, zu bearbeiten oder abzurufen. Wird unter Allgemeine Funktionen beschrieben |
| Layout | Sie haben die Möglichkeit, ein gespeichertes Layout zu speichern, zu löschen, zu bearbeiten oder abzurufen. Wird unter Allgemeine Funktionen beschrieben |
| Rechnungsvorschlagzeilen | Erstellt Rechnungszeilen mit Artikelnummer, Beschreibung, Preis usw. ACHTUNG. |
| Rechnungen | Kann gespeicherte Rechnungen im Auftrag anzeigen. |
| Kontakte | Hier können Sie Ihre Kontakte hinzufügen. Lesen Sie mehr unter 'E-Mail-Empfänger' hier. |
| Anhänge | Möglichkeit, eine Notiz oder ein Dokument anzuhängen. Die angehängten Dateien werden mit der Rechnung versendet, wenn der E-Mail-Versand verwendet wird. Denken Sie daran, die Dokumenttypen hier zu aktivieren, für die die Dateien mitgesendet werden sollen.
OIOUBL-Anhänge: Wenn die Spalte 'Rechnung' markiert ist, werden Dokumente, die der Rechnung beigefügt sind, in der XML-Datei (sie werden eingebettet) bei der Erstellung von OIOUBL enthalten sein. Die maximale Größe pro Dokument beträgt 0,5 MB. Die maximale Anzahl an Dokumenten pro XML-Datei beträgt 10. Lesen Sie hier mehr über XML-Datei (ZUGFeRD). |
| Debitor bearbeiten | Stammdaten des Debitors bearbeiten |
| Regulierungen | Kann nicht ausgewählt werden, wenn die Art im Rechnungsvorschlags-Header Akonto ist |
| Buchungsgrundlage | Kann nicht ausgewählt werden, wenn die Art im Rechnungsvorschlags-Header Akonto ist |
| Akzeptieren | Wenn unter Präferenzen [Auftrag genehmigen] ausgewählt wurde, kann der Rechnungsvorschlag hier genehmigt werden. |
| Alle Felder | Zeigt den Inhalt aller Felder in einer Zeile an |
Beschreibung der Schaltflächen beim Erstellen/Bearbeiten von Rechnungsvorschlägen
Beim Erstellen/Bearbeiten eines Rechnungsvorschlags stehen folgende Optionen auf dem Menüband zur Verfügung:
| Feldname | Beschreibung |
| Speichern | Speichert die Stammdaten des Rechnungsvorschlags |
| Speichern & zu Zeilen gehen | Speichert die Stammdaten und geht zu den Auftragszeilen |
| Abbruch | Änderungen verwerfen |
| Löschen | Auftrag löschen |
| Vorlagen | Vorlagen können erstellt werden. Dies können z.B. Standardeinstellungen für dänische und deutsche Kunden sein. Physische Belege oder Lieferbedingungen können ebenfalls angehängt werden. Lesen Sie mehr über Vorlagen hier. |
| Layout | Passen Sie das Layout auf dem Bildschirm an. |
Beschreibung der Felder beim Erstellen/Bearbeiten von Rechnungsvorschlägen
| Feldname | Beschreibung |
| Konten | |
| Konto | Debitorenkonto auswählen |
| Kontobezeichnung | Hier wird der Name des ausgewählten Debitors angezeigt |
| Erstellt | Datum und Uhrzeit der Erstellung des Rechnungsvorschlags |
| Saldo | Saldo des Debitors |
| Überfälliger Saldo | Fälliger Saldo des Debitors |
| Kreditlimit | Kreditlimit des Debitors, wird auf der Debitorenkarte hinzugefügt/geändert |
| Kontakt | Der Kontakt des Kunden kann hier ausgewählt werden. Hinweis: Der hier ausgewählte Kontakt erhält alle Dokumente, die vom Rechnungsvorschlag versendet werden, wenn dies für den Kontakt eingerichtet ist. |
| Referenz | |
| Ihre Referenz | Textfeld zur Notierung Ihrer Referenz |
| Anfrage | |
| Unsere Referenz | Textfeld zum Notieren unserer Referenz |
| Zollnummer | |
| Bemerkungen | |
| Aufträge | |
| Gruppe | |
| Auftragsnummer | |
| Lieferdatum | Wenn das Lieferdatum im Auftragskopf geändert wird, ändert sich das Datum automatisch in allen Auftragszeilen, wenn die Auftragszeilen das gleiche Datum wie das alte Datum im Auftragskopf hatten.
Das Lieferdatum wird im Reservierungsbild in der Artikelkartei angezeigt, und es kann nach dem Lieferdatum in der Bestellliste abgegrenzt werden. Im Lagerbericht Bedarfsprofil wird der Bedarf nach Lieferdatum aufgeteilt angezeigt. |
| Rechnungsrabatt% | ACHTUNG: Verwenden Sie dies für die Schlussrechnung, da sonst die Regulierung fehlschlägt. Darf nur für Akonto-Rechnungen verwendet werden. |
| Zahlung | |
| Fälligkeitsdatum | |
| Mitarbeiter | Hier kann der Mitarbeiter ausgewählt werden, der für den Auftrag verantwortlich ist. |
| Ausgleich | Wenn der Auftrag über eine Rechnungsnr. ausgeglichen wurde, steht die Nummer hier. |
| Buchungskürzel | |
| USt | |
| Rechnung | |
| Erlöskonto | Wird nur gesetzt, wenn das Konto von der Debitor- oder Artikelgruppeneinstellung abweichen soll |
| Buchungstext | |
| Rech.- an Konto | Wenn nichts gesetzt ist, wird das Rech.- an Konto vom Debitor übernommen, falls es gesetzt ist. Wenn kein Rech.- an Konto auf dem Debitor gesetzt ist, wird das eigene Konto des Debitors übernommen. Wenn ein Rech.- an Konto auf dem Debitor gesetzt ist und ein anderes Rech.- an Konto verwendet werden soll, wird dieses Konto hier gesetzt. Das eigene Konto des Debitors kann auch verwendet werden, wenn genau dieser Auftrag an den Debitor selbst und nicht an ein Rech.- an Konto gehen soll. |
| Auftrag nach Rechnung löschen | Wenn dieses Feld markiert ist, wird der Auftrag gelöscht, sobald er vollständig fakturiert ist. |
| Fakturierte Zeilen löschen | Wenn dieses Feld markiert ist, werden die einzelnen Zeilen gelöscht, wenn sie vollständig fakturiert sind. |
| Layoutgruppe | Wenn eine bestimmte Layoutgruppe für den Rechnungsvorschlag verwendet werden soll oder die Layoutgruppe von der im Kundenstamm ausgewählten Layoutgruppe abweichen soll, kann diese hier ausgewählt werden. Lesen Sie mehr hier. |
| Rechnungsdatum | Wird verwendet, um ein bestimmtes Rechnungsdatum festzulegen. Wenn hier ein Rechnungsdatum angegeben ist, gilt die Datumsänderung in der Fakturierungsaufforderung nicht.
|
| Umlage | Wenn eine Rechnung periodisiert werden soll, kann hier eine Verteilung ausgewählt werden. Lesen Sie hier mehr. |
| Projekt | |
| Projekt | Wenn vom Projekt oder zum Projekt fakturiert wird, muss die Projektnummer ausgefüllt sein. Lesen Sie mehr hier. Fakturierung im Projekt |
| Kategorie | Hier kann durch Auswahl der Art die Fakturierungsmethode für das Projekt ausgewählt werden. Lesen Sie mehr hier. Fakturierung im Projekt
Es kann mit Artikelnummern auf Rechnungen aus dem Projektmodul fakturiert werden. Auf den Artikelzeilen wird ein Kennzeichen gesetzt, sodass kein Warenausgang erfolgen muss. Denken Sie daran, diese Zeilen in Statistiken aus dem Lagerbestand auszuschließen. |
| Aufgabe | Wenn bei der Schlussfakturierung eine Aufgabe ausgewählt wurde, wird die Aufgabe hier angezeigt. Die Aufgabe gilt für den gesamten Auftrag. Das Feld kann ausgefüllt werden, sodass der Arbeitsbereich auf die Projektbuchungen ausgefüllt wird. Es können keine neuen Rechnungsvorschläge mehr auf Basis von Projektbuchungen erstellt werden, daher muss das Feld manuell ausgefüllt werden. Verwenden Sie Rechnungsvorschlag. |
| Projektsumme | Hier wird die Projektsumme angezeigt |
| Projekt - Einstandsbetrag | Hier werden die Projekt - Einstandsbetrag angezeigt |
| Arbeitsbereich | Der als Standard markierte Arbeitsbereich wird automatisch ausgewählt, wenn Aconto-Fakturierungsvorschläge aus der Projektkartei oder aus dem Bericht „In Bearbeitung“ erstellt werden. Wenn der Aconto-Vorschlag aus dem Bericht „In Bearbeitung“ erstellt wird und hier Arbeitsbereiche angezeigt werden, wird stattdessen der Arbeitsbereich aus der ausgewählten Zeile als Arbeitsbereich in den Aconto-Fakturierungsvorschlag übernommen.
Das Feld kann auch manuell ausgefüllt werden. |
Sehen Sie sich das Video über "Auftrag erstellen / Schlussrechnung / Fakturieren nach Verbrauch" an