Unter dem Menüpunkt Firma/Einrichtung/DSGVO‑Einrichtung können Sie einen Anonymisieren ausführen, sodass inaktive Kunden und Lieferanten anonymisiert werden.
Die Anonymisierung erfolgt, indem die Buchungen von inaktiven Kunden/Lieferanten auf ein anonymes Kunden-/Lieferantenkonto verschoben werden, und danach werden die inaktiven Kunden/Lieferanten gelöscht.
Auf diese Weise können Sie weiterhin alle gebuchten Buchungen einsehen und ausdrucken, die die inaktiven Kunden/Lieferanten betreffen. Allerdings wurde der Verweis auf den Kunden/Lieferanten auf diesen Buchungen so geändert, dass er auf den „DSGVO-Kunden/Lieferanten“ verweist.
Einstellungen
Wenn der Menüpunkt ausgewählt wird, müssen Sie zuerst eine Kontonummer für einen Kunden und einen Lieferanten angeben, auf die die inaktiven Kunden-/Lieferantenbuchungen verschoben werden sollen.
Es wird empfohlen, z. B. ein Kunden- und Lieferantenkonto mit der Kontonummer und dem Namen DSGVO zu erstellen und diese als anonymen Kunden/Lieferanten zu verwenden.
Im Feld Jahre wird die Anzahl der Jahre angegeben, die ein Kunde/Lieferant inaktiv sein muss, bevor er gelöscht wird. Es kann keine Anzahl von Jahren unter 5 Jahren angegeben werden.Dies liegt daran, dass es in Dänemark eine Regel gibt, dass Rechnungslegungsdaten für mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden müssen.Wenn Ihr Unternehmen jedoch den neuen EU-Mehrwertsteuerregeln (One-Stop-Mehrwertsteuer) unterliegt, die am 1.7.2021 in Kraft getreten sind, müssen Sie beachten, dass Sie Ihre Rechnungslegungsdaten dann 10 Jahre lang aufbewahren müssen.WICHTIG! Die 5 Jahre werden ab dem heutigen Datum und 5 Jahre zurück berechnet.
Hinweis! Kunden und Lieferanten, auf denen noch KEINE Buchungen vorhanden waren, d. h. z. B. ganz neu erstellte Kunden/Lieferanten, werden bei der Anonymisieren nicht berücksichtigt, und wenn Sie die Anonymisieren starten, können Sie die Simulation auswählen und sich somit eine Liste der Kunden/Lieferanten anzeigen lassen, die entfernt werden, bevor Sie die endgültige Anonymisieren starten.
Anonymisieren
Um die eigentliche Anonymisieren zu starten, müssen Sie die eigentliche Einrichtung wie oben beschrieben ausfüllen, und danach müssen Sie die Schaltfläche auswählen Anonymisieren auf dem Menüband.
TIPP! Wenn Sie z. B. nur eine Anonymisierung Ihrer Kunden durchführen möchten, müssen Sie nur das Feld Anonymer Kunde ausfüllen und das Feld Anonymer Lieferant leer lassen.
Wenn Sie die Schaltfläche Anonymisieren auswählen, wird eine Eingabeaufforderung angezeigt, in der Sie Ja auswählen können, um zu simulieren.
Wenn simuliert wird, wird eine Liste der Kunden/Lieferanten angezeigt, die in der Anonymisieren berücksichtigt werden.
Wenn die Anonymisieren ausgeführt wird, ohne Ja zum Simulieren auszuwählen, wird die eigentliche Anonymisieren ausgeführt, wenn Sie slet in die Eingabeaufforderung schreiben, die angezeigt wird, wenn Sie die Schaltfläche Anonymisieren erneut auswählen, die Markierung im Feld Simulation entfernen und OK auswählen.Bitte beachten Sie, dass die Anonymisieren im Hintergrund auf dem Server ausgeführt wird, während Sie mit anderen Aufgaben in Uniconta weiterarbeiten können. Es kann daher erforderlich sein, im Kundenverzeichnis usw. Aktualisieren auszuführen, bevor Sie sehen können, dass die betroffenen Kunden gelöscht wurden.
Hinweis! Notizen und Anhänge zu den betroffenen Kunden/Lieferanten werden gelöscht. Wenn Sie Notizen oder Anhänge beibehalten möchten, müssen Sie diese VOR der Ausführung der Anonymisieren manuell auf andere Weise speichern.
Hinweis! Wenn das Feld Erstellungsdatum auf Ihren Kunden/Lieferanten leer ist, oder wenn das Feld mit einem Datum ausgefüllt ist, das nicht älter ist als die Anzahl der Jahre, die Sie im Zusammenhang mit der DSGVO-Anonymisieren angeben, wird der Kunde/Lieferant nicht gelöscht.
Das Feld Erstellungsdatum wird automatisch ausgefüllt, wenn neue Kunden/Lieferanten in Uniconta erstellt werden. Im Zusammenhang mit der Konvertierung auf Uniconta aus anderen Systemen wird das Feld mit dem Datum des ältesten Beitrags ausgefüllt.
Beispiel für eine Kundenrechnung nach der Anonymisieren:
Verhindern, dass der Kunde/Lieferant gelöscht wird
Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Kunde/Lieferant im Zusammenhang mit der DSGVO-Anonymisieren gelöscht wird, können Sie das Feld Erstellungsdatum auf dem Kunden/Lieferanten ändern. Wenn dieses Feld leer ist, wird der Kunde/Lieferant nicht gelöscht. Lesen Sie hierzu mehr oben unter „Anonymisieren“.
Löschen alter Buchungen ohne Löschen von Kunden/Lieferanten
Wenn Sie alte Buchungen auf Ihren Kunden und Lieferanten löschen möchten, ohne dass Ihre Kunden und Lieferanten gelöscht werden, können Sie anstelle der DSGVO-Anonymisieren Ihr ältestes Geschäftsjahr löschen.
Wenn Sie unter Finanzbuchhaltung/Einrichtung/Geschäftsjahre Ihr ältestes Geschäftsjahr markieren und die Schaltfläche Geschäftsjahr löschen auswählen, wird Ihr ältestes Geschäftsjahr gelöscht, aber gleichzeitig werden Kunden-, Lieferanten- und Projektbuchungen gelöscht, die mit Daten in dem Geschäftsjahr gebucht wurden, das Sie löschen. Damit die Salden auf den Kunden usw. weiterhin korrekt sind, werden Primobuchungen auf den Kunden usw. erstellt.
Der Betrag auf den Primobuchungen ist die Summe der gebuchten Beträge auf dem einzelnen Kunden/Lieferanten.
Anonymisieren von Mitarbeitern
Wenn Sie Mitarbeiterdaten löschen möchten, können Sie entweder alle Daten des Mitarbeiters löschen.
Wenn Sie in die Situation kommen, dass Sie einen Mitarbeiter haben, der aufhört, und einen neuen, der anfängt, und diese dieselbe Mitarbeiternummer/Initialen haben, können Sie jederzeit auf den ausgeschiedenen Mitarbeiter gehen, um die Mitarbeiternummer/Initialen der Person zu ändern.
Dies kann erfolgen, indem Sie auf einem Mitarbeiter/Buchungen stehen und über „alle bearbeiten“ die Mitarbeiternummer entfernen oder einen „Dummy“-Mitarbeiter einsetzen. Danach können Sie den Mitarbeiter löschen.
Wir empfehlen Ihnen, sich immer mit Ihrem DSGVO-Verantwortlichen in Bezug auf die geltenden Regeln zu beraten.